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La intranet di Microsoft 365

SharePoint è una piattaforma di collaborazione sviluppata da Microsoft. Introdotto nel 2003 come strumento per la gestione dei documenti, si è in seguito configurato come un sistema di gestione dei contenuti.

Si tratta del primo sistema ideato per creare intranet aziendali. L'obiettivo è quello di connettere le persone e consentire la condivisione e la comunicazione nella stessa azienda.

La soluzione Microsoft SharePoint offre una vasta gamma di funzionalità incorporate, che ti consentono di creare facilmente siti intranet o extranet.

SharePoint può essere installato nella tua rete o può essere utilizzato in modalità software-as-a-service (SaaS), in Microsoft 365.

Leggi: SharePoint online VS SharePoint On-Premise: quale scegliere?

Questo software è un servizio per le aziende, che le aiuta a creare siti web aziendali accessibili ai dipendenti della stessa organizzazione.

Che cosa puoi fare con una intranet aziendale?

  • Grazie ai sistemi di ricerca avanzata è possibile condividere e recuperare facilmente documenti utili.
  • I dati vengono catalogati e gestiti in maniera intelligente e funzionale per il dipendente.
  • È possibile pubblicare e mettere in evidenza sulla homepage di ogni utente tutte le informazioni che l'azienda necessita trasmettere con i propri dipendenti.
  • Ogni dipartimento può avere una pagina dedicata con funzionalità specifiche e potenzianti.
  • Tutti i processi aziendali diventano digitalizzati e molto più fluidi. È possibile effettuare richieste come ad esempio quelle delle ferie, malattia, si può accedere alle buste paga, all'area welfare e molto altro ancora.

Se vuoi approfondire, leggi anche: Intranet aziendale e 20 idee per migliorarla nel 2022

Nuova comunicazione intelligente

Uno dei punti di forza maggiori di questo strumento è la sua capacità di condividere documenti e archiviarli in una posizione centrale.

SharePoint ha un "contenitore" che consente di sostituire il file system tradizionale.

È possibile eliminare le cartelle condivise sui server e spiegare agli utenti come salvare i documenti negli elenchi e nelle librerie di SharePoint.

Puoi caricare i documenti dal sito o direttamente nell'applicazione utilizzata per creare il documento, grazie alla funzionalità "Salva con nome".

 

Gestione intelligente dei contenuti

Oltre alle funzionalità standard del file server, grazie ai metadati SharePoint può aggiungere ulteriori informazioni ai file.

Questo ti permette di aggiungere qualsiasi tipo di informazione che possa essere utile per classificare meglio i tuoi file sulla intranet.

La gestione e la personalizzazione delle autorizzazioni per l'accesso ai file, a elenchi di dati e a ogni record rappresentano infatti ulteriori punti di forza di SharePoint. 

Le autorizzazioni non si limitano solo al documento, è possibile applicare autorizzazioni personalizzate anche per le cartelle, le web part, le pagina, i siti secondari e l'intero sito che si sta gestendo. 

Inoltre, è possibile creare pagine e pubblicarle online, oppure creare un sito per ciascun reparto e inserire diversi tipi di web part come blog, annunci, elenchi di membri, raccolte documenti.

Ma cos'è una web part?

Una web part è ogni elemento a blocchi che costituisce una pagina di SharePoint.

Ogni pagina può contenerne diverse. Sono infatti disponibili svariati diversi tipi di web part che ti consentono di personalizzare il contenuto con il tuo design preferito.

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  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
  • Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva

Perché dovresti usare SharePoint per la tua intranet aziendale

 

Ecco alcuni dei vantaggi che la tua organizzazione può trarre dall'uso di SharePoint:

1. Gestione e condivisione dei documenti

Puoi gestire l'accesso e la condivisione dei documenti, consentire la visualizzazione e la modifica solo dagli utenti che hai selezionato, interni o esterni della tua azienda. Tutti i lavori saranno sempre perfettamente sincronizzati con gli altri utenti. Anche il sistema di gestione dei documenti è molto semplice. Puoi modificare il tuo file direttamente dal browser usando le applicazioni di Microsoft Online.

