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Microsoft Loop: cos'è e perché cambierà il lavoro digitale

È in arrivo una nuova app per la suite di Microsoft 365.

Il suo obiettivo?

Stravolgere l'esperienza del team working da remoto.

Scoprite qui tutte le informazioni disponibili su Microsoft Loop e le sue tele di collaborazione multicanale!

Cos'è e a cosa serve Microsoft Loop

Nel corso dell’edizione 2021 dell’ormai celebre evento Ignite, casa Microsoft ha confermato l’arrivo di una new entry nell’amata suite di Microsoft 365.

Si tratta di Loop, lo strumento che trasformerà il lavoro digitale in un processo più fluido, partecipativo e coeso.

L'obiettivo è infatti quello di tenere uniti i team aziendali che sempre di più si trovano a collaborare da aree geografiche distanti, affrontando l’ingombrante sfida di far quadrare fusi orari sfasati, connessioni instabili e abitudini lavorative diametralmente opposte.

Microsoft Loop si inserisce in questo complesso ecosistema come nuova chiave di volta, progettata per sostenere la comunicazione da remoto e la collaborazione digitale grazie a componenti innovativi, i canvas (in italiano, tele).

Anche se l'aggettivo “innovativo” sta perdendo gradualmente – e tristemente – il suo valore, è perfetto nella sua accezione originale per descrivere queste tele collaborative, che costituiscono una proposta concreta per superare i disagi, le frustrazioni e i silenzi imbarazzati del team working asincrono.

Vediamo, dunque, quali sono e come funzionano i canvas di Microsoft Loop.

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I 6 canvas di Loop per la collaborazione asincrona

Microsoft Loop serve per raggiungere due obiettivi primari:

  1. Aiutare le persone a riunire e confrontare le proprie idee, prendere decisioni e risolvere problemi.
  2. Impedire che l’ultima parola sia sempre di chi è più veloce nel rispondere ai messaggi di chat o posta elettronica.

A questo punto, la domanda che sorge spontanea è “Ok, ma come?”.

Con i canvas, ovvero dei componenti che permettono di creare spazi collaborativi indipendenti e funzionanti su più applicativi all’interno delle vostre chat su Teams o delle mail di Outlook.

Ogni informazione presente in queste tele poliformi viene messa in salvo dal flusso continuo di messaggi, proposte, digressioni e reazioni che caratterizzano il posto di lavoro odierno.

Ogni nuovo dettaglio, che viene inserito nel canvas dagli utenti, viene riprodotto in tempo reale nelle versioni della stessa tela su applicativi diversi.

Ma questo non è tutto.

Qui di seguito, vi elenchiamo le 6 tipologie di canvas che Microsoft ha finora rilasciato con brevi descrizioni e interessanti casi d’uso.

Buona lettura!

Le bullet list, checklist e task list di Microsoft Loop

Quante volte vi è capitato di provare a fare il punto della situazione con il vostro team e di iniziare così a scrivere una lista, dal minimale elenco numerato alla più dettagliata checklist?

Il problema è che, una volta postata in chat, questa lista viene sepolta dai continui messaggi in arrivo, che parlano sì del progetto in discussione, ma anche della prossima iniziativa aziendale, del commento fatto da qualche cliente oppure della comunicazione appena diffusa dal* CEO.

Ecco che potreste pensare di usare la funzionalità “Pin per mettere in primo piano il vostro elenco o creare un documento condiviso su cui lavorare in pace.

Queste non sono soluzioni efficaci, né nel breve né nel medio-lungo periodo, per i seguenti motivi:

  • Anche se messa in evidenza, la lista rimane modificabile solo dall’utente che l’ha creata. Quindi, bisognerà scriverne sempre di nuove per tenere traccia degli aggiornamenti.
  • Con la funzionalità “Pin” di Teams, potete evidenziare solo un elemento per chat. Cosa fareste se il team avesse bisogno di creare più liste per scopi diversi in contemporanea?
  • Aprire e condividere un documento sembra la soluzione migliore per organizzare le attività, confrontarsi e stabilire i passi successivi. Ma perché creare un file separato, quando è possibile fare tutto questo, e altro ancora, direttamente dalla chat di gruppo?

Le checklist e gli elenchi di Microsoft Loop risolvono la situazione.

Con loro, potete condividere con il team elenchi modificabili da tutti e isolati dalla conversazione generale del gruppo.

Ciascun utente può inserire le proprie idee nell’elenco, in qualunque momento e da qualsiasi dispositivo. Inoltre, se il canvas è stato condiviso via Outlook, le persone destinatarie della mail possono modificare i contenuti senza passare per Teams. Ciononostante, le informazioni aggiunte verranno trasmesse automaticamente a tutti gli utenti con accesso al canvas.

