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Digitalizzazione dei documenti

I documenti in ogni organizzazione sono il motore del lavoro. 

In quanto tale devono essere resi disponibili e conservati nelle maniere più efficienti possibili.  

La intranet è lo strumento che organizza i documenti e li fruisce con immediatezza e fluidità a chi li richiede. 

Vediamo le opportunità che intranet.ai offre alle aziende per la digitalizzazione dei documenti

Company documents

Intranet. Ai per garantire che i processi di ricezione delle informazioni siano funzionali e immediati ha sviluppato la funzionalità Company Documents.

Con questo strumento è possibile raccogliere e classificare con l’impiego dell’intelligenza artificiale ogni documento. 

L’obiettivo è quello di eliminare la perdita di tempo nella ricerca dei materiali di lavoro poiché a sua volta si traduce in perdita anche di denaro. 

Questa risorsa nella intranet rappresenta infatti uno strumento economizzatore del tempo che mira a rendere le attività lavorative più proficue. 

Con la digitalizzazione dei documenti i dipendenti hanno a disposizione una biblioteca digitale. 

Basta scegliere la categoria del documento utilizzando la ricerca a testo libero e selezionare il contenuto desiderato. 

digitalizzazione

Ricerca intelligente ma semplice

Intranet.ai colloca i documenti della tua azienda in un archivio digitale ben organizzato facile da visualizzare. Il sistema è perfettamente integrato con le tassonomie e termini di Microsoft 365, sinonimo di qualità e alta tecnologia. Puoi scegliere la struttura che preferisci per i tuoi file, così da poter unire i dati anche di diverse raccolte. Le modalità di ricerca sono facili e immediate da impiegare, i dipendenti non possono riscontrare alcun tipo di difficoltà, pensa tutto la intranet.

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Categorie e tag

Tutti i documenti sono suddivisi in categorie e tag che consento il loro reperimento veloce. 

Con queste funzionalità puoi scegliere la modalità con cui classificare i tuoi documenti digitalizzati così da avere un sistema ordinato in base alle esigenze aziendali. 

Cataloga quindi documenti del sistema qualità, informative per la clientela, documenti riservati a ruoli e a dipartimenti diversi, regolamenti e circolari interne, manuali e altri moduli per velocizzare i processi aziendali. 

Company documents unisce inoltre come già accennato sopra, i dati anche di diverse raccolte documenti di SharePoint come quelle appartenenti a dipartimenti diversi. 

Questo è un ottimo modo per coinvolgere persone di diversi dipartimenti nella pubblicazione dei loro contenuti sull'intranet. 

digitalizzazione intranet

File preferiti dal dipendente

In quanto strumento che evita le perdite di tempo, company documents aiuta il dipendente a raggiungere i suoi file preferiti/ più frequenti. Una volta selezionati crea delle scorciatoie per farglieli raggiungere in un click. 

Ci sono infatti moduli o procedure che i lavoratori hanno bisogno di avere a portata di mano come se li avessero a disposizione sulla loro sulla scrivania, già pronti. 


Ultimi documenti in evidenza 

Questa funzionalità ha anche l’obiettivo di tenere il dipendente costantemente aggiornato e al passo con le dinamiche aziendali. 

Per questo gli mostra gli ultimi documenti condivisi sulla intranet come impostazione predefinita. 

Significa quindi che in un attimo gli utenti possono accedere alle ultime informazioni condivise dall’organizzazione. 

Più i lavoratori sono informati, più efficiente è il loro operato. 

 

Indicizzare i contenuti 

Per garantirti uno strumento appositamente creato per semplificare la visualizzazione del materiale aziendale, company document usufruisce delle funzionalità di SharePoint. 

Come già accennato prima, Intranet.ai è costruita con le stesse tecnologie di SharePoint e Microsoft 365, di conseguenza permette una intranet perfettamente integrata con le loro piattaforme. 

Questo significa che anche nel caso della digitalizzazione dei documenti l’azienda si serve delle funzionalità di Microsoft che analizzano le parole nel contenuto di un documento e le indicizzano per la tua ricerca. 

Il risultato è che basta inserire una parola chiave del materiale desiderato nella barra di ricerca e la funzion

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Miro Radenovic

Certificato Microsoft e Azure advocate, Miro ha fondato Dev4Side e intranet.ai contribuendo a creare un'azienda di software performante con elevate competenze sulle tecnologie di collaborazione e cloud di Microsoft. Lavora come CTO per le nostre soluzioni intranet integrate e gestisce i progetti con i nostri clienti aziendali.