Skip to the content

SharePoint Admin Center: Sådan administrerer du SharePoint-sider

Hvad er SharePoint Admin Center? Det er den webgrænseflade, der giver SharePoint Online-administratorer alle de værktøjer, de har brug for til centralt at administrere websteder, indhold og datasikkerhed. I denne artikel ser vi nærmere på de funktioner, som SharePoint Admin Center tilbyder, og vi giver tips til, hvordan man får mest muligt ud af dem.

Vi introducerer dig også til Microsoft 365 Archive Manager, den løsning, der er udviklet i intranet.ai til at administrere SharePoint-lagerplads (og også OneDrive) ved intelligent at analysere virksomhedens arkiver og fjerne indhold, der er mindre nyttigt for brugerne. Så du aldrig overskrider dine lagergrænser i SharePoint Online og undgår at købe nyt lager.

SharePoint Admin Center: Hvad er det?

SharePoint Online er Microsoft 365's mest populære og udbredte platform til oprettelse af moderne websteder, der kan understøtte arbejdet i virksomhedens teams (i tilfælde af samarbejdswebsteder) og forenkle den interne kommunikation. Det sidste er tilfældet for kommunikationssider som intranettet med funktioner til indholdsstyring, fra dokumenter til virksomhedsnyheder.

For at fungere bedst muligt og sikre den bedste brugeroplevelse og beskyttelse af delte data har SharePoint en særlig webgrænseflade, hvor kun administratorbrugere har adgang til alle de konfigurationer, der er nødvendige for at administrere virksomhedens websteder.

Det er SharePoint Admin Center, som er knudepunktet for administration af SharePoint Online i Microsoft 365.

Denne centraliserede grænseflade giver så værktøjerne til at:

  • Oprette nye websteder i din SharePoint Online-forekomst
  • Administrere adgang til indhold og information, der er gemt i SharePoint
  • Overvåge driften af aktive SharePoint-steder, herunder optaget plads
  • Implementere politikker til at understøtte samarbejde med øje for sikkerhed

Og meget mere, som vi vil se nærmere på i denne artikel.

Hvad er intranet.ai?

intranet.ai er et brugsklart virksomhedsintranet, der er designet til at reducere omkostninger og implementeringstider og dermed skabe et samarbejdende og moderne digitalt arbejdsmiljø:

  • Startpris på 3.650 €/år for et komplet intranet
  • 50+ applikationer, herunder avanceret søgning, dokumentstyringssystem og FAQ-sider
  • 100 % integreret med SharePoint Online og Microsoft 365

 

SharePoint Admin Center: Hvordan logger jeg ind?

SharePoint Admin Center er kun tilgængeligt for administratorer med et Office 365-abonnement, som selvfølgelig inkluderer SharePoint Online.

Globale administratorer inden for virksomhedens Microsoft 365-tenant har det højeste niveau med hensyn til tilladelser og har adgang til alle de funktioner, der tilbydes i SharePoint Admin Center. De kan dog også give andre brugere adgangstilladelse til Admin Center ved at tildele dem rollen Admin for:

  • Administrere SharePoint-sidesamlinger
  • Indstille lagerkvoter
  • Supervisere andre administratorer og webstedsejere

For at tildele administratorrollen i SharePoint skal globale administratorer derefter:

  1. Logge ind på Microsoft 365-administrationscenteret
  2. Vælg punktet "Roller"
  3. Vælg punktet "Rolletildelinger" i venstre side
  4. Dobbeltklikke på rollen "SharePoint-administrator"
  5. Vælg kommandoen "Tilføj brugere"
  6. Tilføj de brugere, som du ønsker at tildele rollen til

De brugere, der føjes til listen, får dermed mulighed for at administrere SharePoint Online og dets websteder via de konfigurationer, der er tilgængelige i SharePoint Admin Center. Hvordan kommer man derhen?

På dette tidspunkt behøver Admin-brugere kun:

  1. Gå til admin.microsoft.com
  2. Logge ind med deres Office 365-legitimationsoplysninger
  3. Vælg SharePoint-administrationscenteret ved at rulle til venstre

Ved at klikke på "SharePoint" bliver administratorbrugere omdirigeret til SharePoint Admin Center, hvor de finder alle de værktøjer, de har brug for til at administrere deres virksomheds SharePoint-miljø.

SharePoint Admin Center: Hvad er de vigtigste funktioner?

Her er, hvad Admin Center tilbyder for at forbedre brugeroplevelsen og sikre det højeste sikkerhedsniveau for virksomhedsdata på SharePoint Online-websteder.

