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Portail RH : 7 idées pour en tirer le meilleur parti

L'intranet est l'espace numérique qui offre des outils innovants pour améliorer le travail de tous les services de chaque entreprise.

Cet article expliquera comment les Ressources Humaines peuvent utiliser la plateforme pour faciliter les processus de leurs activités quotidiennes, en améliorant l'expérience du travailleur.

Voici 7 idées de ce qui devrait se trouver sur une bonne plateforme RH!

Le travail du service des Ressources Humaines, qui est imprégné de communication et de contact, pourrait sembler être limité s'il était effectué à distance derrière un ordinateur portable.

Les Ressources Humaines peuvent, au contraire, revêtir un nouvel aspect innovant. Avec l'aide d'une plateforme RH, elles pourront améliorer l'expérience du salarié dans l'entreprise, en transformant certains éléments fondamentaux en nouveaux processus, certainement plus efficaces et plus rapides.

C'est parti!

Portails et participation des salariés

Le portail RH est le point de rencontre numérique entre le service des Ressources Humaines et la population de l'entreprise.

Grâce à ce portail web, un point d'accès unique permet à l'ensemble de l'entreprise de réduire le temps d'accès à une information spécifique, de simplifier l'accès aux documents qui intéressent le salarié, d'améliorer la gestion des processus RH, et par conséquent d'améliorer l'image de l'entreprise.

Les manuels, les communications, les abonnements, le partage de contenu - disponibles pour les salariés en un seul endroit - peuvent également réduire les coûts d'impression et les heures de travail du personnel.

Il n'est pas surprenant de savoir que grâce à la création de plateformes RH internes, les nombreux emails et appels seront limités, atteignant un plus grand degré d'autonomie des utilisateurs pour trouver ce dont ils ont besoin pour travailler et qui génère satisfaction et implication.

Il existe plusieurs solutions conçues pour créer un portail des Ressources Humaines, mais chez intranet.ai, nous pensons que la centralisation de l'information est essentielle pour les travailleurs, qui doivent utiliser une seule interface numérique pour tous les processus qui les concernent. Cela signifie que les Ressources Humaines sont directement impliquées.

La plateforme RH doit faire partie intégrante de l'intranet de l'entreprise.

Il peut s'agir d'une section spécifique de l'intranet, administrée directement par les Ressources Humaines, dans laquelle le personnel RH dispose d'une autonomie totale pour la mise à jour de tous les contenus produits pour le travailleur.

Ce que vous pouvez trouver sur un portail des Ressources Humaines

Le portail RH offre aux salariés des moyens innovants mais simples de rester en contact entre eux et avec l'organisation elle-même.

Chaque mise à jour et communication importante peut être trouvée avec tous les outils de base utiles dans la routine pour les salariés. Pour faciliter le partage, les plateformes -comme intranet.ai- consacrent souvent un espace aux réseaux sociaux, en stimulant les interactions dynamiques entre les personnes de différents services pour améliorer les relations entre collègues.

Dans le cas des grandes entreprises, ou du travail à distance, ces fonctions sont extrêmement importantes pour apprendre à connaître ses collègues et se sentir partie intégrante de l'entreprise.

 

 

Plus précisément, les portails des Ressources Humaines peuvent également être utilisés pour:

  • gérer et automatiser des tâches telles que le stockage des notes de frais et des remboursements
  • enregistrer des événements et faire des réservations
  • la mise à jour du dossier du personnel
  • la réservation et le suivi des congés, des fiches de paie et de l'espace social
  • la réalisation de tâches administratives
  • la formation, évaluation des performances
  • la réalisation d'enquêtes et ouverture de blogs pour stimuler les équipes et les dirigeants
  • favoriser le développement professionnel et la célébration des réussites.

L'objectif est donc de créer un espace où les salariés peuvent faciliter leur travail en trouvant toutes les informations dont ils ont besoin et en participant de manière collaborative. Il en résultera une plus grande productivité, une implication accrue et, surtout, des économies de temps et d'argent.

La communication bidirectionnelle qui est générée du haut vers le bas et du bas vers le haut devient donc fondamentale pour l'évolution du travail des Ressources Humaines.

