SharePoint: qué es y por qué debe utilizarlo

Gestión inteligente de contenidos

Además de las funciones estándar del servidor de archivos, SharePoint puede añadir información adicional a los archivos mediante metadatos.

Esto le permite añadir cualquier tipo de información que pueda ser útil para clasificar mejor sus archivos en la intranet.

La gestión y personalización de los permisos de acceso a los archivos, a las listas de datos y a cada registro representan puntos fuertes adicionales de SharePoint.

Los permisos no se limitan a un documento. Los permisos también pueden solicitarse para carpetas, partes web, páginas, sitios secundarios y todo el sitio que esté gestionando.

Además, puede crear páginas y publicarlas en línea, o crear un sitio para cada departamento e insertar diferentes tipos de partes web como blogs, anuncios, listas de miembros, bibliotecas de documentos.

¿Qué es una parte web?

Una parte web es cada uno de los elementos en bloque que componen una página de SharePoint.

Cada página puede contener varias web parts. Existen varios tipos de web parts que le permiten personalizar el contenido con su diseño favorito.

Programe su contenido y SharePoint lo publicará por usted

Esta función resulta muy útil si necesita publicar una noticia, un post, una página o cualquier otro tipo de contenido a una hora específica.

Puede establecer el día y la hora desde cualquier dispositivo, y SharePoint se encargará del resto.

Siempre podrá realizar cambios en el contenido que vaya a compartir antes de publicarlo. De este modo, tendrá un control total sobre cómo se comparte su contenido en la intranet.

Previsualice lo que publica

SharePoint le permite adaptar su experiencia en la plataforma a sus preferencias.

Antes de compartir un recurso, actualizar algo o planificar algo nuevo, siempre existe el temor de que algo salga mal una vez que se pulse el botón de "publicar".

La función de previsualización de Sharepoint le permite ver una vista previa del contenido tal y como lo verán los usuarios de la intranet, lo que le permite volver a comprobar que todo está en su sitio.

Excel para SharePoint: la creación de listas en la intranet es inmediata

Por último, puede crear una lista moderna en Excel y utilizarla en Sharepoint.

Sólo tiene que elegir la opción de crear una nueva lista en Sharepoint e importar la tabla de datos que desee desde un archivo de Excel existente.

Puede realizar los cambios que desee, como cambiar el tipo de columna o formatear las filas y columnas para mejorar los gráficos.

Siempre podrá revisar y modificar los datos en Excel una vez que la lista haya sido cargada en su intranet.

Búsqueda inteligente en SharePoint: Encuentre los acrónimos empresariales que necesita

Se ha mejorado la función de búsqueda de la intranet.

La plataforma ha añadido la posibilidad de que los administradores creen y añadan definiciones para cada acrónimo a reconocer, lo que ayuda a los usuarios a no perder información y, en general, a no perderse en la intranet. Cuando los usuarios se encuentran con un término, pueden utilizar Microsoft Search para buscar la definición y aclarar cualquier confusión.

Conozca las ventajas de la búsqueda inteligente de intranet.ai: Intelligent Search

Quick Edit en SharePoint: Edición rápida para sus listas de intranet

Un elemento de lista de Microsoft Sharepoint puede editarse de dos maneras.

Puede editar un solo elemento en la vista de lista, que es el método por defecto, o puede editar varios elementos a la vez en la vista de edición rápida, que es aún más productiva.

Esta última es la función de edición rápida.

¿Cómo se realiza una modificación con Quick Edit?

Sólo hay 4 pasos para realizar una edición rápida con Edición Rápida.

1. Abra la lista a editar.
2. En la barra de comandos de la lista, haga clic en Edición rápida.
3. Introduzca la información de cada elemento de la lista.
4. Personalice la información según sea necesario.

Cuando termine de editar la información, haga clic en Listo y habrá guardado los cambios.

Atajos de teclado en SharePoint

Sharepoint, al igual que la mayoría de Windows y Microsoft 365, se puede navegar con el teclado.

En el modo de edición de páginas, pulse Shift +? para ver una lista de todos los atajos de teclado disponibles.

Puede acceder rápidamente a las páginas que le interesan mediante los atajos, y también puede utilizarlos al crear texto, navegar por la página o realizar operaciones de deshacer/rehacer.

Guardar para más tarde SharePoint Online: Guarde y lea cuando tenga tiempo

¿Con qué frecuencia se encuentra con un contenido interesante de la intranet, pero no tiene tiempo para leerlo de inmediato?

La opción "guardar para más tarde" en SharePoint es una solución a este problema.

Podrá guardar el contenido que le interese y verlo más tarde, cuando tenga más tiempo, gracias a esta función.

De este modo, nunca perderá de vista la información interesante que encuentre en su intranet.

Puede guardar elementos en la lista de "todos los objetos guardados" u organizarlos en colecciones según su procedencia, como "Objetos guardados de X sitio".

Microsoft SharePoint hace que la intranet sea más inteligente y compatible con sus necesidades al introducir características como ésta.

Por qué debería utilizar SharePoint para su empresa

SharePoint es la solución más accesible e inmediata para implementar una intranet corporativa en la que los usuarios puedan compartir información y colaborar.

Gracias a su flexibilidad, Microsoft SharePoint le permite crear soluciones a medida de las necesidades de su empresa:

• Organizar: En grupo o en solitario, SharePoint le permite organizar la información, las personas y los proyectos.
• Identificar: Encuentre fácilmente respuestas, obtenga información y benefíciese de la ayuda de los expertos.
• Gestionar: Manténgase en contacto con sus colegas, comparta ideas y reinvente la forma de colaborar en la empresa.
• Desarrollar: Gracias a Microsoft SharePoint y sus integraciones, cada empresa puede personalizar su sitio web para utilizar todas las funciones.

Estas son sólo algunas de las razones por las que debería utilizar el software para su nueva intranet.

Hay numerosos proveedores de intranet disponibles, pero pueden requerir más tiempo y dinero del que usted desea.

Recuerde: si tiene Microsoft 365, ¡ya tiene acceso a SharePoint! ¡Todo lo que tiene que hacer es empezar a construir su intranet corporativa!