SharePoint: hvad det er, hvad det bruges til, og 7 nøglefunktioner

SharePoint er en Microsoft 365-platform, der er designet til at forvandle virksomhedskommunikation til en gnidningsfri og sammenkoblet digital oplevelse. Kort sagt er det et alsidigt værktøj, der gør det muligt at oprette virksomhedsintranettet, samt samarbejdswebsteder og delte områder, der er sikre og tilgængelige fra enhver enhed.

Hvordan fungerer SharePoint? Ud over at gøre det nemt at oprette skræddersyede websteder til branded indhold, tilbyder SharePoint avancerede funktioner til centraliseret styring af lister, filer og brugertilladelser. Takket være integrationen med Microsoft 365-økosystemet formår SharePoint at optimere virksomhedens processer, så man kan samarbejde i realtid og samtidig bevare fuld kontrol over informationssikkerheden.

I denne artikel gennemgår vi 7 funktioner, der gør SharePoint til et centralt værktøj for virksomheder, der ønsker at digitalisere sig og forbedre både produktivitet og medarbejderoplevelse.

Hvad er SharePoint, og hvorfor bruge det i virksomheden

SharePoint er et af nøgleværktøjerne i Microsoft 365-pakken og er en af de førende applikationer på markedet til udvikling af virksomhedsintranet og samarbejdsplatforme. SharePoint blev introduceret i 2001 og har revolutioneret traditionelle dokumenthåndteringssystemer ved at give virksomheder en centraliseret løsning til at gemme, organisere og dele indhold på en sikker og tilgængelig måde. Dermed fik brugerne mulighed for at håndtere deres dokumenter og informationer fra ethvert sted, blot med en internetforbindelse.

Microsoft har fortsat med at opdatere SharePoint gennem årene, og har ikke kun forbedret lagringssystemet, men også kraftigt udvidet platformens formål. Fra et enkelt værktøj til dokumenthåndtering har SharePoint udviklet sig til en komplet platform til indholdsstyring og opbygning af virksomhedswebsteder, som opdeles i intranet, ekstranet og private portaler. Det er websteder, der ikke blot gør det muligt at dele indhold med et bredt publikum, men som gør det med præcis kontrol over datasikkerheden.

I modsætning til andre platforme, såsom WordPress eller Umbraco, er SharePoint specifikt designet til at håndtere multimedieindhold, dokumenter og kommunikation i virksomhedens digitale arbejdsplads. Fokus ligger derfor på at skabe et samlet, brugervenligt og sikkert digitalt arbejdsmiljø, der er fuldt integreret med de øvrige Microsoft-applikationer.

Men hvad er SharePoint egentlig, og hvorfor bør virksomheder tage det i brug? SharePoint er en webbaseret platform, der giver organisationer mulighed for at oprette samarbejdsområder, virksomhedswebsteder, intranet og ekstranet, med detaljeret styring af indhold, arbejdsgange og intern kommunikation. Den forenklede informationshåndtering, som SharePoint muliggør, fører desuden til bedre kommunikation mellem teams og afdelinger, samtidig med at integriteten af det delte data sikres.

Fordelene ved SharePoint for virksomheder understreges af platformens evne til at øge effektivitet og produktivitet gennem funktioner som:

• samtidig redigering af dokumenter
• versionshistorik
• detaljerede tilladelser

En anden væsentlig fordel er brugen af brugerdefinerede metadata til at forenkle arkivering og søgning af information. Det gør det muligt at opbygge et komplet dokumentsystem, hvormed virksomheder kan håndtere store mængder data uden friktion i den daglige arbejdsgang.

Ud over dokumenthåndtering tilbyder SharePoint også avancerede funktioner til opbygning af interaktive intranetportaler. Virksomheder kan udvikle dynamiske websteder, hvor al information og alle ressourcer, medarbejderne har brug for til deres arbejde, samles ét sted. Takket være den native integration med Microsoft 365, herunder Teams, OneDrive og Outlook, kan SharePoint blive et rigtigt samarbejdsknudepunkt.