 

Pourquoi les portails RH sont nécessaires

Les salariés qui disposent d'une plateforme RH fonctionnelle sont plus performants dans leurs activités professionnelles et renforcent leur sentiment d'appartenance à la communauté de l'entreprise. Il est prouvé qu'ils sont les plus impliqués et les plus satisfaits.

Hay Group, une société de marché, a constaté dans une étude que les personnes les plus motivées avaient une productivité de 43% supérieure à celles qui ne l'étaient pas. De plus, il a été démontré un chiffre d'affaires de 43% plus généré dans les bureaux des salariés satisfaits.

Lire aussi: Engagement des salariés : tout ce que vous devez savoir en 2022

Plusieurs autres analyses démontrent l'importance de l'implication des utilisateurs.

Une étude menée par la Harvard Business Review a conclu que l'absentéisme et le chiffre d'affaires dans les entreprises, dans lesquelles un climat d'affaires positif est maintenu et les salariés étaient engagés, étaient inférieurs à 25% par rapport aux entreprises moins actives à cet égard.

Des personnes satisfaites impliquent également moins d'accidents du travail, précisément 48% de moins en matière de sécurité et 41% de moins en matière de qualité.

 

Voici 7 idées que toute bonne plateforme RH devrait mettre en œuvre.

1) Portail de bienvenue pour l'arrivée d'un nouveau collègue

Un aspect nouveau et fonctionnel est la présentation des nouveaux arrivants dans différents modes interactifs et engageant.

Le cas le plus simple est la publication d'une présentation de la personne sur l'intranet. Certaines entreprises mettent une photo de la personne, son rôle, et un résumé pour dire d'où elle vient et quelles sont ses compétences.

D'autres, en revanche, tirent davantage parti de ce support en insérant dans le communiqué de presse une interview de la nouvelle entrée rapportée sous forme textuelle et accompagnée de sa photo.

Ainsi, les collègues seront plus facilement reconnus par le reste de la population de l'entreprise, tant physiquement que lors des réunions en ligne.

 

2) Intégrer un réseau social d'entreprise : Yammer

Ce mode vous permet de profiter de Yammer, le réseau social de l'entreprise.

Microsoft Yammer est un tableau d'affichage d'entreprise où vous pouvez interagir avec tous les salariés de votre entreprise, poser des questions et y répondre en temps réel sans avoir à recourir à une interminable séquence d'emails.

 

 

Lorsqu'un nouveau salarié arrive dans l'entreprise, l'une des choses que nous proposons est de créer un post dans Yammer, qui présente le nouveau collègue au sein de la communauté de l'entreprise.

Le post peut mentionner la personne, relater son expérience, et l'introduire dans les groupes d'intérêt qu'il trouvera au sein du réseau social.

 

3) Utiliser les événements en direct

Avec la généralisation de la numérisation et en particulier du travail à distance, les événements en direct peuvent être un outil extrêmement avantageux pour couvrir les distances entre les travailleurs et maintenir une communication fluide et instantanée.

Pour un nouveau travailleur entrant dans l'entreprise, il est possible de créer un événement en direct dans lequel un membre des RH ou son futur superviseur s'entretient avec la nouvelle personne dans une sorte de double entretien.

 

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

  • Le prix de départ est de 2 450€ pour un intranet entièrement équipé
  • Plus de 20 applications dont la recherche intelligente, la gestion des documents, les actualités, les notifications push et my workplace
  • 100% intégrées à SharePoint Online et Microsoft 365

4) Auto-évaluations avec le portail des Ressources Humaines

Grâce à l'intranet, les Ressources Humaines peuvent surveiller le bien-être des salariés, en leur demandant automatiquement une auto-évaluation, sur une base trimestrielle ou semestrielle.

Ces bilans sont utilisés pour récupérer le feedback du salarié à travers des pourcentages de progrès ou des étoiles de satisfaction, afin de faciliter la compilation du formulaire de feedback et, par conséquent, d'éviter les mécontentements personnels. En outre, au sein de l'intranet qui devient un véritable portail RH, les Ressources Humaines peuvent non seulement demander un feed-back sur les collègues et les patrons, mais aussi permettre aux utilisateurs de faire des dénonciations anonymes dans l'entreprise à travers un formulaire spécial. C'est l'argument du "whistleblowing", qui est obligatoire dans certaines entreprises.