In questo modo, sarà più semplice gestire l’organizzazione di un evento corporativo, di una presentazione oppure di una riunione, senza creare montagne di documenti condivisi che rischiano di confondere ancora di più le idee.

Altro aspetto da sottolineare è il fatto di poter collaborare sulle checklist di Loop nelle chat di riunione su Teams.

Tela checklist di Microsoft Loop

Tela checklist di Microsoft Loop


Tutti i partecipanti al meeting avranno così la possibilità di modificare l’elenco mano a mano che gli argomenti vengono affrontati oppure nel caso in cui venissero prese decisioni differenti rispetto quelle inizialmente scritte nel canvas.

Al termine dell’incontro, la checklist potrà essere inviata agli utenti che non hanno potuto partecipare, così che possano tenersi aggiornati sugli sviluppi del progetto e condividere le proprie idee in tempo reale con il resto del gruppo.

Il paragrafo di testo di Microsoft Loop

Come abbiamo detto poco fa, le tele di Loop sono poliformi, nonostante l’obiettivo sia sempre quello di semplificare la collaborazione tra professionisti e professioniste.

Una quarta tipologia di canvas che serve a tal fine sono i paragrafi di testo.

Questo componente consente ai membri di un gruppo su Teams di comporre insieme un testo multicanale. Per esempio, la mail di presentazione per un cliente o il discorso di apertura per la prossima iniziativa aziendale.

Come nel caso di elenchi puntati e checklist, anche i paragrafi di testo di Loop si separano dalla conversazione generale e possono essere condivisi via Outlook e OneNote, così da coinvolgere nelle modifiche anche persone esterne al team di progetto.

L’esperienza è esattamente quella di lavorare su un documento condiviso, eliminando però tutti gli scomodi passaggi da fare per diffonderlo e ritrovarlo negli archivi.

Di fatto, i componenti di Loop vengono salvati automaticamente su OneDrive e possono essere recuperati direttamente tramite la barra di ricerca presente in tutti gli applicativi Microsoft.

Inoltre, potete trovare i canvas a cui avete accesso anche nella vostra home page di Microsoft 365.

In questo modo, potrete creare testi con il vostro team partendo dalle chat di gruppo, coinvolgere nella scrittura persone esterne via Teams o Outlook, accedere alla cronologia delle modifiche tipica dell’archiviazione in OneDrive e recuperare i vostri elaborati da qualunque app Microsoft.

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La tabella di Microsoft Loop

Arriviamo alla quinta tipologia di componente messa a disposizione da Microsoft Loop, ovvero la tabella.

Per spiegare la sua utilità, partiamo da un pratico esempio.

Voi e il vostro team state lavorando a un progetto e, a breve, ci sarà una riunione per discutere insieme dei progressi fatti e di come procedere nelle prossime settimane.

Per risparmiare tempo e stabilire subito le questioni prioritarie, potete aprire il canvas tabellare di Loop nella vostra chat di gruppo e dedicare ciascuna riga a un membro della squadra.

Nella prima colonna, ogni utente potrà inserire le attività della sua To-Do List settimanale; nella seconda, potrà specificare cosa è stato raggiunto; nella terza, potrà indicare quali task rimangono e cosa serve per completarli.

La quarta colonna, dal canto suo, può essere adibita come spazio in cui in tutti gli utenti possono lasciare i propri commenti, aiutando così le singole persone del team a ottenere ciò di cui hanno bisogno per proseguire.

Tela tabellare di Microsoft Loop

Tela tabellare di Microsoft Loop

 

 

Tela tabellare usata per organizzare un progetto

Tela tabellare usata per organizzare un progetto


Questa tabella costituisce un solido punto di partenza per i meeting di gruppo o potrà sostituirli completamente, facendo risparmiare tempo grazie al confronto diretto e fluido che offre agli utenti.

Inoltre, potrete condividerla via Outlook per aggiornare clienti, fornitori o responsabili sugli sviluppi del progetto, ricevendo i loro commenti, inseriti nel canvas, su tutte le app dove è presente la vostra tabella e in tempo reale.

Ultima nota: questa tela di Loop è utile anche per tenere informati i membri del team che non possono partecipare alle riunioni, permettendo loro di rimanere al passo con le attività svolte dal resto del gruppo e di condividere la propria situazione.

Riuscirete così a coordinare sempre il vostro lavoro, indipendentemente dagli impegni e dagli imprevisti che spesso impediscono di incontrarsi.

Tuttavia, la tabella di Microsoft Loop può servire per altri scopi, oltre quello che abbiamo visto fin qui.

Di fatto, rappresenta il supporto ideale per i brainstorming collettivi.

Usando righe e colonne per scrivere e organizzare le diverse proposte degli utenti, voi e il vostro team potrete trovare in breve tempo valide idee per portare avanti i vostri progetti o avviarne di nuovi.