For eksempel muliggør integrationen med Teams, at filer kan deles og redigeres direkte i samtalekanalerne, hvilket forbedrer samarbejdet i realtid. OneDrive giver mulighed for offline-synkronisering af SharePoint-filer, så brugerne kan arbejde på dokumenter uden internetforbindelse, mens Outlook gør det nemmere at håndtere virksomhedens e-mails og aftaler ved at forbinde dokumenter og ressourcer fra SharePoint.

En integration, der ikke skal undervurderes, er den med Microsoft Power Platform. Integrationen med værktøjer som Power Automate, Power Apps og Power BI gør det muligt for virksomheder at automatisere arbejdsgange, oprette skræddersyede applikationer og analysere virksomhedsdata i realtid. Yderligere funktioner, der gør SharePoint til en ideel platform for digitalisering af interne processer.

Endelig skiller SharePoint sig ud ved sine mange tilpasningsmuligheder og store fleksibilitet. Organisationer kan tilpasse brugerfladen samt oprette layouts og temaer, der understøtter brandidentiteten. Derudover kan de bygge sider med skræddersyede webdele, hvilket giver brugerne funktioner ud over SharePoints standard og tilpasser virksomhedswebstederne til organisationens reelle behov.

Med hensyn til skalerbarhed vokser SharePoint sammen med virksomheden. Det betyder, at platformen, uanset organisationens størrelse eller kompleksitet, kan håndtere en stigning i data og brugere uden at gå på kompromis med ydeevnen.

Med denne gennemgang har vi ønsket at afklare, hvad Microsoft 365-værktøjet SharePoint er, og hvorfor det bør blive hjertet i virksomhedens digitale arbejdsplads. Dokumenthåndteringsevnerne, mulighederne for procesautomatisering og den native integration med de øvrige Microsoft-platforme gør det til et uundværligt værktøj til digitalisering og fornyelse af interne processer.

Hvad er SharePoint Online, og hvad er forskellen fra On-Premise-versionen

SharePoint Online er cloud-versionen af den gængse Microsoft 365-platform. I modsætning til On-Premise-versionen, hvor it-infrastrukturen skal driftes lokalt, udnytter SharePoint Online skyen til at sikre automatiske opdateringer, især inden for sikkerhed, samt tilbyder øjeblikkelig skalerbarhed.

Derfor behøver virksomheder ikke længere at bekymre sig om at vedligeholde fysiske servere eller kompleks infrastruktur, hvilket normalt kræver betydelig tid og penge. Dette ansvar ligger i stedet hos Microsoft, som tager sig af alle tekniske aspekter, fra systemopdateringer til sikkerhedsrettelser, hvilket giver en mere effektiv styring af virksomhedens ressourcer.

En anden væsentlig fordel ved skyen er tilgængeligheden: SharePoint Online giver virksomheder mulighed for at tilgå deres data hvor som helst i verden, så længe der er internetforbindelse. En vigtig egenskab, når man tænker på den stigende udbredelse af fjernarbejde og medarbejdernes behov for at kunne tilgå virksomhedsdokumenter, styre projekter og samarbejde i realtid med kollegerne uanset deres geografiske placering.

Datatilgængeligheden er dog ikke begrænset til fjernadgang alene, men strækker sig også til integrationsmuligheder med andre Microsoft 365-cloud-applikationer såsom Teams og OneDrive. Denne integration gør det muligt at skabe et sammenkoblet digitalt miljø, hvor dokumenter, forretningsprocesser og internt kommunikationsflow alle er samlet i ét system.

Hvad bruges SharePoint til: reelle use cases for virksomheder

Som vi har set, er SharePoint ikke blot software: det er en alsidig platform, der giver virksomheder mulighed for at digitalisere interne processer, forbedre samarbejdet og håndtere information på en integreret og sikker måde. Men hvordan omsættes SharePoint til konkret værdi? Lad os kort se på det her, før vi går videre til de vigtigste funktioner, ved at gennemgå nogle af de mest udbredte use cases i virksomheder.

Dokumenthåndtering og Content Management System

Fra et enkelt dokument i arkivet kan SharePoint hente meget mere: flere versioner, sikker deling og redigeringskontrol forvandler dokumenthåndtering til en struktureret proces, hvor intet er overladt til tilfældighederne.