Suivre en permanence le feedback de ceux qui travaillent dans l'organisation permet d'avoir une image complète de la dynamique qui y règne.

5) Publication des offres d’emploi

Dans l'intranet, tous les postes ouverts au sein de l'entreprise peuvent être publiés sur la plateforme RH. Il s'agit d'une pratique très utile dans les grandes entreprises, qui permet de vérifier la disponibilité interne, avant de lancer une recherche de nouveaux candidats à l'extérieur de l'organisation.

Chaque salarié a toujours sur le portail des Ressources Humaines une liste des possibilités d'évolution de son poste, les délais relatifs pour se présenter, et les exigences du nouveau rôle.

 

intranet job posting

 

De leur côté, les RH peuvent disposer d'un espace de gestion des candidatures dans lequel sont reçus les profils de tous les collègues qui ont décidé de se proposer pour des postes ouverts spécifiques.

Ils peuvent accéder directement à l'espace personnel de tous les salariés, pour évaluer la candidature à travers le curriculum numérique que les collègues tiennent à jour.

 

Découvrez notre système de publication d’offres d’emploi

  • Publiez des postes ouverts sur votre intranet et rendez-les visibles à tous les services. Les salariés seront informés automatiquement.
  • Les RH peuvent voir les candidats pour chaque poste ouvert, évaluer les personnes qui accèdent aux informations et surveiller l'engagement.
  • Filtrez les résultats de intranet.ai Mon profil en fonction de vos besoins, trouvez le candidat idéal dans votre entreprise, et consultez directement le profil du candidat depuis sa page.

6) Afficher les objectifs annuels sur l'intranet

L'intranet - via l'espace personnel de l'utilisateur - peut aider à suivre les objectifs de l'entreprise et les objectifs personnels d'une année sur l'autre.

Qu'ils soient qualitatifs ou quantitatifs, une fois attribués par les supérieurs et confirmés par les Ressources Humaines, ils peuvent apparaître dans l'espace de chaque salarié, pour avoir des points clairs sur lesquels se concentrer pendant l'année et déterminer les modalités de croissance.

Le parcours du salarié vers certains objectifs peut être suivi avec attention en ajoutant dans l'espace personnel des informations ou des activités préparatoires à ces réalisations, pour offrir à son supérieur direct et aux Ressources Humaines une vision constamment actualisée.

En outre, il peut être utile que les personnes incluent dans le portail RH des informations sur les activités en cours de développement ou déjà réalisées, afin d'offrir à leur patron et aux Ressources Humaines une vision plus claire et plus actualisée de l'avancement des objectifs.

Il est vrai qu'il existe de nombreuses plateformes de gestion des performances sur le marché, mais le fait que le travailleur dispose d'un point unique où il peut obtenir des informations de l'entreprise, profiter des services que celle-ci lui offre et garder un œil sur l'évolution de ses objectifs annuels est un plus.

Si vous utilisez un outil externe pour gérer les objectifs de vos collaborateurs dans l'entreprise, nous vous recommandons d'évaluer une intégration avec l'intranet, dans le but de donner au salarié un point où trouver les communications, les documents de travail et un accès rapide à ses objectifs annuels.

7) Formation attrayante sur l'intranet

La formation via l'intranet peut être rendue plus attrayante.

Les Ressources Humaines peuvent stimuler la diffusion de la formation dans la vie de l'entreprise grâce à des méthodologies innovantes sur la plateforme.

La demande des salariés en matière de contenu de formation, l'obtention de qualifications, les cours de formation, tout retour d'information qui améliore les services de formation, peuvent être récompensés en lançant sur l'intranet une collecte de points pour la réalisation d'objectifs, comme l'octroi d'un badge virtuel.

Tout succès de ce type peut être visualisé dans la zone "Mon profil" de l'utilisateur ou rendu public également dans la section de l'entreprise.

De cette façon, une fois stimulées par ces initiatives, les RH peuvent écouter activement les besoins de formation des salariés, assurant ainsi une croissance professionnelle de leur intérêt mais toujours en ligne avec les besoins de l'entreprise.

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Marcella Lombardini

Experte de Sharepoint Online et notre Chef de projet, elle coordonne et développe des projets d'intranet et de lieux de travail numériques pour les clients qui choisissent d'adopter intranet.ai.