Tutte le novità di Microsoft Teams del 2021 

Tra le tante novità del 2021 dalla suite 365, non tardano ad arrivare anche quelle di Microsoft Teams.   

Nel corso dell’anno Teams ha ricevuto una serie di aggiornamenti e funzionalità che hanno permesso alle persone di svolgere le attività lavorative in modo ancora più efficiente permettendogli di raggiungere risultati sempre più performanti in azienda. 

Alcune novità importanti potresti essertele perse e scoprirle aiuterebbe anche la tua routine lavorativa e la collaborazione con i tuoi colleghi. 

In questo articolo, quindi, trovi suddivise per mese tutte le novità che sono state rilasciate dall’inizio dell’anno fino ad oggi.   

Scoprile tutte! 

Sezione approvals per la collaborazione  

Le prime novità di cui ci parla Microsoft riguardano la parte di chat e collaborazione.  

La prima fra tutte è l’arrivo di una nuova app specifica per tutte le approvazioni che fai in azienda.  

Se conosci un po’ le potenzialità di Power Automate, uno degli strumenti di Microsoft 365 che serve per automatizzare e digitalizzare i processi all’interno dell’azienda, sai già sicuramente che questo tool permette di fare approvazioni che possono scaturire da un’e-mail, un file inserito nel proprio One Drive o anche da un file inserito all’interno di un gruppo Teams.  

Power Automate invia l’approvazione tramite mail alla persona, che può decidere se mandare avanti l’attività o meno.  

Qual è la novità?

La nuova applicazione permette di far vedere all’utente in un unico punto tutte le approvazioni che è previsto faccia durante la giornata.  

Questa novità nutre l’ottica che vede Teams come il punto principale di accesso alle applicazioni aziendali, alle informazioni condivise dai colleghi, e alle conversazioni di chat o di gruppo.  

Limite massimo di utenti? È cresciuto   

Microsoft ha ampliato il limite massimo dei gruppi organization wide.  

Che cosa sono?  

Fondamentalmente sono i gruppi in cui vengono messe in automatico tutte le persone che hanno un account all’interno di Microsoft 365. Prima questo limite era di circa 5000, adesso è ufficialmente arrivato a 10 mila.  

Teams funziona anche offline 

Una funzionalità che è stata molto richiesta è la possibilità di permettere l’utilizzo di Microsoft Teams in assenza di connessione di rete.  

La piattaforma ha sempre funzionato soltanto con la rete, mentre ora è possibile inviare messaggi ed editarli anche da offline. Una volta che ritorni online tutti i messaggi e le modifiche vengono inviati in automatico. 

Quello che devi sapere sulle nuove Policy per i tuoi meeting  

La novità forse più interessante dei primi mesi del 2021 è la possibilità di avere delle policy di configurazione per i partecipanti all’interno di un meeting normale.  

Questa funzionalità è nata dal fatto che nei meeting tutti i partecipanti potevano comunque sempre riaccendere il proprio microfono o chi arrivava in ritardo poteva disturbare accedendo con il microfono acceso. In risposta a questi possibili disagi, adesso l’owner è in grado di mutare tutte le persone e impostare che nessuno possa riaccendere il proprio microfono durante il meeting.  

Se hanno la necessità di farlo devono intervenire usando l’alza mano che è un'altra delle funzionalità rilasciata da Microsoft tra gennaio e febbraio.  

Chat Teams: disabilita le chat nei meeting   

Un'altra funzionalità legata ai meeting e i loro permessi è la possibilità di disabilitare la chat.  

Adesso è possibile disabilitare oltre il microfono anche la chat qualora la natura del meeting lo richiedesse e a farlo può essere direttamente l’owner.  

L'impostazione può essere selezionata non solo a meeting già iniziato ma anche prima dell’inizio, nel momento in cui l’owner accede nella stanza per controllare che tutto sia correttamente configurato per l’evento imminente. 