Forestil dig en stor virksomhed, der skal håndtere tusindvis af dokumenter hver dag. SharePoint kan give mulighed for at oprette et system, der ikke kun gør det muligt at arkivere filer ved hjælp af brugerdefineret og søgbar information (denne information er metadata), men som også gør det muligt at spore de enkelte dokumentversioner og hente dem frem, når man ønsker det, fra en historik, der opdateres automatisk efter hver ændring.

Fleksibilitet, hurtig informationsgenfinding og sikkerhed er de vigtigste egenskaber, som SharePoint tilbyder til håndtering af virksomhedens dokumenter og indhold.

Virksomhedsintranet

Forestil dig nu en virksomhed med hundredvis af medarbejdere fordelt på forskellige lokationer eller på hjemmearbejde. Hvordan sikrer man, at alle er på linje med virksomhedens strategier og mål?

SharePoint gør det muligt at oprette intranettet, altså det digitale knudepunkt, hvor medarbejderne i en virksomhed kan tilgå al den information, de ressourcer og de tjenester, de har brug for til deres arbejde og til samarbejdet med kollegerne.

Intranettet er stedet, der er skræddersyet til den enkelte organisation, med det formål at gøre interne processer og kommunikation enklere og mere direkte. Med SharePoint som fundament kan intranettet udfolde sit fulde potentiale og blive hjertet i virksomhedens digitale arbejdsplads, hvor dokumenthåndtering centraliseres, samarbejde i realtid fremmes, og videndeling forbedres.

Hver bruger kan nemt tilgå de dokumenter, der er mest relevante for deres arbejde, de tjenester, der tilbydes medarbejderne, og de seneste virksomhedsnyheder, samtidig med at den operationelle kontinuitet bevares uanset arbejdssted. Muligheden for at tilpasse websteder og indhold efter team, afdeling, arbejdssted eller endda den enkelte brugers sprog gør det desuden muligt at give målrettet information og reducere overbelastningen med irrelevant kommunikation.

Engagement med Yammer (nu Viva Engage)

I dag har virksomheder mere end nogensinde brug for værktøjer, der fremmer interaktion og aktiv deltagelse. Hvor det tidligere var Microsoft Yammer, der udfyldte denne rolle, er det i dag Viva Engage, der gør det muligt at skabe et internt socialt netværk.

Med Viva Engage kan medarbejdere i samme organisation dele idéer, diskutere projekter og initiativer, deltage i afstemninger og oprette communities med fokus på emner, der er relevante for virksomheden og deres eget arbejde.

SharePoint fungerer på sin side som den centraliserede platform til indholdsstyring og struktureret dokumentsamarbejde. Integrationen med Viva Engage skaber et økosystem, der kombinerer virksomhedens vidensstyring med en mere engagerende kommunikation. Det er for eksempel muligt at vise diskussioner og opdateringer fra Viva Engage direkte på SharePoint-intranettet, så man skaber et samlet rum, hvor formel kommunikation og spontane bidrag fra communityet lever side om side.

En SharePoint-side kan indeholde et feed, der i realtid viser de igangværende samtaler på Viva Engage, så brugerne kan deltage uden at forlade intranetmiljøet.

Afholdelse af events

SharePoint kan bruges sammen med Microsoft Stream til at styre og promovere virksomhedens live-streamede events.

Integrationen med Stream gør det muligt for virksomheder at planlægge livetransmission af begivenheder som globale møder, kurser eller lancering af nye produkter, med en stor fordel: muligheden for at samle alle event-relaterede aktiviteter ét sted.

SharePoint-websteder er det ideelle sted til at håndtere promoveringen af eventet, dele opdateringer og indsamle feedback i realtid via Microsoft Forms-formularer. På den måde reduceres behovet for at skifte mellem forskellige applikationer, og både planlægning og deltagelse i virksomhedens events forenkles, samtidig med at man forbliver i et miljø, alle brugere allerede kender.

Projektstyring

SharePoint kan også blive en central operativ base, hvor man kan spore deadlines, tildele opgaver og dele dokumenter med kolleger på samme projekt, team eller afdeling.

