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Cms intranet: cosa è

La intranet è una rete interna privata accessibile solo dai membri di un'azienda.
Il suo obiettivo è quello di favorire la comunicazione e la collaborazione inclusa la gestione di tutti i contenuti che circolano in azienda.
Il cms intranet è il sistema che aiuta in ogni fase di questo processo, dalla creazione alla pubblicazione dei materiali, all'aggiornamento e all'archiviazione centralizzata.

Vediamo 6 funzionalità del cms intranet che potenziano la gestione e la circolazione delle informazioni.

1) News aziendali e di servizio

La intranet è nata per la comunicazione interna in azienda. 

Con un buon sistema intranet i processi di circolazione e gestione delle informazioni diventano più snelli e garantiscono la giusta ricezione da parte di tutta l'azienda. 

All’interno del tuo portale intranet puoi infatti fare varie tipologie di comunicazioni e gestirle facilmente: ci sono le news che parlano dell’azienda stessa, dei suoi risultati o di specifiche sue iniziative.
Queste sono solitamente chiamate le “news corporate”.

Ci sono poi news di servizio, che tipicamente hanno contenuti relativi alla vita quotidiana in azienda: i giorni di chiusura, le scadenze importanti, le modifiche degli orari della mensa o dei trasporti, e chi più ne ha più ne metta. 

Tutti i dipendenti saranno sempre sincronizzati con i ritmi dell'azienda e i contenuti che circolano saranno ben collocati senza perdersi nel grande flusso informativo dell'organizzazione.

notifiche push

2) Notifiche push

Quando i contenuti sono tanti, l'utente può confondersi e rischiare di perdere dei pezzi.

Il cms intranet a fianco agli “alert”, colloca il meccanismo vincente delle notifiche push per sviluppare una intranet sempre più vicina all’utente. Attraverso queste notifiche è possibile inviare comunicazioni come le news corporate aziendali e quelle di servizio direttamente alla postazione del dipendente.

Qual è il vantaggio? Non è più il dipendente che cerca nella piattaforma i contenuti di cui ha bisogno con il rischio che possa sfuggirgli qualcosa di importante, ma sono i contenuti stessi che lo raggiungono assicurandogli di essere sempre al passo con l’azienda. 

 

3) Tag delle news

Attribuire dei tag ad ogni news significa etichettarla per argomenti. Già è possibile intuire come questo strumento possa migliorare la gestione e il reperimento dei contenuti.

La comunicazione viene targettizzata con facilità per ogni cms content e risulta anche più semplice ricercare le comunicazioni o tenersi aggiornato con le informazioni che arrivano dall’azienda. 
All’interno dell’area delle news aziendali o delle news di servizio puoi pubblicare il famose “tag cloud”, per vedere quali sono i tag più utilizzati in azienda. 

Attraverso l’uso dell’intelligenza artificiale come nel caso di intranet.ai, puoi inoltre automatizzare il processo di assegnazione dei tag ai contenuti così da agevolare la creazione di contenuti nella intranet e la loro ricezione dagli utenti stessi. 

 

4) Visualizzazione dei contenuti filtrata

A partire da un qualsiasi tipo di contenuto come news, documenti, applicazioni aziendali o eventi, il management system intranet può dare la possibilità all’utente di ricevere una versione filtrata di questi oggetti per far sì che lui riesca velocemente a identificare tra tutte le informazioni che l'azienda propone quelle più utili al caso suo permettendogli ad esempio di scegliere i tag di interesse. 

La visualizzazione di questi contenuti filtrati può essere inserita nella home page o nell’area personale in sezioni apposite e può essere l’utente stesso a scegliere questa opzione e cosa preferisce visualizzare in primo piano. 

 

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collaborazione in azienda

5) Alert per contenuti mancanti

I tuoi colleghi non trovano quello di cui hanno bisogno? Fai in modo che sia la intranet a segnalartelo. 

È possibile, infatti, pensare di aggiungere degli alert che vengono inviati all’amministratore della intranet quando più persone cercano le stesse parole ma non trovano dei risultati. 

Tramite l'invio di una mail, una notifica push o un report a fine giornata, chi gestisce la intranet può capire subito quali sono le azioni da effettuare per migliorare i contenuti del portale e le possibilità di ricerca. 

 

 

6) Monitorare le ricerche

Una buona intranet content management system non fa mancare alla tua azienda i giusti mezzi di monitoraggio per i contenuti circolanti.
Questi strumenti permettono di salvare tutte le chiavi di ricerca che vengono usate dagli utenti finali e visualizzare per ognuna se sono stati restituiti dei risultati o meno.  

Questa metrica con le search functions è molto importante perché se anche solo un utente cerca un contenuto e non lo trova con specifiche parole chiave, chi gestisce i materiali della intranet può fare in modo che la prossima ricerca ritorni dei risultati modificando opportunamente i contenuti della intranet. 

In aggiunta, hai modo di capire tra tutti i contenuti quali sono di più utilità e metterli in risalto in home page o facilitarne la navigazione.

 

Altri plus della intranet

Nella intranet puoi inseire le comunicazioni aziendali, i documenti necessari per il lavoro di tutti i giorni come:

  • i template
  • brochure
  • le procedure tipiche aziendali
  • informazioni che servono all’azienda a sincronizzarsi con il dipendente e viceversa.

E' possibile inoltre pubblicare a favore di ogni dipartimento tutto ciò che serve per rafforzare la struttura aziendale, la mission, i valori e l’identità necessaria per coinvolgere i lavoratori.  

Network e coinvolgimento

L'employee engagement porta risultati più performanti nella vita dell'impresa.

La intranet vive attorno al dipendente fornendogli tutti i mezzi di cui ha bisogno per amplificare il senso di appartenenza all'azienda.

Oltre a farlo rimanere continuamente connesso con l'organizzazione attraverso news aziendali, avvisi, comunicazioni o discussioni intra-aziendali, può anche aumentare le misure del suo network facendolo entrare in comunicazione con i colleghi di tutte le aree facilmente.

Ogni dipendente viene inserito in una classica rubrica telefonica tramite la quale è possibile reperire informazioni personali come i suoi contatti, interessi, le sue esperienze pregresse e le competenze tecniche e non. Le persone in azienda in questo modo possono stabilire un network aziendale più solido e usufruire di una comunicazione sempre più fluida.

 

Flussi di lavoro veloci

In aggiunta la intranet è il posto adatto in cui l’azienda può inserire e pubblicare tutti quelli che sono i servizi al dipendente. 

I processi di business vengono digitalizzati in maniera intelligente e resi usufruibili all’interno della intranet. 

Nella sua area personale l'utente può visionare le sue buste paga non solo passate ma anche prossime, effettuare richieste come quelle delle ferie, le richieste di viaggio comprese di nota spese, le richieste di smartworking, e il relativo calendario. 

Ambiente di lavoro potenziato

La intranet, quindi, rappresenta per ogni persona in azienda una porta di entrata all’interno del mondo digitale del lavoro con tutte le sue implicazioni postive. L’ambiente che si ritrova tra le mani è uno spazio di lavoro potente, in cui l’accesso alle informazioni per il suo lavoro quotidiano o i processi aziendali che necessita seguire si raggiungono con la metà del tempo e a un battito di click. 

 

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.