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Microsoft One Drive: Der Microsoft-Cloud-Speicher vorgestellt

OneDrive ist das Archivsystem, mit dem Sie Ihre Dateien in die Microsoft-Cloud bringen können.

Lassen Sie uns gemeinsam sehen, was die wichtigsten Vorteile dieses Tools sind!

Ein kleiner Spoiler: OneDrive ermöglicht es Ihnen und Ihren Teams, in Echtzeit und von jedem Gerät aus am selben Dokument zusammenzuarbeiten.​

Was ist One Drive

Unabhängig davon, wo Sie sich befinden, können Sie von jeder Plattform aus, auf der Sie arbeiten, Ressourcen mit jedem beliebigen Benutzer teilen: Das ist das Grundprinzip von OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft 365.

Aber, was ist ein Cloud-Speicher?

Kurz gesagt, es ist ein ein virtueller Ort, an dem Sie Ihre Lieblingsdateien im Internet speichern können.

Sie können einfach und schnell mit anderen geteilt werden, und sie können mit den entsprechenden Apps mit anderen Geräten synchronisiert werden.

Was ist intranet.ai?

Es ist ein einsatzbereites Unternehmensintranet.

Es wurde entwickelt, um Kosten und Implementierungszeit zu reduzieren, indem es einen hochmodernen und kollaborativen digitalen Arbeitsplatz bietet.

  • Der Startpreis beträgt 2450 € für ein voll ausgestattetes Intranet.
  • Mehr als 20 Apps, darunter intelligente Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen und My Workplace.
  • 100% integriert mit SharePoint Online und Microsoft 365

Die wichtigsten Vorteile von OneDrive

Die wichtigsten Vorteile von OneDrive sind die plattformübergreifende Synchronisierung und Kompatibilität.

OneDrive ermöglicht es Ihnen, Dateien auf Ihrem Computer zu erstellen und sie auf einem Tablet oder Smartphone zu bearbeiten und dabei alle Änderungen zu speichern. Windows Phone, Android, iOS und Xbox werden alle unterstützt.

So können Sie von jedem Gerät aus auf dieselbe Datei zugreifen, ohne sie per E-Mail versenden oder auf einem Speicherstick speichern zu müssen. Außerdem können Sie mit OneDrive Änderungen in Echtzeit verfolgen und auf alle früheren Versionen eines Dokuments zugreifen.

Änderungen können auch von einer anderen Person vorgenommen werden, mit der Sie die Datei geteilt haben. So können Sie ganz einfach gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ohne dass Sie mehrere Kopien erstellen müssen.

Ein weiterer großer Vorteil von OneDrive ist die Möglichkeit, Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dokumente mit den Online-Versionen dieser Programme schnell zu erstellen und zu bearbeiten.

Alles, was Sie brauchen, ist ein Gerät und eine Internetverbindung.

Nachdem Sie den Cloud-Ordner mit Ihrem Desktop synchronisiert haben, können Sie darauf zugreifen, auch wenn Sie keinen Zugang zum Internet haben.

Sie müssen sich nicht mehr um die Sicherung Ihrer Daten kümmern, denn alle Änderungen werden automatisch auf allen synchronisierten Geräten gespeichert. Um Datenverluste zu vermeiden, müssen Sie lediglich die Option zur automatischen Speicherung aktivieren.

Wie funktioniert One Drive

Sie benötigen ein Microsoft-Konto und eine Outlook-, Hotmail- oder Live-E-Mail-Adresse, um OneDrive zu nutzen.

Wenn Sie ein Windows 8.1- oder Windows 10-Betriebssystem haben, ist Ihr Microsoft-Konto bereits eingerichtet. Klicken Sie dazu einfach auf die weiße Wolke neben dem Datum und der Uhrzeit auf Ihrem Desktop.

Alternativ können Sie auch auf Start gehen und OneDrive aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Folgen Sie dann der Anleitung, indem Sie Ihre Microsoft-Kontoinformationen (E-Mail-Adresse und Kennwort) eingeben. Danach steht Ihnen OneDrive sofort zur Verfügung.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Anmelden", melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an und wählen Sie den Standardspeicherort auf Ihrem Computer für den OneDrive-Ordner aus. Dieser Ordner enthält alle Dokumente und Dateien, die mit Ihrem Computer synchronisiert werden und in der Cloud gespeichert sind.

 

OneDrive for Business

OneDrive for Business ist eine cloudbasierte Speicherlösung, mit der Sie Ihre Geschäftsziele im Auge behalten können.