Tab di calendario condiviso  

Una news importante è che adesso è possibile mettere all’interno del gruppo Teams la visualizzazione di una sorta di calendario condiviso.  

Questo è un tab in cui possono essere inseriti eventi che sono condivisi con tutto il gruppo e può essere inserito all’interno del calendario di ciascuno.  

È un primo passo verso quella che dovrebbe essere la soluzione finale ovvero i merge delle agende di tutti i gruppi per facilitare la collaborazione di un gruppo di persone durante un progetto.  

Microsoft Teams meeting: preview della webcam  

Su Teams come novità trovi un nuovo pannello che permette di vedere la preview della webcam che hai scelto come la tua webcam di default prima di accenderla durante un meeting. 

Non sempre la webcam configurata è quella che si desidera utilizzare, soprattutto quando ci sono più webcam collegate al pc. Con questa funzionalità, potrai avere una preview selezionando l’icona della webcam.  

Microsoft Ignite: le novità di Teams del 2021 

Microsoft Ignite è uno degli eventi più importanti di Microsoft. Nel 2021, durante questo evento, oltre alle tantissime novità annunciate, non sono mancate anche quelle per Microsoft Teams. Infatti, Teams è stato proprio uno dei protagonisti che ha visto l’aggiunta di tantissime funzionalità per aiutare le persone a connettersi, collaborare e ottenere risultati migliori collettivamente!  

In particolare, le novità riguardano i meeting, i webinar e le chat.  

Vediamole nel dettaglio! 

Microsoft Teams riunioni: visualizzazione dinamica  

La visualizzazione dinamica è stata creata con l’intento di offrirti un’esperienza visiva sempre più ottimale, organizzando in modo intelligente tutti gli elementi di una riunione.  

Durante una riunione, quando le persone attivano la webcam, iniziano una presentazione oppure quando iniziano a parlare, Teams, in modo automatico, regola e personalizza il layout della schermata senza che tu debba intervenire.  

Il nuovo View Switcher  

Nella barra superiore di un meeting Teams, il nuovo view switcher ti consente di controllare la modalità di visualizzazione del contenuto della riunione.  

Per interagire spontaneamente con i colleghi senza distrazioni visive, puoi scegliere di utilizzare la modalità "Together".  

In alto puoi trovare la "Galleria" e tutti i feed video di altre persone nella parte superiore della finestra della riunione, così puoi guardarla con tutti i partecipanti in modo facile e naturale. Per focalizzarti sui contenuti condivisi puoi scegliere di utilizzare la modalità schermo intero e così eliminare altre distrazioni sul desktop, oppure nascondere i feed video tramite Focus. 

Modalità relatore 

Se desideri migliorare il livello di produzione delle presentazioni e personalizzare l'aspetto del feed video e dei contenuti per il tuo pubblico, puoi utilizzare la modalità relatore. Vediamo ora insieme altri tre pattern molto interessanti. 

La modalità Standout mostra il tuo feed video come una sorta di contorno davanti al contenuto condiviso. La seconda è Reporter che posiziona il contenuto come un supporto visivo, come fosse una notizia e infine Side-by-side che mostra il tuo feed video accanto al contenuto che stai condividendo.  

 PowerPoint in tempo reale 

L'utilizzo di PowerPoint in tempo reale su Microsoft Teams meeting garantisce al relatore controllo e sicurezza. In questo modo, puoi fornire al tuo pubblico un'esperienza completamente interattiva e inclusiva.  

In qualità di relatore, hai la possibilità di ospitare riunioni con un'unica visualizzazione di note, diapositive, chat della riunione e partecipanti. Questi ultimi possono anche sfogliare i contenuti seguendo il proprio ritmo o utilizzare uno screen reader e personalizzare la propria esperienza, rendendo più semplice per le persone con disabilità visive comprendere la presentazione.  

Registrazione dei partecipanti durante i webinar  

Impostare e gestire un webinar è diventato semplice come in un meeting Teams.   

