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Microsoft Lists:¿qué son y cómo pueden utilizarse en su lugar de trabajo?

Hablemos de Microsoft Lists, la aplicación que le ayuda a usted y a su equipo a organizar su trabajo de la forma más fluida y eficiente posible.

Aprenderá cómo utilizarla, qué permisos puede aplicar, las principales características y otros datos y pistas interesantes que le ayudarán a comprender mejor las ventajas de la plataforma.​

Microsoft Lists: la evolución de las listas de SharePoint

Microsoft Lists es una nueva aplicación en el ecosistema de Microsoft 365.

Nunca ha sido tan fácil organizar su trabajo y colaborar con otros en su intranet o dentro de sus grupos de Teams.

Ahora los usuarios pueden crear nuevas listas dentro del mismo equipo o añadir listas existentes desde otro sitio de SharePoint al que tengan acceso.

Microsoft List se creó como una evolución de las listas de la intranet de SharePoint, muy utilizadas por las empresas para organizar y hacer un seguimiento de la información interna. Le ayuda a distribuir las tareas en listas intuitivas, inteligentes y flexibles.

De este modo, tendrá más control sobre sus tareas diarias y estará siempre en contacto con su equipo porque trabajará con las mismas prioridades.

Con la aplicación Lists, podrá

  • Crear listas para la rutina de trabajo
  • Hacer un seguimiento de los recursos y eventos
  • Gestionar su inventario
  • Insertar chats, grupos y calendarios.

Estas listas se muestran en la página de inicio de SharePoint, que recopila todas sus páginas favoritas y visitadas recientemente en una sola página. Los diseños de las páginas son muy similares.

Puede encontrar la página de inicio de las listas dirigiéndose a la sección de listas de Office 365. Además, al mostrar sus sitios más recientes y favoritos en primer plano, podrá ver una lista de ellos. Cada vista es única y se adapta a sus preferencias.

Las LISTAS pueden encontrarse en SharePoint, Teams y OneDrive for Business, entre otros lugares.

Microsoft Lists es una característica de los clientes de escritorio, web y móvil de Teams.

 

Microsoft Lists: trabajar en equipo es más fácil

Las personas que trabajan en grupo utilizan con frecuencia Microsoft Lists.

Gracias a esta aplicación, puede colaborar dentro de su grupo con listas que utilizan vistas flexibles e intuitivas como cuadrículas, pestañas y calendarios.

También puede perfeccionar cada lista añadiendo nuevas columnas, definiendo las opciones que se colocarán en los menús desplegables, editando las vistas personalizadas y compartiendo los enlaces para asegurarse de que MS Lists funciona mejor para usted y su equipo.

Las listas no sólo le ayudarán a hacer un seguimiento de la información, sino que también permitirán que cada elemento hable por sí mismo de forma clara y visual.

En una experiencia única e integrada, los materiales y las conversaciones se mantienen uno al lado del otro.

El equipo mantiene una sincronización constante, incluso ante pequeños cambios.

 

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Cómo funciona Microsoft Lists

Microsoft Lists es una plataforma centralizada para ver y gestionar todas sus listas individuales y de grupo.

Encontrará todas sus favoritas y las más recientes, así como las que ha compartido directamente y las que se han compartido con usted a través de un grupo de Teams.

Puede elegir entre cuatro vistas predefinidas, o cuatro vistas principales, al crear cada lista: lista, cuadrícula, galería y calendario.

Cuando crea una lista por primera vez, la cuadrícula es la primera página que ve.

Consiste principalmente en filas y columnas que pueden reordenarse y configurarse como se desee.

Cuando necesite editar rápidamente la información de una lista, la cuadrícula es la mejor opción.




La lista es similar a la cuadrícula, pero carece de la capacidad de edición.

La galería, por otro lado, es ideal para resaltar las listas que incluyen imágenes.

Cuando la información de las listas incluye fechas, la mejor manera de ver todo es utilizar la vista de calendario.

También puede elegir las vistas que mejor se adapten a sus necesidades, y puede seguir fácilmente el progreso de sus actividades gracias a las listas que ha creado. Por último, puede cambiar el color de fondo de un elemento: el naranja indica que el estado es "En revisión", mientras que el verde indica que el estado es "Aprobado".

Cuando el fondo, el color de la fuente y los iconos cumplen ciertos criterios, cambian dinámicamente.

Utilice plantillas ya preparadas en Microsoft Lists

Si no tiene tiempo para crear estas listas desde cero, no se preocupe. Puede aprovechar las plantillas de listas ya hechas que se ajustan a la organización a la que pertenece.

