Come creare una intranet intelligente

I passaggi da seguire per la creazione della tua prossima intranet

Il metodo di intranet.ai in 12 punti

1. Analisi

"La fase di analisi rappresenta il 70% del successo di un progetto" - ha commentato uno dei nostri clienti.

La fase di analisi è la fase più delicata, in quanto vengono definiti il modello della intranet e gli obiettivi strategici. Di solito, questa fase della progettazione della intranet aziendale prevede tre attività:

1. Analisi del contesto e della cultura aziendale

2. Analisi degli obiettivi

3. Analisi e identificazione delle "target personas".

Analisi del contesto

Questa analisi riguarda:

• indagine e approfondimento dei piani operativi e strategici utilizzati per organizzare i processi interni di lavoro dell'azienda;
• come la società definisce i concetti dei valori aziendali condivisi;
• delineare le strategie dell'azienda, gli strumenti di comunicazione in uso;
• come esaminare i processi di condivisione delle informazioni e le domande e aspettative future.

L'analisi coinvolge gli attori interni, mettendo in evidenza competenze e risorse, raccogliendo informazioni e informazioni sull'area del progetto, obiettivi futuri nel campo della comunicazione aziendale, strumenti da utilizzare, ecc.
Se la società dispone già di un portale intranet, è utile analizzare quali sono le aree e i servizi adatti ai dipendenti e quali no.

Questa tipologia di indagine dettagliata ti consente di avere una chiara idea iniziale di come progettare una rete Intranet che soddisfi le esigenze e la cultura della tua azienda, nonché una rete Intranet creata attorno alle esigenze lavorative dei tuoi dipendenti.

Analisi degli obiettivi

L'analisi degli obiettivi si riferisce alla definizione del modello intranet da attuare e degli obiettivi strategici e operativi che l'azienda intende raggiungere.

Una volta analizzati i bisogni e gli obiettivi dell'azienda, è necessario delineare gli obiettivi operativi. In pratica, le domande a cui rispondere sono: "Quali strumenti dovrebbe avere la mia intranet aziendale?", "Come può aiutare i dipendenti a svolgere attività singole o di gruppo?", "Di cosa hanno bisogno i dipendenti per migliorare la comunicazione?".

Focus group e questionari

Per effettuare un'attenta analisi delle persone, è possibile operare in due modi diversi ma complementari: focus group e questionari.

I focus group, così come le interviste con i dipendenti tramite questionari, sono uno strumento essenziale nella fase di analisi e ricerca con gli utenti della rete Intranet. Si avvalgono dell'intelligenza collettiva che viene attivata tra colleghi di settori e ruoli diversi quando discutono di problemi comuni.

Il principale fattore di successo dei focus group è l'interazione tra i partecipanti, con il lavoro come denominatore comune. I focus group aiutano a esplorare il modo in cui il personale lavora e le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. I focus group svolgono anche un ruolo essenziale nel risolvere questioni controverse che potrebbero derivare dall'uso di altri strumenti di ricerca, così come anche le interviste.

I questionari

Quando si crea un questionario durante la fase di progettazione di una rete intranet, è bene tenere presente che non si devono porre domande sulla rete intranet, ma fare domande sul lavoro delle persone. Attraverso un sondaggio, dovresti ottenere informazioni sui dipendenti in merito alle conoscenze IT, alle impostazioni e ai dispositivi utilizzati, alle attività svolte quotidianamente e alle esigenze generali relative al loro lavoro.

Benefici delle interviste

Le interviste hanno lo scopo di studiare i modelli di lavoro e le esigenze degli utenti in termini di: organizzazione delle informazioni, informazioni necessarie al lavoro, problemi che impediscono di ottenere o condividere informazioni con altri.

Un'attività utile per ricevere feedback funzionali per la creazione di una rete intranet focalizzata sull'utente è la creazione di versioni demo della rete intranet con wireframe navigabili. In pratica, dovrai creare una demo dell'intranet che vorrai adottare per testarla e coinvolgere farla controllare dai dipendenti direttamente coinvolti.

