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le guide Microsoft 365 - OneDrive

Cos'è e come funziona OneDrive: l'archiviazione cloud Microsoft

Cos'è One Drive?

OneDrive è il servizio di archiviazione cloud di Microsoft. Ovunque tu sia, da qualsiasi piattaforma in cui lavori, puoi condividere risorse con chi vuoi: questo è il principio di condivisione delle informazioni del servizio.

Cos'è un archivio cloud? È uno spazio online, un luogo virtuale che consente di archiviare i file desiderati su Internet.

Condividili facilmente e rapidamente con altre persone e sincronizzali su altri dispositivi utilizzando le app appropriate.

 

OneDrive: i principali punti di forza

I principali punti di forza di OneDrive sono la sincronizzazione e la compatibilità multipiattaforma. OneDrive, infatti, ti consente di creare file sul PC e modificarlo su tablet o smartphone, salvando tutte le modifiche apportate.  È compatibile con Windows Phone, Android, iOS e persino con Xbox.

È possibile, quindi, accedere allo stesso file da qualsiasi dispositivo, senza doverlo inviare via e-mail o salvarlo su una memory stick. OneDrive ti consente di visualizzare le modifiche in tempo reale e di accedere a tutte le versioni precedenti dello stesso documento. Le modifiche possono essere apportate anche da un'altra persona con cui si sta condividendo il file, in modo da poter collaborare facilmente allo stesso progetto e prevenire la proliferazione di più copie dello stesso documento.

Inoltre, un ulteriore vantaggio significativo di OneDrive è la possibilità di creare rapidamente documenti Word, Excel, PowerPoint e OneNote e modificare le versioni online di questi programmi.

Con Microsoft OneDrive, puoi accedere ai tuoi file in modo sicuro ovunque tu sia.
Tutto ciò che serve è una connessione Internet e un dispositivo. Puoi persino accedervi senza una connessione dopo aver sincronizzato la cartella cloud sul desktop.

L'altro vantaggio, infatti, da non sottovalutare è la sicurezza. Su OneDrive, i tuoi file sono sempre al sicuro.

Tutte le modifiche apportate verranno salvate automaticamente su tutti i dispositivi sincronizzati, e non dovrai preoccuparti di eseguire il backup ogni volta.


Tutto quello che devi fare è attivare l'opzione di salvataggio automatico, prevenendo così la perdita di dati.

 

 

Infine, uno degli altri punti di forza di OneDrive è la sua versione del browser web.
Disponibile su www.office.com, l'applicazione online offre di nuovo gran parte delle funzionalità della versione per Windows o Mac.

 

Come funziona OneDrive?

Per utilizzare OneDrive, è necessario disporre di un account Microsoft, l'indirizzo e-mail disponibile con Outlook, Hotmail o Live.

Se stai utilizzando un sistema operativo Windows 8.1 o Windows 10, troverai il tuo account Microsoft già integrato nel sistema. 

Tutto quello che devi fare è fare clic sulla nuvola bianca sul tuo desktop, quella vicino alla data e all'ora.

Tutto quello che devi fare è fare clic sulla nuvola bianca sul tuo desktop, quella vicino alla data e all'ora.

In alternativa, devi andare su Start e fare clic su OneDrive.

Quindi dovrai inserire le informazioni del tuo account Microsoft (indirizzo e-mail e password) e segui il tutorial. Lo strumento di archiviazione cloud di Microsoft sarà subito pronto per l'uso.

Al termine della procedura, fai clic su Accedi, accedi al tuo account Microsoft e scegli il percorso predefinito in cui desideri salvare la cartella OneDrive sul tuo computer. Questa cartella contiene tutti i documenti e file archiviati nel cloud sincronizzati con il tuo computer.

Ora fai clic su Avanti e seleziona se vuoi sincronizzare tutti i file di lavoro sul tuo PC con OneDrive o selezionarne solo alcuni, quelli che desideri sincronizzare.
Puoi svolgere questi passaggi in qualsiasi momento.

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OneDrive for Business

OneDrive for Business è uno spazio di archiviazione online per monitorare il raggiungimento degli obiettivi aziendali. OneDrive for Business è gestito dall'azienda e consente di condividere e collaborare ai documenti di lavoro con i colleghi.

