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Faites passer votre entreprise au niveau supérieur avec un SharePoint intranet

Sharepoint est le portail intranet qui stimule la communication et la collaboration d'entreprise en apportant des résultats tangibles à la productivité de l'organisation.

Il permet la création de l'intranet, d'une plateforme d'entreprise digitale de pointe, qui constitue un portail de référence pour tous les salariés.

Voyons plus en détails ce qu’offre SharePoint Online et quelles fonctionnalités sont importantes en 2023.

Intranet Microsoft 365 SharePoint

Sharepoint est une plateforme collaborative développée par Microsoft.

Elle a été introduite en 2003 en tant qu'outil de gestion de documents, évoluant pour devenir un système de gestion de contenu.

La plateforme a été le premier système à créer des intranets d'entreprise dans le but de connecter les salariés et de permettre le partage et la communication au sein d'une même entreprise.

La solution Microsoft SharePoint dispose d'un large éventail de fonctions intégrées.

Toutes ces fonctions vous permettent de créer facilement des sites intranet ou extranet.

Sharepoint Online peut être installé sur votre réseau ou être utilisé en mode "software-as-a-service", dans Microsoft 365.

Ce logiciel est un outil destiné aux entreprises qui aide ces dernières à créer des sites web professionnels accessibles aux salariés d'une même organisation.

  • Avec l'intranet, vous pouvez partager et trouver des documents avec des systèmes de recherche avancés.
  • Les données sont cataloguées et gérées de manière intelligente et fonctionnelle pour le salarié.

  • Toutes les informations que l'entreprise doit transmettre peuvent être publiées et mises en évidence sur la page d'accueil de chaque utilisateur.

  • Des pages peuvent être créées pour chaque service comprenant des fonctionnalités spécifiques et améliorées.

  • Tous les process de l'entreprise deviennent beaucoup plus fluides. Il est possible d’effectuer des requêtes telles que les vacances, la maladie, l'accès aux fiches de paie ou à l'espace social, et bien plus encore.


Une communication innovante et intelligente

La force de cet outil réside dans sa capacité à partager des documents et à les stocker dans un emplacement central.

Vous pouvez télécharger des documents depuis le site ou directement depuis l'action "Enregistrer sous" de l'application que vous avez utilisée pour créer le document.

En bref, Sharepoint dispose d'un "conteneur" qui vous permet de remplacer le système de fichiers traditionnel.

Vous pouvez supprimer les dossiers partagés sur les serveurs et apprendre aux utilisateurs à enregistrer des documents dans les listes et bibliothèques Sharepoint.


Gestion intelligente de contenu de l'intranet

En plus de la fonctionnalité standard de serveur de fichiers, la SharePoint intranet peut ajouter plus d'informations à vos fichiers en utilisant des métadonnées pour optimiser le classement de vos fichiers intranet.

Un autre point fort est la gestion et la personnalisation des permissions d'accès aux fichiers, aux listes de données et à chaque document.

Ces permissions ne sont pas seulement limitées au document mais aussi au dossier, à la partie web, à la page, au site secondaire et à l'ensemble du site que vous gérez.

Vous pouvez créer des pages et les publier en ligne, ou créer un site pour chaque service et saisir différents types de parties web telles que des blogs, des notes, des listes de membres, des collections de documents.

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

  • Le prix de départ est de 2 450€ pour un intranet entièrement équipé
  • Plus de 20 applications dont la recherche intelligente, la gestion des documents, les actualités, les notifications push et my workplace
  • 100% intégrées à SharePoint Online et Microsoft 365

Pourquoi vous devriez utiliser Sharepoint pour l'intranet de votre entreprise

Voici quelques-uns des avantages que votre entreprise peut tirer de l'utilisation des solutions SharePoint intranet:


Gestion et partage de document

Vous pouvez gérer l'accès et le partage de document, autoriser la consultation et la modification uniquement aux utilisateurs que vous avez sélectionnés, internes ou externes à votre entreprise. Toutes les tâches seront toujours parfaitement synchronisées avec les autres utilisateurs. Même le système de gestion de document est simple. Vous pouvez modifier votre fichier directement depuis le navigateur en utilisant les applications Microsoft Online.


