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Digitalizzazione: la intranet è la soluzione

Cosa porta la digitalizzazione in azienda? 

Nell’attuale panorama che promuove la diffusione dello smartworking è bene chiederselo per assicurarsi di non rallentare i processi aziendali, ma bensì potenziarli. 

La intranet è lo strumento di lavoro quotidiano per eccellenza, che con un mix di possibilità all’avanguardia permette alla tua azienda di cogliere i vantaggi della digitalizzazione. 

La comunicazione e la collaborazione aziendale

Digitalizzare il lavoro significa anche digitalizzare la comunicazione e la collaborazione

Ogni processo che viene digitalizzato porta nuovi vantaggi e opportunità, e la comunicazione e la collaborazione non fanno eccezione. 

Digitalizzarle significa potenziarle. 

La intranet aziendale può aiutarti a ritrovare i dipendenti in un unico ambiente e a coinvolgerli, con lo scopo di collaborare, ricevere informazioni personalizzate per migliorare il proprio lavoro quotidiano e aumentare le interazioni. 

Se ancora hai un utilizzo elevato della posta elettronica in azienda, la intranet ti da un modo per diminuirlo, offrendo strumenti di collaborazione avanzati e social network per discutere, scambiarsi e condividere documenti e idee. 

digitalizzazione

Come viene stimolata la comunicazione

Lo scambio di informazioni risulta molto più fluido, protetto e completo. La comunicazione viene stimolata attraverso: 

- discussioni 

- organizzazione di eventi in streaming 

- pubblicazione di articoli informativi 

- la circolazione di notizie aziendali 

- condivisioni tramite strumenti sociali  

- sezioni di FAQ che aiutano a risolvere eventuali dubbi del lavoratore. 

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I vantaggi della digitalizzazione della ricerca con la intranet

Sai quanto tempo e denaro in azienda si sprecano per la ricerca di informazioni necessarie per lavorare? 

Ecco i dati. 

Dipendenti insoddisfatti delle funzioni di ricerca nella intranet

2%
la percentuale di dipendenti soddisfatti dei risultati di ricerca nella intranet

Lunghi tempi di ricerca delle informazioni necessarie

21 min 41 sec
il tempo medio giornaliero per la ricerca di documenti o informazioni essenziali per il lavoro

Ricerche nella intranet senza risultato

24
il numero medio di ricerche giornaliere nella intranet che non producono risultati

Il tempo perso a cercare documenti è un costo per l'azienda

4,000 €/mese

il costo medio per il tempo perso a ricercare contenuti nella intranet

Una intranet trasforma in digitale la tua azienda fungendo da economizzatore del tempo. 

Centralizza e organizza tutti i contenuti in modo coerente e facilmente accessibile. 

Offre una strategia digitale in cui reperire documenti, liste, directory aziendali e tutto ciò che facilita la disponibilità immediata delle risorse. 

La fruibilità della tecnologia influisce direttamente sulla produttività dei dipendenti. 

Restituisce infatti, all’utente ciò di cui ha bisogno e lo fa in maniera approfondita. 

Per il dipendente la piattaforma digitale diventa così uno strumento facilitatore del lavoro. 

Il tempo guadagnato da ogni ricerca può investirlo nelle attività lavorative. 

Ecco uno dei motivi per cui la intranet rende i processi aziendali più performanti e quindi più profittevoli. 

digitalizzazione intranet

Employee engagement 

Perché i social hanno così tanto successo? 

Perché permettono alle persone di accedere a informazioni personalizzate sulla base dei propri bisogni e perchè le discussioni sono incentrate sui temi di interesse delle singole persone. 

La intranet è incentrata sull’utente e segue esattamente questa linea di azione. 
I dipendenti possono infatti interagire con le informazioni di loro interesse in tempo reale e in qualsiasi modo essi vogliano.

L'interazione

Bastano alcuni tocchi sullo schermo per scrivere e ricevere feedback immediati. 

Le persone, in questo modo, sono invogliate a partecipare attivamente alle discussioni della realtà aziendale poiché ricevono e a loro volta contribuiscono a uno scambio di informazioni produttivo e coinvolgente. 

Un’intranet aziendale fornisce a tutti i dipartimenti gli strumenti comunicativi e sociali, dando la possibilità di: 

  • Creare dei sondaggi 
  • Condividere informazioni tramite un blog 
  • Sezioni per riconoscere i talenti e i successi aziendali, e per premiarli 
  • Condividere la cultura aziendale 
  • Raccogliere idee per la salute dell’azienda

I processi aziendali

Digitalizzare la tua azienda significa anche avere la possibilità di automatizzare processi aziendali, flussi di lavoro e altre attività.  