Puoi aggiungere una pagina di registrazione dei partecipanti personalizzata alla tua riunione o webinar per gestire la partecipazione, sia prima che dopo la partecipazione. Dopo la registrazione, ai partecipanti viene inviata automaticamente un’e-mail di conferma.  

Webinar interattivi per 1.000 persone   

Tra le nuove funzionalità, Microsoft Teams meeting supporta webinar e riunioni interattive fino ad un massimo di 1.000 partecipanti. Includendo diverse opzioni di presentazione, reazioni dal vivo e controlli di moderazione per disabilitare chat, audio e video per quelli che partecipano all’evento.   

Cosa succede se il webinar supera i 1.000 partecipanti?  

Una volta che il numero di partecipanti al webinar supera le 1.000 persone, Teams si espanderà senza interruzioni per offrire un'esperienza di trasmissione di sola visualizzazione di 10.000 persone, incluso il controllo dell’host, che disabilita automaticamente l'audio e il video dei partecipanti, evitando così sorprese o interruzioni durante la presentazione.   

Soprattutto durante questo periodo in cui il lavoro a distanza aumenta, approfitta della trasmissione più ampia da 20.000 persone.  

Rapporto sui partecipanti  

Una volta che il webinar si è concluso, puoi utilizzare i rapporti per conoscere chi ha partecipato e per quanto tempo. Puoi scaricare un rapporto dettagliato sui partecipanti e rivederlo in ogni momento, oppure puoi utilizzare i dati per crearne dei tuoi personalizzati. 

Teams Connect   

Microsoft Teams Connect semplifica la condivisione dei canali con tutti, non importa se sono interni o esterni all’organizzazione. Il canale condiviso sarà visualizzato all’interno del tenant di Teams principale di un individuo insieme ad altri team e canali, rendendo l’accesso ai flussi di lavoro più semplice per tutti.   

All’interno dell’area di lavoro condivisa si possono sfruttare le funzionalità di collaborazione che Teams offre: chat, riunioni, chiamate, condivisione e co-creazione dei contenuti in tempo reale.   

Elenco di controllo per la pubblicazione delle attività 

La pubblicazione delle attività permette ai team aziendali di creare e pubblicare attività, in tutte le sedi in prima linea.   

I team aziendali possono aggiungere un elenco di controllo per le attività che pubblicano, comprese informazioni più dettagliate sul lavoro che deve essere svolto in ciascuna attività e renderlo più chiaro dall'alto verso il basso. Il team può anche modificare le attività pubblicate senza dover richiamare l'intero elenco di attività.  

App Approvazioni aggiornata  

Le approvazioni in Teams ti consentono di creare, gestire e condividere rapidamente e facilmente le approvazioni direttamente dal tuo flusso di lavoro.

Da aprile, sono stati resi disponibili nuovi modelli pronti all'uso e personalizzabili per le approvazioni comuni, come la richiesta di ferie o ferie retribuite.   

Teams, inoltre, ti permette di allegare file direttamente da SharePoint e OneDrive, nonché di allegare un collegamento generico per il contenuto ospitato al di fuori di Microsoft 365, in modo che la tua richiesta abbia sempre il contenuto più recente.   

Le novità di aprile 2021 

Nel mese di aprile sono arrivate nuove funzionalità interessanti per ms teams online.

Alcune di queste erano già state annunciate durante Microsoft Ignite 2021 e vanno ad arricchire la parte riguardante i meeting Teams.  

Vediamo nel dettaglio tutte le novità rilasciate in questo mese.

Live transcript: trascrivi i tuoi meeting 

La prima funzionalità di aprile è il live transcript durante un meeting Teams. L'applicazione, durante una riunione, ti permette di abilitare la visualizzazione dei sottotitoli che vengono generati in automatico quando le persone parlano con in più l’assegnazione della persona che sta parlando. 