Travail d'équipe

La SharePoint intranet n'est pas une plateforme de réseaux sociaux, mais il possède des fonctionnalités qui vous permettent de rester en contact et de mieux connaître vos salariés. Il vous permet d'ajouter des profils personnels à votre intranet. Vous pouvez consulter les centres d'intérêt de vos collaborateurs, leurs responsabilités et les personnes avec lesquelles ils travaillent.

La plateforme fournit de multiples outils pour encourager la communication. Yammer, le réseau social d'entreprise par excellence, et Microsoft Teams pour mener des réunions et discuter du travail sont des exemples.


Intégré à Microsoft 365

Sharepoint est un service collaboratif qui peut être utilisé en tant que service Saas dans le cadre d'un abonnement à Microsoft 365. Il s'agit de l'application centrale de la suite.

Les fonctions de gestion et de collaboration sont interconnectées de manière transparente avec tous les autres outils Microsoft afin de garantir un flux de communication naturel.


Coûts limités

Si vous utilisez déjà Microsoft 365, vous pouvez commencer à utiliser la SharePoint intranet sans vous soucier de dépenser de l'argent pour un autre service intranet dédié. Si vous n'utilisez pas encore le cloud Microsoft, vous pouvez acquérir 1 licence pour la messagerie électronique, le stockage dans le cloud et les services de collaboration.

Les résultats commerciaux seront rapidement tangibles car les salariés bénéficient d'outils qui améliorent le travail.


Application SharePoint: restez à l'écoute de votre entreprise

L'intranet est la plaque tournante de votre entreprise. Il fournit des espaces collaboratifs qui procurent aux salariés les ressources nécessaires pour travailler ensemble, les news et des informations.

Avec l'application Sharepoint, vous aurez votre intranet à portée de main : un accès complet aux actualités et annonces de l'entreprise, aux contacts des collaborateurs, aux sites et aux contenus accessibles depuis n’importe quel endroit !

L'application est disponible pour Windows, iOS, macOS et Android. Elle peut même intégrer des sites SharePoint sur site.


Pourquoi vous devriez utiliser un SharePoint intranet pour votre entreprise

  • Organiser: en groupe ou seul, Sharepoint vous permet d'organiser les informations, les personnes et les projets.
  • Identifier: Trouvez facilement des réponses, obtenez des informations approfondies et bénéficiez du soutien d'experts.
  • Gérer: restez en contact avec vos collaborateurs, partagez des idées et réinventez la façon de collaborer dans l'entreprise.
  • Développer: grâce à Microsoft Sharepoint et à ses intégrations, chaque entreprise peut personnaliser son site web pour en utiliser toutes les fonctionnalités.

Sharepoint est la solution la plus accessible et la plus immédiate pour mettre en place un intranet d'entreprise où les utilisateurs peuvent partager des informations et collaborer.

 

Grâce à sa flexibilité, Microsoft Sharepoint vous permet de créer des solutions adaptées aux besoins de votre entreprise.

Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles vous devriez envisager d'utiliser cette application pour votre nouvel intranet.

Il existe de nombreux fournisseurs d'intranets, mais ils risquent de vous coûter plus de temps et d'argent que vous ne voulez en dépenser.

N'oubliez pas : si vous avez Microsoft 365, vous avez déjà accès à Sharepoint ! Il ne vous reste plus qu'à commencer à créer votre propre intranet d'entreprise!

7 fonctionnalités clés pour 2023

Parmi les nombreuses fonctionnalités qui augmentent le caractère dynamique, engageant et personnalisé de votre intranet, nous en avons sélectionné 7 qui peuvent véritablement optimiser votre temps et vos performances au travail.

Parmi celles-ci, citons :

  • Les publications planifiées et partagées automatiquement
  • La prévisualisation des publications
  • Le clavier intelligent

Prêt à également découvrir les autres fonctionnalités ? C’est parti !

 

1) Sharepoint Online planifie et publie automatiquement votre contenu

Si vous devez publier une news, un post, une page ou tout autre contenu, vous pouvez planifier sa publication depuis n'importe quel appareil.