For at oprette en sådan operativ base er integrationen med Microsoft Planner afgørende. Planner er Microsoft 365-applikationen til projektstyring, der gør det muligt at opdele projektaktiviteter i specifikke opgaver, som tildeles teammedlemmerne sammen med deadlines og prioriteringer.

I SharePoint kan hvert teammedlem se de tildelte opgaver via en tavle-lignende grænseflade. Dette gør det muligt at følge fremdriften i aktiviteterne og den enkeltes arbejdsbyrde, mens alt forbliver samlet på én platform. Derudover synkroniseres oplysningerne for de enkelte opgaver automatisk mellem de to platforme, hvilket gør det nemt for ledere at følge fremdriften i virksomhedens projekter og gribe hurtigt ind, hvis der opstår problemer.

Håndtering af compliance og governance

SharePoint er en central platform til styring af indhold og information, og understøtter virksomheder i at overholde stadig strengere sikkerhedspolitikker.

Takket være avancerede funktioner som auditing og opbevaringspolitikker er det muligt nøjagtigt at overvåge brugen af virksomhedens dokumenter, herunder hvem der tilgår indholdet, hvilke ændringer der foretages, og hvornår.

Opbevaringspolitikkerne kan desuden tilpasses, så man sikrer, at dokumenter opbevares i den periode, som lovgivningen kræver, og at de, når fristerne er udløbet, slettes på sikker vis.

Udvikling af interne kompetencer

SharePoint-intranettet kan fungere som hub for virksomhedens uddannelse og samle alle de undervisningsressourcer, medarbejderne har adgang til for at forbedre deres kompetencer, ét let tilgængeligt sted.

Ved at oprette dedikerede fordybelsessider er det muligt at fremhæve virksomhedens uddannelsestilbud, give hurtige links til eksterne ressourcer og give et detaljeret overblik over de tilgængelige kurser. Men det er ikke det eneste.

Intranetsiderne kan berigges med korte og engagerende læringsindhold, såsom videopiller om Microsoft 365, og bruges til at promovere skræddersyede uddannelsesforløb fra eksterne udbydere eller fra vores egen Microlearning-platform.

Business Intelligence og avanceret rapportering

SharePoint-websteder rummer ikke kun projektaktiviteter eller indhold til intern uddannelse, men kan også vise dashboards fra virksomhedens Power BI-rapporter.

Alle virksomheder skal træffe hurtige, databaserede beslutninger. At have et Power BI-dashboard integreret på en SharePoint-side dedikeret til en bestemt afdeling giver øjeblikkelig adgang til opdaterede data og relevante præstationsindikatorer. Medlemmerne af en afdeling kan derved følge udviklingen i deres aktiviteter i realtid og hurtigt identificere forbedringsområder og eventuelle problemer.

Integrationen mellem Power BI og SharePoint gør det desuden muligt at anvende brugerdefinerede filtre med dynamiske visualiseringer, der tilpasser sig teamets eller den enkelte brugers behov. Ledere kan for eksempel tilgå sammenfattende rapporter om salg eller produktivitet, mens teammedlemmerne kan analysere specifikke detaljer, der vedrører deres egne opgaver.

Håndtering af virksomhedens ressourcer

Endelig kan SharePoint bruges til at styre virksomhedens ressourcer, hvad enten det drejer sig om udstyr, softwarelicenser eller digitale aktiver.

Ved at oprette brugerdefinerede lister er det muligt at holde styr på hver ressource, dens anvendelse i virksomheden og relaterede begivenheder som deadlines, fornyelser eller vedligeholdelsesbehov. Takket være integrationen af automatiseringsflows er det desuden muligt at automatisere processer som bestillingsanmodninger eller godkendelse af indkøb af nye ressourcer. Med Power Automate kan man for eksempel oprette flows, der giver de ansvarlige besked, når licensen til en virksomhedssoftware er ved at udløbe, sammen med de nødvendige oplysninger til fornyelse.

7 SharePoint Online-funktioner du bør kende

SharePoint er platformen i Microsoft 365-pakken, der gør det muligt at forbedre virksomhedens præstationer gennem optimeret styring af interne processer og kommunikation.

