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Communication interne : qu'est-ce que c'est, et comment l'améliorer en 2022 grâce à Microsoft 365

La communication interne est essentielle, surtout dans le monde actuel où nous avons de plus en plus l'habitude de travailler à domicile. C'est un domaine dans lequel nous devons concentrer nos efforts car une bonne communication interne entraîne une plus grande implication des salariés. Nous constatons une augmentation de la productivité et des performances de l'entreprise comme résultat direct de nos efforts.

Essayons toutefois de mieux comprendre la signification de la communication interne et les outils qui peuvent être utilisés pour atteindre un niveau élevé de communication d'entreprise.

Communication interne : qu'est-ce que cela signifie ?

La communication interne désigne le flux d'informations au sein d'une entreprise ainsi que la gestion des relations internes.

Pour accroître l'engagement et la motivation des salariés, elle doit être gérée efficacement. Pour cela, l'entreprise doit utiliser des processus plus fluides et plus immédiats.

La communication interne de l'entreprise est bénéfique car elle permet aux individus d'entrer en contact avec leurs collègues et sert de moyen à l'organisation de communiquer ses valeurs, son identité, sa mission et ses objectifs à ses salariés.

Les salariés se sentent ainsi mieux informés et plus impliqués dans la réalité de l'entreprise.

 

Les types de communication interne en entreprise

La communication interne d'une entreprise peut se faire de façon descendante, mais aussi dans l'autre sens.

La communication descendante commence avec la direction et s'étend aux salariés par le biais de règles, de communiqués de presse et d'annonces de service.

La communication ascendante commence avec les salariés et est extrêmement utile car elle leur fournit les moyens et les outils pour exprimer leurs pensées et leurs idées.

N'oubliez pas que les commentaires des employés sont essentiels au succès de l'entreprise, car ils contribuent à améliorer l'environnement de travail.

Toute organisation doit promouvoir la diffusion, le partage et la connaissance des informations. Les salariés doivent être en mesure d'interagir les uns avec les autres et de partager leurs pensées et leurs préoccupations.

La communication interne de l'entreprise doit être efficace afin de diffuser l'information et de créer un environnement de travail positif.

 

Les outils de la communication interne

Il est essentiel de choisir les meilleurs outils pour une communication interne fonctionnelle et efficace.

Ceux-ci doivent être utilisés par l'entreprise pour partager des informations et par les salariés qui peuvent apporter leurs réflexions dans la création et la transmission de ces informations.

À cet égard, Microsoft 365 fournit un ensemble d'outils intégrés qui garantissent une communication interne efficace et créative et une collaboration entre les équipes de l'entreprise.

SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft Planner, Microsoft Yammer et Microsoft OneDrive en font partie.

Examinons-les de plus près.

 

Qu'est-ce que Microsoft 365 ?

Microsoft 365 est une plateforme cloud créée par Microsoft et disponible sous forme de logiciel as a service.

Elle comprend les applications de la suite classique (Word, Excel, PowerPoint, et toutes les autres), ainsi qu'un nouvel ensemble de services innovants conçus pour faciliter la collaboration et la communication interne de l'entreprise (SharePoint, Teams, Yammer, et autres).

Grâce à sa grande flexibilité en matière d'installation, d'abonnement et de sécurité, Microsoft 365 peut vous aider à améliorer la productivité, la collaboration et la communication interne de diverses manières.

Par conséquent, Microsoft 365 vous permet de :

  • Augmenter votre productivité.
  • Réduire les coûts.
  • Utiliser des outils et des services de pointe et actualisés.

Tout ce dont vous avez besoin pour la communication interne de l'entreprise se trouve au même endroit, et vous pouvez l'obtenir en souscrivant à un plan d'abonnement utilisateur.

 

 

Pourquoi utiliser Microsoft 365 pour la communication interne ?

Vous pouvez gagner du temps avec Microsoft 365 et ses outils de communication et de collaboration internes.

Vous n'aurez pas à fusionner les modifications apportées par un collègue à un document, et vous n'aurez pas à parcourir tous vos emails à la recherche d'un fichier ou d'une pièce jointe.

Il vous suffit de télécharger vos documents Word, vos feuilles de calcul Excel ou vos présentations PowerPoint vers le stockage sur le cloud partagé par d'autres. Vous pouvez collaborer avec plusieurs personnes en même temps une fois qu'un fichier est partagé dans le cloud. En outre, toute modification apportée par vos collègues s'affichera en temps réel pour garantir que tout reste synchronisé.

Microsoft 365 est, sans aucun doute, la solution la plus sûre pour gérer la collaboration sur les intranets d'entreprise jour après jour.

Elle fournit un ensemble complet d'outils de collaboration qui peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise numérique et de chaque équipe afin d'améliorer les processus et la communication interne de l'entreprise.

 

Communication interne avec l'intranet de l'entreprise

Un intranet est un outil extrêmement utile pour les entreprises. Il comprend un certain nombre de fonctionnalités et de ressources conçues pour améliorer et mettre en œuvre les processus de communication et, par conséquent, la culture d'entreprise.

La communication interne est essentielle au succès d'une organisation, il est donc primordial de disposer d'un intranet fonctionnant correctement.

Voir aussi : Intranet d'entreprise : 20 idées pour le développer en 2022

La communication interne de l'entreprise est toujours active avec un intranet grâce au système de notification push, et une communication rapide et efficace est possible grâce au système de stockage des informations sur le cloud en ligne.

Il suscite l'intérêt de ses salariés, les tient informés des activités de l'entreprise et encourage la collaboration.

