Microsoft Lists: cosa sono e come possono essere sfruttate al lavoro
Parliamo di Microsoft Lists, l’app che organizza il tuo lavoro e quello del tuo team nella maniera più fluida ed efficiente possibile.
Scoprirai come utilizzarla, quali autorizzazioni puoi applicare, quali sono le funzionalità principali e altre curiosità e consigli per farti conoscere meglio i vantaggi della piattaforma.

Cosa trovi in questo articolo
- Cos'è Microsoft Lists
- Come funziona
- Autorizzazioni che riguardano l'app
- 6 funzionalità principali che puoi utilizzare sul lavoro
Microsoft Lists: l’evoluzione degli elenchi di SharePoint
Organizzare il lavoro e collaborare con altre persone nella tua intranet o all'interno dei tuoi gruppi Teams non è mai stato più semplice.
- creare liste per la routine lavorativa
- tenere traccia delle risorse e degli eventi
- gestire il tuo inventario
- inserire chat, gruppi e calendari.

Microsoft Lists: lavorare in team è più facile
Grazie all’app puoi collaborare infatti all'interno del tuo gruppo con elenchi che utilizzano visualizzazioni flessibili e intuitive come griglie, schede e calendari.
Anche davanti ai più piccoli cambiamenti il team rimane in questo modo in costante sincronizzazione.
Una intranet completa, integrata con Microsoft 365, a partire da 2450 €/anno
- Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
- Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
- Soluzione perfettamente integrata con Microsoft Teams e Microsoft Viva

Come funziona Microsoft Lists
Al suo interno ritroverai tutti quelli preferiti e recenti, quelli che possiedi o che sono stati condivisi con te tramite qualche gruppo Teams.
Durante la creazione di ogni lista puoi scegliere tra quattro visualizzazioni predefinite, ovvero quattro viste principali: elenco, griglia, galleria e calendario.
La griglia è la pagina principale che vedi quando crei per la prima volta un elenco.

L’elenco è simile alla griglia, ma senza funzionalità di modifica.
La galleria invece è un'ottima scelta per evidenziare liste che includono anche delle immagini.
Per concludere, quando le informazioni che vengono utilizzate nelle liste includono le date, la modalità migliore per visualizzare tutti gli elementi è la visualizzazione calendario.
Oltre a scegliere tra le visualizzazioni più adatte alle tue esigenze, con le liste che crei puoi tenere facilmente traccia dello stato di avanzamento delle attività. Puoi infatti cambiare il colore di riempimento dello sfondo di un elemento da arancione quando lo stato è “In revisione” a verde quando lo stato risulta invece “Approvato “.
Lo sfondo, il colore del carattere e le icone cambiano dinamicamente quando vengono soddisfatti determinati criteri che sei libero di impostare.
Utilizza i template pronti su Microsoft Lists
Sulla intranet SharePoint in Microsoft List sono stati infatti progettati modelli su misura per casi d’uso specifici come l’inserimento di nuovi assunti, il monitoraggio dei problemi, la gestione delle risorse, la gestione dell’itinerario di un viaggio, e molto altro.
- Modello Gestione problemi: puoi tenere traccia dei problemi e risolverli.
- Modello Itinerario dell'evento: puoi organizzare tutti i dettagli degli eventi.
- Modello Pazienti: puoi registrare le esigenze e lo stato dei pazienti per i team sanitari per monitorare e coordinare le attività di assistenza.
- Modello Prestiti: puoi tracciare lo stato delle richieste di prestiti.
Ognuno di questi template viene fornito con una struttura di elenco predefinita, layout di modulo e opzioni di formattazione per la visualizzazione dell'elenco e dettagli al fine di consentire agli utenti di utilizzarle rapidamente.
A conferma che hai scelto il modello più adatto, l'app ti fa prima accedere ad un'anteprima dell'aspetto che assumerà l'elenco, insieme ad alcuni esempi di dati.

Una volta che hai scelto il template, qualsiasi sia, hai a disposizione tutta la nuova formattazione, visualizzazioni, e altro per rappresentare al meglio le informazioni del progetto e tornare al lavoro.
Inoltre, sempre per risparmiare tempo, si possono creare nuove liste da quelle già esistenti mantenendo struttura e formattazione o importando dati di tabelle di Excel per generarla subito.
Una volta che la tua lista è pronta, dove la salvi?
Il tuo nuovo elenco si aprirà in una modalità a schermo intero, che può rendere più facili eventuali modifiche. Se guardi l'URL del tuo elenco, vedrai esattamente dove è memorizzato.
Noterai la barra degli strumenti dell'elenco di SharePoint standard che ti consente di aggiungere un singolo elemento, modificare rapidamente e portare su Power Platform.

