KNOWLEDGE MANAGEMENT IN AZIENDA

Cos'è il knowledge management?

Il tesoro di ogni azienda, ovvero le persone e le loro conoscenze lavorative.

Rappresenta la gestione del know-how aziendale in un processo consapevole di definizione, condivisione, organizzazione e consolidamento di dati, informazioni, comprensione degli strumenti, dei meccanismi lavorativi e di soft e hard skill.

Queste ultime in quanto risorse preziose per l’azienda, necessitano infatti di essere gestite e curate con attenzione.

Una buona strategia di knowledge management se unita con i mezzi più adeguati permette la sedimentazione di ogni conoscenza acquisita dai dipendenti e la sua diffusione.

Consiste quindi nel garantire l’accesso alle informazioni giuste al dipendente giusto quando ne ha bisogno.

Con un knowledge management organizzato si semplificano i processi di acquisizione, diffusione e utilizzo delle conoscenze. Si permette di favorire lo sviluppo di ogni processo decisionale efficace e coinvolgente incentivando la collaborazione e l’innovazione.

Più i dipendenti hanno la possibilità di accedere facilmente, condividere e aggiornare le loro competenze più l’impresa diventa di conseguenza produttiva ed efficiente sia in termini di costi poiché i clienti saranno più soddisfatti, che in termini di tempo poiché i dipendenti non lo perdono a imparare e cercare processi/ informazioni.

Come implementarlo

Per implementare il knowledge management in azienda bisogna prima considerare alcuni aspetti principali come:

• Individuare una strategia che sia affine alla visione aziendale. L’obiettivo è intervenire sulla gestione, condivisione e fonti di apprendimento che si allineino e favoriscano le necessità funzionali e competitive.
• Interiorizzare nella strategia la cultura aziendale poiché le conoscenze e la loro gestione sono influenzate dal mondo in cui i dipendenti interagiscono, l’ambiente, il clima in cui vengono sviluppate e le eventuali resistenze di fronte ai cambiamenti.
• Monitorare quali processi organizzativi possono essere implementati con una buona strategia di knowledge management
• Definire le conseguenze per il management e la leadership. Ogni buon sistema di knowledge management deve essere adeguatamente supportato dai manager competenti ed esperti a tutti i livelli. 
• Identificare quali tecnologie sono adatte alle necessità aziendali.
• Garantire delle politiche aziendali che supportino a lungo termine le iniziative organizzative del knowledge management.

I vantaggi del knowledge management

Quali sono i principali vantaggi che l’azienda trae dall’applicazione di un buon knowledge management?

1. Migliore circolazione di idee e informazioni: con un processo efficace di knowledge management ci si assicura che tutti utilizzano correttamente le procedure adeguate, possedendo le stesse conoscenze. Le persone avranno gli strumenti per risolvere i problemi e saranno in grado di fornire soluzioni in maniera rapida e innovativa capace di essere trasmessa anche agli altri con facilità. La diffusione migliore delle conoscenze ha effetti benefici nelle aziende poiché riduce al minimo gli errori, previene i problemi e permette risparmi sia in termini di tempo che di denaro.
   
   
2. Accesso rapido alle risorse: Un knowledge management ottimale permette a ogni dipendente di avere accesso a quello di cui ha bisogno in qualsiasi circostanza. In maniera facile e veloce si possono trovare i materiali e le procedure rendendo più proficue le azioni aziendali.
   
   
3. Riduzione drastica degli errori: Un knowledge management che funziona permette di condividere sia le conoscenze che gli errori quando vengono commessi. In questo modo ci si assicura che i dipendenti non caschino negli sbagli commessi dagli altri.
   
   
4. Comunicare le informazioni importanti in modo rapido: a volte ad oggi ci ritroviamo sovraccaricati da una marea di fonti che trasmettono informazioni diverse e difficili da gestire. Il knowledge management è volto anche a ottimizzare queste ultime in maniera mirata, utile e tempestiva. 
   
   
5. Creazione di processi e procedure standard: un knowledge management permette di definire i processi standard che i dipendenti devono mettere in atto. Le persone così capiscono cosa fare, come e in che caso garantendo qualità nelle procedure aziendali e servizi con risultati ottimali.
   
   
6. Incentivare l’innovazione: La crescita aziendale ha bisogno di energia e collaborazione. I dipendenti devono essere stimolati per tirare fuori la loro creatività dandogli a diposizione la quantità di informazione adeguata.
   
