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Microsoft Lists: cosa sono e come possono essere sfruttate al lavoro

Parliamo di Microsoft Lists, l’app che organizza il tuo lavoro e quello del tuo team nella maniera più fluida ed efficiente possibile. 

Scoprirai come utilizzarla, quali autorizzazioni puoi applicare, quali sono le funzionalità principali e altre curiosità e consigli per farti conoscere meglio i vantaggi della piattaforma. 

Microsoft Lists: l’evoluzione degli elenchi di SharePoint

All'interno dell'ecosistema Microsoft 365, arriva una nuova app: Microsoft Lists. 

Organizzare il lavoro e collaborare con altre persone nella tua intranet o all'interno dei tuoi gruppi Teams non è mai stato più semplice.
Gli utenti oggi possono creare nuovi elenchi o aggiungere elenchi esistenti all’interno dello stesso team o da un altro sito di SharePoint a cui hanno accesso. 

Progettata per essere l’evoluzione degli elenchi della intranet SharePoint, utilizzatissimi dalle aziende per organizzare e tracciare le informazioni interne, Microsoft List ti aiuta a distribuire le attività da svolgere in elenchi intuitivi, intelligenti e flessibili. 
Avrai così maggior controllo sul tuo lavoro quotidiano e rimarrai sempre in contatto con il tuo team sincronizzandovi sulle stesse priorità.
Con l'app Lists puoi:
  • creare liste per la routine lavorativa
  • tenere traccia delle risorse e degli eventi
  • gestire il tuo inventario
  • inserire chat, gruppi e calendari. 
Queste liste ti vengono presentate nello stesso modo in cui la home page di SharePoint riunisce tutti i tuoi siti preferiti e recenti in un'unica pagina. I design delle pagine sono estremamente simili. 
Basterà accedere agli elenchi dal tuo Office 365 e da lì ti troverai la home di Lists. Vedrai l'elenco delle tue liste più recenti e preferite visualizzandole in primo piano. Ogni vista è unica e personalizzata per te.
Gli elenchi sono presenti anche su SharePoint, su Teams e, questa è una novità, su OneDrive for Business.
Microsoft List è disponibile nei client desktop, Web e per dispositivi mobili di Teams.

 

Microsoft Lists: lavorare in team è più facile

Microsoft Lists è fortemente utilizzato dalle persone che lavorano in team. 

Grazie all’app puoi collaborare infatti all'interno del tuo gruppo con elenchi che utilizzano visualizzazioni flessibili e intuitive come griglie, schede e calendari. 
Per garantire che l’elenco funzioni al meglio per te e il tuo team, potete anche perfezionare ogni singolo elenco aggiungendo nuove colonne, definendo le scelte da posizionare in menu a discesa, modificando visualizzazioni personalizzate e link di condivisione. 
Gli elenchi non solo vi aiuteranno a tenere traccia delle informazioni, ma a far parlare in modo chiaro e visivo ognuna di esse. 
Materiali e conversazioni si mantengono così fianco a fianco in un’unica esperienza integrata

Anche davanti ai più piccoli cambiamenti il team rimane in questo modo in costante sincronizzazione.

 

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Come funziona Microsoft Lists 

Microsoft Lists rappresenta un unico portale in cui puoi vedere e gestire tutti gli elenchi, sia personali che di gruppo. 

Al suo interno ritroverai tutti quelli preferiti e recenti, quelli che possiedi o che sono stati condivisi con te tramite qualche gruppo Teams. 

Durante la creazione di ogni lista puoi scegliere tra quattro visualizzazioni predefinite, ovvero quattro viste principali: elenco, griglia, galleria e calendario.

La griglia è la pagina principale che vedi quando crei per la prima volta un elenco. 
Principalmente sono righe e colonne che possono essere riordinate e configurate a tua scelta.  
La griglia rappresenta la soluzione migliore quando si ha bisogno di modificare facilmente le informazioni della lista. 




L’elenco è simile alla griglia, ma senza funzionalità di modifica.

La galleria invece è un'ottima scelta per evidenziare liste che includono anche delle immagini. 

Per concludere, quando le informazioni che vengono utilizzate nelle liste includono le date, la modalità migliore per visualizzare tutti gli elementi è la visualizzazione calendario.

Oltre a scegliere tra le visualizzazioni più adatte alle tue esigenze, con le liste che crei puoi tenere facilmente traccia dello stato di avanzamento delle attività. Puoi infatti cambiare il colore di riempimento dello sfondo di un elemento da arancione quando lo stato è “In revisione” a verde quando lo stato risulta invece “Approvato “.

Lo sfondo, il colore del carattere e le icone cambiano dinamicamente quando vengono soddisfatti determinati criteri che sei libero di impostare. 