Nedenfor er listet de vigtigste konfigurationsområder (findes i navigationslinjen til venstre for hovedgrænsefladen i Admin Center). Hvert af disse områder indeholder specifikke indstillinger til at definere politikker, justere delingsmuligheder, overvåge strukturen i sitesamlinger og meget mere.

Startsiden for SharePoint Admin Center

Startsiden for SharePoint Admin Center giver de første vigtige oplysninger om status for din SharePoint Online-forekomst. Der præsenteres dashboards, som viser opdaterede data i realtid om:

  • Udnyttelse af virksomhedens sites i løbet af de sidste 30 dage
  • Servicestatus
  • Systemopdateringer

Systemopdateringer er meddelelser fra Microsoft, som har til formål at informere administratorer om forbedringer, nye funktioner og eventuelle ændringer i SharePoint, som kan påvirke brugeroplevelsen.

Der er også et tekstsøgefelt, som kan bruges til at hente aktive SharePoint-steder og overvåge brugen af dem. Som for eksempel den optagede lagerplads.

Den andel, der er optaget af alle SharePoint-websteder, findes i øverste højre hjørne, hvor en simpel grafik viser den optagne plads i forhold til den plads, der stadig er til rådighed for virksomheden.

Denne oversigt over tilgængelig lagerplads er afgørende for korrekt SharePoint-administration.

Man skal huske, at lagerpladsen for SharePoint Online er 1 TB pr. virksomhed, hvortil der skal lægges 10 GB for hver bruger med en licens, der inkluderer SharePoint.for eksempel vil en virksomhed, der har 100 brugere med en Microsoft 365-licens, der inkluderer SharePoint Online, have 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB plads.

Når denne kvote er overskredet, forhindres adgang til næsten alle dokument- og informationslagrings- og delingsfunktioner i SharePoint Online.

Hvis der derefter går 12 måneder, uden at virksomheden har købt ny lagerplads, kan Microsoft deaktivere kontoen og uigenkaldeligt slette alt indhold.

Ud over en oversigt over den aktuelle lagerstatus tilbyder SharePoint Admin Centre ikke nogen nyttige værktøjer til at undgå at overskride den tilgængelige kvote. Det giver kun mulighed for at slette sider i instansen.

For at administrere deres lagerplads har virksomheder derfor tre alternativer:

  1. Køb ny lagerplads til SharePoint, inden kvoten overskrides. Sandsynligvis den mindst bekvemme løsning, da prisen er 0,2 €/GB/måned.
  2. Køb Microsoft 365 Archive, den løsning, som Microsoft har designet netop til at tilbyde ekstra lagerplads til SharePoint-websteder. Det er en billigere løsning end at købe ny lagerplads direkte, med en pris på 0,05 €/GB/måned.
  3. Brug Microsoft 365 Archive Manager.

Microsoft 365 Archive Manager er den løsning, vi har udviklet hos intranet.ai for at sænke omkostningerne ved de tidligere muligheder og give virksomhederne mulighed for selv at administrere deres lagerplads, ikke kun på SharePoint Online, men også på Teams og OneDrive.

Frigør plads med Microsoft 365 Archive Manager


Microsoft 365 Archive Manager er løsningen til at administrere tilgængelig lagerplads i Microsoft 365 og spare på køb af ny lagerplads:

  • Reducerer den plads, som SharePoint, Teams og OneDrive optager, uden ekstra omkostninger.
  • Hjælper med at administrere arkiver i Microsoft-skyen uafhængigt af hinanden.
  • Bevarer samarbejdsfunktioner, der er gået tabt med Microsoft 365 Archive.

 

Active sites, til administration af aktive SharePoint-steder

Som et alternativ til søgefeltet på startsiden kan administratorer se listen over aktive SharePoint-steder i virksomhedens lejer fra posten "Active sites" (som findes til venstre under overskriften "Sites").

Denne side er dog ikke kun nyttig til at se aktive sites. Hvert site på listen er faktisk ledsaget af en række nyttige oplysninger om dets "historie" og hovedkonfigurationer. Blandt disse oplysninger finder vi for hvert site angivet

  • Mulig tilsluttet Microsoft Teams-gruppe eller -kanal (og dermed forstå, om webstedet blev født efter oprettelsen af en privat gruppe eller kanal i Teams eller ej)
  • Antal besatte GB'er
  • Primære administratorer
  • Anvendt skabelon
  • Dato for oprettelse
  • Og så videre.

På siden "Active sites" kan administratorer også oprette nye websteder med kommandoen "Create".

