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Crear una intranet con Sharepoint Online de Microsoft 365

SharePoint es una plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft. Comenzó como una herramienta de gestión de documentos en 2003 y desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en un sistema de gestión de contenidos.

La plataforma fue la primera en ser diseñada específicamente para la creación de intranets empresariales. El objetivo es reunir a las personas y permitirles compartir y comunicarse dentro de la misma organización.

Microsoft SharePoint cuenta con una gran cantidad de funciones integradas que facilitan la creación de sitios de intranet y extranet.

SharePoint puede instalarse en su red o utilizarse como software como servicio en Microsoft 365.

Leer: SharePoint online VS SharePoint On-Premise: cuál debe elegir

Este software es un servicio que ayuda a las empresas a crear sitios web corporativos a los que pueden acceder todos los empleados de la misma.

¿Para qué puede servir una intranet de empresa?

  • Puede compartir y recuperar fácilmente documentos útiles gracias a los sistemas de búsqueda avanzada.
  • Para el empleado, los datos se catalogan y gestionan de forma inteligente y funcional.
  • Es posible publicar y destacar toda la información que la empresa necesita compartir con sus empleados en la página de inicio de cada usuario.
  • Cada departamento puede tener su propia página con características únicas y útiles.
  • Todos los procesos empresariales se vuelven más fluidos y se digitalizan. Es posible presentar solicitudes de vacaciones, enfermedad, talones de pago y el área de bienestar, entre otras cosas.

Si quiere saber más sobre el tema, también puede leer: Intranet de la empresa: 20 ideas para hacerla crecer en 2022

Nueva comunicación inteligente

Uno de los mayores puntos fuertes de esta herramienta es su capacidad para compartir documentos y almacenarlos en una ubicación central.

SharePoint dispone de un "contenedor" que permite sustituir el sistema de archivos tradicional.

Puede eliminar las carpetas compartidas en los servidores y explicar a los usuarios cómo guardar los documentos en las listas y bibliotecas de SharePoint.

Puede cargar documentos desde el sitio o directamente gracias a la acción "Guardar como" de la aplicación utilizada para crear el documento.

Gestión inteligente de contenidos

Además de las funciones estándar del servidor de archivos, SharePoint puede añadir información adicional a los archivos mediante metadatos.

Esto le permite añadir cualquier tipo de información que pueda ser útil para clasificar mejor sus archivos en la intranet.

La gestión y personalización de los permisos de acceso a los archivos, a las listas de datos y a cada registro representan puntos fuertes adicionales de SharePoint.

Los permisos no se limitan a un documento. Los permisos también pueden solicitarse para carpetas, partes web, páginas, sitios secundarios y todo el sitio que esté gestionando.

Además, puede crear páginas y publicarlas en línea, o crear un sitio para cada departamento e insertar diferentes tipos de partes web como blogs, anuncios, listas de miembros, bibliotecas de documentos.

¿Qué es una parte web?

Una parte web es cada uno de los elementos en bloque que componen una página de SharePoint.

Cada página puede contener varias web parts. Existen varios tipos de web parts que le permiten personalizar el contenido con su diseño favorito.

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Por qué debería utilizar SharePoint para la intranet de su empresa

 

Estas son algunas de las ventajas de utilizar SharePoint para su empresa:

1. Gestión e intercambio de documentos

Podrá controlar el acceso a los documentos y su compartición, y sólo permitir que determinados usuarios, ya sean internos o externos a su empresa, vean y editen los documentos. Todos los trabajos estarán perfectamente sincronizados con los demás usuarios en todo momento. Además, el sistema de gestión de documentos es muy sencillo. Las aplicaciones de Microsoft Online le permiten editar su archivo directamente desde su navegador.

