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LA TUA RISORSA SULLA INTRANET

Gli strumenti per la comunicazione interna

Quali strumenti Microsoft 365 ti offre per l’evoluzione della comunicazione interna della tua azienda? 

Vediamoli insieme. 

Nuove opportunità a distanza

Al giorno d’oggi, sia che si lavori da casa, che dall'azienda i processi interni e soprattutto le tue attività di comunicazione, devono risultare efficienti e performanti. 

La distanza non costituisce un ostacolo al coinvolgimento dei dipendenti, alla pragmaticità delle attività aziendali e alla ricerca di informazioni, bensì un trampolino di lancio per sfruttare nuove opportunità nell’organizzazione. 

Possibilità di personalizzazione

Le soluzioni di Microsoft 365

Microsoft 365 offre una suite completa di applicazioni integrate tra di loro per generare un flusso di navigazione lavorativo pieno di risorse e soluzioni per il lavoratore. 

Dalla collaborazione, comunicazione, cultura organizzativa, alla gestione e sicurezza dei dati che circolano in azienda le risposte aziendali che derivano dall’uso di questi strumenti facilitatori del lavoro non possono che essere positive. 

I tool per le aziende  

Vediamo quindi 3 degli strumenti principali della suite e su cosa essi si concentrano per favorire con modalità intelligenti e moderne le dinamiche lavorative. 

Parliamo:

- della intranet SharePoint Online 

- della piattaforma di collaborazione Microsoft Teams 

- del social network aziendale Microsoft Yammer 

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La intranet di Microsoft 365 

Iniziamo dal fulcro della suite, SharePoint Online

SharePoint è nato come piattaforma documentale, ma nel tempo ha visto un'evoluzione favolosa verso il mondo dei portali intranet. Lo strumento permette di creare siti di comunicazione con pochi click, seguendo il branding aziendale e con una facilità disarmante nell'inserimento di contenuti di qualsiasi tipo. 
La intranet riesce così a diventare la porta di entrata del lavoratore verso il digital workplace che l'azienda mette a disposizione, con un accesso rapido alle informazioni che l'azienda vuole condividere, i servizi al dipendente e tutto ciò che serve alle attività di lavoro quotidiane.

Il risultato è una piattaforma intelligente, dinamica e interattiva che riflette l’azienda da qualsiasi posto e in qualsiasi momento si trovi il lavoratore. 

La comunicazione interna con SharePoint 

La intranet SharePoint ti permettere di creare, modificare e gestire il tuo portale di comunicazione verso tutta la popolazione aziendale, siti dipartimentali o siti di specifici team di lavoro, documenti e spazi interni all'azienda offrendo soluzioni collaborative uniche e moderne. 

La comunicazione interna assume nuove connotazioni innovative e potenzianti. 

I dipendenti hanno a disposizione un portale in cui trovare tutti i contenuti che gli permettono di stare al passo con l’azienda e di rimanere informati. 

Già solo dalla home page l’utente reperisce tutte le news aziendali più importanti e aggiornate, eventi previsti, avvisi e da lì può muoversi con fluidità verso tutte le pagine di suo interesse o verso i servizi digitali che l'azienda gli mette a disposizione, come i servizi per l'accesso alla propria busta puga, le richieste di ferie o qualsiasi altra facilitazione per la vita quotidiana. 

collaborazione

La collaborazione interna 

La collaborazione tra i team di lavoro è ancora più amplificata. 
Puoi condividere file, documenti, informazioni in modo sicuro con tutta l’azienda e i relativi team non solo interni ma anche esterni, e su differenti dispositivi. 

La piattaforma facilita e supporta il lavoro di squadra per ciascun gruppo di progetto, dipartimento e sede in base alle esigenze e al raggiungimento degli obiettivi specifici.  