Vi basterà collezionare tutti i suggerimenti del team e delle persone che vi interessa coinvolgere in questa attività, per poi usare la colonna di valutazione per stabilire quale proposta sia la migliore.

Tela di votazione tabellare di Microsoft Loop

Tela di votazione tabellare di Microsoft Loop

 

 

Assegnare il proprio voto nella tela

Assegnare il proprio voto nella tela

 

 

Partecipare via mail alla votazione nella tela

Partecipare via mail alla votazione nella tela


Ciascun utente con accesso alla tabella potrà dare un voto all’idea che preferisce, visualizzando anche il nome della persona che l’ha suggerita.

Nel giro di pochi minuti, avrete modo di sapere quale decisione prendere per mettere d’accordo il team e procedere con il progetto.

L'agenda di Microsoft Loop

Passiamo all’ultimo componente disponibile di Microsoft Loop: l’agenda.

Senza dilungarci, questo canvas serve per organizzare le riunioni aziendali, tenere traccia di ciò che viene stabilito e inviare a tutti i partecipanti – presenti o meno all’incontro – le informazioni e i materiali che sono stati condivisi.

Di fatto, l’agenda di Loop viene inizialmente creata per stilare una scaletta di discussione, utile per guidare il meeting.

In seguito, può essere modificata da tutti gli utenti con accesso al canvas durante l’incontro, così che nessun punto importante venga perso o dimenticato.

Modificare l'agenda di Microsoft Loop nella chat di riunione

Modificare l'agenda di Microsoft Loop nella chat di riunione


Infine, una volta terminata la riunione, viene automaticamente inviata a tutte le persone che erano state invitate a partecipare.

Dobbiamo sottolineare che l’agenda non riporta solo le note prese durante il meeting, ma anche la sua registrazione, corredata di trascrizione, e i file scambiati tra i partecipanti.

Informazioni e materiali di riunione condivisi con l'agenda di Microsoft Loop

Informazioni e materiali di riunione condivisi con l'agenda di Microsoft Loop


Inutile dire come questo componente sostituisca, e superi perfino, le funzioni di una comune mail di
recap.

Ignite 2022:
Microsoft Loop in anteprima e 2 canvas sperimentali

Ignite è l’evento annuale che organizza Microsoft per annunciare tutte le novità che riguardano l’universo dei suoi applicativi.

Nell'edizione 2022, sono stati resi pubblici alcuni aggiornamenti interessanti relativi a Microsoft Loop e i suoi canvas.

Tra queste news, tre sono quelle che maggiormente ci hanno colpito e che vogliamo condividere con voi:

  • È disponibile l’anteprima privata di Microsoft Loop. Cosa significa?

In pratica, la nuova app di Microsoft 365 è stata resa disponibile per i partner più stretti della casa madre – tra cui anche noi di intranet.ai –.

Questo perché l’app è ancora in fase di sperimentazione e il feedback dei partner permetterà agli sviluppatori e alle sviluppatrici di Microsoft di correggere eventuali bug e aggiungere nuove funzionalità, capaci di soddisfare le richieste più popolari.

Ancora non è stata annunciata una data per il rilascio al pubblico generale, ma sicuramente sarà un momento storico nel mondo del lavoro ibrido!

  • È stato annunciato lo sviluppo del canvas “Polls.

Questo componente di Microsoft Loop è stato richiesto a gran voce dalle aziende che stanno utilizzando l’app in anteprima privata.

Si tratta di una nuova tela alimentata da Forms, l’app di Microsoft per la creazione di questionari e sondaggi intelligenti.

L'obiettivo è scontato: sarà quello di comporre e pubblicare via Teams e Outlook canvas per raccogliere opinioni e risposte in modo ancora più rapido, fluido e semplice.

  • È in uscita il canvas “Q&A.

Seguendo la scia delle richieste dei partner, Microsoft ha annunciato l’arrivo di un altro nuovo componente per Loop dedicato alla raccolta rapida di risposte.

Nonostante sembri simile alla tela “Polls”, lo scopo che intende raggiungere questo canvas è di sostituire gli incessanti scambi di mail, che procedono a colpi di affermazioni e controargomentazioni.

La discussione verrà invece spostata in un unico spazio multicanale, formattato specificatamente per non perdere le fila logiche del discorso e raggiungere un compromesso tra le parti nel modo più rapido e pratico possibile.


Questo è ciò che al momento è possibile sapere su Microsoft Loop, l’app che cambierà il nostro modo di lavorare con colleghe e colleghi di tutto il mondo da remoto.

Non ci rimane che consigliarvi di continuare a leggere il nostro blog per scoprire tutte le prossime novità!

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.

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