Skip to the content
Menu

Microsoft Teams: 6 spunti per far funzionare meglio i meeting

"Non ti sento sei in muto", "Sto condividendo lo schermo, riesci a vederlo?" oppure, “Sei sparito per un attimo, puoi ripetere?”, sono alcune delle frasi più frequenti che fanno parte dei nostri meeting ormai all'ordine del giorno.
  
Vediamo quindi insieme dietro tutte le frasi più probabili in queste circostanze le problematiche alla loro origine per risolverle. 

Per farlo, ti forniamo 6 spunti. 

Iniziamo. 

1. Quando non si vede lo schermo che stai condividendo 

“Sto condividendo lo schermo, riesci a vederlo?” 

Questa è una delle frasi più frequenti durante i nostri meeting su Teams e avviene quando stai condividendo lo schermo e il tuo interlocutore non riesce a visualizzarlo. 

Le cause possono essere due. 
 
1. Tu o il tuo ricevitore avete una rete poco performante, per cui non si riuscirà a vedere ciò che condividi, se non in maniera sgranata o in ritardo. La rete sarà sufficiente soltanto per trasmettere l’audio. 

2. La seconda possibilità è quella che può accadere alla persona che sta condividendo il suo schermo tramite Microsoft Teams.  
Quando sei in un meeting e fai clic su condividi in alto a destra appaiono sotto tutti i possibili contenuti che puoi condividere con i partecipanti al meeting.  
Se vuoi condividere tutto lo schermo il pulsante giusto è nell’area di sinistra.  
Se hai più schermi scegli quello di tuo interesse.  

In alternativa al posto di condividere l‘intero schermo, puoi presentarne solo uno specifico, come una presentazione power point o l’applicazione di Teams stessa che è l’opzione più probabile. 
 
Sempre nell’area a sinistra nella scelta dei contenuti di condivisione, capita quindi di sbagliare con il mouse e mostrare sempre la stessa schermata non ricordandosi che il contesto è cambiato. 

In questo modo infatti i partecipanti continuano a vedere la stessa singola applicazione precedente. 

Quindi attenzione a scegliere bene il contenuto che stai condividendo. 

Se non condividi tutto lo schermo, ricordati di switchare la condivisione delle altre applicazioni da mostrare. 

L'audio o il video si bloccano

2. Quando l'audio o il video si bloccano

“Sei sparito per un attimo, puoi ripetere?” 

In questo caso non c’è molto da fare perché per colpa di una rete scarsa o di uno stacco della rete, può capitare che il partecipante al meeting viene a un certo punto escluso dal meeting stesso.
 
In automatico Teams lo reinserisce appena trova la rete sufficiente

Questa circostanza è normale e dipende solamente dalla rete. 

Iscriviti alla newsletter di Intranet.ai

Riceverai contenuti gratuiti che ti faranno scoprire il mondo della intranet e tutte le possibilità che ti riserva per potenziare al massimo il tuo digital workplace.

Troverai:

  • brevi video formativi e di aggiornamento sulle novità di Microsoft 365
  • le nostre guide per la digitalizzazione aziendale
  • articoli di approfondimento su come migliorare la tua intranet aziendale, sfruttando al massimo la tua sottoscrizione Microsoft 365

Se il contenuto non sarà di tuo interesse, potrai sempre disiscriverti in qualsiasi momento.

Segui intranet.ai anche su linkedin

Anche qui ti aspettano contenuti innovativi per digitalizzare al meglio il tuo lavoro! Premi il bottone per ricevere i nostri aggiornamenti sulla tua bacheca di linkedin.

 

3. Quando discuti offline di argomenti accennati online 

“Magari ne parliamo offline” 

Fare un meeting e poi parlare di alcuni argomenti offline a voce o con e-mail o chat, non ha molto senso, rischia di perdersi il filo del discorso. 

Di solito lo si fa perché magari non si vuole condividere una specifica informazione con tutti gli altri partecipanti non tanto per segretezza ma per evitare di tenerli in un meeting non di loro interesse o necessario. 

Per evitare la discussione offline per queste motivazioni, hai due possibilità. 

-La prima è attendere che i partecipanti escano dal meeting. 

Un meeting non ha una durata massima, una volta che avete schedulato una riunione di un’ora non si esclude la possibilità di continuarla se necessario. 

Un meeting può continuare anche quando tutte le persone sono uscite e rimanete tu e la persona con la quale scambiare le informazioni. 

-La seconda possibilità disponibile da poco tempo è di utilizzare le breakout rooms.

Significa che è possibile partire da uno specifico meeting e creare una sorta di sotto meeting.
Si tratta di specifiche stanze in cui coinvolgere una parte di partecipanti al meeting originario, per entrare con loro nel dettaglio di una specifica discussione o per scambiare delle informazioni che non sono utili al resto delle persone della call. 

Questa funzionalità risulta molto utile soprattutto per quanto riguarda l’attività di formazione tramite Teams. 

verificare audio dei meeting

4. Quando devi verificare che i partecipanti al meeting ti ricevano

“Mi sentite?” 

Ogni singola chiamata inizia con questa frase. 

Per evitarlo e soprattutto eliminare la perdita di tempo che ne deriva abbiamo la possibilità tramite la nuova interfaccia di Microsoft Teams, all’ entrata di ogni meeting, di verificare il funzionamento dei nostri device.
Controlli così sia la webcam per il video, sia il microfono per l’audio. 

Se hai più microfoni, sempre in questa schermata puoi selezionare quello che preferisci, scegliere se tenerlo attivo e assicurarti soprattutto che la barra del volume del microfono si alzi e si abbassi quando tenti di parlare. 

5. Quando ti capita di parlare con il microfono spento

“Sei in muto, non ti sento”. 

Per evitare di sentirsi dire questa frase abbastanza frequente puoi fare due cose.

Oltre a verificare il flag del microfono presente nella schermata di accesso sul meeting su Teams già citata, dobbiamo controllare l’iconcina del microfono che è presente nella barra dei comandi della chiamata. 

Capita spesso che quando si fa una chiamata, ci si metta per un attimo in muto perché non si parla o non si vuole far sentire i rumori di fondo e che poi si debba rientrare per intervenire nella conservazione. 

In questo caso puoi accendere o spegnere il microfono attraverso un trucco, una combinazione di tasti sulla tastiera.  

Questa è: Ctrl + Maiusc + M. 

Ti servirà per accendere o spegnere il microfono ogni volta che ne hai bisogno. 

microfono spento nei meeting

6. Quando devi chiudere una call per iniziarne un’altra

“Scusate ma devo entrare in un’altra call”. 

Per evitare questa interruzione brusca dei meeting, Teams non offre qualche strumento particolare, dovrai essere tu a cambiare la tua preparazione al meeting

Punto 1: devi decidere un’agenda per la tua riunione online, ovvero stabilire tutti i punti da affrontare. 

Punto 2: condividi l’agenda con tutti i partecipanti al meeting così che tutti possano essere consapevoli dei topic che verranno trattati. 

Punto 3: setta un orario del meeting in relazione alla quantità di argomenti da sviluppare. 

Il nostro consiglio: è sempre meglio non cercare di incastrare le riunioni in base al tempo disponibile ma trovare il tempo per parlare di quelli che sono gli argomenti prefissati. 

Sai che costruiamo intranet intelligenti?

Siamo un team di professionisti nel settore da oltre 15 anni.

Il nostro obiettivo è aiutarti a costruire una intranet intelligente su misura della tua azienda.

Scopri come lo facciamo.

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.