Lo sviluppo di versioni simulate della intranet consente di introdurre ai dipendenti la nuova intranet e iniziare ad abituarli a un nuovo modo di gestire le informazioni e collaborare. Inoltre, dopo un periodo di prova, è possibile ricevere feedback preziosi attraverso sondaggi o focus group che aiuteranno a capire quali funzioni devono essere ulteriormente migliorate, quali devono essere aggiunte o rimosse.

In sintesi, per condurre un'attenta analisi per creare la intranet aziendale dovrai svolgere le 3 attività di analisi (del contesto e degli obiettivi) attraverso 5 attività fondamentali:

• Analisi tecniche e funzionali per definire strategie e obiettivi
• Identificazione delle target personas
• Organizzare focus group
• Creare wireframe e mock-up
• Creare sondaggi per ricevere feedback

2. Pianifica il cambiamento

Oggi non è più possibile avviare un progetto digitale senza un piano, ancora di più il tuo progetto cambierà la routine quotidiana della tua azienda come un progetto intranet.

Avere un piano significa scegliere sin dal punto di partenza del tuo progetto con chi dei tuoi colleghi devi interagire, il budget di cui hai bisogno per ogni attività specifica e come sarà il tuo piano di comunicazione per il go-live della tua intranet. Tutto deve essere deciso prima, per evitare sorprese durante il progetto.

• Crea un team
• Aggiungi membri al tuo team e monitora i progressi
• Cambia la gestione e la formazione in base a previsioni realistiche del budget
• Crea un programma per far conoscere la intranet
• Allinea ogni iniziativa con driver strategici e comunicala usando ciascun canale
• Considera la tua cultura aziendale

3. Raggiungi l'utente

Informare i dipendenti è il primo passo verso il successo negli affari.

I dipendenti che non sanno cosa sta succedendo all'interno della loro azienda sono generalmente meno coinvolti e meno produttivi.

Ci sono molte ragioni per costruire un'efficace strategia di comunicazione interna per tenere informati i dipendenti.

Innanzitutto, creare una rete di comunicazione attiva con tutti i dipendenti significa migliorare l'impegno e la condivisione dei valori aziendali.

La condivisione di informazioni aziendali, come piani strategici, obiettivi o problemi, crea un senso di appartenenza che migliora il coinvolgimento dell'organizzazione.

Inoltre, sfruttando i mezzi e gli strumenti che la tecnologia per lo scambio di messaggi e le offerte di chat in tempo reale oggi ti consente di creare piattaforme di collaborazione sempre più efficaci.

A livello aziendale, i dipendenti devono essere informati di:

• la missione aziendale
• i valori aziendali
• gli obiettivi futuri
• le strategie interne
• eventi importanti e scadenze

Genera coinvolgimento

Come comunicare questi valori ai dipendenti in modo coinvolgente? intranet.ai ti aiuta a sviluppare la rete di comunicazione della tua intranet aziendale grazie a Microsoft Teams, o utilizzando un social network aziendale come Yammer.

Utilizzando questi strumenti è possibile consentire agli utenti di inviare messaggi e comunicare in tempo reale, condividere file e informazioni di qualsiasi tipo, ricevendo notifiche push.

Sfrutta le notifiche Push

Le notifiche push sono messaggi che appaiono sullo schermo del dispositivo mobile anche quando non si utilizza un'applicazione.

Ogni volta che produci contenuti e li pubblichi in una sezione della rete Intranet, i tuoi dipendenti riceveranno una notifica che consentirà loro di essere sempre aggiornati su ciò che sta accadendo nella loro azienda.

È quindi possibile informarli dei contenuti, come ad esempio:

• Notizie aziendali
• Notizie di servizio
• Informazioni specifiche per gruppi specifici di persone
• Eventi aziendali
• Gradimento
• Nuove assunzioni
• Nuovi documenti basati sugli interessi degli utenti
• E molto altro...