Définissez le jour et l'heure que vous souhaitez, et Sharepoint le partagera automatiquement.

N'ayez pas peur.

Si vous souhaitez apporter des modifications avant la publication, vous pouvez toujours le faire. Vous aurez ainsi un contrôle maximal sur le partage de contenu sur votre intranet.

Depuis quand est-il disponible ? Il est disponible depuis juillet 2020.
Microsoft Sharepoint l'a installé dans tous les utilisateurs de la version Target Release.



2) Prévisualisez ce que vous publiez sur l'intranet de l'entreprise

Sharepoint ajoute encore plus de fonctionnalités pour optimiser votre expérience au sein de l'intranet.

Lorsque vous devez publier, mettre à jour ou planifier quelque chose sur une plateforme, il existe toujours le doute que quelque chose ne se passera pas comme prévu une fois que vous aurez cliqué sur le bouton "publier".

Sharepoint Online élimine toute inquiétude et offre la possibilité de prévisualiser ce que vous voulez publier sur votre intranet.

En fait, vous visualiserez l'aperçu de l'actualité en miniature, que tous les utilisateurs de l'intranet verront ensuite sur la page d'accueil, afin de s'assurer que tout est à la bonne place.



3) Excel pour Sharepoint : la création de listes sur l'intranet est immédiate

Vous voulez connaître l'une des façons les plus simples de créer une liste à utiliser sur Microsoft Sharepoint ?

Vous pouvez enfin créer une liste moderne via Microsoft Excel.

Il suffit de sélectionner une nouvelle liste sur Sharepoint et d'importer le tableau de données qui vous intéresse à partir du fichier Excel existant.

Si nécessaire, vous pouvez apporter des modifications, par exemple changer les types de colonnes ou améliorer le graphisme en formatant les lignes et les colonnes.

Une fois la nouvelle liste téléchargée sur votre intranet, vous pouvez examiner les données et les modifier dans Excel.

Comment créer une nouvelle liste Sharepoint à partir d'un fichier excel

Vous pouvez utiliser Sharepoint et créer une liste à partir d'un fichier Excel en 6 étapes.

  1. Dans l'application Listes de Microsoft 365, sélectionnez l'élément "+ nouvelle liste", ou sur la page d'accueil du site, sélectionnez "+ nouvelle liste".
  2. Sur la page "Créer une liste", sélectionnez l'option Excel.
  3. Choisissez --> Télécharger un fichier pour sélectionner un fichier sur votre appareil ou choisissez un fichier déjà présent sur le site.
  4. Saisissez le nom de la liste.
  5. (Facultatif) Sélectionnez --> Afficher dans la barre des majuscules du site pour afficher la liste sur la page du site.
  6. Cliquez sur --> Créer.



4) Recherche intelligente dans Sharepoint : trouvez les acronymes commerciaux dont vous avez besoin

Les services de recherche au sein de l'intranet ont été améliorés.

Les utilisateurs rencontrent souvent des acronymes et des abréviations qui n'ont de sens que pour l'entreprise elle-même. Il arrive aussi qu'ils soient transférés d'un service à un autre et qu'ils se retrouvent pour la première fois face à des termes techniques encore inconnus.

Pour les aider à ne pas se perdre, la plateforme a introduit la possibilité pour les administrateurs de créer et d'insérer des définitions pour chaque acronyme à reconnaître.

Lorsque les utilisateurs individuels rencontrent un terme spécifique, ils peuvent immédiatement en rechercher la signification sur Microsoft Search pour répondre à leurs doutes.

De cette manière, il est possible de trouver des définitions spécifiques pour des termes valables uniquement dans le contexte professionnel.

Vous pouvez consulter ces avantages et d'autres avantages de la recherche intelligente avec intranet.ai ici.



5) Quick Edit sur Sharepoint : édition rapide pour vos listes intranet

Il existe deux façons de modifier un élément dans une liste Microsoft Sharepoint.

Vous pouvez modifier un seul élément dans la vue de la liste - la méthode par défaut - ou vous pouvez être encore plus productif et modifier plusieurs éléments à la fois dans la vue d'édition rapide.