 

2. Teamwork

SharePoint non è una piattaforma di social media, ma ha funzionalità che ti consentono di rimanere in contatto e conoscere meglio i tuoi dipendenti. Ti consente di aggiungere profili personali alla tua intranet: puoi vedere gli interessi dei tuoi colleghi, le loro responsabilità e con chi lavorano. La piattaforma fornisce molteplici strumenti per incoraggiare la comunicazione.

 

3. Integrato con Microsoft 365

SharePoint è un servizio di collaborazione che può essere utilizzato come servizio SaaS all'interno di un abbonamento a Microsoft 365. È l'applicazione fulcro della suite.
Le funzionalità di gestione e collaborazione sono perfettamente interconnesse con tutti gli altri strumenti Microsoft per garantire un flusso di comunicazione naturale.

 

4. Costi limitati

Puoi iniziare ad utilizzare SharePoint da subito, senza spendere soldi per un servizio aggiuntivo se hai già una sottoscrizione a Microsoft 365. Qualora non lo avessi, niente panico. Puoi decidere di acquisire 1 licenza per e-mail, cloud storage e servizi di collaborazione.

In poco tempo potrai toccare con mano i risultati aziendali ottenuti grazie a SharePoint, in quanto i dipendenti usufruiscono di strumenti che potenziano il lavoro.

 

SharePoint App: rimani sintonizzato con la tua attività

La mobilità sul posto di lavoro è ormai un valore importante. La intranet aziendale ti permette di risolvere i problemi di connettività e collaborazione tra i dipendenti, permettendo loro di lavorare da qualsiasi posto loro si trovino.

La rete intranet è il tuo hub aziendale: fornisce spazi collaborativi che danno ai dipendenti le risorse per lavorare insieme, notizie e informazioni.

Con l'app di SharePoint avrai la tua intranet in tasca: pieno accesso a notizie e annunci aziendali, contatti dei colleghi, siti e contenuti accessibili da ovunque!

L'applicazione è disponibile per Windows, iOS, macOS e Android. Può inoltre incorporare persino SharePoint nei siti in loco.

7 funzionalità di sharepoint

7 funzionalità per ottimizzare il lavoro

SharePoint ti offre le più svariate funzionalità, tutte con l'obiettivo di aumentare la natura dinamica e interessante della tua intranet e di personalizzarla ulteriormente.

Abbiamo individuato 7 funzionalità, che illustreremo di seguito, che possono concretamente aiutarti a ottimizzare il tuo tempo e a migliorare le performance lavorative.

Pianifica i tuoi contenuti e SharePoint li pubblicherà per te

Questa funzionalità è molto utile se hai la necessità di condividere una pagina o un post di notizie pianificando l'ora della pubblicazione.

Da qualsiasi dispositivo, potrai impostare il giorno e l'ora e al resto ci pensa SharePoint.

Se devi apportare delle modifiche ai contenuti che devi condividere, puoi sempre farlo prima della pubblicazione. In questo modo avrai il massimo controllo sulla condivisione dei tuoi contenuti sulla intranet.

Visualizza l'anteprima di ciò che pubblichi

Per ottimizzare al meglio la tua esperienza sulla piattaforma, SharePoint ha pensato a questa funzionalità.

Prima di condividere una risorsa, aggiornare qualcosa o pianificarne un'altra, il timore è sempre che qualcosa non vada come pensato una volta cliccato il tasto "pubblica".

Grazie alla funzione anteprima, SharePoint ti mostra l'anteprima del contenuto così come lo vedranno gli utenti della intranet, così che tu possa accertarti che tutto sia al posto giusto.

Excel per SharePoint: la creazione delle liste sulla intranet è immediata 

Finalmente è possibile creare una lista moderna tramite Excel da utilizzare su SharePoint.

TI basterà selezionare la creazione di una nuova lista su SharePoint e importare la tabella di dati che ti interessa dal file già esistente di Excel.

Si possono apportare eventuali modifiche, come cambiare la tipologia di colonna, ad esempio, oppure migliorare la grafica, formattando righe e colonne.

Una volta caricata la lista sulla tua intranet, potrai sempre revisionare i dati e modificarli su Excel.

