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la tua risorsa per la intranet

In questo articolo affrontiamo l’esperienza della digitalizzazione aziendale durante la pandemia COVID 19, con particolare riferimento alle risorse umane. 

Durante la lettura ti daremo informazioni dunque su questi punti: 

  • Come gli HR possono potenziare il loro lavoro da remoto  
  • Quali sono i benefici della intranet per le risorse umane 

Pronto per ottimizzare il tuo smart working? 

Iniziamo. 

Smart working anche per le risorse umane 

Nell’attuale mondo del lavoro la percentuale di persone che lavora in smart working supera già i 4 milioni in italia.  

Mentre quindi i dipendenti si adattano davanti il loro laptop alle nuove funzionalità di piattaforme online che garantiscono l’efficacia sul lavoro a distanza, per le risorse umane quali sono i risvolti? 

Come può performare da remoto un lavoro intrinseco di contatto umano? 

Al contrario di come potrebbe sembrare, questa condizione non risulta affatto limitante bensì potenziante se davanti gli occhi di ogni HR c’è una piattaforma intelligente in grado di comprendere, ottimizzare e prevedere i comportamenti delle risorse umane. 

Fino ad adesso, la intranet si è dimostrata lo strumento più in linea con queste esigenze. 

Perché? 

Perché si presenta letteralmente come la porta d’entrata della tua azienda. 

È uno strumento di lavoro a tutti gli effetti e non fa altro che in disparati modi innovativi potenziare e facilitare i processi aziendali. 

Ovviamente tra i processi aziendali, non possono mancare quelli che ruotano attorno alla grande sfera portante delle risorse umane. 

Vediamo quindi nel concreto alcuni dei tanti modi in cui la intranet può agevolare il lavoro HR. 

welcome portal

Welcome portal: un benvenuto avvincente anche a distanza

Anche a distanza il processo di assunzione in molti casi non si ferma, di conseguenza le risorse umane devono avere pronto uno strumento in grado di guidare e non lasciare a sé i neoarrivati. 

Il primo approccio con l’azienda per ogni dipendente è determinante per cui la intranet può riservarti un’area specifica in cui convogliare tutte le informazioni a loro utili. 

Ad esempio, la mission, la cultura dell’azienda, i dettagli sul proprio ruolo, il dipartimento di appartenenza, i colleghi con relativa possibilità di contattarli e così via. 

In questo modo troveranno tutte le risposte alle loro domande iniziali e saranno stimolati a interagire direttamente con le persone della loro nuova organizzazione. 

Ricordiamo infatti che una intranet funzionale con la massima possibilità di crescita è quella che pone al centro il coinvolgimento dei dipendenti. 

Il coinvolgimento genera utenti consapevoli e soddisfatti. 

Job posting: intranet e risorse umane

Una delle mansioni delle risorse umane è quella di reclutare nuove persone per delle posizioni specifiche. 

Perchè però ricorrere subito a una ricerca esterna quando la risposta potrebbe provenire già dall’interno dell’azienda? 

Non capita di rado, infatti, che un dipendente possa trovarsi meglio con una mansione differente. 

La funzionalità di job posting all’interno della intranet permette infatti di indagare e verificare eventuali disponibilità interne, ancora prima di cercare fuori dall’organizzazione. 

Ogni dipendente ha sempre così a portata di click un elenco delle possibilità di cambio mansione, le relative scadenze per presentarsi e i requisiti del nuovo ruolo. 

A loro volta le risorse umane possono avere a disposizione un’area di gestione delle candidature, in cui ricevere i profili di tutti i colleghi che hanno deciso di proporsi per le specifiche posizioni aperte. 

Per valutare le candidature gli HR possono far riferimento a un altro strumento della intranet all’avanguardia: l’area “My Profile”. 

Quest’ultima è una sezione personale in cui ogni dipendente tiene il suo curriculum digitale in azienda sempre aggiornato e lo riempie con contenuti vari ed esaustivi per la valutazione come interviste, traguardi, foto, corsi di formazione e tutto il resto delle informazioni che si ritiene utili da condividere in azienda. 

planner e lists

Visualizzare gli obiettivi annuali

La intranet ha la possibilità di offrire alle risorse umane strumenti ideali per monitorare gli obiettivi aziendali e personali di anno in anno. 

Che siano qualitativi o quantitativi, una volta assegnati dai superiori e confermati dalle risorse umane, gli obiettivi possono apparire in ogni area personale del dipendente, così da aver ben chiari i punti su cui i dipendenti devono focalizzarsi e comprendere i loro termini di crescita. 

I percorsi verso determinati traguardi del dipendente possono essere seguiti attentamente facendo aggiungere nell’area personale informazioni o attività propedeutiche a tali conseguimenti, così da offrire al proprio capo diretto e alle risorse umane una visione costantemente aggiornata. 

Ad oggi sono presenti sul mercato diverse piattaforme di performance management, ma puntare ad avere un punto unico per le risorse umane in cui trovare tutte le informazioni di progresso e non dei dipendenti è sicuramente un plus. 

Quindi se usi un tool esterno per gestire gli obiettivi dei colleghi in azienda, ti consiglio di valutare un’integrazione con la intranet, con l’obiettivo di dare al dipendente un punto unico in cui trovare le comunicazioni, i documenti di lavoro e un accesso rapido ai propri target annuali

 

Sondaggi e segnalazioni anonime sulla intranet

Le risorse umane sono la sfera portante per la gestione del benessere dell'azienda quindi comprendere le esigenze e la vita aziendale dei dipendenti è fondamentale per ottenere risultati redditizi. 

Monitorare i feedback di chi lavora nell’organizzazione permette sicuramente di avere un quadro completo sulle dinamiche al suo interno. 

La intranet offre infatti alle risorse umane un modo efficace per ottenerli. 

Periodicamente possono essere somministrati sulla piattaforma dei brevi sondaggi con 2/3 domande aperte o chiuse, utilizzando anche eventuali scale di valori per indagare come è andata la settimana, il lavoro in team e individuale. 

Attraverso comunicazioni rapide del genere ogni due settimane, le risorse umane si accertano che i dipendenti siano sempre ingaggiati e mai abbandonati a loro stessi. 

Per completare il lavoro che i sondaggi iniziano, si può tenere sempre a disposizione la possibilità di effettuare delle segnalazioni anonime da parte dei dipendenti. 

In questo modo non possono sfuggire alle risorse umane dettagli importanti della vita aziendale che solo un anonimato permette di rivelare. 

Formazione coinvolgente sulla intranet

Formazione coinvolgente sulla intranet

La formazione attraverso la intranet può essere resa più coinvolgente.  

Le risorse umane possono infatti stimolare grazie a metodologie innovative sulla piattaforma la diffusione della formazione nella vita aziendale

La richiesta da parte dei dipendenti di contenuti formativi, il conseguimento di titoli, corsi di formazione, eventuali feedback che migliorano i servizi formativi possono essere premiati dando il via sulla intranet a una raccolta punti per il raggiungimento di obiettivi come la concessione di un badge virtuale.  

Ogni successo del genere raggiunto può essere visualizzato nell’area “My profile” dell’utente o reso pubblico anche nella rubrica aziendale.  

In questo modo gli HR, una volta stimolate queste iniziative, possono ascoltare attivamente le richieste formative necessarie ai dipendenti garantendo così una crescita professionale di loro interesse ma sempre lineare con le esigenze aziendali. 

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.