System tildokumenthåndtering

Dokumenthåndteringssystem til SharePoint Online: hvorfor har din virksomhed brug for det?

Administrer dine dokumenterpå SharePoint-intranettet. Anmod om en demo

Systemet, der giver dig mulighed for at oprette, gennemgå, godkende, underskrive ogoffentliggøre forretningsdokumenter direkte fra dit SharePoint-intranet.

Vores dokumenthåndteringssystem gør det muligt for dig at håndtere hele livscyklussen for dine forretningsdokumenter uden at forlade intranettet. Målet er at forbedre SharePoint Onlines muligheder for at digitalisere procedurer problemfrit, intuitivt og integreret med den digitale Microsoft 365-arbejdsplads.

Opret ensartede og protokollerede dokumenter

Vores funktion giver dig mulighed for at oprette nye dokumenter ud fra foruddefinerede skabeloner, der er i tråd med din virksomheds brand og kan tilpasses. De tilgængelige skabeloner har indbyggede egenskaber til automatisk at angive versionsnummer og en unik protokolkode. På den måde kan din virksomhed stole på, at der hurtigt oprettes standardiserede procedurer.

Opret ensartede og journaliserede dokumenter på SharePoint-intranettet

Samarbejde i realtid

Systemet integreres med Microsoft Office, ikke kun til oprettelse af dokumenter, men også til medforfatterskab og versionsarkivering i realtid. Brugere kan invitere kolleger til at samarbejde om procedurer, administrere adgang til information ved hjælp af det fælles autorisationssystem i Microsoft 365-produkter og aldrig miste overblikket over dokumentændringer.

Samarbejd om virksomhedens dokumenter på SharePoint-intranettet

Vælg mellem to godkendelsesworkflows

Vores dokumenthåndteringssystem til SharePoint Online understøtter to typer godkendelse:

Elektronisk underskrift, takket være integration med DocuSign.
Standardtilstand, via indsendelse af e-mail. Hver kunde kan vælge ud fra deres behov og reducere den tid og det papirforbrug, der er forbundet med dokumentgodkendelse på traditionelle kontorer.

Godkend virksomhedens dokumenter med digital signatur på SharePoint-intranettet

Forenkle distributionen af nye procedurer

Virksomheden kan informere brugerne om tilstedeværelsen af et nyt dokument på intranettet med et automatiseret e-mailnotifikationssystem, der allerede er integreret med vores funktion.

Automatisk distribution af nye procedurer på SharePoint-intranettet

SharePoint-system til håndtering af dokumenter: hvad er fordelene?

Vores komponent forbedrer standardfunktionerne i SharePoint Online for at forenkle dokumentopdateringer og holde virksomhedens publikum på linje.

Offentlig og privat procedurehåndtering for afdelinger

Forretningsafdelinger kan bruge vores komponent til selvstændigt at administrere deres dokumenter, før de offentliggøres på intranettet. De har et privat arbejdsområde, hvor de kan udføre intern udarbejdelse, gennemgang og godkendelsesaktiviteter. Når dokumenterne er klar, offentliggøres de i PDF-format i afdelingens område, som er tilgængeligt for alle kolleger.

Håndtering af virksomhedens dokumenter for afdelinger på SharePoint-intranettet

Versionsstyring af dokumenter på SharePoint-intranettet

Versionering For hver ny ændring af publicerede dokumenter opdateres versionsnummeret automatisk. Brugere kan gennemse SharePoint-historikken for at sammenligne eller gendanne enhver tidligere version af arkiverede dokumenter.

Journalisering af dokumenter på SharePoint-intranettet

Tildeling af protokolkode Hvert nyt dokument tildeles automatisk en unik protokolkode for at lette identifikationen. Metadata SharePoint-metadata giver brugerne mulighed for at kategorisere filer baseret på specifikke oplysninger, som brugerne kan definere uafhængigt, hvilket beriger indholdet af individuelle dokumenter.

Tildeling af metadata til dokumenter på SharePoint-intranettet

Det er muligt at opdatere metadata for at forbedre søgninger på intranettet.

Overtagelse af dokumenter på SharePoint-intranettet

Check-In og Check-out Systemet giver brugerne mulighed for at tage ansvar for en procedure og forhindre kolleger i at redigere indholdet, indtil der sker et Check-Out. Under Check-In forbliver dokumentet tilgængeligt for resten af virksomhedens publikum i skrivebeskyttet tilstand.

Styring af dokumentadgang på SharePoint-intranettet

Administration af adgang Bestem, hvem der kan se dokumenter eller foretage ændringer i indholdet. Microsoft 365-tilladelser gør det muligt at styre adgangen til information for forretningsområde, dokumenttype, mappe eller individuel fil.

Fuldtekstsøgning i dokumenter på SharePoint-intranettet

Fuldtekstsøgning Avanceret søgning gør det hurtigere at hente information i Microsoft 365, med udgangspunkt i intranettet. Den hjælper dig med at finde dokumenter og viser resultater, der er relevante for ord, sætninger og synonymer.

Relaterede funktioner

Document Archive My Documents Document Acknowledgement Advanced Search

Det komplette SharePoint-intranet integreret med Microsoft 365, fra 3.950 €/år.

80+ apps til kommunikation, træning og videndeling
Kompatibel med Microsoft 365 og Microsoft Viva
Driftsklart inden for 24 timer efter køb, med 5 dages konsulentbistand

Book en demo