 

2. Teamwork

SharePoint no es una plataforma de redes sociales, pero incluye funciones que le ayudarán a mantenerse conectado y a conocer mejor a sus empleados. Le permite añadir perfiles personales a su intranet, lo que le permite ver los intereses, responsabilidades y colaboradores de sus colegas. La plataforma dispone de múltiples herramientas para fomentar la comunicación.

 

3. Integrado con Microsoft 365

SharePoint es una herramienta de colaboración a la que se puede acceder mediante una suscripción a Microsoft 365 como servicio SaaS. Es la aplicación principal de la suite.

Para garantizar un flujo de comunicación natural, las funciones de gestión y colaboración están perfectamente interconectadas con el resto de herramientas de Microsoft.

 

4. Costes limitados

Si ya tiene una suscripción a Microsoft 365, puede empezar a utilizar SharePoint de inmediato sin tener que pagar por un servicio adicional. Si no lo tiene, no se preocupe. Tiene la opción de adquirir una única licencia para el correo electrónico, el almacenamiento en la nube y los servicios de colaboración.

En poco tiempo, podrá aprovechar los resultados empresariales obtenidos a través de SharePoint, ya que los empleados necesitan herramientas para facilitar su trabajo.

 

Aplicación de SharePoint: Manténgase en sintonía con su negocio

La movilidad en el lugar de trabajo se ha convertido en un bien valioso. La intranet de la empresa le permite resolver los problemas de conectividad y colaboración de los empleados, permitiéndoles trabajar desde cualquier lugar.

La intranet sirve como eje central de su empresa, proporcionando espacios de colaboración donde los empleados pueden compartir recursos, noticias e información.

Tendrá su intranet en el bolsillo con la aplicación SharePoint: ¡acceso total a las noticias y anuncios de la empresa, a los contactos de los compañeros, a los sitios y al contenido desde cualquier lugar!

La aplicación es compatible con Windows, iOS, macOS y Android. SharePoint puede incluso integrarse en los sitios locales.

7 funzionalità di sharepoint

7 funciones para optimizar su trabajo

SharePoint le ofrece una amplia gama de características destinadas a hacer su intranet más dinámica e interesante, así como a personalizarla.

Hemos identificado 7 características, que repasaremos con más detalle a continuación, que realmente pueden ayudarle a optimizar su tiempo y su rendimiento laboral.

Programe su contenido y SharePoint lo publicará por usted

 

Esta función resulta muy útil si necesita publicar una noticia, un post, una página o cualquier otro tipo de contenido a una hora específica.

Puede establecer el día y la hora desde cualquier dispositivo, y SharePoint se encargará del resto.

Siempre podrá realizar cambios en el contenido que vaya a compartir antes de publicarlo. De este modo, tendrá un control total sobre cómo se comparte su contenido en la intranet.

Previsualice lo que publica

SharePoint le permite adaptar su experiencia en la plataforma a sus preferencias.

Antes de compartir un recurso, actualizar algo o planificar algo nuevo, siempre existe el temor de que algo salga mal una vez que se pulse el botón de "publicar".

La función de previsualización de Sharepoint le permite ver una vista previa del contenido tal y como lo verán los usuarios de la intranet, lo que le permite volver a comprobar que todo está en su sitio.

Excel para SharePoint: la creación de listas en la intranet es inmediata

Por último, puede crear una lista moderna en Excel y utilizarla en Sharepoint.

Sólo tiene que elegir la opción de crear una nueva lista en Sharepoint e importar la tabla de datos que desee desde un archivo de Excel existente.

Puede realizar los cambios que desee, como cambiar el tipo de columna o formatear las filas y columnas para mejorar los gráficos.

Siempre podrá revisar y modificar los datos en Excel una vez que la lista haya sido cargada en su intranet.

Búsqueda inteligente en SharePoint: Encuentre los acrónimos empresariales que necesita

Se ha mejorado la función de búsqueda de la intranet.

