Il sistema che consente di creare, revisionare, approvare, firmare e
pubblicare i documenti aziendali a partire dalla intranet di SharePoint Online.
SharePoint Document
Management System:
perché serve alla tua azienda?
Il nostro componente ti permette di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali senza abbandonare la intranet.
Usalo per arricchire le funzionalità di SharePoint e digitalizzare le procedure in modo uniforme, intuitivo e integrato con il digital workplace di Microsoft 365.
Crea documenti uniformi e protocollati
Il nostro componente consente di creare nuovi documenti a partire da modelli predefiniti, in linea con il brand aziendale e personalizzabili.
I modelli disponibili presentano proprietà native per indicare automaticamente il numero di versione e il codice univoco di protocollazione. In questo modo, la tua azienda potrà contare sulla creazione rapida di procedure standardizzate.
Collabora in tempo reale
Il sistema si integra con Microsoft Office non solo per la stesura dei documenti, ma anche per la revisione in modalità co-authoring e l’archiviazione delle versioni.
Gli utenti possono così invitare i colleghi a collaborare sulle procedure, gestendo l’accesso alle informazioni con il sistema di autorizzazioni comune ai prodotti di Microsoft 365 e senza perdere mai le modifiche fatte ai documenti.
Scegli tra due flussi di approvazione
Il nostro sistema di gestione documentale per SharePoint supporta due tipologie di approvazione:
- Firma elettronica, grazie all’integrazione con DocuSign.
- Modalità standard, tramite l’invio di mail.
Ogni cliente può scegliere in base alle sue esigenze, riducendo con entrambe le modalità il consumo di tempo e carta che l’approvazione di un documento comporta negli uffici tradizionali.
Semplifica la distribuzione delle nuove procedure
L’azienda potrà comunicare agli utenti la presenza di un nuovo documento nella intranet con un sistema di notifiche via mail automatizzato e già integrato con il nostro componente.
SharePoint Document Management System: quali sono i vantaggi?
Il nostro componente espande le funzionalità standard di SharePoint Online per semplificare l’aggiornamento dei documenti e mantenere allineato il pubblico aziendale.
Gestione pubblica e privata per i dipartimenti
I dipartimenti aziendali possono usare il nostro componente per gestire in autonomia i propri documenti, prima di renderli pubblici nella intranet.
Hanno quindi a disposizione un’area di lavoro privata dove svolgere le attività interne di redazione, revisione e approvazione. Una volta pronti, i documenti vengono pubblicati in formato PDF nell’area del dipartimento accessibile a tutti i colleghi.
Versioning
Per ogni modifica ai documenti pubblicati, si aggiorna automaticamente il numero di versione. Sfoglia la cronologia per confrontare o ripristinare le versioni precedenti dei file archiviati.
Protocollazione
A ogni nuovo documento viene assegnato automaticamente un numero univoco di protocollazione per facilitarne l’identificazione.
Metadati
I metadati di SharePoint consentono di categorizzare i file in base a specifiche informazioni, che l’utente può definire in autonomia. È quindi possibile aggiornare i metadati delle singole procedure per migliorare le ricerche nella intranet.
Check-In e Check-Out
Gli utenti possono prendere in carico una procedura, impedendo ai colleghi di modificarne i contenuti fino al Check-Out. Per la durata del Check-In, il documento rimane disponibile al resto del pubblico aziendale in modalità Sola Lettura.
Gestione degli accessi
Decidi chi può visualizzare e modificare i documenti. Le autorizzazioni di Microsoft 365 consentono di gestire l’accesso per area aziendale, tipologia di documento, cartella o singolo file.
Ricerca full-text
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