Questo è molto utile in quanto il transcript è presente alla fine del meeting e dà la possibilità a chi non è riuscito a partecipare di avere una sorta di recap con anche scritto chi ha detto cosa.  

Il transcript è presente all’interno della pagina “meeting recap”. Quest’area permette alle persone che hanno partecipato al meeting di visualizzare: il transcript, tutti i file che sono stati scambiati nella chat durante il meeting, la registrazione video del meeting, la storia della chat e le note di riunione.  

La terza funzionalità, all’interno di Outlook Teams, permette di creare i cosiddetti meeting rapidi o meet now direttamente da Outlook per creare poi il meeting su Teams. Molto utile soprattutto perché in questo modo è possibile fare subito una copia dell’indirizzo del meeting e mandarlo via mail ad un collega o ad un utente esterno all’azienda.  

Nuova configurazione per la sala d'attesa  

Sempre parlando dei meeting, all’interno di Teams è presente una nuova opzione per gestire le configurazioni della lobby.  

Cosa è la lobby? 

La lobby è la modalità con cui le persone, che non sono gli owner, hanno a che fare quando accedono alla riunione. Possiamo definirla una sala d’attesa virtuale. 

L’owner del meeting può decidere che le persone che hanno il link per accedere al meeting vi accedano direttamente, e quindi bypassano la lobby.  

Sono state aggiunte a riguardo 2 nuove opzioni per chi sceglie di bypassare la lobby: 

• Le persone all’interno dell'organizzazione e quindi escludere i guest 

• Le persone dell’organizzazione, le trusted organizations e i guest 

Queste modalità permettono di scegliere chi può entrare immediatamente all’interno della riunione e chi invece deve essere accettato e rimanere all’interno della lobby.  

Microsoft Teams Android e iOS 

Sono state aggiornate anche le app di Teams, sia per Android che iOS. Microsoft Teams Android, ora ha la possibilità di avere l’esperienza dinamica durante la chiamata.  

Sempre con Android, ora fino a 20 persone possono aprire la webcam e interagire durante il meeting con anche una nuova interfaccia per vedere tutti i partecipanti.  

Allo stesso modo, è stata aggiornata l’app per iOS con una funzionalità specifica per gli eventi live. Gli eventi live fatti su Teams sull’app per iOS prima erano di una gestione impossibile, mentre ora c’è la possibilità di farlo.  

Leggi anche: App Teams: che cos'è e perché ti serve in azienda

Per quanto riguarda proprio i live events, ad aprile hanno ricevuto una nuova funzionalità che veniva richiesta da diverso tempo. 

Così come si può aprire in un'altra finestra una chat oppure aprire un'altra finestra per un meeting normale di Teams, adesso anche i live events possono avere l'apertura in una finestra diversa. Questo è molto utile soprattutto per chi produce o presenta contenuti durante un evento live. 

Microsoft Teams chat: nuove funzionalità  

Adesso è possibile caricare file in una chat privata di un gruppo Teams che pesano fino a 250 GB. 

Sempre per quanto riguarda la chat Teams, è disponibile adesso la traduzione live di una chat anche all'interno dell’applicazione mobile di Android. La traduzione è una funzionalità presente in Teams già da un po’ di tempo e che ci permette di prendere un messaggio e tradurlo in un’altra lingua, molto utile quando si ha a che fare con persone che non parlano la tua lingua. 

Allineata l'interfaccia grafica per la condivisione di file

È stata allineata l’interfaccia grafica di condivisione di un file che si usa su OneDrive, SharePoint e nel file system, anche quando si fa la condivisione di un file in una chat o in un gruppo di Teams. 

In questa interfaccia puoi decidere con chi condividere i file e soprattutto se le persone li possono anche modificare oppure li devono semplicemente solo visualizzare.  

