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Cos'è SharePoint e come aiuta le aziende

SharePoint è il portale intranet che stimola la comunicazione e la collaborazione aziendale apportando risultati tangibili alla produttività dell'organizzazione.

Permette la creazione di una piattaforma aziendale digitalizzata e all'avanguardia che costituisce un portale di riferimento per tutti i dipendenti.

Vediamo meglio cosa offre e quali funzionalità sono importanti nel 2021.

La intranet Microsoft 365

SharePoint è una piattaforma di collaborazione sviluppata da Microsoft.
È stato introdotto nel 2003 come strumento per la gestione dei documenti, per poi diventare un sistema di gestione dei contenuti.

La piattaforma è stato il primo sistema per creare intranet aziendali con l'obiettivo di connettere le persone e consentire la condivisione e la comunicazione nella stessa azienda.

La soluzione Microsoft SharePoint ha una vasta gamma di funzionalità incorporate.
Tutte queste funzioni consentono di creare facilmente siti intranet o extranet.

SharePoint Online può essere installato nella tua rete o può essere utilizzato in modalità software-as-service, in Microsoft 365.

Questo software è un servizio per le aziende, per aiutarle a creare siti web aziendali accessibili ai dipendenti della stessa organizzazione.

- Con la intranet puoi condividere e trovare documenti con sistemi di ricerca avanzati.

- I dati vengono catalogati e gestiti in maniera intelligente e funzionale per il dipendente.

- Tutte le informazioni che l'azienda necessita trasmettere possono essere pubblicate e messe i evidenza nella home page di ogni utente.

- Possono essere create pagine destinate a ogni dipartimento con funzionalità specifiche e potenzianti.

- Tutti i processi aziendali diventano molto più fluidi. E' possibile effettuare richieste come quelle delle ferie, malattie, l'accesso alle buste paga o all'area welfare e molto altro ancora.

 

 

Nuova comunicazione intelligente

Il punto di forza di questo strumento risiede nella sua capacità di condividere documenti e archiviarli in una posizione centrale.

Puoi caricare i documenti dal sito o direttamente dall'azione "Salva con nome" nell'applicazione utilizzata per creare il documento.

In breve, SharePoint ha un "contenitore" che consente di sostituire il file system tradizionale.

È possibile eliminare le cartelle condivise sui server e insegnare agli utenti come salvare i documenti negli elenchi e nelle librerie di SharePoint.

Gestione intelligente dei contenuti

Oltre alle funzionalità standard del file server, SharePoint può aggiungere ulteriori informazioni ai file grazie ai metadati per classificare meglio i tuoi file intranet.

Un altro punto di forza è la gestione e la personalizzazione delle autorizzazioni per l'accesso ai file, a elenchi di dati e a ogni record. 

Queste autorizzazioni non si limitano solo al documento ma anche alla cartella, alla web part, alla pagina, al sito secondario e all'intero sito che si sta gestendo.

È possibile creare pagine e pubblicarle online, oppure creare un sito per ciascun reparto e inserire diversi tipi di web part come blog, annunci, elenchi di membri, raccolte documenti.

 

 

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Perché dovresti usare SharePoint per la tua intranet aziendale

Ecco alcuni dei vantaggi che la tua organizzazione può trarre dall'uso di SharePoint:

Gestione e condivisione dei documenti

Puoi gestire l'accesso e la condivisione dei documenti, consentire la visualizzazione e la modifica solo dagli utenti che hai selezionato, interni o esterni della tua azienda. Tutti i lavori saranno sempre perfettamente sincronizzati con gli altri utenti. Anche il sistema di gestione dei documenti è molto semplice. Puoi modificare il tuo file direttamente dal browser usando le applicazioni di Microsoft Online.

 


Teamwork

SharePoint non è una piattaforma di social media, ma ha funzionalità che ti consentono di rimanere in contatto e conoscere meglio i tuoi dipendenti. Ti consente di aggiungere profili personali alla tua intranet. Puoi vedere gli interessi dei tuoi colleghi, le loro responsabilità e con chi lavorano.
La piattaforma fornisce molteplici strumenti per incoraggiare la comunicazione. Yammer, il social network aziendale per eccellenza e Microsoft Teams per condurre meating e chat di lavoro sono un esempio.


