Systemet, der giver dig mulighed for at oprette, gennemgå, godkende, underskrive og
offentliggøre forretningsdokumenter direkte fra dit SharePoint-intranet.
Dokumenthåndteringssystem til SharePoint Online: hvorfor har din virksomhed brug for det?
Vores dokumenthåndteringssystem gør det muligt for dig at håndtere hele livscyklussen for dine forretningsdokumenter uden at forlade intranettet.
Målet er at forbedre SharePoint Onlines muligheder for at digitalisere procedurer problemfrit, intuitivt og integreret med den digitale Microsoft 365-arbejdsplads.
Opret ensartede og protokollerede dokumenter
Vores funktion giver dig mulighed for at oprette nye dokumenter ud fra foruddefinerede skabeloner, der er i tråd med din virksomheds brand og kan tilpasses.
De tilgængelige skabeloner har indbyggede egenskaber til automatisk at angive versionsnummer og en unik protokolkode. På den måde kan din virksomhed stole på, at der hurtigt oprettes standardiserede procedurer.
Samarbejde i realtid
Systemet integreres med Microsoft Office, ikke kun til oprettelse af dokumenter, men også til medforfatterskab og versionsarkivering i realtid.
Brugere kan invitere kolleger til at samarbejde om procedurer, administrere adgang til information ved hjælp af det fælles autorisationssystem i Microsoft 365-produkter og aldrig miste overblikket over dokumentændringer.
Vælg mellem to godkendelsesworkflows
Vores dokumenthåndteringssystem til SharePoint Online understøtter to typer godkendelse:
- Elektronisk underskrift, takket være integration med DocuSign.
- Standardtilstand, via indsendelse af e-mail. Hver kunde kan vælge ud fra deres behov og reducere den tid og det papirforbrug, der er forbundet med dokumentgodkendelse på traditionelle kontorer.
Forenkle distributionen af nye procedurer
Virksomheden kan informere brugerne om tilstedeværelsen af et nyt dokument på intranettet med et automatiseret e-mailnotifikationssystem, der allerede er integreret med vores funktion.
SharePoint-system til håndtering af dokumenter: hvad er fordelene?
Vores komponent forbedrer standardfunktionerne i SharePoint Online for at forenkle dokumentopdateringer og holde virksomhedens publikum på linje.
Offentlig og privat procedurehåndtering for afdelinger
Forretningsafdelinger kan bruge vores komponent til selvstændigt at administrere deres dokumenter, før de offentliggøres på intranettet.
De har et privat arbejdsområde, hvor de kan udføre intern udarbejdelse, gennemgang og godkendelsesaktiviteter. Når dokumenterne er klar, offentliggøres de i PDF-format i afdelingens område, som er tilgængeligt for alle kolleger.
Versionering
For hver ny ændring af publicerede dokumenter opdateres versionsnummeret automatisk. Brugere kan gennemse SharePoint-historikken for at sammenligne eller gendanne enhver tidligere version af arkiverede dokumenter.
Tildeling af protokolkode
Hvert nyt dokument tildeles automatisk en unik protokolkode for at lette identifikationen.
Metadata
SharePoint-metadata giver brugerne mulighed for at kategorisere filer baseret på specifikke oplysninger, som brugerne kan definere uafhængigt, hvilket beriger indholdet af individuelle dokumenter. Det er muligt at opdatere metadata for at forbedre søgninger på intranettet.
Check-In og Check-out
Systemet giver brugerne mulighed for at tage ansvar for en procedure og forhindre kolleger i at redigere indholdet, indtil der sker et Check-Out. Under Check-In forbliver dokumentet tilgængeligt for resten af virksomhedens publikum i skrivebeskyttet tilstand.
Administration af adgang
Bestem, hvem der kan se dokumenter eller foretage ændringer i indholdet. Microsoft 365-tilladelser gør det muligt at styre adgangen til information for forretningsområde, dokumenttype, mappe eller individuel fil.
Fuldtekstsøgning
Avanceret søgning gør det hurtigere at hente information i Microsoft 365, med udgangspunkt i intranettet. Den hjælper dig med at finde dokumenter og viser resultater, der er relevante for ord, sætninger og synonymer.
Det komplette SharePoint-intranet
integreret med Microsoft 365,
fra 3.650 €/år.
intranet.ai
er løsningen til at
reducere omkostninger
og implementeringstider.
Idrift inden for 24 timer efter køb, med 5 dages rådgivning.
50+ apps til kommunikation, træning og videndeling i virksomheden.
I stand til at maksimere din investering i Microsoft 365 og Microsoft Viva.