I dette kapitel gennemgår vi 7 vigtige funktioner, som SharePoint tilbyder virksomheder: fra fil- og dokumenthåndtering til oprettelse af brugerdefinerede lister og udvikling af mere engagerende indhold til virksomhedens publikum. Vi ser desuden på, hvordan SharePoint understøtter tilgængelighed på mobile enheder, tilbyder avancerede søgeværktøjer, håndterer tilladelser sikkert og integreres problemfrit med andre Microsoft-løsninger.

1) Fil- og dokumenthåndtering

Lad os starte med den første styrke, SharePoint blev designet med, nemlig evnen til at håndtere virksomhedens dokumenter. Platformen begrænser sig ikke til at gemme et nærmest ubegrænset antal filer i Microsoft-skyen, men omfatter også en historik over ændringer, flere tilladelsesniveauer og metadatastrukturer, som kan erstatte traditionelle mapper. Lad os se nærmere på disse egenskaber.

SharePoint gemmer filer fra sine team- og kommunikationswebsteder eller fra OneDrive i særlige lister, der ganske enkelt kaldes “dokumentsamlinger”: en samling er et sikkert sted på platformen, hvor filer arkiveres og deles med andre organisationsmedlemmer via forskellige tilladelsesniveauer. Nedenfor gennemgår vi en oversigtstabel med de vigtigste typer af tilladelser.

Hovedtyper af brugertilladelser i Microsoft SharePoint

For at gøre det nemmere at tildele tilladelser giver SharePoint mulighed for at oprette grupper, som man tildeler bestemte tilladelser til, og dermed går ud over det enkelte brugerniveau: man kan for eksempel oprette en gruppe på et SharePoint-websted for at give alle nuværende og fremtidige medlemmer adgangen “Fuld kontrol”. Med dette system kan medlemmer af et team eller en hel organisation samarbejde i realtid om alle delte dokumenter, eller udelukkende fokusere på specifikke filer, der hører under deres ansvarsområde: nyttigt især til at håndtere filer, der kræver eksterne bidrag, uden at ejerne mister kontrollen.

Ud over tilladelser er en anden central egenskab ved SharePoint ændringshistorikken: hver gang en fil redigeres, gemmer platformen automatisk den forrige version. Hvorfor er dette vigtigt? Kort sagt giver SharePoint brugere med de rette tilladelser mulighed for at gennemgå alle versioner af et dokument, ikke kun for at sammenligne, men også for at gendanne en tidligere version; historikken viser desuden hvilken del af filen, hvilken bruger, samt dato og klokkeslæt for en given ændring, og man kan endda opsætte en advarsel for hver opdatering, der foretages i samlingerne.

Nu er det tid til at tale om et andet aspekt, der gør SharePoint til det ideelle dokumenthåndteringssystem, nemlig metadata: information om indholdet, der bruges til at kategorisere det, og som kan filtreres for at organisere og søge i filer hurtigere og nemmere end med traditionelle mapper. De ligner, om man vil, tags på sociale medier, idet de fortæller noget om, hvilken type indhold de er knyttet til.

Men hvor findes metadata i dokumentsamlinger, og hvordan bruges de? Meget enkelt: metadata er de sæt af værdier, der beskriver kolonnerne i en samling. For hver fil i en dokumentsamling stiller SharePoint standardkolonner og -metadata til rådighed, som filversion, forfatter, oprettelsesdato og dato for seneste ændring samt et numerisk ID. Autoriserede brugere kan desuden tilføje kolonner med brugerdefinerede værdisæt, som blot er udvidelser af standardsættene: i kolonnen mærket “dato” kunne man for eksempel indsætte udløbsdatoen for et projektdokument, mens man i kolonnen “bruger” kunne indsætte navnet på de personer, der skal godkende det, eller som er involveret i oprettelsen og opdateringen af det. Der er med andre ord ingen reel grænse: systemet gør det muligt at organisere alle virksomhedens dokumenter ud fra specifik information og efterfølgende hurtigt finde dem igen ved at filtrere samlingerne.