Le aziende più grandi, con dipartimenti e sedi in altri paesi, utilizzano questa tecnologia per creare un canale di comunicazione attivo con i dipendenti ovunque si trovino.

Le notifiche push vengono utilizzate per condividere i valori dell'azienda o per informazioni pertinenti.

Inoltre, sono anche uno strumento commerciale essenziale che consente ai dipendenti di non perdere messaggi o chiamate importanti da colleghi e clienti.

Una soluzione da considerare è anche l'uso delle notifiche OOB disponibili attraverso le community Yammer e i gruppi di Teams per la collaborazione.

4. Promuovi la conoscenza dell'azienda

La conoscenza è una delle risorse più importanti di un'azienda.

Le notifiche push non solo creano un canale di comunicazione tra i dipendenti, ma sono anche uno strumento essenziale per far conoscere l'azienda ai leader aziendali.

Come accennato in precedenza, i dipendenti con scarsa conoscenza sono anche dipendenti con meno impegno e minore efficienza lavorativa. Sviluppare la conoscenza dell'azienda attraverso i dipendenti è un'attività fondamentale per farli sentire parte integrante e fondamentale di un'organizzazione.

Per questo motivo, è fondamentale condividere informazioni che possano incoraggiare una conoscenza approfondita dell'azienda. La intranet aziendale è la piattaforma indicata a tale scopo. Gli editor della intranet e gli utenti chiave di ciascun reparto devono essere in grado di caricare informazioni, contenuti e documenti in modo indipendente.

Gli strumenti che consentono a una rete intranet di comunicare ai dipendenti informazioni sull'azienda e di farsi conoscere riguardano:

• Comunicazioni aziendali (storia dell'azienda, notizie aziendali, politiche)
• Portale dei dipendenti (elenco persone, organigramma aziendale navigabile, competenze)
• Dipartimenti, uffici e paesi
• Conoscenze interne di base

5. Libertà di espressione

L'utente intranet è un partecipante.

L'idea che una intranet sia uno strumento gestito solo in modo dall'alto in basso, quindi solo dai vertici che producono contenuti e lo inviano al resto dei dipendenti, è un'idea obsoleta. Oggi, l'intranet aziendale è una piattaforma di comunità. Ciò che abbiamo detto finora evidenzia sempre lo stesso concetto: il lavoro aziendale è un lavoro di collaborazione e condivisione.

I dipendenti devono collaborare, sia tra loro sia con la creazione della intranet aziendale. È pertanto essenziale che ogni intranet intelligente disponga di spazi virtuali in cui il singolo dipendente abbia l'opportunità di esprimersi. Una intranet bottom-up di questo tipo promuove la libera espressione e aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Inoltre, contribuisce alla diffusione dell'intranet attraverso l'intera comunità aziendale e alla condivisione delle informazioni.

Puoi implementare diverse soluzioni per personalizzare la intranet aziendale in modo che la tua azienda possa trovare la soluzione più adatta alle sue esigenze e, nel frattempo, creare uno spazio sociale in cui i dipendenti possano esprimersi.

• My profile - per condividere competenze, esperienze e altro in modo autonomo
• Social network e gruppi di discussioni
• Like e commenti alle pagine
• Foto/video/story-telling

6. Migliora la collaborazione

Per creare esperienze soddisfacenti per gli utenti, è necessario concentrarsi sulle esigenze delle persone, il che significa capire come creare il flusso di lavoro migliore per quelle persone.

Essere in grado di facilitare la gestione del lavoro e delle comunicazioni per ciascun dipendente significa creare un ambiente di lavoro digitale in cui è più facile lavorare, controllare le attività, essere informato, il tutto utilizzando un unico strumento: la rete intranet aziendale.