Gli amministratori della raccolta siti nell'organizzazione controllano cosa può essere fatto nella libreria.
In breve, OneDrive for Business riunisce i colleghi per permettergli di collaborare ai documenti utilizzando un account aziendale.

Accanto al concetto di base di OneDrive, con OneDrive for Business ogni membro del team dell'organizzazione ha il proprio spazio di archiviazione (da 1 TB a spazio di archiviazione illimitato per utente, in base al tipo di licenza di Microsoft 365 acquisita).

Sulla base di questo strumento, esiste un prodotto ben noto per supportare tutte queste funzionalità: SharePoint
In pratica, OneDrive for Business utilizza SharePoint per offrire a ciascun membro del team un posto dove archiviare documenti e collaborare con i colleghi.

A proposito di SharePoint, leggi il seguente articolo per scoprire cos'è SharePoint e quali sono le sue funzionalità: Cos'è SharePoint e le 7 funzionalità fondamentali nel 2022

Usa OneDrive sul tuo smartphone o tablet

Per utilizzare OneDrive for business su dispositivi mobili Android e iOS, scarica l'app appropriata dal rispettivo negozio e accedi al tuo account aziendale.

Una volta avviato OneDrive, puoi creare nuove cartelle, caricare o modificare i file desiderati e gestire i dati già sul tuo PC o dispositivo mobile.

Puoi condividere file o cartelle con chiunque desideri, invitando le persone a visualizzare o collaborare con te.

6 funzionalità di One Drive

OneDrive for Business è un servizio eccezionalmente utile. Abbiamo individuato 6 funzionalità di questo tool che potrebbero tornarti utili e aiutarti a usare OneDrive al massimo delle sue possibilità!

1. Crea un collegamento ai file accessibile a chiunque lo riceva

Uno dei motivi principali per cui OneDrive for Business è ben voluto è che è così facile condividere un documento con chiunque. È sufficiente inviare l'URL di un documento e rilassarsi. Funziona semplicemente, e non sentirete il temuto "Non riesco ad aprire il documento" (che è fin troppo comune e rappresenta un enorme calo di produttività).

È vero, anche su Teams è possibile inviare documenti ma, di per sé, non c'è nessuna opzione Condividi su Teams. Puoi copiare il link al file, ma devi accertarti se l'utente a cui lo invii abbia i diritti per visualizzare il documento nella libreria Teams. In OneDrive for Business, invece, c'è un'opzione Condividi che consente di inviare un URL a chiunque ed è uno dei motivi principali per cui gli utenti preferiscono OneDrive a Teams.

Inoltre, su OneDrive, se si fa clic su "Chiunque abbia un collegamento", è possibile perfezionare ulteriormente le opzioni di condivisione.



2. Ottieni più spazio libero

 

La maggior parte dei piani Microsoft 365 e Office 365 offre1 TB di spazio di archiviazione per utente su OneDrive.

Se ci sono più di 5 utenti sullo stesso piano, lo spazio di archiviazione può essere aumentato dagli amministratori fino a 5TB. Se necessario, si può anche arrivare fino a 25TB per utente, presentando un ticket di supporto con Microsoft.

Per aumentare il limite di archiviazione per tutti gli utenti, basta andare in "Amministrazione" su Onedrive e selezionare "Archiviazione". Cambia l'impostazione da 1024 mb al nuovo limite che hai scelto. Non ci sono costi aggiuntivi per l'aumento della capacità.

3. Richiedi un file

In alcuni casi, potrebbe capitarti di aver bisogno di documenti da un utente o più utenti e non solo di doverli sempre e solo inviare. OneDrive for Business ti permette di effettuare una richiesta, grazie ad un'utile funzione. 

Grazie alla funzione "Richiedi file", gli utenti possono inviare un'e-mail chiedendo agli altri di caricare i contenuti in una cartella specifica.

Per creare questa mail di richiesta, nella schermata principale di OneDrive seleziona una cartella, clicca sui tre puntini subito a destra del nome e seleziona "Richiedi file". Vedrai apparire una schermata come quella seguente:

 

Una volta cliccato su Avanti, ti apparirà la finestra "Invia richiesta file". L'e-mail inviata da questo modulo fornisce un URL per il caricamento dei contenuti nella cartella OneDrive for Business. La funzione Richiesta di file è un ottimo modo per raccogliere e concentrare i file necessari in un'unica posizione per l'elaborazione.

