Con SharePoint Workflow (flussi di lavoro) si intende lo spostamento automatizzato di documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale.
I flussi di lavoro di SharePoint possono essere utilizzati per gestire i processi aziendali standard all'interno di una intranet aziendale creata con Microsoft 365.
I workflow, principalmente svolti attraverso l'integrazione tra SharePoint e Power Automate (Microsoft Flow), possono semplificare i costi e risparmiare tempo necessario per coordinare i processi aziendali convenzionali attraverso la gestione e il monitoraggio delle attività.
È possibile aggiungere un workflow SharePoint a una raccolta documenti in un sito.
Quando l'autore del documento avvia il workflow, le attività di approvazione vengono create e assegnate agli altri partecipanti. Gli interessati riceveranno una notifica con le istruzioni e un link al materiale che devono approvare o al quale devono collaborare.
Mentre il workflow di SharePoint è in corso, i partecipanti possono controllare la pagina Stato del workflow per vedere quali partecipanti hanno completato le attività richieste.
Quando i partecipanti completano le attività, il flusso di lavoro termina e il proprietario riceve automaticamente una notifica.
Oltre a supportare i processi di lavoro attuali, i flussi di lavoro con Power Automate (aka: Microsoft Flow) offrono altri modi per collaborare e lavorare con documenti, elenchi e altri tipi di contenuto che è possibile avere in SharePoint.
Gli utenti possono integrare il contenuto della propria intranet con tutti gli altri servizi in Microsoft 365, inviando notifiche ai colleghi per l'approvazione o qualsiasi altro processo interno.
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Tipologie di SharePoint Workflows
Sharepoint, utilizzando l'integrazione con Power Automate, offre diversi tipi di flussi di lavoro con i quali è possibile lavorare e aumentare la collaborazione tra i dipendenti:
- Workflow manuali: l'utente seleziona un documento e avvia manualmente il flusso di approvazione
- Workflow automatici: l'utente modifica il contenuto di un documento o di un elemento in un elenco e il flusso inizia da solo.
- Workflow con attivazione temporale: ogni X ore, minuti o giorni, il flusso di lavoro inizia da solo seguendo la pianificazione specificata.
Workflow di approvazione predefiniti in SharePoint
Le raccolte documenti di SharePoint includono funzioni di approvazione di base che soddisfano i requisiti degli scenari aziendali tipici:
- Un utente modifica il contenuto di un documento, spostandolo da una bozza (es: versione 0.1) a una versione pubblica (1.0)
- Prima della pubblicazione, il documento deve essere approvato da qualcuno con l'autorizzazione "Approva"
Non è possibile per i revisori ricevere una notifica, inviare commenti, o suggerimenti alla persona che ha avviato il flusso di lavoro per l'approvazione o il rifiuto. Ecco perché potresti preferire Power Automate per i tuoi flussi di lavoro.
Microsoft Flow contiene anche altri tipi di flussi di lavoro, che erano disponibili nelle vecchie versioni locali del prodotto.
- Approvazione: questo flusso di lavoro invia un documento a uno o più approvatori per chiedere la loro revisione e approvazione del contenuto.
Le approvazioni possono essere in parallelo o in sequenza ed è necessario scegliere, per ogni documento, chi deve eseguire l'approvazione. - Signature Collection: questo flusso di lavoro indirizza un documento di Microsoft a un gruppo di persone per raccogliere le loro firme digitali.
I partecipanti devono completare l'attività aggiungendo le loro firme digitali al documento nell'applicazione Microsoft appropriata. - Approvazione delle pubblicazioni: automatizza l'instradamento dei contenuti agli esperti in materia e alle parti interessate per la revisione e l'approvazione.
- Tre stati: questo flusso di lavoro può essere utilizzato per gestire i processi aziendali che richiedono alle aziende di tenere traccia di un gran numero di problemi o elementi.
È possibile abilitare e utilizzare questi flussi di lavoro in SharePoint Online, ma è meglio valutare Power Automate per i flussi di lavoro.
I flussi di lavoro personalizzati consentono di creare mini-programmi all'interno di SharePoint e adattarli alle esigenze specifiche dei processi aziendali.
Con flussi di lavoro personalizzati, le possibilità sono infinite. Ma se il tuo scopo primario è di risparmiare tempo e denaro con l'automazione dei processi, inizia con questi flussi di lavoro:
- Help desk ticket management
- Monitoraggio dell'inventario
- Revisione della pipeline di vendita
- Supporto alla conformità
- Pianificazione e gestione delle riunioni
- Revisione e approvazione della politica aziendale
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