la tua risorsa per la intranet
Parliamo di Microsoft Lists, l’app che organizza il tuo lavoro e quello del tuo team nella maniera più fluida ed efficiente possibile.
Ecco cosa scoprirai in questo articolo:
- Cos'è Microsoft Lists
- Come aiuta il singolo e il team nel lavoro
- Condivisione delle liste
- Visualizzazioni possibili
E altre curiosità e consigli per farti conoscere meglio i vantaggi della piattaforma.
Microsoft Lists: l’evoluzione degli elenchi di SharePoint
All'interno dell'ecosistema Microsoft 365, arriva una nuova app: Microsoft Lists.
Organizzare il lavoro e collaborare con altre persone nella tua intranet o all'interno dei tuoi gruppi Teams non è mai stato più semplice.
Progettata per essere l’evoluzione degli elenchi della intranet SharePoint, utilizzatissimi dalle aziende per organizzare e tracciare le informazioni interne, Microsoft Lists ti aiuta a distribuire le attività da svolgere in elenchi intuitivi, intelligenti e flessibili.
Puoi creare liste per la routine lavorativa, tenere traccia delle risorse e degli eventi, gestire il tuo inventario e inserire chat, gruppi e calendari.
Avrai così maggior controllo sul tuo lavoro quotidiano e rimanere sempre in contatto con il tuo team sincronizzandovi sulle stesse priorità.
Microsoft Lists: lavorare in team è più facile
Microsoft Lists è perfetto per le persone che lavorano in team e utilizzano Teams.
Grazie all’app è possibile collaborare all'interno del tuo gruppo con elenchi che utilizzano visualizzazioni flessibili e intuitive come griglie, schede e calendari.
Contenuti e conversazioni sono così fianco a fianco in un’unica esperienza integrata.
Per garantire che l’elenco funzioni per te e il tuo team, potete perfezionare ogni singolo elenco aggiungendo nuove colonne, definendo le scelte da posizionare in menu a discesa, modificando visualizzazioni personalizzate e link di condivisione.
Gli elenchi non solo aiutano a tenere traccia delle informazioni, ma aiutano a far parlare in modo chiaro e visivo ognuna di esse.
Anche davanti i cambiamenti il team rimane in questo modo in costante sincronizzazione.
Come funziona Microsoft Lists
La homepage di Microsoft Lists rappresenta un’unico portale in cui puoi vedere e gestire tutti gli elenchi, sia personali che di gruppo.
Al suo interno ritroverai tutti i tuoi elenchi preferiti e recenti, quelli che possiedi o che sono stati condivisi con te tramite qualche gruppo Teams.
Durante la configurazione di ogni lista puoi scegliere tra quattro visualizzazioni predefinite, ovvero quattro viste principali: elenco, griglia, galleria e calendario.
La visualizzazione calendario non è ancora disponibile, ma lo sarà presto!
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- La griglia è la pagina principale che vedi quando crei per la prima volta un elenco.
Principalmente sono righe e colonne che possono essere riordinate e configurate a tua scelta.
La griglia rappresenta la soluzione migliore quando si ha bisogno di modificare facilmente le informazioni della lista. - L’elenco è simile alla griglia, ma senza funzionalità di modifica.
- La galleria invece è un'ottima scelta per evidenziare liste che includono anche delle immagini.
- Per concludere, quando le informazioni che utilizzate nelle liste includono le date, la modalità migliore per visualizzare tutti gli elementi è utilizzare la visualizzazione calendario.
In base alle tue esigenze puoi cambiare il colore di riempimento dello sfondo di un elemento da arancione quando lo stato è “In revisione” a verde quando lo stato è risulta invece “Approvato “.
Lo sfondo, il colore del carattere e le icone cambiano dinamicamente quando vengono soddisfatti determinati criteri.
Microsoft Lists e Planner interagiscono
Hai presente Planner, l’app di Microsoft 365 che ti aiuta nella programmazione del lavoro?
Le attività che riporti al suo interno possono essere integrate nelle liste così da avere sempre a portata di un click una pianificazione completa.
Il passaggio da una piattaforma all’altra è fluido e funzionale.
Microsoft 365 vuole infatti offrire agli utenti un’esperienza unificata in cui le app interagiscono tra di loro per garantire un maggior controllo delle attività lavorative.
Template pronti su Microsoft Lists
Se non hai tempo per crearle ex novo, non preoccuparti. Puoi usufruire di modelli di liste già pronte e conformi all’organizzazione di cui fai parte.
Sulla intranet SharePoint in Microsoft Lists sono stati infatti progettati modelli su misura per casi d’uso specifici come l’inserimento di nuovi assunti, il monitoraggio dei problemi, la gestione delle risorse, la gestione dell’itinerario di un viaggio, e molto altro.
Con un click puoi avviare scenari comuni con struttura, moduli, preconfigurati.
In ogni lista, una volta avviata, qualsiasi sia il modello, hai a disposizione tutta la nuova formattazione, visualizzazioni, e altro per rappresentare al meglio le informazioni del team e tornare al lavoro.
Puoi infatti usufruire sempre di impostazioni personalizzabili, regole e avvisi intelligenti per mantenere tutti sincronizzati.
Inoltre, sempre per risparmiare tempo, si possono creare nuovi elenchi da quelli già esistenti ereditando struttura e formattazione o importando dati di tabelle di Excel per generarla rapidamente.
Condividere le informazioni create in Microsoft Lists
Che gli elementi siano brevi o lunghi, semplici o complessi, è importante lavorare con gli altri e farlo in modo vantaggioso.
La condivisione degli elenchi è possibile sia per quelli personali, sia per gli elenchi di team di proprietà dei membri che ne fanno parte.
Puoi scegliere se condividere per intero qualsiasi elenco e concedere autorizzazioni di modifica o di sola lettura.
Se non vuoi condividerli interamente, puoi selezionare anche solo singoli elementi, e per cui puoi richiedere una password per permettere l’accesso.
Inoltre, scegli se consentire o disabilitare la possibilità di modificarli e impostare una data di scadenza.
Una volta condivisi, gli altri membri possono aggiungere commenti all’elenco completo o alle singole voci dell’elenco.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.