4. Abilita la sincronizzazione

Una delle caratteristiche principali di OneDrive for Business è la possibilità di sincronizzare i file dal PC o laptop di un utente con OneDrive.

Con il servizio synch in esecuzione, gli utenti possono lavorare sui file localmente, e le modifiche vengono inviate al cloud. Inoltre, le posizioni delle cartelle ben note come Documenti possono essere sincronizzate, garantendo che i documenti essenziali siano sia locali che nel cloud. 

Il servizio di sincronizzazione fa parte di Windows 10, quindi non è generalmente necessario scaricarlo sul computer. Nel caso, puoi installare il servizio facendo clic su Start e digitando OneDrive.

Successivamente, occorre fare clic sull'applicazione OneDrive per avviare la configurazione. OneDrive sarà quindi accessibile nella barra delle applicazioni con l'icona della nuvola.

In alternativa, puoi abilitare il client accedendo a onedrive.microsoft.com e facendo clic su Sincronizza.

Una volta installato, potrai godere anche dell'integrazione di OneDrive con Esplora file di Windows.

5. Attento alla funzione "File su richiesta"

Immagina questo scenario. Stai lavorando su un progetto importante con diversi altri utenti. Un collega pubblica parecchi file importanti sul gruppo di lavoro di Teams. Devi uscire urgentemente ma tanto hai installato il client di sincronizzazione e quindi pensi "Nessun problema, li ho sincronizzati con il mio portatile, e posso vederli mentre sono fuori". Apri il computer portatile e vedi che c'è un'icona a forma nuvola accanto ai file. Cliccando su un file, non è accessibile. Cosa è successo?

Ciò che è successo è che la funzione "File su richiesta" è abilitata come impostazione predefinita.

La funzione File su richiesta contrassegna i contenuti che appaiono nel cloud come disponibili solo sul cloud. Un file aggiunto a un repository di file Teams non si sincronizzerà automaticamente. Non è disponibile offline finché non si apre il file, o finché non si imposta il file o la cartella come "Conserva sempre su questo dispositivo. Per un file o una cartella importante che si vogliono tenere sul computer, fai clic con il tasto destro sulla risorsa e seleziona "Conserva sempre su questo dispositivo​". 

Puoi anche disabilitare i file su richiesta nel client OneDrive aprendo il client e facendo clic su Guida e Impostazioni->Impostazioni, quindi deselezionare la casella di controllo che legge File su Richiesta.

 

5. Stabilisci la velocità di download da OneDrive aziendale

Soprattutto all'inizio dell'introduzione di OneDrive in azienda, potresti avere necessità di controllare il flusso di dati in download. Più di una società, infatti, ha avuto problemi con i servizi di business essenziali che rallentano quando centinaia o addirittura migliaia di nuovi user attivano la sincronizzazione e iniziano a scaricare contenuti allo stesso tempo. File Su Richiesta aiuta significativamente a ridurre l'impatto sulla rete quando abilitato, perché i file che si trovano nel cloud non vengono scaricati automaticamente ai client.

Per aiutarti a gestire la rete, il client di sincronizzazione OneDrive ha dei controlli di banda integrati. Per una piccola impresa, il consiglio è quello di regolare queste impostazioni sul sistema di ogni utente. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul client di sincronizzazione OneDrive for Business, quindi fai clic su Impostazioni->Rete per visualizzare le impostazioni.

6. Proteggi i dati su dispositivi mobili con una password

OneDrive ti dà la possibilità di proteggere con una password l'app senza utilizzare app di terze parti. Tieni al sicuro i tuoi dati.

Ora che hai visto come funziona OneDrive, avrai intuito che è un servizio davvero conveniente e l'affidabilità e la compatibilità di Microsoft lo rendono uno dei più utilizzati al mondo.

Una volta che inizi a utilizzare un servizio come questo, difficilmente ne farai a meno in futuro.
Tutto quello che devi fare ora è scaricare OneDrive e iniziare a usarlo!

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