Det er interessant, at der er en særlig fordel ved at gå til SharePoint Admin Center for at oprette et nyt sted, nemlig muligheden for at bruge skabeloner ud over dem, der tilbydes som standard på SharePoint-hjemmesiden. Det er derfor skabeloner, som administratorer kan bruge for ikke at skulle starte helt fra bunden med at oprette et websted, samtidig med at det får funktioner, som ikke findes i de skabeloner, der er tilgængelige for normale brugere.

Deleted sites, for at se slettede SharePoint-steder
(og beslutte, hvad der skal ske med dem)

Umiddelbart under overskriften "Active sites" finder vi "Deleted sites", som fører os til SharePoint Admin Centre-siden, der er dedikeret til (men ikke uigenkaldeligt) slettede steder.

Den funktion, der skal fremhæves på denne side, er kommandoen "Restore", som kan bruges til at gendanne slettede SharePoint-steder. Det er meget nyttigt, især når et site er blevet fjernet ved en fejl.

Men pas på: Administratorer har en begrænset tid til at gendanne et site. Derefter slettes SharePoint-sider i området "Deleted sites" permanent.

Den tid, der er til rådighed til gendannelse, varierer alt efter typen af site.

Men med undtagelse af SharePoint-sider, der er knyttet til en Teams-kanal (som skal gendannes inden for 30 dage efter sletning direkte fra Microsoft Teams), kan team- og kommunikationssider gendannes i dette område af SharePoint Admin Center inden for 93 dage efter deres sletning. Sådan gør du:

  • Vælg de websteder, der skal gendannes, på listen i området "Deleted sites".
  • Klik på kommandoen "Restore" i øverste venstre hjørne.

Når de 93 dage er gået, fjernes siderne helt fra SharePoint Online-miljøet. For at undgå at miste vigtige data anbefales det at tage en sikkerhedskopi eller bruge tredjepartsløsninger til at arkivere oplysninger fra et websted, der, selv om det ikke bruges, kan vise sig at være nyttigt i fremtiden.

Policies, for deling og adgang til indhold i SharePoint

Under overskriften "Policies" finder du to meget vigtige områder i SharePoint Admin Centre.

Det er de områder, der samler henholdsvis delings- og adgangskonfigurationer.

I området "Sharing" har administratorer mulighed for at definere grænser for deling af indhold i SharePoint og OneDrive. Der er især følgende fire niveauer til rådighed

  1. Deling med alle
  2. Deling med nye og eksisterende gæster
  3. Deling kun med eksisterende gæster
  4. Deling med kun personer i organisationen

Administratorer kan derefter vælge niveauet, fra det mest tilladte til deling af links og filer uden anmodning om login, til det strengeste til deling med personer med en virksomhedskonto.

Det andet interessante område under "Policies" hedder "Access control" og tilbyder mere avancerede indstillinger end området "Sharing" til beskyttelse af SharePoint- og OneDrive-filer. Under "Access control" finder man således fire hovedkategorier af indstillinger til styring af adgang til indhold:

  1. Ikke-administrerede enheder. Administratorer kan tillade, begrænse eller blokere adgang for enheder, der ikke tilhører virksomhedens domæne, eller som har operativsystemer eller browsere, der ikke overholder den konfiguration, der er indstillet for SharePoint.

  2. Timeout for inaktivitet. En sikkerhedsindstilling, der bruges til at indstille en inaktivitetsperiode, hvorefter en bruger får besked og i sidste ende bliver logget ud.

  3. Netværksplacering. Den konfiguration, der gør det muligt at filtrere adgangen til SharePoint Online baseret på brugerens IP-adresse. Administratorer kan f.eks. kun give adgang til brugere, der bruger virksomhedens netværk.

  4. Legacy-godkendelse. Indstillingen for at tillade eller blokere adgang fra tredjeparts eller ældre Microsoft Office-applikationer (Office 2010 og tidligere), som ikke kan indføre enhedsbaserede begrænsninger.

Områderne "Sharing" og "Access control" giver således tilsammen en bred vifte af muligheder for at beslutte, hvem der kan få adgang til hvad i virksomhedens SharePoint-miljø, og skræddersy platformstilladelser til organisationens sikkerhedspolitikker på en fleksibel og detaljeret måde.

Tilmeld dig vores nyhedsbrev


Du vil finde:

  • Korte trænings- og opdateringsvideoer om Microsoft 365-nyheder.
  • Vores guides til digitalisering af virksomheder.
  • Dybdegående artikler om, hvordan du kan forbedre dit intranet ved at få mest muligt ud af dit Microsoft 365-abonnement.


Du kan til enhver tid afmelde dig igen.