Das Unternehmen verwaltet es, das es Ihnen ermöglicht, Geschäftsdokumente mit Kollegen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

OneDrive for Business bietet jedem Teammitglied einer Organisation einen eigenen Speicherplatz (von 1 TB bis zu unbegrenztem Speicherplatz pro Benutzer, abhängig von der Art der erworbenen Microsoft 365-Lizenz).

SharePoint ist ein bekanntes Produkt, das alle diese Funktionen unterstützt.

SharePoint wird von OneDrive for Business verwendet, um jedem Teammitglied einen Ort zu geben, an dem es Dokumente speichern und mit anderen zusammenarbeiten kann.



Verwenden Sie OneDrive auf Ihrem Smartphone oder Tablet

Laden Sie die App und melden Sie sich bei Ihrem Geschäftskonto an, um OneDrive for Business auf Android- und iOS-Mobilgeräten zu nutzen.

Sie können neue Ordner erstellen, gewünschte Dateien hochladen oder bearbeiten und Daten auf Ihrem Mobilgerät verwalten, sobald OneDrive gestartet ist.

Sie können andere Personen zur Ansicht oder Zusammenarbeit einladen, indem Sie Dateien oder Ordner für sie freigeben.

 

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Die 7 Hauptfunktionen von OneDrive

OneDrive ist ein fantastisches Tool.

Wir haben 7 Funktionen identifiziert, die Ihnen dabei helfen, das Beste aus OneDrive herauszuholen!



1. Erstellen Sie einen Link zu den Dateien

Eine der beliebtesten Funktionen von OneDrive for Business ist die einfache Freigabe eines Dokuments für andere.

Geben Sie einfach die URL eines Dokuments ein, lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich.

Es ist effektiv und schnell, und Sie werden nicht die gefürchtete Nachricht "Ich kann das Dokument nicht öffnen" erhalten.

Sie können zwar Dokumente über Teams versenden, aber es gibt keine Option "Auf Teams freigeben". Sie können den Dateilink kopieren, aber stellen Sie sicher, dass der Empfänger die Berechtigung hat, das Dokument in der Teams-Bibliothek anzuzeigen, bevor Sie es senden.

OneDrive hingegen verfügt über eine Freigabeoption, mit der Sie eine URL an eine beliebige Person senden können, und ist eine der nützlichsten Funktionen.

Sie können Ihre Freigabeoptionen auf OneDrive auch verfeinern, indem Sie auf "Jeder mit einem Link" klicken.



2. Mehr freien Platz erhalten

Bei OneDrive enthalten die meisten Microsoft 365- und Office 365-Tarife 1 TB Speicherplatz pro Benutzer.

Administratoren können den Speicherplatz auf bis zu 5 TB erhöhen, wenn mehr als 5 Benutzer denselben Plan nutzen. Wenn Sie ein Support-Ticket bei Microsoft einreichen, können Sie bei Bedarf sogar auf bis zu 25 TB pro Benutzer aufstocken.

Um das Speicherlimit für alle Benutzer zu erhöhen, gehen Sie zu OneDrive's "Administration" und wählen Sie "Storage", dann ändern Sie die 1024MB Einstellung auf das neue Limit.

Mit der Erhöhung der Kapazität sind keine zusätzlichen Kosten verbunden.



3. Eine Datei anfordern

Es kann vorkommen, dass Sie Dokumente von einem oder mehreren Benutzern benötigen.

Eine nützliche Funktion in OneDrive ermöglicht es Ihnen, eine Anfrage zu stellen.

Wählen Sie auf dem OneDrive-Hauptbildschirm einen Ordner aus, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen und wählen Sie "Datei anfordern", um diese Anforderungs-E-Mail zu erstellen.

Es wird ein Bildschirm ähnlich dem untenstehenden angezeigt:


Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, wird das Fenster "Dateianfrage senden" angezeigt.

Die URL zum Hochladen von Inhalten in den OneDrive-Ordner ist in der von diesem Formular gesendeten E-Mail enthalten.

Die Dateianforderungsfunktion ist eine großartige Möglichkeit, alle Dateien, die Sie für die Bearbeitung benötigen, an einem Ort zu sammeln und zu konzentrieren.



4. Synchronisation einschalten

Die Möglichkeit, Dateien vom PC oder Laptop eines Benutzers mit OneDrive zu synchronisieren, ist eine der Hauptfunktionen von OneDrive.