 

Utilizza i template pronti su Microsoft Lists

Se non hai tempo per creare queste liste ex novo, non preoccuparti. Puoi usufruire di modelli di liste già pronte e conformi all’organizzazione di cui fai parte.  

Sulla intranet SharePoint in Microsoft List sono stati infatti progettati modelli su misura per casi d’uso specifici come l’inserimento di nuovi assunti, il monitoraggio dei problemi, la gestione delle risorse, la gestione dell’itinerario di un viaggio, e molto altro. 
Con un click puoi così avviare scenari comuni con struttura, moduli, preconfigurati
Ecco qualche esempio.
  • Modello Gestione problemi: puoi tenere traccia dei problemi e risolverli.
  • Modello Itinerario dell'evento: puoi organizzare tutti i dettagli degli eventi.
  • Modello Pazienti: puoi registrare le esigenze e lo stato dei pazienti per i team sanitari per monitorare e coordinare le attività di assistenza.
  • Modello Prestiti: puoi tracciare lo stato delle richieste di prestiti.

Ognuno di questi template viene fornito con una struttura di elenco predefinita, layout di modulo e opzioni di formattazione per la visualizzazione dell'elenco e dettagli al fine di consentire agli utenti di utilizzarle rapidamente.

A conferma che hai scelto il modello più adatto, l'app ti fa prima accedere ad un'anteprima dell'aspetto che assumerà l'elenco, insieme ad alcuni esempi di dati.

 



Una volta che hai scelto il template, qualsiasi sia, hai a disposizione tutta la nuova formattazione, visualizzazioni, e altro per rappresentare al meglio le informazioni del progetto e tornare al lavoro.  
Puoi infatti usufruire sempre di impostazioni personalizzabili, regole e avvisi intelligenti per mantenere tutti sincronizzati.

Inoltre, sempre per risparmiare tempo, si possono creare nuove liste da quelle già esistenti mantenendo struttura e formattazione o importando dati di tabelle di Excel per generarla subito. 

 

Una volta che la tua lista è pronta, dove la salvi?

Un elenco può essere salvato in qualsiasi sito di SharePoint in cui hai accesso ai membri oppure puoi salvarlo come elenco personale che verrà archiviato su OneDrive for Business.

Il tuo nuovo elenco si aprirà in una modalità a schermo intero, che può rendere più facile eventuali modifiche. Se guardi l'URL del tuo elenco, vedrai esattamente dove è memorizzato. 

Noterai la barra degli strumenti dell'elenco di SharePoint standard che ti consente di aggiungere un singolo elemento, modificare rapidamente e portare su Power Platform.

Condividi le informazioni create in Microsoft Lists

Che gli elementi delle liste che hai creato e salvato siano brevi o lunghi, semplici o complessi, è importante lavorare con gli altri e farlo in modo vantaggioso.  

La condivisione degli elenchi è possibile sia per quelli personali, sia per gli elenchi di team di proprietà dei membri che ne fanno parte. 

Puoi scegliere se condividere per intero qualsiasi elenco e concedere autorizzazioni di modifica o di sola lettura.  
Se non vuoi condividerli interamente, puoi selezionare anche solo singoli elementi, e per cui puoi richiedere una password per permettere l’accesso. 

Inoltre, scegli se consentire o disabilitare la possibilità di modificarli e imposta una data di scadenza. 
Una volta condivise le liste, gli altri membri possono aggiungere commenti all'elenco completo o alle singole voci.


Autorizzazioni per l'app

Approfondiamo le autorizzazioni su Lists.

Quelle che vengono impostate su SharePoint vengono applicate anche a Microsoft Lists. Quindi in maniera predefinita, gli elenchi ereditano le autorizzazioni dal sito a cui appartengono. Queste autorizzazioni regolamentano le azioni che gli utenti possono eseguire, ad esempio se possono creare o modificare gli elenchi, come detto sopra. 

In alcuni casi è possibile porre su Gestisci App delle limitazioni su ciò che gli utenti possono eseguire su Lists. Ad esempio, di default se una persona di un team modifica una visualizzazione elenco, di conseguenza viene modificata per tutti i membri del team.

Con la gestione delle limitazioni si può invece consentire solo al proprietario del team o a determinati membri del team di modificare le visualizzazioni elenco.

 

Abilitare o disabilitare Lists nell'organizzazione

Lists è abilitata per impostazione di default per tutti gli utenti di Teams nell’organizzazione. È possibile però scegliere di disattivare o attivare l'app nella pagina Gestisci app nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams.