2) Lister

Efter at have set på Microsoft SharePoints muligheder som dokumenthåndteringssystem udvider vi emnet til lister. Dokumentsamlinger er nemlig særlige eksempler på SharePoint-lister, som fortjener deres egen plads på grund af den afgørende rolle, de spiller i virksomhedens processer: den eneste egentlige forskel er, at samlinger bruges til at organisere filer, mens lister indeholder tekstværdier, som f.eks. navnene på kontakter, der er nyttige for et projekt. På den måde gør enkle lister det muligt at oprette enhver form for register, fra leverandørkontrakter til udstyr, der er udleveret til medarbejderne, hvor metadata her også har en organisatorisk funktion ved at klassificere hver oplysning (f.eks. et kontraktbeløb, underskriverne eller de medarbejdere, der har en firmatelefon eller -pc).

En anden vigtig funktion i lister er, at de kan rumme information fra Excel-registre, og gøre dem tilgængelige for brugere med de samme tilladelsesniveauer som beskrevet for dokumentsamlinger, samtidig med at de får mulighed for at arbejde samtidigt på samme fil, hvilket går ud over Excels samarbejdsbegrænsninger. En anden fordel ved at importere Excel-tabeller til SharePoint er muligheden for at redigere flere elementer samtidig med funktionen Hurtig redigering (ved at klikke på “Hurtig redigering” i kommandolinjen for en given liste), samt at have adgang til ændringshistorikken for at sammenligne forskellige versioner af filen eller gendanne en tidligere version, med samme synlighed på felt, bruger, dato og klokkeslæt som for samlinger. Endelig vender dokumenter og filer tilbage, men denne gang som vedhæftede filer, der gør lister med kontakter, meddelelser, opgaver, undersøgelser og procedurer endnu mere detaljerede.

3) Indholdsstyring

Lad os nu gå videre til en af de funktioner i SharePoint, som virksomheder holder allermest af: indholdsstyring, eller rettere sagt, alt det, der udspringer af intern kommunikation. SharePoint er nemlig ikke kun et stærkt værktøj til at arkivere dokumenter, men også en glimrende platform til at skabe, distribuere og målrette forskellige typer virksomhedsnyheder og meddelelser, takket være evnen til at oprette virksomhedswebsteder som intranettet og ekstranettet, som er det primære mødested mellem medarbejdere og en organisations forretningspartnere, herunder leverandører og investorer.

På disse portaler kan virksomheder oprette brandede sider for at kommunikere deres identitet og kultur, eller definere tematiske områder, som f.eks. dem, der er dedikeret til events eller personalegoder. En anden mulighed er at give hver afdeling sit eget område, hvor medarbejderne kan komme i direkte kontakt med hinanden uden baggrundsstøj eller forstyrrelser fra andre afdelinger: her taler vi om SharePoints evne til at oprette undersites, altså websteder med eget skræddersyet indhold, der samtidig hører under den overordnede virksomhedsportal. Med undersites er det derfor muligt at bygge portaler dedikeret til specifikke afdelinger eller lokationer, så en spredt organisation kan formidle kommunikation på både et generelt og et specifikt niveau, og også bruge det enkelte steds eget sprog for at gøre indholdet mere tilgængeligt og engagerende.

Hvis det derimod er for omfattende at oprette et helt afdelingswebsted for at styre hele det interne kommunikationsflow, giver SharePoint mulighed for at oprette mindre udstillingsvinduer, hvor kun bestemte meddelelser vises: virksomhedsblogs, der fungerer som udstillinger af nyhedsbreve rettet mod specifikke brugergrupper, og som let kan placeres på en hvilken som helst side på SharePoint-webstederne for at fremhæve meddelelser fra f.eks. it- og hr-afdelingen.

Alt dette er muligt takket være platformens store fleksibilitet, som gør det muligt at definere og strukturere ikke kun indholdet af sider og nyheder, men også hele webstedets navigation set fra brugerens synsvinkel: virksomheder kan dermed eksperimentere med usability og tilgængelighed for at give deres publikum den bedst mulige oplevelse.