Semplifichi la vita e il lavoro dei dipendenti, ottenendo risultati accurati come solo dei robot sanno fare. 

Risparmi tempo e previeni errori futuri. 

Puoi impostare notifiche da inviare in caso di ritardo nell’approvazione e personalizzare, inoltre, l’invio di documenti. 

La stessa intranet gestisce tutti i processi e ogni procedura viene automatizzata e standardizzata.  

Unifica l’esperienza 

Molte aziende decidono di investire nel digitale adottando diversi strumenti ognuno con uno scopo preciso e diverso dall’altro. 
 
Optano per uno strumento per la gestione documentale, uno per la gestione dei progetti, uno per le comunicazioni, ecc. 

La soluzione cloud

Le soluzioni diversificate e i loro processi produttivi risultano molto costosi. 

Gli accessi sono separati, l’utilizzo è diverso e inoltre non manca la manutenzione periodica di ciascuno di questi strumenti.
Più applicazioni in unico cloud e la intranet aziendale sono invece soluzioni sviluppate per ambienti progettati per essere scalabili. 

Con la crescita del tuo business, avrai bisogno di più funzioni informatiche e di un’intranet aziendale ben strutturata, in modo da non dover comprare nuovi hardware o software. 

Il software intranet ti farà risparmiare tempo e denaro per digitalizzare e potenziare al massimo la tua azienda. 

Employee experience

L’esperienza dei dipendenti nel digital workspace si amplifica ed è il baricentro del portale. 

Oltre a continui input di coinvolgimento, l’utente può esprimere le sue idee attraverso opzioni di commenti, feedback e sondaggi. 

Inoltre, è possibile estendere la possibilità di condivisione e scambio di idee su argomenti interni all’azienda attraverso delle apposite aree social. 

In poche parole, possiamo dire che in una intranet che funziona bene l’employee experience avrà un salto di qualità poiché i dipendenti avranno a disposizione: 

  • un trampolino di lancio per creare il loro network aziendale 
  • uno spazio per creare e condividere file in ogni dipartimento 
  • accesso immediato ai file più utili 
  • strumenti per la condivisione di documenti all'interno di un singolo progetto o di una specifica iniziativa 
  • un modo per far conoscere ad altri colleghi i nuovi contenuti.

 

Possibilità di personalizzazione

Una intranet è lo specchio dell’azienda in un ambiente digitale.
Impara dai suoi utenti e li accompagna nella loro routine lavorativa anticipando le sue esigenze.
Per questo deve disporre di opzioni di personalizzazione integrate come tag per progetti e competenze, profili unici, contenuti creati o correlati.
Tutto quello che l’utente ha bisogno di vedere si colloca naturalmente nel suo digital workspace. Più possibilità di personalizzazione c’è, più l’utente si muove a proprio agio. Per questo un digital workspace ben fatto dovrebbe avere le seguenti capacità:

La homepage deve:

  • essere personalizzata con i link e i contenuti più utilizzati dall’utente
    Avere i widget delle funzionalità che contengono contenuti specifici di diverse aree dell’intranet sulla homepage del singolo dipendente.
    Consentire l’accesso solo alle persone autorizzate in caso di contenuti sensibili.
    Disporre di un widget che permetta di visualizzare i contenuti più inerenti alle necessità dell’utente.

Tutto questo deve essere disponibile in un interfaccia semplice.

Con un'interfaccia utente confusa, il dipendente non sarebbe in grado di navigare con fluidità nella piattaforma mentre ricerca i contenuti desiderati. 

Cosa si intende per interfaccia? 

Elementi come il menu a discesa, i layout, i pulsanti, le pagine, incluse personalizzazioni come la presenza del marchio aziendale, al fine di rappresentare al meglio nel tuo digital workplace la cultura aziendale. 

Per un’interfaccia semplificata ma anche completa e funzionale è dunque necessario: 

  • Una homepage pertinente e coinvolgente, con notizie personalizzate 
  • Un elenco degli utenti online 
  • Un modo semplice per pubblicare, condividere o creare 
  • Un design intuitivo, semplice e creativo 
  • Collegamenti rapidi a tutte le funzioni dell'intranet grazie a un menù o una barra laterale 
  • Avvisi di notifica per conversazioni o attività imminenti 
  • Una barra per la ricerca 

Vuoi digitalizzare la tua azienda?

Siamo un team di professionisti sul mondo delle intranet e del digital workplace aziendale da oltre 15 anni. Siamo pronti ad aiutarti a digitalizzare la tua azienda nel modo più sicuro ed efficiente.

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.