Settings, for at få adgang til yderligere konfigurationer

Under det generiske SharePoint Admin Center "Settings" er der indstillinger for:

  • Vælg, hvordan notifikationer skal håndteres.
  • Angive startsiderne i din SharePoint Online-forekomst.
  • Definere standardkonfigurationer for oprettelse af nye websteder.
  • Administrere grænserne for den lagerplads, som hvert site optager.
  • Og så videre.

Grundlæggende er det her, du finder indstillingerne til at tilpasse dit SharePoint-miljø.

Et startsted er et sted, der fungerer som en landingsside og giver et enkelt adgangspunkt til SharePoint Online-miljøet. Administratorer kan oprette et kommunikationssite som et startsite for at udvide dets omfang og centralisere nyheder og nyttigt indhold for alle brugere i organisationen.

Term store, for at ændre taksonomien for SharePoint-steder

Når du vælger punktet "Term store" i SharePoint Admin Centre, kommer du til den side, hvor du kan administrere metadata for dine websteder.

Metadata er de oplysninger, der ligger til grund for systemet til søgning og lagring af indhold på SharePoint Online-websteder. Her spiller indstillingerne på siden "Term store" derfor en vigtig rolle i den korrekte administration af SharePoint og de virksomhedsdata, den er vært for.

Her kan administratorer oprette eller redigere den lokale taksonomi for et SharePoint-site og gribe ind på niveauet for tags, termsæt og individuelle ter mer, der kan tilpasses med egenskaber som navn, beskrivelse og brugsbetegnelser.

Det er også muligt at tildele en person eller brugergruppe et bestemt termsæt. I dette tilfælde giver de tildelte tags ikke yderligere tilladelser, men hjælper med at identificere (eller rettere spore) brugere ved hjælp af et termsæt som f.eks. en jobtitel og en afdeling.

Migration, til styring af migreringsprocesser i SharePoint

SharePoint Admin Centre tilbyder et værktøj, der er designet til at styre migreringsprocesser: Migration Manager, som kan findes under "Migration" i navigationslinjen til venstre.

Migration Manager samler indstillingerne for migrering til SharePoint Online og understøtter overførslen af data fra platforme som Microsoft Stream, Dropbox og Google Workspace.

I dette område er der også mulighed for at downloade SharePoint Migration Tool. Et nyttigt værktøj til at migrere indhold fra ældre versioner af SharePoint On-Prem eller fra filer fra netværksmapper.

Advanced, for at få adgang til avancerede konfigurationer

I afsnittet "Advanced" i SharePoint Admin Center tilbydes administratorer visse avancerede konfigurationer, som blandt andet tjener til at styre de tilladelser, der kræves af brugerdefinerede applikationer, som er installeret i SharePoint Online.

Disse indstillinger bidrager til styringen af platformens udvidelsesmuligheder og giver dig mulighed for at gribe ind i de tilladelser, som brugerdefinerede komponenter har til at interagere med data i SharePoint eller mere generelt i Microsoft 365-virksomhedsmiljøet.

For at afslutte oversigten finder du nedenfor en oversigtstabel over de funktioner og konfigurationer, der er tilgængelige for SharePoint Online-administratorer i Admin Center.

 

 

De tilgængelige funktioner i SharePoint Admin Center

 

Område i SharePoint Admin Center Tilgængelige funktionaliteter
Startside
  • Dashboard med opdaterede data om brug af websteder, servicestatus og systemopdateringer
  • Søgefelt til at hente aktive websteder.
  • Oversigt over tilgængelig lagerplads.
Active sites
  • Visning og administration af aktive sites.
  • Oplysninger om enhver tilsluttet Teams-gruppe/-kanal, antal optagne GB, primære administratorer, anvendt skabelon, oprettelsesdato osv.
  • Oprettelse af nye sites fra eksklusive skabeloner.
Deleted sites
  • Visning af slettede sider.
  • Gendannelse af slettede sites (funktionalitet generelt tilgængelig inden for 93 dage efter sletning).
Policies
  • Konfigurationer til deling af links og filer, herunder grænser (deling med alle, nye gæster, kun eksisterende gæster, kun personer i organisationen).
  • Adgangsstyring for ikke-administrerede enheder, timeout for inaktivitet, filtrering efter IP-adresse og ældre godkendelse.
Settings
  • Tilstand for administration af notifikationer.
  • Indstillinger for startside.
  • Standardkonfigurationer for oprettelse af nye sites.
  • Grænser for den lagerplads, som hvert site optager.
Term store
  • Metadata- og taksonomistyring af SharePoint-websteder.
  • Oprettelse/redigering af tags, termsæt og individuelle termer med tilpassede egenskaber (navn, beskrivelse, brugsbetegnelser osv.).
  • Tildeling af brugere til specifikke termsæt.
Migration
  • Konfigurationer til migrering til SharePoint Online.
  • Understøttelse af dataoverførsel fra platforme som Microsoft Stream, Dropbox, Google Workspace.
  • Download SharePoint Migration Tool for at migrere indhold fra ældre versioner af SharePoint On-Prem og netværksmapper.
Advanced
  • Konfigurationer til platformsudvidelse og interaktion mellem brugerdefinerede komponenter og SharePoint- og Microsoft 365-data.