Se la rete intranet aziendale è dotata degli strumenti e delle applicazioni giusti, utile per i dipendenti e utilizzata per il lavoro quotidiano, l'uso della rete Intranet diventerà un'esperienza gratificante che aumenterà il coinvolgimento e la soddisfazione dei risultati ottenuti.

Per semplificare la gestione del flusso di lavoro, intranet.ai offre My workplace, uno spazio sulla tua intranet dedicato solo al tuo lavoro, alle tue attività, ai tuoi progetti. A colpo d'occhio, avrai tutti i progetti personali a cui stai lavorando o le attività di gruppo a cui stai collaborando.

7. Definisci le app su cui puntare

Abbiamo spiegato perché la fase di analisi, che anticipa la progettazione della intranet aziendale, è fondamentale (vedi sopra). Durante questa fase è essenziale essere in grado di capire quali sono le applicazioni e gli strumenti più utili per lo svolgimento del lavoro quotidiano dei dipendenti e quali potrebbero essere l'interesse continuo.

La definizione delle "app killer" della tua intranet aziendale è un passaggio fondamentale per creare una intranet coinvolgente, utile e accessibile per tutti i dipendenti.

Se non hai ancora pensato a quali potrebbero essere le app killer più adatte alla tua attività, puoi farti un'idea scoprendo gli strumenti consigliati da intranet.ai:

• Accesso alle buste paga
• Annunci di lavoro
• Convenzioni aziendali
• Prenotazioni di sale e spazi
• Social per la comunità aziendale

8. Facilita la ricerca

L'1% degli utenti di una rete Intranet è soddisfatto dei risultati della ricerca nel portale.

La frase qui sopra è apparsa in un sondaggio organizzato dal sito Web Intra2, una piattaforma per la condivisione di informazioni e aggiornamenti su intranet.
Solo l'1% degli utenti... forse non è abbastanza.

Intra2 non è la prima organizzazione che evidenzia il fatto sconcertante che le intranet aziendali, nonostante i significativi progressi nella tecnologia e nell'intelligenza artificiale, mancano ancora in termini di strumenti di ricerca all'interno dei portali intranet. 

È emerso che la maggior parte dei dipendenti di un'azienda non solo ha problemi a utilizzare le funzioni di ricerca sul portale intranet, ma spesso i risultati riportati dal sistema non sono affatto coerenti con la query di ricerca.

Il detto "il tempo è denaro" non è mai stato più vero che oggi. Sfortunatamente, per molti dipendenti, gli strumenti di ricerca intranet perdono molto tempo a ricercare documenti, file e progetti.

Offrire alle persone una funzionalità intranet che li aiuti a trovare immediatamente ciò che stanno cercando è una delle cose che stanno diventando sempre più fondamentali nelle moderne intranet.

9. Monitora le performance della tua intranet

La potenza è nulla senza controllo.

Ogni azienda ha obiettivi specifici per la propria attività. Ma è anche necessario avere obiettivi per la tua intranet aziendale. La definizione di obiettivi e KPI non è sufficiente; devi monitorare continuamente i risultati se vuoi essere consapevole dei progressi o delle carenze della tua azienda.

Per questo motivo, il costante monitoraggio dei KPI qualitativi e quantitativi della rete intranet aziendale ci consente di comprendere come gli utenti utilizzano la intranet e come stia sta contribuendo ad aumentare la produttività della vostra azienda.

intranet.ai ha sviluppato lo strumento Intranet analytics per aiutarti a avere una visione chiara dello stato di avanzamento della tua intranet aziendale e degli obiettivi che stai raggiungendo. Inoltre, questa soluzione ha un'integrazione nativa con Google Analytics, il servizio Google che ti consente di monitorare il tuo sito o la tua intranet, gestire dati e statistiche, esportare tabelle e avere sempre una visione chiara della tua intranet aziendale. Tutto ciò in aggiunta alle funzionalità standard di monitoraggio di SharePoint Online.

10. Migliora il coinvolgimento di dipendenti

Come puoi aumentare l'utilizzo della tua intranet?