Ricerca intelligente su SharePoint: trova gli acronimi aziendali di cui hai bisogno 

La ricerca è stata potenziata all'interno della intranet.

Per aiutare gli utenti a non perdere informazioni e, in generale, a non perdersi sulla intranet, la piattaforma ha introdotto la possibilità per gli amministratori di creare e aggiungere le definizioni per ogni acronimo da riconoscere. Quando gli utenti si imbattono in uno specifico termine, può cercare subito il significato su Microsoft Search, così da chiarire ogni dubbio.

Scopri i vantaggi della ricerca intelligente di intranet.ai: Intelligent Search

Quick Edit su SharePoint: modifica rapida per le tue liste sulla intranet

Ci sono due modi per modificare un elemento in un elenco di Microsoft SharePoint.

Puoi modificare un singolo elemento in visualizzazione elenco, ovvero usare il metodo predefinito, oppure puoi essere ancora più produttivo e modificare più elementi in una volta nella visualizzazione di modifica rapida. 

Quest’ultima è la funzionalità Quick Edit.

Come si fa una modifica con Quick Edit?

 

Sono solo 4 gli step per fare una modifica rapida con Quick Edit. 

  1. Aprire l'elenco da modificare. 
  2. Nella barra dei comandi dell'elenco, fare clic su modifica rapida.
  3. Inserire le informazioni per ogni elemento dell'elenco.
  4. Personalizzare le informazioni in base alle esigenze. 

Al termine della modifica delle informazioni, fai clic su fine e avrai salvato le tue modifiche.

Scorciatoie da tastiera su SharePoint

SharePoint, così come gran parte di Windows e Microsoft 365, è navigabile tramite tastiera. 

Per vedere tutte le scorciatoie da tastiera, basta fare clic sull’icona della guida nell’angolo in alto a destra e effettuare una ricerca per visualizzare un elenco delle scorciatoie da tastiera disponibili.  

Grazie alle scorciatoie, potrai raggiungere le pagine che ti interessano velocemente e puoi sfruttarle anche durante la creazione di testo, la navigazione nella pagina o l'esecuzione di operazioni di annullamento / ripetizione. 

Saved for later su SharePoint Online: salva e leggi quando hai tempo

 

Quante volte capita di trovare contenuti interessanti all’interno della intranet ma non avere il tempo di leggerle immediatamente?   


SharePoint ha una soluzione per questo problema: l’opzione “Saved for later”.
Grazie a questa funzionalità, potrai salvare il contenuto che ti interessa e guardalo con calma in un secondo momento.  

In questo modo non perderai più le informazioni interessanti che trovi sulla tua intranet.  

Gli elementi che salvi puoi inserirli nell’elenco “tutti gli oggetti salvati” o distribuirli in delle raccolte secondo la loro provenienza, ad esempio “Oggetti salvati da X sito”.  

Microsoft SharePoint introducendo funzionalità come questa rende l’intranet sempre più intelligente e compatibile con le tue esigenze.

Perché dovresti usare SharePoint per la tua azienda

SharePoint è la soluzione più accessibile e immediata per implementare una intranet aziendale in cui gli utenti possono condividere informazioni e collaborare. 
Grazie alla sua flessibilità, Microsoft SharePoint ti consente di creare soluzioni su misura per le tue esigenze aziendali:

  • Organizza: in gruppo o da solo, SharePoint ti consente di organizzare informazioni, persone e progetti.
  • Identifica: trova facilmente risposte, ottieni informazioni approfondite e approfitta dell'assistenza di esperti.
  • Gestisci: rimani in contatto con i colleghi, condividi idee e reinventa il modo di collaborare in azienda.
  • Sviluppa: grazie a Microsoft SharePoint e alle sue integrazioni, ogni azienda può personalizzare il tuo sito web per utilizzare tutte le funzionalità.

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui dovresti prendere in considerazione l'utilizzo dell'applicazione per la tua nuova intranet.
Esistono molti provider intranet là fuori, ma potrebbero costarti più tempo e denaro di quanto tu voglia spendere.

Ricorda: se hai Microsoft 365, hai già accesso a SharePoint! Tutto quello che devi fare è iniziare a creare la tua intranet aziendale!

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