   
7. Decision making rapido: Con le informazioni giuste al momento giusto, prendere le decisioni migliori per l’organizzazione è molto più semplice. Riutilizzando le conoscenze diffuse negli archivi dei database i dipendenti possono avere maggiori informazioni basate su informazioni ed esperienze concrete.
   
   
8. Processi di onboarding efficaci: un buon processo di onboarding fornisce al neoassunto tutte le informazioni e gli strumenti per intraprendere il suo lavoro. Il knowledge management organizzato permette di facilitare questo passaggio fondamentale garantendo situazioni in cui grazie a un database funzionale sarà in grado di capire da solo come funzionano le cose. L’onboarding sarà automatizzato e reso più ottimale possibile.

Gli strumenti digitali per il knowledge management

Quando si vuole definire una buona strategia di knowledge management come abbiamo detto, bisogna scegliere strumenti digitali che si allineino con le esigenze dell'azienda.

Un knowledge management funzionale ha bisogno di un sistema che raccolga le informazioni, le protegga e le fornisca ai dipendenti con velocità, in maniera mirata e con precisione.

Più si punta ad un’organizzazione ottimale del knowledge management più bisogna investire su database affidabili per gestire efficacemente e in sicurezza il tuo business.

La intranet nasce apposta come strumento per le aziende per garantire una gestione e promozione proficua delle conoscenze.

Vediamo perché.

Leggi anche: Cos'è la intranet aziendale e 20 idee per migliorarla nel 2024

Database unico 

Pensa a un unico posto in cui il dipendente può trovare quello di cui ha bisogno. 

Tutti i dati con la intranet, si collocano in un unico database intelligente e vengono archiviati una sola volta.

Questo evita i rallentamenti e le incomprensioni sul lavoro e permette di avere dati continuamente aggiornati. 

Con un'unica fonte, esiste infatti la stessa copia per ogni gruppo di lavoro.  

Uffici o dipartimenti diversi possono vedere qualsiasi cambiamento in tempo reale nei documenti. 

Dentro il social network aziendale che si forma l’utente può rimanere sempre aggiornato attraverso commenti, riconoscimenti che valorizzano le competenze richieste dall’organizzazione e forum/chat per discussioni. 

Inoltre, è possibile integrare il social con altre piattaforme di condivisione già in uso, garantendo così in qualsiasi momento la possibilità di condividere facilmente contenuti multimediali. 

5 consigli utili per un buon knowledge management

A supporto di quanto abbiamo detto sopra, ecco ora 5 consigli utili per promuovere un knowledge management con la intranet in azienda:

Collega le persone attraverso una piattaforma volta a creare comunicazioni istantanee. La loro connessione permetterà la trasmissione di esperienze, competenze, successi ed errori. 

Chi è esperto in azienda è più propenso a trasmettere e formalizzare il suo sapere. Attraverso la intranet ogni persona riconosciuta dall'azienda come tale permette di valorizzare le competenze e diffonderle attraverso bacheche, formazione, eventi online ecc.

Una intranet permette di creare un database in cui sono contenute le procedure standard da seguire per ogni funzione organizzativa, gli strumenti e i meccanismi da seguire per la routine lavorativa. Con il tempo, infatti, si sedimentano le conoscenze che i dipendenti necessitano conoscere.

Chat per team e progetti, note e tools di project management sostengono le conoscenze e i processi lavorativi in azienda.

Sono numerosi i mezzi che la intranet offre per garantire momenti di collaborazione e condivisione proficui.

Se i contenuti sono organizzati in maniera mirata e semplice, le persone possono trovare ciò che cercano più rapidamente. In questo modo non si perde tempo inutile (uno dei problemi delle routine lavorative) e lo si investe invece a lavorare con strumenti all'avanguardia. Taggare i contenuti rende ciò possibile e conveniente, grazie a motori di ricerca integrati.

Conclusione:

Se stai cercando di costruire una buona knowledge management che abbiamo visto risultare essenziale per garantire servizi di qualità e produttività all'interno dell'azienda, il punto di partenza è adottare gli strumenti ideali.

Il digitale con la intranet ha permesso un'evoluzione di cui le organizzazioni non possono fare a meno per ottenere risultati tangibili e a lungo termine.

Per esperienza, abbiamo potuto constatare con la costruzione di numerose intranet per clienti internazionali e nazionali come migliora la gestione dei flussi di conoscenza in azienda e come essa porti vantaggi più proficui.