Questa è la domanda che si pongono la maggior parte di coloro che gestiscono una rete intranet aziendale. Generare e promuovere il coinvolgimento dei dipendenti e facilitare l'adozione della rete Intranet - specialmente se è una novità per l'azienda - non è certamente una cosa facile.

Tuttavia, alcune strategie possono essere utilizzate per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e facilitare l'adozione della intranet da parte dei dipendenti. Una di queste strategie consiste nell'introdurre i dipendenti nell'intranet aziendale attraverso una visita guidata. Il tour dovrebbe spiegare le funzionalità della rete e come usarle.

Di solito, la formazione dei dipendenti è gestita dal team IT; intranet.ai, d'altra parte, offre la possibilità di risparmiare tempo e denaro per la formazione dei dipendenti sull'intranet aziendale grazie a un tour della intranet. La nostra soluzione è la prima funzione che i dipendenti utilizzeranno quando inizieranno a utilizzare la rete intranet aziendale ed è la funzione che risolverà qualsiasi dubbio sul funzionamento dei diversi strumenti.

Un altro modo per aumentare l'uso dell'intranet è offrire ai lavoratori corsi di formazione in modalità e-learning e corsi video. Se fornisci alla intranet aziendale un canale video, sarà facile produrre contenuti di qualità per informare, coinvolgere e formare i dipendenti su progetti specifici, nuove attività e molto altro.

Un terzo modo, e anche il più performante, per aumentare il coinvolgimento è la gamification. Sul posto di lavoro, gamification significa provare a condividere la conoscenza della intranet usando un modo più leggero e giocoso, usando i giochi! Le tecniche di gamification sono utilizzate da anni nel marketing per stimolare i clienti a completare sondaggi, visitare siti Web o condividere prodotti. Il concetto può essere applicato ed esteso a quasi tutto ciò che vuoi che le persone facciano o alle azioni che vuoi fare come priorità.

Perché la gamification funziona per migliorare la produttività e incoraggiare i dipendenti a svolgere anche le attività più noiose? I giochi contengono al loro interno l'effetto positivo della ricompensa, il cui ciclo è indicativamente il seguente:

• il collaboratore compie l'attività
• riceve una ricompensa per aver completato l'attività
• il premio innesca il rilascio di dopamina, il neurotrasmettitore di benessere, nel cervello del lavoratore
• il collaboratore è incoraggiato ad agire di nuovo e lo fa volontariamente nella speranza di ottenere lo stesso risultato benefico

11. Promuove la leadership

L'intranet deve offrire ai leader l'opportunità di coinvolgere le persone nei loro dipartimenti, condividere il lavoro e le informazioni quotidiane.

«My structure»

In un gruppo di Teams l'appartenenza viene gestita in base ai dati della directory aziendale; grazie alla nostra funzione di gestione di gruppi intelligenti, ogni leader può interagire in tempo reale con i suoi colleghi.

Eventi live

Utilizzando le funzionalità di Microsoft Teams e Microsoft Stream, un leader può organizzare un evento dal vivo e condividerlo all'interno dell'azienda o dei suoi gruppi specifici.

12. Pianifica la governance

Il giorno dopo l'avvio della tua intranet inizia il tuo piano di governance. Ecco un elenco di azioni che dovresti già avere nel tuo piano.

• Scegli le opzioni di condivisione esterne per ciascun sito
• Scegli il modo di monitorare gli utenti esterni
• Scegli l'approccio per il provisioning di nuove aree intranet
• Chi può creare un gruppo?
• Comprendi ruoli e responsabilità
• Le responsabilità sono legate ai ruoli aziendali? Se non lo sono, come si possono identificare?
• Monitora la progettazione su ogni sito mediante l'utilizzo dei template
• Utilizza i siti hub per standardizzare marchi, permessi, navigazione e notizie
• Centro risorse per la formazione/adozione/governance