Benutzer können lokal an Dateien arbeiten, während der Synchronisierungsdienst läuft, und die Änderungen werden in die Cloud übertragen. Außerdem können die Speicherorte von Dokumentenordnern synchronisiert werden, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente sowohl lokal als auch in der Cloud verfügbar sind.

Da der Synchronisierungsdienst in Windows 10 integriert ist, müssen Sie ihn nicht separat herunterladen. Sollte dies dennoch der Fall sein, können Sie den Dienst installieren, indem Sie auf Start gehen und "OneDrive" eintippen.

Um den Einrichtungsprozess zu starten, klicken Sie auf die App. Über das Cloud-Symbol in der Taskleiste können Sie dann auf OneDrive zugreifen.

Um den Einrichtungsprozess zu starten, klicken Sie auf die OneDrive-App. Über das Cloud-Symbol in der Taskleiste können Sie dann auf OneDrive zugreifen.

Oder gehen Sie zu onedrive.microsoft.com und klicken Sie auf "Synchronisieren", um den Client zu aktivieren.

Sie werden auch die Integration von OneDrive in den Windows File Explorer zu schätzen wissen, sobald es installiert ist.



5. Achten Sie auf die Funktion "Datei auf Abruf"

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor.

Ein Kollege stellt mehrere wichtige Dateien in der Teams-Arbeitsgruppe ein.

Sie müssen dringend aufhören, aber Sie haben den Synchronisierungsclient installiert und denken: "Kein Problem, ich habe sie mit meinem Laptop synchronisiert und kann sie sehen, während ich draußen bin".

Sie öffnen den Laptop und sehen ein Cloud-Symbol neben den Dateien. Wenn Sie jedoch auf eine Datei klicken, ist sie nicht zugänglich.

Was ist passiert?

Die Funktion "File On-Demand" ist standardmäßig aktiviert, und genau das ist passiert.

Inhalte, die in der Cloud erscheinen, werden von der Funktion "Dateien auf Abruf" als nur in der Cloud verfügbar gekennzeichnet. Wenn Sie also eine Datei zu einem Teams-Dateispeicher hinzufügen, wird sie nicht automatisch synchronisiert.

Sie ist erst dann offline verfügbar, wenn Sie die Datei öffnen.

Wenn Sie eine wichtige Datei oder einen wichtigen Ordner auf Ihrem Computer behalten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie "Immer auf diesem Gerät speichern".

Sie können "File On-Demand" auch im OneDrive-Client deaktivieren, indem Sie ihn öffnen und zu "Hilfe & Einstellungen" -> "Einstellungen" gehen und dann das Kontrollkästchen deaktivieren.



6. Legen Sie die Download-Geschwindigkeit

Möglicherweise müssen Sie den Datenfluss, der heruntergeladen wird, anfangs kontrollieren, insbesondere wenn OneDrive zum ersten Mal im Unternehmen eingeführt wird.

Mehrere Unternehmen haben Probleme mit kritischen Diensten erlebt, die sich verlangsamen, wenn Hunderte oder sogar Tausende von neuen Benutzern die Synchronisierung aktivieren und gleichzeitig mit dem Herunterladen von Inhalten beginnen.

Da die in der Cloud gespeicherten Dateien nicht automatisch auf die Clients heruntergeladen werden, wenn "File On-Demand" aktiviert ist, werden die Auswirkungen auf das Netzwerk erheblich reduziert.

Der OneDrive-Synchronisierungsclient verfügt über integrierte Bandbreitenkontrollen, die Sie bei der Verwaltung Ihres Netzwerks unterstützen.

Um die Einstellungen anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den OneDrive for Business-Synchronisierungsclient und wählen Sie "Einstellungen" -> "Netzwerk".



7. Schützen Sie Daten auf mobilen Geräten

Um es kurz zu machen, OneDrive ermöglicht es Ihnen, Ihre Dateien zu schützen, ohne Apps von Drittanbietern zu verwenden.

Wählen Sie einfach ein Passwort für Ihre mobilen Geräte und genießen Sie Microsofts höchste Sicherheitsstufe.

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Giuseppe Marchi

Giuseppe Marchi ist seit 2010 Microsoft MVP für SharePoint und Office 365 (jetzt Microsoft 365). Er gründete Dev4Side und intranet.ai mit dem Ziel, Unternehmen dabei zu helfen, dank Microsoft-Technologien eine einfachere und effektivere Arbeitsumgebung zu schaffen. Er arbeitet als Berater für alles, was mit Collaboration, Intranet-Portalen und Microsoft Cloud-Plattformen zu tun hat.

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