La plataforma ha añadido la posibilidad de que los administradores creen y añadan definiciones para cada acrónimo a reconocer, lo que ayuda a los usuarios a no perder información y, en general, a no perderse en la intranet. Cuando los usuarios se encuentran con un término, pueden utilizar Microsoft Search para buscar la definición y aclarar cualquier confusión.

Conozca las ventajas de la búsqueda inteligente de intranet.ai: Intelligent Search

Quick Edit en SharePoint: Edición rápida para sus listas de intranet

Un elemento de lista de Microsoft Sharepoint puede editarse de dos maneras.

Puede editar un solo elemento en la vista de lista, que es el método por defecto, o puede editar varios elementos a la vez en la vista de edición rápida, que es aún más productiva.

Esta última es la función de edición rápida.

¿Cómo se realiza una modificación con Quick Edit?

 

Sólo hay 4 pasos para realizar una edición rápida con Edición Rápida.

  1. Abra la lista a editar.
  2. En la barra de comandos de la lista, haga clic en Edición rápida.
  3. Introduzca la información de cada elemento de la lista.
  4. Personalice la información según sea necesario.

Cuando termine de editar la información, haga clic en Listo y habrá guardado los cambios.

Atajos de teclado en SharePoint

Sharepoint, al igual que la mayoría de Windows y Microsoft 365, se puede navegar con el teclado.

En el modo de edición de páginas, pulse Shift +? para ver una lista de todos los atajos de teclado disponibles.

Puede acceder rápidamente a las páginas que le interesan mediante los atajos, y también puede utilizarlos al crear texto, navegar por la página o realizar operaciones de deshacer/rehacer.

 

Guardar para más tarde SharePoint Online: Guarde y lea cuando tenga tiempo

 

¿Con qué frecuencia se encuentra con un contenido interesante de la intranet, pero no tiene tiempo para leerlo de inmediato?

La opción "guardar para más tarde" en SharePoint es una solución a este problema.

Podrá guardar el contenido que le interese y verlo más tarde, cuando tenga más tiempo, gracias a esta función.

De este modo, nunca perderá de vista la información interesante que encuentre en su intranet.

Puede guardar elementos en la lista de "todos los objetos guardados" u organizarlos en colecciones según su procedencia, como "Objetos guardados de X sitio".

Microsoft SharePoint hace que la intranet sea más inteligente y compatible con sus necesidades al introducir características como ésta.

Por qué debería utilizar SharePoint para su empresa

SharePoint es la solución más accesible e inmediata para implementar una intranet corporativa en la que los usuarios puedan compartir información y colaborar.

Gracias a su flexibilidad, Microsoft SharePoint le permite crear soluciones a medida de las necesidades de su empresa:

  • Organizar: En grupo o en solitario, SharePoint le permite organizar la información, las personas y los proyectos.
  • Identificar: Encuentre fácilmente respuestas, obtenga información y benefíciese de la ayuda de los expertos.
  • Gestionar: Manténgase en contacto con sus colegas, comparta ideas y reinvente la forma de colaborar en la empresa.
  • Desarrollar: Gracias a Microsoft SharePoint y sus integraciones, cada empresa puede personalizar su sitio web para utilizar todas las funciones.

Estas son sólo algunas de las razones por las que debería utilizar el software para su nueva intranet.

Hay numerosos proveedores de intranet disponibles, pero pueden requerir más tiempo y dinero del que usted desea.

Recuerde: si tiene Microsoft 365, ¡ya tiene acceso a SharePoint! ¡Todo lo que tiene que hacer es empezar a construir su intranet corporativa!

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¿Qué es intranet.ai?

Es una intranet corporativa lista para utilizar,

diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación proporcionando un lugar de trabajo digital totalmente moderno y colaborativo.

  • El precio inicial es de 2450 euros, para una intranet con todas las funciones.
  • Más de 20 aplicaciones, incluyendo búsqueda inteligente, gestión de documentos, noticias, notificaciones push y mi lugar de trabajo.
  • 100% integrado con SharePoint Online y Microsoft 365.