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la tua risorsa per la intranet

Tra le tante funzionalità che aumentano la natura dinamica, coinvolgente e personalizzata della tua intranet, ne abbiamo selezionato 7 che possono davvero ottimizzare il tuo tempo e le tue performance sul lavoro.  

Tra queste ci sono:

  • Pubblicazioni pianificate e condivise in automatico 
  • Visualizzazione in anteprima delle pubblicazioni 
  • Tastiera intelligente  

Pronto a scoprire anche le altre? Iniziamo  

1) SharePoint Online pianifica e pubblica in automatico i tuoi contenuti 

Se hai la necessità di pubblicare una news, un post, una pagina o qualsiasi altro contenuto puoi pianificare la sua pubblicazione da qualsiasi dispositivo.  
Imposta il giorno e l’ora che desideri e SharePoint lo condividerà in automatico.  

Non avere paura.   

Se vuoi fare modifiche prima della pubblicazione puoi sempre farle.  
In questo modo avrai il massimo del controllo nella condivisione dei contenuti nella tua intranet.  

Quando sarà disponibile?  

Lo è già da luglio 2020. 

Microsoft SharePoint l’ha installata in tutti i tenant in Target Release.  

  

visualizza anteprima

2) Visualizza in anteprima ciò che pubblichi sulla intranet aziendale

SharePoint aggiunge ancora più funzionalità per ottimizzare la tua esperienza all’interno della intranet.  

Quando devi pubblicare, aggiornare, pianificare qualcosa su una piattaforma c’è sempre il dubbio che una volta cliccato il pulsante “pubblica” qualcosa non vada come da pianificato.  

SharePoint Online elimina ogni preoccupazione del genere e mette a disposizione l’opzione di visionare l’anteprima di ciò che vuoi pubblicare nella tua intranet.  

In miniatura viene infatti mostrata l’anteprima della news che vedranno poi tutti gli utenti della intranet all’interno della home page, così da accertarti che tutto sia al posto giusto.   

qualcosa in più

In aggiunta, il pannello dell’anteprima permette di visionare i dettagli della pagina nella quale si pubblica così da poterli eventualmente modificare.  

La visualizzazione in anteprima determina il successo della tua pubblicazione.

3) Excel per SharePoint: la creazione delle liste sulla intranet è immediata 

Vuoi conoscere uno dei modi più facili per creare una lista da utilizzare su SharePoint?  

Finalmente puoi creare una lista moderna tramite Microsoft Excel.  

Basta selezionare la creazione di una nuova lista su SharePoint e importare la tabella di dati che ti interessa dal file già esistente di Excel.  

Se ne hai bisogno, possono essere apportate eventuali modifiche come cambiare i tipi di colonna o migliorare la grafica formattando righe e colonne.  

Una volta caricata sulla tua intranet la nuova lista, quando vorrai potrai revisionare i dati e modificarli su Excel.  

 

lista excel su sharepoint

Come creare un nuovo elenco su SharePoint da un file excel

Puoi creare su SharePoint una lista da un file Excel in 6 step. 

  1. Nell'app elenchi in Microsoft 365 seleziona la voce “+ nuovo elenco” o nella Home page del sito seleziona “+ nuovo elenco “.   
  2. Nella pagina “Crea un elenco” seleziona l’opzione Excel. 
  3. Scegli --> Carica file per selezionare un file nel dispositivo oppure scegli un file già presente nel sito. 
  4. Immetti il nome del'elenco. 
  5. (Facoltativo) Seleziona --> Mostra nella barra di spostamento del sito per visualizzare l'elenco nella pagina del sito.  
  6. Fai clic su --> Crea. 

4) Ricerca intelligente su SharePoint: trova gli acronimi aziendali di cui hai bisogno 

I servizi di ricerca all’interno della intranet sono stati potenziati.  

Gli utenti spesso in azienda si imbattono in acronimi e abbreviazioni che hanno un senso solo all’interno dell’azienda stessa.  

Oppure può capire che vengano trasferiti da un’area all’altra e si ritrovino per la prima volta davanti termini tecnici ancora sconosciuti.  

Per aiutarli a non perdersi, la piattaforma ha introdotto la possibilità per gli amministratori di creare e inserire definizioni per ogni acronimo da riconoscere.  

Quando infatti i singoli utenti si imbattono in un termine specifico, può cercare subito il suo significato su Microsoft Search, così da rispondere ai suoi dubbi.  