Vous disposerez également de plusieurs moyens de contrôler et de vérifier l'engagement des salariés grâce à l'intranet : feedback, blogs, forums, commentaires et tableaux de messages.

 

 

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SharePoint Online 

SharePoint Online est l’intranet de Microsoft 365. Il reflète l'identité de l'entreprise ainsi que sa "voix".

Il s'agit d'un service numérique en cloud à l'échelle de l'entreprise qui vous permet de créer, de modifier et de gérer les sites Web, les documents et les espaces de travail de l'équipe, ainsi que les intranets, les extranets et les solutions collaboratives personnalisées.

Les membres des équipes internes et externes, ainsi que les différents appareils, peuvent partager des documents numériques en toute sécurité.

En fonction des besoins et de la réalisation d'objectifs spécifiques, SharePoint facilite et soutient le travail en équipe pour chaque groupe de projet, service et site.

SharePoint vous permet de partager des fichiers, des données, des informations et des ressources en toute simplicité et sécurité sur des PC, des Mac et des appareils mobiles.

Les informations sont toujours accessibles depuis n'importe quel appareil mobile, ce qui stimule la productivité individuelle et améliore les stratégies de communication interne de l'entreprise.

 

 

Pourquoi utiliser l'intranet Microsoft 365 ?

Vous pouvez utiliser SharePoint Online pour créer et gérer des sites internes à l'entreprise, les personnaliser pour des besoins ou des projets spécifiques, et les partager avec des clients et des fournisseurs.

Vous pouvez créer des documents, les synchroniser et collaborer en temps réel avec d'autres personnes travaillant sur le même projet. Tels sont les avantages du lancement d'une entreprise numérique sur le cloud. En outre, les suites 365 mettent à jour chaque document édité sur n'importe quel appareil, même s'il n'est pas connecté à Internet.

De cette façon, la plateforme facilite le partage d'informations, la collaboration des salariés et la mise en place d'une communication interne à 360 degrés.

 

Communication interne avec Microsoft Teams

Comme indiqué précédemment, la communication est une composante essentielle de la collaboration et, par conséquent, de la communication interne de l'entreprise.

En conséquence, Microsoft a introduit Microsoft Teams, un espace de travail basé sur le chat qui facilite la communication et la collaboration au sein du réseau interne d'une entreprise.

Toutes les autres applications Microsoft 365, telles que Planner, OneNote et SharePoint Online, sont compatibles avec cet outil.

Microsoft Teams est un espace de travail numérique collaboratif qui rassemble les personnes, le contenu, les conversations et les applications en un seul endroit.

Que pouvez-vous faire en utilisant Teams ?

  • Chatter avec les autres membres du groupe
  • Recevoir des notifications
  • Passer des appels audio et vidéo
  • Partager votre écran
  • Prendre des rendez-vous et les synchroniser avec votre calendrier
  • Partager des fichiers et collaborer sur ceux-ci

Microsoft Planner 

Planner de Microsoft 365 est un outil de gestion des tâches.

Il permet aux équipes d'organiser les activités d'un groupe de personnes, de les classer en fonction de leurs besoins et de recevoir des notifications push pour suivre les échéances.

Planner peut être utilisé pour planifier un événement marketing, gérer un projet, préparer une réunion avec un client ou mener un simple échange numérique d'opinions sur un produit ou un document qui sera traité dans votre entreprise numérique.

Vous pouvez utiliser Planner pour fixer des horaires et des échéances pour toutes les activités de votre entreprise.

 

Microsoft Yammer 

Il existe de nombreuses façons de communiquer et de collaborer avec votre équipe de travail, grâce à une entreprise cloud numérique, aux emails, aux messages texte et aux outils de collaboration.

Yammer est le meilleur outil pour créer un réseau social pour le lieu de travail numérique si vos salariés utilisent déjà des sites de réseaux sociaux comme Facebook, Twitter et Instagram.

Yammer est un outil de réseau social d'entreprise qui vise à rassembler des personnes du monde entier et à améliorer la communication interne.

Les salariés peuvent poster des messages ou poser des questions auxquelles ils ont besoin d'une réponse pour effectuer leur travail, trouver un contenu spécifique ou en savoir plus sur l'entreprise.

Quel est l'objectif de Yammer ? Permettre aux individus de communiquer à tout moment et depuis n'importe quel endroit, tout en favorisant les échanges entre entreprises.

 

Microsoft OneDrive 

Microsoft OneDrive for Business est un dossier en cloud dans lequel vous pouvez stocker tous vos fichiers personnels et y accéder depuis n'importe quel appareil, à tout moment.

Les principaux avantages de OneDrive sont sa synchronisation et sa compatibilité multiplateforme. Il vous permet de créer un fichier sur votre ordinateur et de le modifier sur votre tablette ou votre smartphone, en sauvegardant toutes les modifications.

OneDrive for Business est un outil de collaboration et de communication numérique en cloud essentiel pour les entreprises. Il vous permet de partager facilement des fichiers à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, en fonction des règles de sécurité définies par l'administrateur informatique.

 

Conclusion

En conséquence, nous pouvons conclure que la communication interne est essentielle à la réussite d'une entreprise, tant en termes d'engagement des salariés que de productivité.

Elle peut être mise en œuvre et améliorée avec des outils numériques dédiés qui garantissent le succès, comme nous l'avons vu. Les meilleurs outils à utiliser sont ceux fournis par Microsoft 365.

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Marcella Lombardini

Experte de Sharepoint Online et notre Chef de projet, elle coordonne et développe des projets d'intranet et de lieux de travail numériques pour les clients qui choisissent d'adopter intranet.ai.

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

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