Ecco i due step:

  1. Nel riquadro sinistro dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams, passare ad App di Teams > Gestisci app.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per disattivare List per l'organizzazione, cerca l'app, selezionala e quindi fai clic su Blocca.
    • Per attivare List per l'organizzazione, cerca l'app List, selezionala e quindi fai clic su Consenti.

 

Le interazioni di Lists: SharePoint, Microsoft Teams e Planner

Lists interagisce con SharePoint.

Ogni volta che compili un elenco, sarai in grado di visualizzarlo nel suo sito nell'avvio rapido della homepage. È anche possibile aggiungere le liste a una pagina di SharePoint come web part. 

Oltre a SharePoint però c'è un'altra grande vittoria per Lists: la sua integrazione con Microsoft Teams. Infatti, puoi aggiungere un elenco come scheda al tuo canale Team in modo da avere un rapido accesso a tutte le stesse informazioni, sia che tu stia utilizzando List, SharePoint o Teams.

Basta fare click su + per aprire la raccolta schede e aggiungere una nuova istanza della scheda dell'app Lists a un canale per iniziare.

 

Hai presente invece Planner, l’app di Microsoft 365 che ti aiuta nella programmazione del lavoro?  
Le attività che riporti al suo interno possono essere integrate nelle liste così da avere sempre a portata di un click una pianificazione completa. 

Il passaggio da una piattaforma all’altra è fluido e funzionale. 

Microsoft 365 vuole infatti offrire agli utenti un’esperienza unificata e digitalizzata in cui le app interagiscono tra di loro per garantire un maggior controllo delle attività lavorative.  

6 funzionalità utili di Lists

Pianificazione dei contenuti sui social media

Puoi utilizzare il modello Content Scheduler negli elenchi per organizzare e gestire la pianificazione dei contenuti dei social media. Puoi includere le immagini che pubblicherai, la data di scadenza, la data di pubblicazione e altro.

Crea un foglio di accesso elettronico

Puoi creare un foglio di accesso con liste che ti consentono di salvare le informazioni sui visitatori, un'immagine del loro documento d'identità con foto e altri dettagli. Ciò può ridurre il tempo necessario per amministrare gli accessi e le notifiche in alcuni modi:

  • Avvisa automaticamente il tuo agente al cancello principale quando un visitatore sta uscendo in modo che possano controllare il loro veicolo.
  • Salva le informazioni sui visitatori in modo che non debbano essere raccolte nuovamente nelle visite successive.
  • Utilizza un registro facile e basato su cloud.
Tracker biglietto cliente

Un'altra potente funzionalità di Microsoft Lists è che può trasformarsi in un programma CRM leggero per tenere traccia dei ticket dei clienti utilizzando un altro modello integrato. 

Assegna l'agente del servizio clienti responsabile, aggiungi una descrizione del problema/domanda, includi la priorità e monitora l'intero processo.

Project management

Se hai bisogno di tenere traccia dell'avanzamento di un progetto, ma non hai bisogno di una costosa e complicata applicazione di gestione dei progetti, questo è un altro flusso di lavoro che può essere gestito facilmente da Lists.

Aggiungi attività e scadenze, includi notifiche quando un'attività è contrassegnata come "completata" o "problema" e visualizza l'intera sequenza temporale del progetto utilizzando la visualizzazione calendario.

 

 

Gestione risorse dispositivo

Tieni facilmente traccia dei dispositivi aziendali e delle informazioni importanti relative. Risparmia tempo ed elimina la necessità di passare ore a cercare informazioni sulla garanzia o la data dell'ultimo servizio, includendo tutti questi dettagli nell'elenco delle risorse.

Una visualizzazione a griglia visiva rende ancora più facile trovare gli elementi di cui hai bisogno a colpo d'occhio, piuttosto che dover scorrere verso il basso un elenco di nomi di fogli di calcolo.

Onboarding di dipendenti o fornitori

Il modello di onboarding in Lists ti aiuta a tenere traccia delle attività relative all'onboarding di dipendenti o fornitori. Avvisa automaticamente la parte responsabile dell'attività successiva aggiungendo una regola di notifica.

Ad esempio, quando un elemento di "accordo di riservatezza" è stato contrassegnato come "firmato", Lists può inviare un'e-mail al dipartimento delle risorse umane, in modo che sappia che è possibile assegnare al dipendente i propri accessi all'account cloud.

 

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Miro Radenovic

Certificato Microsoft e Azure advocate, Miro ha fondato Dev4Side e intranet.ai contribuendo a creare un'azienda di software con elevate competenze verticali sulle tecnologie di collaborazione e cloud di Microsoft. Lavora come CTO per le nostre soluzioni intranet e gestisce l'aspetto tecnico di molti progetti che realizziamo per i nostri clienti.