Cosa troverai in questo articolo
- Che cos'è una intranet aziendale
- Dove vengono archiviati i dati
- Quali strumenti di lavoro puoi usare nella intranet
- Perché si pone sempre più l'accento sulla cultura aziendale
Cos'è una intranet aziendale
Una intranet è una rete disponibile solo per un gruppo specifico di persone.
Una intranet aziendale, di conseguenza, è una rete accessibile solo ai dipendenti di una determinata azienda.
Nel corso degli anni, la intranet aziendale ha significato qualcosa di piuttosto specifico.
Le intranet aziendali sono sistemi che permettono una migliore comunicazione e collaborazione.
Spesso vengono utilizzate dall'azienda come archivio centrale di informazioni e forniscono funzionalità di gestione dei progetti e reportistica.
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Molte intranet offrono un'elevata flessibilità nelle funzioni disponibili.
Ad esempio, alcune consentono alle aziende di distribuire materiale di formazione sotto forma di video o testo.
Altre, invece, mettono a disposizione dei manager e dei test per assicurarsi che i dipendenti ricevano i documenti in modo efficace.
Altre ancora includono funzionalità come videoconferenza, gestione dei contenuti, supporto alle vendite, emissione di ticket e rilevamento dei problemi.
Con tutte queste possibilità, è difficile determinare cosa definisce una intranet aziendale. In generale, tutte le intranet svolgono il compito principale di archiviare e distribuire le informazioni nelle organizzazioni. E con funzionalità più mirate e interfacce più piacevoli semplificano il lavoro dei manager.
1. Database unico
L'idea di un singolo database deriva dalla progettazione delle informazioni: i dati vengono archiviati una sola volta.
Esempio: l'azienda dispone di un documento sul flusso di lavoro per l'abilitazione delle vendite.
Se non esistesse un'unica fonte, i team di marketing e vendita potrebbero entrambi avere una copia di quel documento.
Se il team di marketing aggiorna il documento ma si dimentica di comunicarlo al team di vendita, si avranno testi diversi.
Il risultato? Incomprensioni e rallentamento del lavoro.
Con un'unica fonte, esiste una sola copia per i gruppi di lavoro. Uffici o dipartimenti diversi possono vedere ogni cambiamento nei documenti.
Perciò alla domanda perché hai bisogno di una intranet aziendale? Ecco una prima risposta: funzionalità del genere come quelle di reporting consentono di verificare e monitorare l'efficacia del servizio che offre l'azienda promuovendo una continua evoluzione.
I report sono strumenti di lavoro che indicano ai manager quando vengono utilizzati i documenti, quando vengono modificati e quali contenuti vengono condivisi.
2. Comunicazione e collaborazione con la intranet aziendale
Gli strumenti digitali di comunicazione interna aziendale sono diventati onnipresenti.
In precedenza, lo svantaggio più significativo di questi strumenti consisteva nell'essere scollegati dagli altri strumenti e applicazioni aziendali.
Oggi, invece, piattaforme come Microsoft 365 sono direttamente connesse al cloud storage.
La intranet aziendale spesso include metodi di comunicazione aggiuntivi per ottimizzare i flussi di lavoro.
Oltre alla messaggistica in tempo reale, puoi accedere alle videoconferenze, alle chiamate audio, ai commenti sui file e altro ancora.
I commenti sui file possono integrarsi anche con altre funzionalità di collaborazione.
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La maggior parte delle intranet aziendali consente a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, permettendo la collaborazione in tempo reale e in qualsiasi momento anche quando i dipendenti non si trovano in ufficio.
Inoltre, alcuni pacchetti di intranet aziendale possono:
- incorporare applicazioni per tenere traccia delle modifiche
- rivedere i flussi di lavoro
- le autorizzazioni che aumentano le funzionalità del software e favoriscono il lavoro di squadra.
Quindi: perché hai bisogno di una intranet aziendale?
Quando questi strumenti di lavoro sono combinati con quelli di collaborazione di terze parti, i dipendenti possono rimanere in stretto contatto quando lavorano insieme su un progetto, garantendo una maggiore efficacia dei risultati.
3. Reporting con la intranet aziendale
Quando devi gestire molte persone all'interno dell'azienda, è difficile tenere essere aggiornati su con quello che fanno tutti.
Potresti non renderti conto che una dipendente o un gruppo di lavoro è rimasto indietro con l'esecuzione del lavoro, o ci sono state difficoltà in qualche fase dell'attività.
Le moderne soluzioni intranet aziendali consentono a manager e dirigenti di vedere a colpo d'occhio cosa sta succedendo a ogni dipendente nei loro team.
Le intranet aziendali si concentrano sulla gestione dei progetti, il completamento delle attività, l'allocazione di risorse e di carichi di lavoro.
Altri sistemi intranet, invece, si concentrano maggiormente sulla produzione di diversi tipi di report.
Questi rapporti offrono ai manager una visione completa dell'efficacia dei contenuti archiviati nel sistema.
Quindi: perché hai bisogno di una intranet aziendale? Le moderne intranet aziendali consentono ai manager di monitorare il modo in cui i dipendenti stanno crescendo all'interno dell'azienda e le competenze di cui hanno bisogno per diventare più autosufficienti e produttivi.
4. Gestione dei progetti
I software per la gestione dei progetti mantengono i team coordinati.
La intranet aziendale unisce comunicazione, collaborazione e reportistica per facilitare ai manager il monitoraggio digitale dello stato di avanzamento dei progetti.
Molte delle funzionalità di gestione dei progetti sono correlate alla gestione delle risorse.
Le attività possono essere assegnate a membri specifici del team con le scadenze, creare diagrammi o calcolare carichi di lavoro.
Perché hai bisogno di una intranet aziendale quindi?
Una intranet aziendale moderna consente ai manager di organizzare i propri team per la massima efficienza.
I manager possono vedere in qualsiasi momento e ovunque si trovino i lavori incompleti e riassegnare o riorganizzare le attività.
Saranno sempre direttamente coinvolti in tutto il processo di lavoro!
5. Cultura aziendale
Le aziende stanno ponendo sempre più l'accento sulla cultura aziendale.
I team di dipendenti guidati da valori e missioni sono un grande contributo alle imprese.
Le aziende devono rimanere in stretta comunicazione con i propri dipendenti per modellare la cultura aziendale e aumentare la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti.
Molti sistemi digitalizzati, come SharePoint, forniscono ai dipendenti dashboard o home page che evidenziano le comunicazioni di dirigenti, newsletter e altre informazioni aziendali.
Anche in questo caso, perché hai bisogno di una intranet aziendale? Un portale intranet che garantisce questo tipo di informazioni mantiene i dipendenti coinvolti nelle attività generali dell'azienda.
La cultura aziendale potenziata e diffusa attraverso la intranet aziendale diventa essenziale soprattutto se i team sono dislocati in diversi fusi orari, paesi e continenti.
Se vuoi migliorare il flusso di informazioni nella tua azienda, ci sono moltissime e avanzate opzioni tra cui scegliere. Una intranet aziendale eccellente può migliorare in modo significativo l'apprendimento, lo sviluppo, la collaborazione, la cultura aziendale.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Microsoft 365 dal 2010.
Giuseppe è il fondatore di intranet.ai e uno dei massimi esperti in Italia per tutto ciò che riguarda Microsoft 365. Da anni, aiuta le aziende a creare il proprio ambiente di lavoro digitale sul cloud di Microsoft, curando l'esperienza delle persone.