De hecho, en la intranet de SharePoint, en la lista de Microsoft, se han diseñado modelos a medida para casos de uso específicos como la inserción de nuevas contrataciones, el seguimiento de problemas, la gestión de recursos, la gestión de itinerarios de viaje y mucho más.

Puede poner en marcha escenarios comunes con estructura, módulos y características preconfiguradas con un solo clic.

He aquí algunos ejemplos.

  • Plantilla de gestión de problemas: Puede hacer un seguimiento de los problemas y solucionarlos.
  • Plantilla de itinerario de eventos: Puede organizar todos los detalles de los eventos.
  • Modelo de pacientes: Puede registrar las necesidades y el estado de los pacientes para que los equipos sanitarios puedan supervisar y coordinar las actividades de atención.
  • Modelo de préstamos: puede hacer un seguimiento del estado de las solicitudes de préstamos.

Estos modelos vienen con una estructura de lista predefinida, un diseño de formulario y opciones de formato para la vista de la lista y los detalles que permiten a los usuarios utilizarlos rápidamente.

Para confirmar que ha elegido el modelo más adecuado, la aplicación le permite primero acceder a una vista previa del aspecto que tendrá la lista, junto con algunos ejemplos de datos.

 



Dispone de todos los nuevos elementos de formato, vistas y demás para representar mejor la información de su proyecto y volver al trabajo una vez que haya elegido su modelo, sea cual sea.

Para mantener a todo el mundo al tanto, siempre puede utilizar ajustes personalizables, reglas y alertas inteligentes.

Para ahorrar tiempo, se pueden crear nuevas listas a partir de las existentes manteniendo la estructura y el formato, o se pueden importar datos de tablas de Excel para generarlas inmediatamente.

Una vez que su lista está lista, ¿dónde la guarda?

Puede guardar una lista en cualquier sitio de SharePoint al que tenga acceso como miembro, o puede guardarla en OneDrive for Business como lista personal.

Para facilitar cualquier cambio, su nueva lista se abrirá en modo de pantalla completa. Puede ver exactamente dónde está almacenada su lista si mira la URL.

Aparecerá la barra de herramientas estándar de las listas de SharePoint, lo que le permitirá añadir un solo elemento, editarlo rápidamente y enviarlo a Power Platform.

Comparta la información creada en las listas de Microsoft

Tanto si los elementos de las listas que ha creado y guardado son cortos o largos, complejos o sencillos, es fundamental colaborar y sacar provecho de ello.

Es posible compartir tanto las listas personales como las del equipo, que son propiedad de los miembros que las componen.

Puede compartir una lista completa con permisos de edición o enviarla con permisos de sólo lectura.

Si no quiere compartirlas todas, puede elegir qué elementos quiere compartir y solicitar una contraseña para acceder a ellos.

También puede elegir si permite que se editen o no, así como establecer una fecha de caducidad.

Otros miembros pueden añadir comentarios a toda la lista o a elementos individuales una vez que se hayan compartido las listas.

Permisos de la aplicación

Echemos un vistazo a los permisos de las listas.

Los mismos ajustes que se aplican a SharePoint también se aplican a las listas de Microsoft. En consecuencia, las listas heredan por defecto los permisos del sitio al que pertenecen. Como se ha dicho anteriormente, estos permisos le permiten elegir qué acciones pueden realizar los usuarios, como por ejemplo si pueden crear o editar listas.

En la aplicación de gestión, tiene la opción de restringir lo que los usuarios pueden hacer en las listas en algunos casos. Si un miembro de un equipo, por ejemplo, cambia la vista de la lista por defecto, esto afecta a todos los miembros del equipo.

Puede restringir las vistas de las listas sólo al propietario del equipo o a miembros específicos del mismo mediante la gestión de las limitaciones.

Habilitar o deshabilitar Listas en su organización

Las listas están habilitadas por defecto para todos los usuarios de Teams de la organización. Sin embargo, puede optar por deshabilitar o habilitar la aplicación en la página Administrar aplicaciones del centro de administración de Microsoft Teams.

Estos son los dos únicos pasos que debe seguir:

  1. En el panel izquierdo del centro de administración de Microsoft Teams, vaya a Aplicaciones de Teams > Gestionar aplicaciones.
  2. Elija una de las siguientes opciones:
  • Para desactivar Lista para su organización, busque la app, selecciónela y haga clic en Bloquear.
  • Para habilitar Lista para su organización, busque la app Lista, selecciónela y haga clic en Permitir.