Cette dernière est la fonction d'édition rapide.
 

Comment faire une modification rapide avec Quick Edit?

Il n'y a que 4 étapes pour effectuer une modification rapide.

  1. Ouvrez la liste à modifier.
  2. Dans la barre de commande de la liste, cliquez sur Quick Edit.
  3. Saisissez les informations pour chaque élément de la liste.
  4. Personnalisez vos informations en fonction de vos besoins.

Une fois les modifications apportées, cliquez sur Terminer et les modifications seront enregistrées.

Quick Edit sur Sharepoint : quoi de neuf?

Vous devez savoir que la fonctionnalité de Quick Edit est en constante évolution. Aujourd'hui encore, il y a des nouveautés qui peuvent améliorer votre expérience utilisateur.

Les voici.

  • Vous pouvez enregistrer une vue directement en "Quick Edit = édition rapide", de manière à faciliter l'insertion de contenu par vos collaborateurs.
  • Le nombre d'éléments dans la vue par défaut passe de 30 à 100.
  • Vous pouvez désormais créer de nouvelles colonnes dans ce mode, sans nécessité de revenir à la vue normale.
  • Vous pouvez ouvrir les détails des éléments et les modifier dans le panneau de droite.
  • Un bouton a été ajouté pour ajouter plus facilement un nouvel élément.
  • Vous verrez une nouvelle option de mise en page "Hauteur fixe" dans le menu déroulant Affichage.

Cette mise en page ajustera à la même hauteur toutes les rangées afin d'optimiser l'espacement vertical.

  • Vous verrez de nouvelles lignes sur la grille.

L'expérience du passage de la souris lorsque vous l'utilisez autour de la grille est très pratique.

Vous trouverez des barres colorées thématiques sur le côté des éléments de la liste et un bouton "Créer un nouvel élément" en bas du Quick Edit pour créer de nouveaux éléments en accord avec le thème que vous avez choisi.

Toutes ces innovations s'appliquent évidemment aux listes et aux bibliothèques de documents.

Quand seront-elles disponibles? D'après la feuille de route de Microsoft Sharepoint, vous pouvez constater que ces fonctionnalités sont en attente d'installation.



6) Raccourcis clavier sur Sharepoint

Une grande partie de Windows et de Microsoft 365 est navigable par le clavier et il en va de même pour Sharepoint.

Il existe un moyen de voir tous les raccourcis clavier permettant d'atteindre les pages qui vous intéressent et dont vous pouvez tirer parti lorsque vous créez du texte, naviguez dans la page ou effectuez des opérations d'annulation/rétablissement.

Il suffit de cliquer sur Shift + ? dans le mode d'édition de la page pour afficher la liste des raccourcis clavier disponibles.

Ctrl + K et Tab : en particulier sont d'énormes gains de temps.


 

7) Sauvegardé pour plus tard sur Sharepoint Online : enregistrez et lisez quand vous avez le temps

Combien de fois rencontrons-nous des contenus intéressants sur l’intranet mais que nous n’avons pas le temps de lire immédiatement?

Sharepoint a résolu ce problème en introduisant l'option "sauvegardé pour plus tard".

Sauvegardez le contenu qui vous intéresse et consultez-le tranquillement plus tard.

Ainsi, vous ne perdrez pas les informations intéressantes que vous trouvez sur votre intranet.

Les éléments que vous enregistrez peuvent être inclus dans la liste de "tous les objets enregistrés" ou répartis dans des collections en fonction de leur origine, par exemple, "Objets enregistrés par le site X".

L'introduction de telles fonctionnalités par Microsoft Sharepoint rend l'intranet de plus en plus intelligent et compatible avec vos besoins.

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Miro Radenovic

Certifié Microsoft et défenseur d'Azure, Miro a fondé Dev4Side et intranet.ai en aidant à créer une société de logiciels performante avec une grande expertise sur les technologies de collaboration et de cloud de Microsoft. Il travaille en tant que Directeur Technique pour nos solutions intranet intégrées et gère des projets avec nos clients.

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