Le risorse di Microsoft Teams 

La comunicazione e la collaborazione parte da SharePoint Online e trova la sua estensione ed espansione su Microsoft Teams

Ne avrai sentito parlare durante la pandemia perché ha permesso lezioni online, meeting e video call. 

Dietro queste possibilità però c’è molto di più. 

Teams, uno spazio di lavoro 

Teams è un vero e proprio spazio di lavoro basato su chat per facilitare la comunicazione e la collaborazione nella rete interna alle aziende. 

Questo strumento si integra con tutte le altre applicazioni di Microsoft 365, inclusi Planner, OneNote e SharePoint Online. 

Microsoft Teams è un hub digitale per il lavoro di squadra in grado di riunire persone, materiali, conversazioni e app in un unico posto. 

Tutte le comunicazioni e i messaggi rimangono sempre disponibili per la revisione e vengono archiviate nello stesso posto, su un server cloud sicuro. 

Nessuno, interni o esterni, senza l'autorizzazione necessaria, può accedere al contenuto delle chat di Teams. 

Teams: chat e canali 

Utilizzando Teams, gli utenti possono partecipare a chat di gruppo con i colleghi e far parte di canali a seconda degli interessi e i progetti lavorativi. 

Quando qualcuno crea una chat, il sistema crea automaticamente un'area deputata alla condivisione di documenti per gli utenti di quella determinata chat. 

I file vengono condivisi con tutti i membri del team per permettergli di dare il loro contributo alla gestione del lavoro, collaborando in maniera sincrona. 

Notifiche  

Lavorare a dei progetti su Teams significa essere sempre aggiornati sui progressi delle attività. 

Questo è possibile grazie a un sistema intelligente di notifiche push, che possono portare la comunicazione aziendale presente nel portale intranet, direttamente verso il lavoratore. Senza che sia lui stesso a cercarsi le informazioni utili a rimanere al passo con l'azienda.

Com'è che si dice in questi casi? "Se la montagna non va da Maometto, dovrà essere Maometto ad andare verso la Montagna".

Teams permette questo: amplificare la comunicazione interna, aggiungendo un'interazione in tempo reale.

Eventi in live streaming su Teams

Teams è il luogo adatto anche per condurre webinar, presentazioni online ed eventi live con 10 mila partecipanti, per la durata di 4 ore e con la possibilità di condurne 15 simultanei. 

In poche parole, per le riunioni aziendali, la presentazione dei progetti e per tutte le tue attività di comunicazione interna, Teams è sicuramente lo strumento professionale che vi può garantire alte performance. 

Se decidi poi di sfruttare la tua intranet per dare eco a questi meeting, tramite siti di comunicazione appositi in cui condividere informazioni prima e dopo l'evento live, puoi avere uno strumento di engagement delle persone a prova di bomba.

Microsoft Yammer 

Ci sono svariati modi per comunicare e collaborare con i tuoi colleghi in azienda: e-mail, messaggi di testo, strumenti di collaborazione. 

Ma c’è di più. 

Hai presente i social network come Facebook, Twitter e Instagram? Yammer è la loro naturale evoluzione nel contesto aziendale. 

Consideralo lo strumento migliore per creare un social network per il workplace di lavoro digitale. 

Il social network aziendale è progettato per riunire le persone, soprattutto se lavorano in luoghi diversi o momenti differenti, e per dare la possibilità di reperire facilmente informazioni dai propri colleghi, aiutare gli altri e condividere la conoscenza in azienda, che è il cuore di tutte le realtà aziendali. 

I dipendenti possono pubblicare messaggi o domande, da cui generare intere discussioni necessarie per svolgere il proprio lavoro, trovare contenuti specifici, conoscere meglio la vita aziendale e accrescere, di conseguenza, l’employee engagement. 

Vuoi costruire il tuo digital workplace?

Siamo un team di professionisti nel settore da più di 15 anni e costruiamo intranet con la stessa tecnologia della intranet di Microsoft 365 adottando anche soluzioni di intelligenza artificiale.

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.