Condividi le informazioni create in Microsoft Lists
La condivisione degli elenchi è possibile sia per quelli personali, sia per gli elenchi di team di proprietà dei membri che ne fanno parte.
Puoi scegliere se condividere per intero qualsiasi elenco e concedere autorizzazioni di modifica o di sola lettura.
Inoltre, scegli se consentire o disabilitare la possibilità di modificarli e imposta una data di scadenza.
Autorizzazioni per l'app
Approfondiamo le autorizzazioni su Lists.
Quelle che vengono impostate su SharePoint vengono applicate anche a Microsoft Lists. Quindi in maniera predefinita, gli elenchi ereditano le autorizzazioni dal sito a cui appartengono. Queste autorizzazioni regolamentano le azioni che gli utenti possono eseguire, ad esempio se possono creare o modificare gli elenchi, come detto sopra.
In alcuni casi è possibile porre su Gestisci App delle limitazioni su ciò che gli utenti possono eseguire su Lists. Ad esempio, di default se una persona di un team modifica una visualizzazione elenco, di conseguenza viene modificata per tutti i membri del team.
Con la gestione delle limitazioni si può invece consentire solo al proprietario del team o a determinati membri del team di modificare le visualizzazioni elenco.
Abilitare o disabilitare Lists nell'organizzazione
Lists è abilitata per impostazione di default per tutti gli utenti di Teams nell’organizzazione. È possibile però scegliere di disattivare o attivare l'app nella pagina Gestisci app nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams.
Ecco i due step:
-
Nel riquadro sinistro dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams, passare ad App di Teams > Gestisci app.
-
Eseguire una delle operazioni seguenti:
- Per disattivare List per l'organizzazione, cerca l'app, selezionala e quindi fai clic su Blocca.
- Per attivare List per l'organizzazione, cerca l'app List, selezionala e quindi fai clic su Consenti.
Le interazioni di Lists: SharePoint, Microsoft Teams e Planner
Lists interagisce con SharePoint.
Ogni volta che compili un elenco, sarai in grado di visualizzarlo nel suo sito nell'avvio rapido della homepage. È anche possibile aggiungere le liste a una pagina di SharePoint come web part.
Oltre a SharePoint però c'è un'altra grande vittoria per Lists: la sua integrazione con Microsoft Teams. Infatti, puoi aggiungere un elenco come scheda al tuo canale Team in modo da avere un rapido accesso a tutte le stesse informazioni, sia che tu stia utilizzando List, SharePoint o Teams.
Basta fare click su + per aprire la raccolta schede e aggiungere una nuova istanza della scheda dell'app Lists a un canale per iniziare.
Il passaggio da una piattaforma all’altra è fluido e funzionale.
Microsoft 365 vuole infatti offrire agli utenti un’esperienza unificata e digitalizzata in cui le app interagiscono tra di loro per garantire un maggior controllo delle attività lavorative.

6 funzionalità utili di Lists
Puoi utilizzare il modello Content Scheduler negli elenchi per organizzare e gestire la pianificazione dei contenuti dei social media. Puoi includere le immagini che pubblicherai, la data di scadenza, la data di pubblicazione e altro.
Crea un foglio di accesso elettronicoPuoi creare un foglio di accesso con liste che ti consentono di salvare le informazioni sui visitatori, un'immagine del loro documento d'identità con foto e altri dettagli. Ciò può ridurre il tempo necessario per amministrare gli accessi e le notifiche in alcuni modi:
- Avvisa automaticamente il tuo agente al cancello principale quando un visitatore sta uscendo in modo che possano controllare il loro veicolo.
- Salva le informazioni sui visitatori in modo che non debbano essere raccolte nuovamente nelle visite successive.
- Utilizza un registro facile e basato su cloud.
Un'altra potente funzionalità di Microsoft Lists è che può trasformarsi in un programma CRM leggero per tenere traccia dei ticket dei clienti utilizzando un altro modello integrato.

Project management
Se hai bisogno di tenere traccia dell'avanzamento di un progetto, ma non hai bisogno di una costosa e complicata applicazione di gestione dei progetti, questo è un altro flusso di lavoro che può essere gestito facilmente da Lists.
Aggiungi attività e scadenze, includi notifiche quando un'attività è contrassegnata come "completata" o "problema" e visualizza l'intera sequenza temporale del progetto utilizzando la visualizzazione calendario.
Gestione risorse dispositivo
Tieni facilmente traccia dei dispositivi aziendali e delle informazioni importanti relative. Risparmia tempo ed elimina la necessità di passare ore a cercare informazioni sulla garanzia o la data dell'ultimo servizio, includendo tutti questi dettagli nell'elenco delle risorse.

Onboarding di dipendenti o fornitori
Il modello di onboarding in Lists ti aiuta a tenere traccia delle attività relative all'onboarding di dipendenti o fornitori. Avvisa automaticamente la parte responsabile dell'attività successiva aggiungendo una regola di notifica.
Ad esempio, quando un elemento di "accordo di riservatezza" è stato contrassegnato come "firmato", Lists può inviare un'e-mail al dipartimento delle risorse umane, in modo che sappia che è possibile assegnare al dipendente i propri accessi all'account cloud.
Scarica la guida "100+ idee per la tua intranet"
Costruisci e migliora il tuo digital workplace con più di 100 funzionalità e idee innovative, coinvolgenti e intelligenti.
Compila il form e ricevi subito la tua guida gratuita!

Miro Radenovic
Certificato Microsoft e Azure advocate, Miro ha fondato Dev4Side e intranet.ai contribuendo a creare un'azienda di software con elevate competenze verticali sulle tecnologie di collaborazione e cloud di Microsoft. Lavora come CTO per le nostre soluzioni intranet e gestisce l'aspetto tecnico di molti progetti che realizziamo per i nostri clienti.