Integrato con Microsoft 365

SharePoint è un servizio di collaborazione che può essere utilizzato come servizio SaaS all'interno di un abbonamento a Microsoft 365. E' l'applicazione fulcro della suite.
Le funzionalità di gestione e collaborazione sono perfettamente interconnesse con tutti gli altri strumenti Microsoft per garantire un flusso di comunicazione naturale.

Costi limitati

Se usi già Microsoft 365, puoi iniziare a utilizzare SharePoint senza preoccuparti di spendere soldi per un altro servizio intranet dedicato. Mentre se non utilizzi ancora il cloud Microsoft, potrai acquisire 1 licenza per e-mail, cloud storage e servizi di collaborazione.
I risultati aziendali saranno in poco tempo tangibili in quanto i dipendenti usufruiscono di strumenti che potenziano il lavoro.

SharePoint App: rimani sintonizzato con la tua attività

La rete intranet è il tuo hub aziendale. Fornisce spazi collaborativi che danno ai dipendenti le risorse per lavorare insieme, notizie e informazioni.

Con l'app di SharePoint avrai la tua intranet in tasca: pieno accesso a notizie e annunci aziendali, contatti dei colleghi, siti e contenuti accessibili da ovunque!

L'applicazione è disponibile per Windows, iOS, macOS e Android. Può inoltre incorporare persino SharePoint nei siti in loco.

Perché dovresti usare SharePoint per la tua azienda

  • Organizza: in gruppo o da solo, SharePoint ti consente di organizzare informazioni, persone e progetti.
  • Identifica: trova facilmente risposte, ottieni informazioni approfondite e approfitta dell'assistenza di esperti.
  • Gestisci: rimani in contatto con i colleghi, condividi idee e reinventa il modo di collaborare in azienda.
  • Sviluppa: grazie a Microsoft SharePoint e alle sue integrazioni, ogni azienda può personalizzare il tuo sito web per utilizzare tutte le funzionalità.

SharePoint è la soluzione più accessibile e immediata per implementare una intranet aziendale in cui gli utenti possono condividere informazioni e collaborare. 


 

Grazie alla sua flessibilità, Microsoft SharePoint ti consente di creare soluzioni su misura per le tue esigenze aziendali.

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui dovresti prendere in considerazione l'utilizzo dell'applicazione per la tua nuova intranet.
Esistono molti provider intranet là fuori, ma potrebbero costarti più tempo e denaro di quanto tu voglia spendere.

Ricorda: se hai Microsoft 365, hai già accesso a SharePoint! Tutto quello che devi fare è iniziare a creare la tua intranet aziendale!

Cosa è intranet.ai?

È una intranet aziendale pronta all'uso,
progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione fornendo un ambiente di lavoro digitale altamente moderno e performante.
  • Il prezzo di partenza è di 2450 €, per una intranet completa
  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365 leader del mercato.

7 Funzionalità per il 2021

Tra le tante funzionalità che aumentano la natura dinamica, coinvolgente e personalizzata della tua intranet, ne abbiamo selezionato 7 che possono davvero ottimizzare il tuo tempo e le tue performance sul lavoro.  

Tra queste ci sono:

  • Pubblicazioni pianificate e condivise in automatico 
  • Visualizzazione in anteprima delle pubblicazioni 
  • Tastiera intelligente  

Pronto a scoprire anche le altre? Iniziamo  

1) SharePoint Online pianifica e pubblica in automatico i tuoi contenuti

Se hai la necessità di pubblicare una news, un post, una pagina o qualsiasi altro contenuto puoi pianificare la sua pubblicazione da qualsiasi dispositivo.

Imposta il giorno e l’ora che desideri e SharePoint lo condividerà in automatico.  
Non avere paura.
Se vuoi fare modifiche prima della pubblicazione puoi sempre farle. In questo modo avrai il massimo del controllo nella condivisione dei contenuti nella tua intranet.  