SharePoint-intranettet kan også tilbyde multimedieindhold som videokurser, tutorials eller endda podcastserier, der behandler de mest relevante emner i virksomhedens hverdag: indholdstyper, der især anbefales til organisationer, der ønsker at øge brugernes engagement og interesse i at holde sig opdateret om virksomhedens seneste begivenheder.

Korte videoer og lydklip kan blive et behageligt selskab i kaffepausen, især hvis de ledsages af dedikerede fora på SharePoint, Teams eller Yammer (nu Viva Engage), som sætter gang i diskussioner om dagens emner. Endelig udvider integrationen med Microsoft Stream SharePoints muligheder for, at virksomheder kan afholde events og webinarer i livestreaming direkte fra deres websteder: en god praksis her er at oprette en dedikeret side til et nyt event på intranettet, med det formål at give brugerne alle detaljer om emnerne, talerne samt dato og klokkeslæt for eventet.

Med Forms er det muligt at indsætte en tilmeldingsformular på siden, som både bruges til at sende adgangslinket til de tilmeldte og til at indhente nyttig statistik om deltagelsesgraden. Derudover anbefales det at oprette og udgive et spørgeskema, når eventet er slut, så man kan indsamle de nødvendige data til at evaluere initiativets succes.

4) Mobil support

Alle SharePoint-sider og -websteder er responsive: det betyder, at portaler og virksomhedsindhold, der er skabt med Microsoft 365-værktøjet, kan tilpasse sig enhver type mobil enhed. Men det er ikke det hele.

Med SharePoint-appen er det muligt at interagere med websteder og filer, downloade og redigere dem direkte fra smartphonen eller tabletten. Appen giver desuden mulighed for at modtage notifikationer og advarsler, når et nyt indlæg eller dokument uploades til virksomhedens intranet: ved at klikke på notifikationen kan brugerne gå direkte til indholdet og begynde at kommunikere eller samarbejde med kollegerne, uanset hvor de befinder sig.

En sidste ting værd at nævne: takket være den stærke integration, SharePoint har med alle Microsoft 365-værktøjer, er det også muligt at interagere med filerne på virksomhedens websteder fra Teams- og OneDrive*-appen.

*OneDrive-appen giver kun mulighed for at se og redigere dokumentfiler, der ligger på SharePoint.

5) Fuldtekstsøgning

For at hjælpe brugerne med at finde nyttig information og svar på deres spørgsmål tilbyder SharePoint-intranettet et moderne indekseringssystem: søgefunktionen er designet til at gennemsøge alle områder af webstedet, herunder dokumenter, sider, lister og biblioteker, så al arkiveret information nemt kan findes igen. Hos intranet.ai har vi forbedret disse muligheder yderligere ved at tilbyde Avanceret søgning i vores intranetløsning, som kan indeksere enhver filtype (også PDF), så længe filen indeholder et tekstlag: det betyder, at SharePoint som søgeresultat for et givet søgeord viser alt indhold, der har ordet i titlen, brødteksten eller i de tildelte metadata.

Derudover er det muligt at hente indhold ud over grænserne for SharePoints websteder, sider og lister, ved at udvide søgningen til det integrerede Microsoft 365-miljø: på den måde kan brugerne ikke blot få relevante resultater i løbet af få sekunder, men frem for alt også finde filer, der ligger i Microsoft-applikationerne i virksomhedens digitale arbejdsplads.

6) Håndtering af tilladelser

SharePoint er i stand til at garantere maksimal sikkerhed i håndteringen af virksomhedens indhold, takket være et hierarkisk tilladelsessystem, opdelt i flere niveauer, som kan tildeles enkeltbrugere eller hele arbejdsgrupper, oprettet direkte på SharePoint-websteder eller i Microsoft 365. Oprettelse af grupper til tildeling af tilladelser giver en betydelig tidsbesparelse, da mange brugere på én gang kan få tildelt det samme sæt tilladelser.

Det er værd at bemærke, at hvert SharePoint-websted automatisk indeholder bestemte sikkerhedsgrupper, som hver har deres eget sæt tilladelser. Et teamwebsted indeholder for eksempel grupperne:

• Ejere, med tilladelsen “Fuld kontrol”.
• Medlemmer, med tilladelsen “Rediger”.
• Besøgende, som kun har tilladelsen “Læs”.

