Una intranet su Microsoft Teams?
“Posso utilizzare Teams come intranet per la mia organizzazione?”
Questa è una delle domande che capita spesso di sentire dai nostri clienti.
Quindi probabilmente se sei atterrato in questo articolo, anche tu te lo starai chiedendo.
Vediamo quindi cosa rispondiamo a questa domanda per renderti più consapevole sullo strumento che è Teams e quali sono i suoi punti di forza in confronto a quelli di SharePoint Online.
Microsoft Teams: lo strumento per la collaborazione aziendale
Se sei indeciso tra Teams e SharePoint Online, devi identificare il contesto per cui ti servono per capire quale faccia al caso tuo.
Tra le due, infatti, c’è una netta linea di demarcazione.
Teams è un programma fatto fondamentalmente per la collaborazione in azienda.
- Si basa sulla conversazione permettendoti di farle, sia private 1 a 1, sia di condurle 1 a molti.
- Ti dà l’accesso a una moltitudine di funzionalità per i gruppi.
- Puoi collaborare con più persone sfruttando la chat condivisa quindi evitando di inviare le numerosissime e-mail che si mandano per un progetto, sfruttando la condivisione dei file e avere quindi un punto unico in cui ci sono i materiali del progetto o della specifica iniziativa, dipartimento, funzione o gruppo di persone.
- Puoi accedere rimanendo sempre all’interno della stessa app, ad altre informazioni legate al gruppo come la gestione del progetto con Planner, le note di ogni riunione con OneNote e altre informazioni utili.
Teams è lo strumento che ti dà la possibilità di lavorare all’interno del tuo digital workplace permettendo un’interazione in tempo reale con i colleghi attraverso chat, condivisioni di file immediate, discussioni sui canali, meeting in videochiamata e tutte le altre disparate funzionalità che la piattaforma usa per promuovere questa interattività.
Sharepoint Online: la intranet di Microsoft 365
Una intranet, tuttavia, è una cosa diversa da quello che abbiamo appena visto con Teams.
Contiene sia informazioni che sono utili all’azienda per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, sia contenuti che l’azienda necessita trasmettere per il corretto funzionamento dell'organizzazione, come le news aziendali.
Inoltre, dentro una intranet hai la capacità di stabilire aree legate al servizio per il lavoratore in cui trovare:
- informative per il welfare
- format di prenotazioni di qualsiasi tipo
- l’elenco dei dipartimenti in azienda
- la struttura aziendale tramite un organigramma
- tutte quelle funzionalità che possono agevolare i servizi al dipendente.
Questi elementi sono frutto di processi che non trovano posto all’interno di uno strumento così interattivo come Teams.
Informazioni come queste trovano spazio in maniera più naturale all’interno di un portale web, un portale a cui possono accedere solo i dipendenti dell’azienda e godere dei vantaggi che offre.
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Microsoft Teams e SharePoint Online per la intranet aziendale
Per rispondere dunque alla domanda da cui siamo partiti bisogna quindi dare un contesto a queste due app.
Utilizza Teams se cerchi la collaborazione.
Utilizza SharePoint Online se cerchi di potenziare la comunicazione interna.
Magari però sei alla ricerca di entrambe, quindi perché non utilizzare sia l’una che l’altra?
Integrazione di Teams su SharePoint
Puoi fare interagire tra di loro le due piattaforme integrando Teams sulla intranet di SharePoint Online.
Puoi infatti usare Teams per fare confluire delle informazioni che però sono presenti nella intranet.
Per dare eco ad una comunicazione su SharePoint Online puoi infatti pusharla in un canale Teams così che le persone che ancora non sono entrate nel portale riescano a vederla in tempo reale all’interno dello strumento che usano quotidianamente.
Integrazione di SharePoint su Teams
Un'altra possibile integrazione è un po’ il contrario cioè permettere alle persone di usare Teams per accedere alla intranet senza spostare il loro contesto di navigazione.
Questo adesso è possibile aggiungendo un'app all’interno delle app personali dell’utente che è un passaggio più tecnico ma possibile.
In alternativa si può inserire un tab all’ interno del gruppo Teams.
Microsoft 365 è comunque in continua evoluzione per agevolare i processi di integrazione tra le sue piattaforme al fine di creare un ciclo di navigazione fluido.
A breve sarà infatti possibile specificare all’ interno di Teams, il portale intranet di appartenenza che sarà presente in alto a sinistra come prima icona tra tutte.
In questo modo potrai muoverti tra i contenuti di collaborazione e funzionalità di conversazione e accedere anche alla intranet senza spostare il tuo contesto di navigazione.
Conclusione
Ricapitolando dunque:
-può andare bene teams per una intranet? No
-può andare bene SharePoint Online per una intranet? Si
-possono andare bene insieme? Assolutamente sì.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.