Quando sarà disponibile? Lo è già da luglio 2020. 

Microsoft SharePoint l’ha installata in tutti i tenant in Target Release.  

 

 

2) Visualizza in anteprima ciò che pubblichi sulla intranet aziendale

SharePoint aggiunge ancora più funzionalità per ottimizzare la tua esperienza all’interno della intranet.  

Quando devi pubblicare, aggiornare, pianificare qualcosa su una piattaforma c’è sempre il dubbio che una volta cliccato il pulsante “pubblica” qualcosa non vada come da pianificato. 

SharePoint Online elimina ogni preoccupazione del genere e mette a disposizione l’opzione di visionare l’anteprima di ciò che vuoi pubblicare nella tua intranet.  

In miniatura viene infatti mostrata l’anteprima della news che vedranno poi tutti gli utenti della intranet all’interno della home page, così da accertarti che tutto sia al posto giusto.   

 

QUALCOSA IN PIÙ

In aggiunta, il pannello dell’anteprima permette di visionare i dettagli della pagina nella quale si pubblica così da poterli eventualmente modificare.  

La visualizzazione in anteprima determina il successo della tua pubblicazione.

 

3) Excel per SharePoint: la creazione delle liste sulla intranet è immediata 

Vuoi conoscere uno dei modi più facili per creare una lista da utilizzare su Microsoft SharePoint?  

Finalmente puoi creare una lista moderna tramite Microsoft Excel.  
Basta selezionare la creazione di una nuova lista su SharePoint e importare la tabella di dati che ti interessa dal file già esistente di Excel.  

Se ne hai bisogno, possono essere apportate eventuali modifiche come cambiare i tipi di colonna o migliorare la grafica formattando righe e colonne.  

Una volta caricata sulla tua intranet la nuova lista, quando vorrai potrai revisionare i dati e modificarli su Excel.  

 

 

Come creare un nuovo elenco su SharePoint da un file excel

Puoi utilizzare SharePoint e creare una lista da un file Excel in 6 step. 

  1. Nell'app elenchi in Microsoft 365 seleziona la voce “+ nuovo elenco” o nella Home page del sito seleziona “+ nuovo elenco “.   
  2. Nella pagina “Crea un elenco” seleziona l’opzione Excel.
  3. Scegli --> Carica file per selezionare un file nel dispositivo oppure scegli un file già presente nel sito. 
  4. Immetti il nome del'elenco. 
  5. (Facoltativo) Seleziona --> Mostra nella barra di spostamento del sito per visualizzare l'elenco nella pagina del sito.  
  6. Fai clic su --> Crea. 

4) Ricerca intelligente su SharePoint: trova gli acronimi aziendali di cui hai bisogno 

I servizi di ricerca all’interno della intranet sono stati potenziati.  

Gli utenti spesso in azienda si imbattono in acronimi e abbreviazioni che hanno un senso solo all’interno dell’azienda stessa. Oppure può capire che vengano trasferiti da un’area all’altra e si ritrovino per la prima volta davanti termini tecnici ancora sconosciuti.  

Per aiutarli a non perdersi, la piattaforma ha introdotto la possibilità per gli amministratori di creare e inserire definizioni per ogni acronimo da riconoscere.  
Quando infatti i singoli utenti si imbattono in un termine specifico, può cercare subito il suo significato su Microsoft Search, così da rispondere ai suoi dubbi.  

In questo modo si riescono a trovare definizioni specifiche per termini validi solo nel contesto aziendale. 
Puoi guardare questi e altri vantaggi della ricerca intelligente con intranet.ai qui.

5) Quick Edit su SharePoint: modifica rapida per le tue liste sulla intranet

Esistono due modi per modificare un elemento in un elenco di Microsoft SharePoint.  

Puoi modificare un singolo elemento in visualizzazione elenco, ovvero usare il metodo predefinito, oppure puoi essere ancora più produttivo e modificare più elementi in una volta nella visualizzazione di modifica rapida. 