Las interacciones de Lists: SharePoint, Microsoft Teams y Planner

Las listas interactúan con SharePoint.

Cada vez que rellene un directorio, lo verá en el inicio rápido de la página de inicio - mismo sitio web. También puede añadir listas a una página de SharePoint como parte web.

Sin embargo, además de SharePoint, hay otra gran ventaja en las listas: su integración con Microsoft Teams. Puede añadir una lista como una pestaña a su canal de Team, de modo que tendrá un acceso rápido a toda la misma información, tanto si utiliza List como SharePoint o Teams.

Sólo tiene que hacer clic en + para abrir la biblioteca de pestañas y añadir una nueva instancia de la pestaña de la aplicación Lists a un canal para empezar.

 

¿Está familiarizado con Planner? Es la aplicación de Microsoft 365 que ayuda a planificar el trabajo.

Las actividades de las que informa pueden integrarse en las listas, lo que le garantiza una planificación completa en todo momento.

La transición de una plataforma a otra es suave y sin problemas.

El objetivo de Microsoft 365 es proporcionar a los usuarios una experiencia unificada y digital en la que todas las aplicaciones interactúen entre sí para darles más control sobre su trabajo.

6 características útiles de Lists

Estrategia de contenidos para las redes sociales

Para organizar y gestionar la programación de contenidos en las redes sociales, utilice la plantilla del programador de contenidos en las listas. Por ejemplo, puede incluir todas las imágenes que vaya a publicar, así como la fecha de caducidad, la fecha en que se publicará, etc.

Cree una hoja de acceso digital

Puede hacer una hoja de acceso con listas para guardar la información del visitante, una imagen de su identificación y otra información. Esto puede reducir el tiempo de gestión de los accesos y las notificaciones:

  • Cuando un visitante se va, puede notificar automáticamente a su agente en la puerta principal para que pueda comprobar su vehículo.
  • Guarde los datos de los visitantes para no tener que volver a recogerlos en las siguientes visitas.
  • Utilice un sencillo registro basado en la nube.

Seguimiento de las entradas de los clientes

Otra característica útil de Microsoft Lists es la posibilidad de convertirlo en un programa CRM ligero para el seguimiento de los tickets de los clientes mediante un modelo incorporado.

Asigne el agente de atención al cliente responsable, incluya una descripción del problema o la pregunta, y priorice y siga todo el proceso.

Gestión de un proyecto

Supongamos que necesita hacer un seguimiento del progreso de un proyecto pero no necesita una aplicación de gestión de proyectos cara y complicada. En ese caso, Lists puede gestionar fácilmente otro flujo de trabajo.

Añada tareas y plazos, reciba notificaciones cuando una tarea se marque como "completada" o "problema" y utilice la vista de calendario para ver toda la línea de tiempo del proyecto.

 

 

Gestión de los recursos del dispositivo

Tiene la posibilidad de realizar fácilmente un seguimiento de los dispositivos corporativos y de los datos importantes relacionados. Incluya todos estos detalles en su lista de recursos para ahorrar tiempo y eliminar la necesidad de pasar horas buscando información sobre la garantía o la última fecha de servicio.


En lugar de desplazarse por una lista de nombres de hojas de cálculo, una vista de cuadrícula visual facilita aún más la búsqueda de los elementos que necesita de un vistazo.

Incorporación de un nuevo empleado o proveedor

El modelo de incorporación de Lists le permite hacer un seguimiento de las actividades de incorporación de empleados y proveedores. Al añadir una regla de notificación, avisa automáticamente al responsable de la siguiente actividad.

Cuando un elemento de "acuerdo de confidencialidad" se marca como "firmado", Lists puede notificar al departamento de RRHH que se ha concedido el acceso a la cuenta del empleado en la nube.

 

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Miro Radenovic

Certificado por Microsoft y defensor de Azure, Miro fundó Dev4Side e intranet.ai ayudando a crear una empresa de software de alto rendimiento con gran experiencia en las tecnologías de colaboración y en la nube de Microsoft. Trabaja como CTO para nuestras soluciones integradas de intranet y gestiona proyectos con nuestros clientes corporativos.

¿Qué es intranet.ai?

Es una intranet corporativa lista para utilizar,

diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación proporcionando un lugar de trabajo digital totalmente moderno y colaborativo.

  • El precio inicial es de 2450 euros, para una intranet con todas las funciones.
  • Más de 20 aplicaciones, incluyendo búsqueda inteligente, gestión de documentos, noticias, notificaciones push y mi lugar de trabajo.
  • 100% integrado con SharePoint Online y Microsoft 365.