For kommunikationswebsteder omfatter de grupper, der oprettes som standard, dem, der lige er nævnt, samt følgende:

• Godkendelsesansvarlige, med tilladelsen “Godkend”.
• Designere, med tilladelserne “Design” og “Begrænset adgang”.
• Hierarkiansvarlige, med tilladelsen “Hierarkistyring”.
• Læsere, med tilladelsen “Begrænset læsning” eller “Begrænset adgang”.

For en dybere gennemgang af de forskellige tilladelsesniveauer henviser vi til tabellen i det første punkt på denne liste, som omhandler fil- og dokumenthåndtering i SharePoint.

Derudover kan en virksomhed ændre de sikkerhedsgrupper, der findes på et websted, for at tilpasse styringen af det informationsflow, der løber gennem det. For at gøre det følger man disse trin:

• Gå til indstillingerne på team- eller kommunikationswebstedet.
• Åbn siden “Tilladelser”.
• Klik på “Opret gruppe”.
• Under “Ejer” angives navnet på den bruger, der skal administrere gruppen.
• Under “Gruppeindstillinger” angives navnene på de brugere, der kan redigere og/eller se gruppens medlemmer.
• Under “Tildel gruppens tilladelser til webstedet” vælges den type tilladelse, der skal gives til den gruppe, man opretter.
• Klik på “Opret”.

7) Integrationer

Vi er nu nået til den sidste funktion, og måske også den, der er sværest at opsummere på få linjer, men vi prøver alligevel: det, der nok gør det digitale arbejdsmiljø baseret på Microsoft 365-værktøjer så populært i virksomheder, er den dybe integration, der forbinder funktionerne i én applikation med funktionerne i de øvrige i pakken, og SharePoint er ingen undtagelse. Platformen kan nemlig udvide funktionerne på sine websteder ved at integrere med alle Microsoft 365-værktøjer, som OneDrive og Teams, samt med applikationer fra Microsoft Power Platform, Microsoft Viva og flere andre.

Hvad angår Power Platform-komponenterne, fortjener følgende særlig omtale:

• Power Apps, der gør det muligt at oprette skræddersyede applikationer.
• Power Automate, der gør det muligt at bygge automatiseringsflows.
• Power BI, hvormed man kan opnå dashboards og rapporter baseret på data fra SharePoint.

Det er værd at understrege, at disse værktøjer kan bruges uden større programmeringskendskab: tværtimod er de designet specifikt til brugere, der ønsker at digitalisere deres arbejde på en low-code måde. Resultatet af at kombinere disse applikationer er et virtuelt rum med et enormt potentiale, i stand til at optimere enhver forretningsproces med udgangspunkt i et SharePoint-websted som intranettet.

Tænk for eksempel på gentagne opgaver som ferieanmodninger eller godkendelse af et nyt dokument: takket være integrationen mellem SharePoint, Power Automate og Microsoft Teams er det muligt at skabe en automatiseret arbejdsgang, der fuldfører hele processen, fra afsendelse af anmodningen til arkivering, uden nogen manuel indgriben fra brugerne.

Hvad angår engagement på intranettet, udgør integrationen med Yammer (nu Viva Engage) et vendepunkt. Det er nemlig muligt at indsætte en ny eller allerede eksisterende samtale i et hvilket som helst SharePoint-websted eller -side via den dedikerede webdel til Viva Engage-communities.

På den måde kan en virksomhed forene de interaktionsfunktioner, der er typiske for sociale medier, med de indholdsstyringsfunktioner, der kendetegner et SharePoint-websted.

Dette er blot nogle få eksempler på integration, men mulighederne er reelt uendelige. Hver virksomhed kan tilpasse Microsoft 365-økosystemet efter egne behov ved at udnytte fleksibiliteten og samspillet mellem applikationerne i pakken.

Med SharePoint i centrum af denne arkitektur forenkles ikke blot indholdsstyringen, men der åbnes også op for en skræddersyet digital transformation, der kan udvikle sig i takt med virksomheden.