Quest’ultima è la funzionalità Quick Edit.

 

Come fare una modifica rapida con Quick Edit?

Ci sono solo 4 step per fare una modifica rapida. 

  1. Aprire l'elenco da modificare. 
  2. Nella barra dei comandi dell'elenco fare clic su modifica rapida.
  3. Immettere le informazioni per ogni elemento dell'elenco.
  4. Personalizza le informazioni in base alle tue esigenze. 

Al termine della modifica delle informazioni, fai clic su fine e avrai ottenuto le tue modifiche.

 

Quick Edit su Sharepoint: le novità

Devi sapere che la funzionalità di Quick Edit è in continua evoluzione, infatti anche adesso ci sono alcune novità che possono aiutare la tua user experience. 

Eccole qui. 

  • Puoi salvare una visualizzazione direttamente in “quick edit”, così da facilitare l’inserimento dei contenuti da parte dei tuoi colleghi. 

  • Il numero di elementi nella view di default passa da 30 a 100. 

  • Ora puoi creare anche nuove colonne in questa modalità, senza ritornare alla view normale.

  • Puoi aprire i dettagli degli elementi e modificarli nel pannello di destra.

  • E’ stato aggiunto un pulsante per aggiungere più facilmente un nuovo elemento.

  • Vedrai una nuova opzione di layout "Altezza fissa" nel menu a discesa della vista.
    Questo layout regolerà l'altezza di tutte le righe alla stessa altezza per ottimizzare la spaziatura verticale.

  • Vedrai nuove linee sulla griglia.  
    L''esperienza al passaggio del mouse quando lo utilizzi intorno alla griglia è comodissima. 
    Trovi barre colorate a tema sul lato degli elementi dell'elenco e un pulsante "Crea nuovo elemento" nella parte inferiore della modifica rapida per la creazione di nuovi elementi in linea con il tema che hai scelto. 
     

Tutte queste novità valgono ovviamente sia per liste che per librerie di documenti. 
Quando saranno disponibili? Dalla roadmap di Microsoft SharePoint si vede che queste funzionalità sono in fase di installazione. 

 

 

6) Scorciatoie da tastiera su SharePoint

Gran parte di Windows e Microsoft 365 è navigabile tramite tastiera e così lo è anche SharePoint.  

C'è un modo per vedere tutte le scorciatoie da tastiera per raggiungere le pagine che ti interessano e che puoi sfruttare durante la creazione di testo, la navigazione nella pagina o l'esecuzione di operazioni di annullamento / ripetizione. 

Basta fare clic su Shift + ? in modalità di modifica della pagina per visualizzare un elenco delle scorciatoie da tastiera disponibili.  

Ctrl + K e Tab : in particolare sono enormi economizzatori del tempo.

 

 

7) Saved for later su SharePoint Online: salva e leggi quando hai tempo

Quante volte capita di imbatterci in contenuti interessanti all’interno della intranet ma non avere il tempo di leggerle immediatamente?   
SharePoint ha risolto questo problema introducendo l’opzione “saved for later”.
Salva il contenuto che ti interessa e guardalo con calma in un secondo momento.  

In questo modo non perderai più le informazioni interessanti che trovi sulla tua intranet.  

Gli elementi che salvi puoi inserirli nell’elenco “tutti gli oggetti salvati” o distribuirli in delle raccolte secondo la loro provenienza, ad esempio “Oggetti salvati da X sito”.  

Microsoft SharePoint introducendo funzionalità come questa rende l’intranet sempre più intelligente e compatibile con le tue esigenze.

Ecco cosa è SharePoint e come aiuta le aziende, sei pronto a portare il tuo workplace a un altro livello?

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Miro Radenovic

Certificato Microsoft e Azure advocate, Miro ha fondato Dev4Side e intranet.ai contribuendo a creare un'azienda di software performante con elevate competenze sulle tecnologie di collaborazione e cloud di Microsoft. Lavora come CTO per le nostre soluzioni intranet integrate e gestisce i progetti con i nostri clienti aziendali.