Le opzioni sono le classiche, quindi puoi scegliere se creare un link guest (nel caso in cui l’amministratore IT di Microsoft 365 te lo permetta), creare un link visibile a tutte le persone della tua azienda, creare link per persone specifiche oppure puoi creare link con chi già ha l’accesso al contenuto che stai condividendo. In più, puoi scegliere se abilitare la lettura, la modifica o permettere il download del file.  

Infine, è stato alzato il limite massimo di persone che possono stare all’interno di un gruppo Teams normale fino a 25 mila persone!  

Le novità di maggio 2021

Le prime novità sulle stanze virtuali

Si parla di una specifica novità relativa alle breakout rooms, arrivate da poco tempo su Teams. Le breakout rooms permettono di dividere i partecipanti di un meeting più ampio in stanze o sotto meeting più ristretti in termini di persone. In questo modo possono andare nel dettaglio di un particolare argomento durante la riunione. 

La nuova funzionalità fa riferimento alla possibilità di rimuovere e riassegnare i partecipanti ad altre room una volta che queste stanze sono aperte, azione che non era possibile fare prima di questo momento. 

Sono state modificate anche le policy di creazione ed expiration di un meeting Teams.  

Prima, una persona a cui erano stati tolti i permessi di schedulazione di un meeting poteva comunque prendere i link delle sue vecchie riunioni e riutilizzarli per continuare a fare meeting bypassando un po’ il controllo sulla sicurezza delle riunioni di Teams. Mentre ora questo non è più possibile.  

Come organizzatore, hai la possibilità di decidere, sia prima del meeting che durante, di gestire l’audio e il video dei partecipanti. Puoi decidere di mutare tutti i partecipanti, evitare che tutti possano accendere la webcam oppure permettere che singoli si possano togliere il muto o la webcam.  

2 funzionalità nuove per quando fai dei live events 

Finalmente, all’interno di un live event possiamo invitare come presentatore una persona che non necessita di avere un account Office 365 oppure un account Microsoft.  

In più, adesso è possibile fare un evento live in una finestra separata così come è possibile farlo per un meeting normale o per una chat Teams privata. Questo apre lo scenario per cui il producer, cioè la persona che gestisce l’evento live, può finalmente avere in un monitor la finestra con l’evento live e nell’altro monitor continuare ad utilizzare Teams per chattare con le altre persone che stanno lavorando con lui a questo evento.  

Sono state aggiornate anche le app Microsoft Teams Android e iOS e nel caso dell’app per iOS è stata inserita la possibilità di avere il background custom che vediamo dietro alla nostra faccia durante i meeting. 

Chat e collaborazione

Per la parte di chat e collaborazione è arrivata una modifica di configurazione che puoi applicare sulla singola istanza del tuo Teams che ti permette di scegliere lo stile delle notifiche che vuoi ricevere. Puoi scegliere di ricevere la classica notifica in basso a destra di colore viola, oppure puoi decidere di integrare Teams con le notifiche di Windows 10, solo per gli utenti che hanno installato Windows 10 sul proprio PC. 

Gestione dei gruppi di lavoro  

Un'altra novità è la possibilità di avere un tab preconfigurato all’interno di un template di gruppo. Questo tab può essere di tipo website, utilizzato tantissimo nei gruppi di Teams perché permette di incastonare all’interno della piattaforma qualsiasi applicazione, quindi sia siti esterni, sia siti SharePoint che applicazioni presenti in azienda.  

Ci sono delle novità anche per quanto riguarda le funzionalità relative ai lavoratori in prima linea, cioè le persone che non hanno il desktop e interagiscono con l’azienda tramite un dispositivo mobile.  

Per queste persone, da diverso tempo c’è la funzionalità Shift all’interno di Microsoft 365 che permette la gestione dei turni e anche in questo caso, questa applicazione prende una nuova funzionalità. La possibilità per un’organizzazione di abilitare degli utenti, che non sono owner del gruppo Teams in cui viene abilitato Shift, alla gestione delle schedulazioni, quindi dei turni.

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 (adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.