In questo modo si riescono a trovare definizioni specifiche per termini validi solo nel contesto aziendale. 

5) Quick Edit su SharePoint: modifica rapida per le tue liste sulla intranet

Esistono due modi per modificare un elemento in un elenco di Microsoft SharePoint.  

È possibile modificare un singolo elemento in visualizzazione elenco, ovvero il metodo predefinito oppure puoi essere ancora più produttivo e modificare più elementi in una volta nella visualizzazione di modifica rapida. 

Quest’ultima è la funzionalità Quick Edit. 

Come fare una modifica rapida con Quick Edit? 

Ci sono solo 4 step per fare una modifica rapida. 

  1. Aprire l'elenco da modificare. 
  2. Nella barra dei comandi dell'elenco fare clic su modifica rapida.
  3. Immettere le informazioni per ogni elemento dell'elenco.
  4. Personalizza le informazioni in base alle tue esigenze. 


Al termine della modifica delle informazioni, fai clic su fine e avrai ottenuto le tue modifiche.

Quick Edit su Sharepoint: le novità


Devi sapere che la funzionalità di Quick Edit è in continua evoluzione, infatti anche adesso ci sono alcune novità che possono aiutare la tua user experience

Eccole qui. 

  • Puoi salvare una visualizzazione direttamente in “quick edit”, così da facilitare l’inserimento dei contenuti da parte dei tuoi colleghi. 

 

  • Il numero di elementi nella view di default passa da 30 a 100. 

 

  • Ora puoi creare anche nuove colonne in questa modalità, senza ritornare alla view normale.

 

  • Puoi aprire i dettagli degli elementi e modificarli nel pannello di destra.

 

  • E’ stato aggiunto un pulsante per aggiungere più facilmente un nuovo elemento.

 

  • Vedrai una nuova opzione di layout "Altezza fissa" nel menu a discesa della vista.
    Questo layout regolerà l'altezza di tutte le righe alla stessa altezza per ottimizzare la spaziatura verticale.

 

  • Vedrai nuove linee sulla griglia.  
    L''esperienza al passaggio del mouse quando lo utilizzi intorno alla griglia è comodissima. 
    Trovi barre colorate a tema sul lato degli elementi dell'elenco e un pulsante "Crea nuovo elemento" nella parte inferiore della modifica rapida per la creazione di nuovi elementi in linea con il tema che hai scelto. 
     

Tutte queste novità valgono ovviamente sia per liste che per librerie di documenti. 

Quando saranno disponibili? 

Dalla roadmap di Microsoft SharePoint si vede che queste funzionalità sono in fase di installazione. 

tastiera scorciatoie

6) Scorciatoie da tastiera su SharePoint

Gran parte di Windows e Microsoft 365 è navigabile tramite tastiera e così lo è anche SharePoint.  
C'è un modo per vedere tutte le scorciatoie da tastiera per raggiungere le pagine che ti interessano e che puoi sfruttare durante la creazione di testo, la navigazione nella pagina o l'esecuzione di operazioni di annullamento / ripetizione. 

Basta fare clic su Shift + ? in modalità di modifica della pagina per visualizzare un elenco delle scorciatoie da tastiera disponibili.  

Ctrl + K e Tab : in particolare sono enormi economizzatori del tempo

Saved for later su SharePoint Online: salva e leggi quando hai tempo

Quante volte capita di imbatterci in contenuti interessanti all’interno della intranet ma non avere il tempo di leggerle immediatamente?   

SharePoint ha risolto questo problema introducendo l’opzione “saved for later” ovvero salva il contenuto che ti interessa e guardalo con calma in un secondo momento.  

In questo modo non perderai più le informazioni interessanti che trovi sulla tua intranet.  

Gli elementi che salvi puoi inserirli nell’elenco “tutti gli oggetti salvati” o distribuirli in delle raccolte secondo la loro provenienza, ad esempio “Oggetti salvati da X sito”.  

Microsoft SharePoint introducendo funzionalità come questa rende l’intranet sempre più intelligente e compatibile con le tue esigenze.

Sei pronto a portare il tuo workplace a un altro livello?

Dopo aver scoperto queste 7 funzionalità che possono semplificarti il lavoro, torna su risorse utili e scopri gli articoli che possono aiutarti a creare ciò di cui hai bisogno per migliorare la comunicazione interna della tua azienda.

autore

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.