Har du brug for hjælp til at administrere dine SharePoint-sider?


Vi har mere end 80 hænder til at hjælpe dig med at:

  • Fordele de rigtige tilladelser til brugerne.
  • Forbedre virksomhedens dokumenthåndtering.
  • Sikre sikkerheden for delte forretningsoplysninger.
  • Optimere den tilgængelige lagerplads i Microsoft 365.
  • Udvikle tilpassede webdele og grafik til din virksomhed.

 

Giuseppe Marchi


Giuseppe har været Microsoft MVP for SharePoint og Microsoft 365 siden 2010 og har grundlagt Dev4Side og intranet.ai med det formål at hjælpe virksomheder med at få et enklere og mere effektivt arbejdsmiljø.

Han arbejder som konsulent med alt, hvad der har med digitalt samarbejde, intranetportaler og Microsofts cloud-platforme at gøre.

FAQ om SharePoint Admin Center


Hvad er SharePoint Admin Center?

SharePoint Admin Center er webgrænsefladen, der giver administratorer af SharePoint Online alle værktøjer til centralt at administrere websteder, indhold og datasikkerhed.

Hvordan får jeg adgang til SharePoint Admin Center?

Administratorer skal gå til admin.microsoft.com, logge ind med deres Office 365-legitimationsoplysninger og vælge SharePoint Admin Center fra venstre panel.

Hvad er de vigtigste funktioner i SharePoint Admin Center?

De vigtigste funktioner inkluderer oprettelse af nye websteder, styring af adgang til indhold, overvågning af optaget plads, implementering af samarbejds- og sikkerhedspolitikker og administration af konfigurationer af aktive SharePoint-websteder.

Hvordan tildeler jeg Admin-rollen i SharePoint?

For at tildele Admin-rollen i SharePoint skal globale administratorer få adgang til Microsoft 365 admin center, vælge "Roles", derefter "Role Assignments", dobbeltklikke på rollen "SharePoint Administrator", vælge "Add users" og tilføje de brugere, de vil tildele rollen til.

Hvordan administrerer jeg lagerplads i SharePoint Online?

For at administrere lagerplads i SharePoint Online kan du købe ekstra plads, bruge Microsoft 365 Archive eller Microsoft 365 Archive Manager, en løsning der giver mulighed for at reducere den plads, der optages af SharePoint, Teams og OneDrive uden ekstra omkostninger.

Hvad er Microsoft 365 Archive Manager?

Microsoft 365 Archive Manager er en løsning udviklet af intranet.ai til at administrere lagerpladsen i SharePoint (og også OneDrive) gennem intelligent analyse af virksomhedsarkiver og fjernelse af mindre nyttigt indhold for brugerne.

Hvordan gendanner jeg et slettet SharePoint-websted?

For at gendanne et slettet SharePoint-websted skal administratorer gå til siden "Deleted sites" i SharePoint Admin Center, vælge de websteder, der skal gendannes, og klikke på kommandoen "Restore". Dette skal gøres inden for 93 dage efter sletningen.

Hvad er delingsmulighederne i SharePoint?

Delingsmulighederne i SharePoint inkluderer deling med alle, deling med nye og eksisterende gæster, deling kun med eksisterende gæster og deling kun med personer i organisationen. Disse muligheder kan konfigureres i afsnittet "Sharing" i SharePoint Admin Center.

Hvad er en Home site i SharePoint Online?

En Home site i SharePoint Online er et websted, der fungerer som en landing page og giver et centralt adgangspunkt til SharePoint Online-miljøet. Administratorer kan indstille et kommunikationswebsted som Home site for at centralisere nyheder og indhold, der er nyttige for alle brugere i organisationen.

Fortsæt med at læse

Microsoft 365 Archive: Hvad det er, begrænsninger og alternativer

Lad os undersøge, hvad Microsoft 365 Archive er, den nye løsning til at udvide lagerpladsen i Microsoft 365-forretningsmiljøet.