Virksomhedensdokumenter

Virksomhedsdokumenter på SharePoint Online: hvorfor har din virksomhed brug for dem?

Name: Det delte dokumentarkiv til dit SharePoint-intranet
Brand: intranet.ai

Find og få adgang til dokumenterpå SharePoint-intranettet. Anmod om en demo

Vores komponent giver dig mulighed for at finde ogse dokumenter gemt i SharePoint Online fra enhver side i intranettet. Brug tags og kategorier til at indeksere dokumenter og spare tid i søgninger.

Ifølge IDC, Gartner og Forrester Research spilder brugerne op til 30% af deres tid på at søge efter dokumenter. 9% kan ikke finde det, de skal bruge.7% er nødt til at genskabe filer, der ikke kan hentes. Vores funktion strømliner proceduresøgninger og hjælper din virksomhed med at spare anslået 3.500 USD pr. bruger pr. år.

Find dine dokumentermed det samme

Vores komponent præsenterer virksomhedens dokumenter i et samlet rum på intranettet og samler filer fra forskellige SharePoint-samlinger, selv hvis de administreres af forskellige afdelinger. Den integreres med Microsoft 365-taksonomier og termsæt, så brugerne kan kategorisere og anvende tags på indhold. Det er også integreret med Viva Topics til opbygning af virksomhedens vidensbase ved hjælp af AI.

Find virksomhedens dokumenter på SharePoint-intranettet

Virksomhedens dokumenter:hvad er fordelene?

Dokumenter organiseret med kategorier og tags på SharePoint-intranettet

Tags og kategorier Redaktørbrugere kan tilpasse kategorier og tags til at klassificere virksomhedens dokumenter og nemt finde procedurer, der hører til et bestemt team, afdeling, begivenhed eller projekt.

Gem dokumenter som favoritter på SharePoint-intranettet

Favoritter Alle brugere kan oprette deres eget favoritområde, så de altid har nyttige dokumenter lige ved hånden.

Fremhæv nye dokumenter på SharePoint-intranettet

Latest Files Fremhæv de seneste dokumenter, der er offentliggjort på intranettet, for at holde virksomhedens publikum opdateret.

Indeksér dit indhold til søgning

Vores komponent forenkler dokumentadgangen ved at udnytte SharePoints muligheder for at analysere og indeksere indhold med henblik på søgning. Du skal blot skrive en term i vores avancerede søgefunktion for at hente filer, der indeholder det søgte ord i titlen eller brødteksten (det fungerer også med PDF-filer).

Indekser dokumenter i søgningen på SharePoint-intranettet

Samle dokumenter fra forskellige kilder

Brugere kan se filer fra forskellige SharePoint-samlinger ved hjælp af det samme sæt tags. På den måde kan du hente alle relevante dokumenter, der er udgivet af forskellige afdelinger eller lokationer i virksomheden, med en enkelt søgning.

Saml dokumenter fra forskellige kilder på SharePoint-intranettet

Integration med SharePoint

Vores komponent integreres med SharePoint og giver brugerne vigtige funktioner til effektiv dokumenthåndtering og -hentning. Disse omfatter bl.a: Vi tilbyder dig et intuitivt og skalerbart konsultationssystem, der forbedrer brugeroplevelsen og øger produktiviteten.

Versionering til sporing og gendannelse af ændringer.
Deling i realtid.
Adgangskontrol.
Overvågning af godkendelsesworkflows.
Målrettede notifikationer, hver gang en offentlig fil ændres.
Indeksering for at gøre dokumentindhold søgbart.

Enkel konfiguration

Vi tager os af at konfigurere komponenten i henhold til din virksomheds behov. Vi har dog designet Virksomhedens dokumenter til at være en intuitiv webdel. Som de fleste af intranet.ai-komponenterne kan den administreres uafhængigt takket være løbende opdateret dokumentation.

Konfigurer datakilder og filtre

Redaktørerne forbinder webdelen med et eller flere SharePoint-dokumentbiblioteker ved at indtaste deres fulde biblioteks-URL'er som en kommasepareret liste (undermappe-URL'er understøttes ikke). Der oprettes en favoritliste på det overordnede websted for hver forekomst af Virksomhedsdokumenter. Filtre styres af administrerede metadata: forfiltrer indhold ved hjælp af owstaxId-kolonner, angiv termsæt-id'er til scenarier med flere tenants, bevar hver brugers filtervalg, og målret målgrupper via Active Directory-grupper.

Styr visning, sortering og download-adfærd

De generelle indstillinger og visningsindstillinger lader dig tilpasse, hvordan dokumenter vises. Vælg, om filer åbnes i browseren eller downloades, angiv, hvor mange dokumenter der indlæses indledningsvist, og tilpas knappen "Indlæs flere". Sortér resultater efter ændringsdato, oprettelsesdato, filnavn eller titel, fra nyeste til ældste. Slå download-ikonet, forfatter- og ændret-af-angivelse, offentliggørelsesdato, filtypenavne og dokumentstier til eller fra. Layoutmulighederne omfatter baggrundens synlighed, skyggestil (Høj kontrast, Lys, Mørk), titelvisning og webdelens gennemsigtighed.

Dokumentation

Udforsk den tekniske vejledning til denne funktion på vores dokumentationssite.

Læs dokumentationen

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke SharePoint-biblioteker kan webdelen Virksomhedsdokumenter hente fra?

Den samler filer fra flere SharePoint Online-dokumentbiblioteker på tværs af forskellige websteder og afdelinger. Redaktørerne indtaster hvert biblioteks fulde URL som en kommasepareret liste. Bibliotekerne skal ligge på SharePoint-underwebsteder og henvises til via deres komplette biblioteks-URL; undermappe-URL'er understøttes ikke. Fordi komponenten læser filer som en flad liste og ikke læser mapper, skal du afgrænse bestemt indhold ved hjælp af filtre med administrerede metadata frem for mappestier.

Hvordan tagges og kategoriseres dokumenter?

Kategorisering bygger på Microsoft 365-taksonomier. Redaktørerne opretter tags og kategorier i SharePoint-termlageret, tilføjer metadatakolonner med administrerede egenskaber til bibliotekerne og tildeler tags til dokumenter. Det lader brugerne klassificere og hente filer efter team, afdeling, begivenhed eller projekt og anvende det samme tagsæt på tværs af biblioteker fra forskellige kilder for at fremvise alle relevante dokumenter i én søgning.

Hvordan fungerer søgning i komponenten?

Komponenten bruger SharePoints indeksering til at gøre dokumentindholdet søgbart. Når du indtaster et ord i den avancerede søgning, hentes filer, der indeholder ordet i titlen eller brødteksten, herunder inde i PDF'er. Du kan også konfigurere søgningen til at prioritere titelmatch først. Rullemenufiltre baseret på metadata indsnævrer resultaterne yderligere.

Kan slutbrugere gemme dokumenter til hurtig adgang?

Ja. Hver bruger kan markere dokumenter som favoritter med stjerneikonet og opbygge en personlig samling af ofte anvendte filer. Favoritter gemmes på en dedikeret SharePoint-liste, der oprettes på det overordnede websted for hver forekomst af Virksomhedsdokumenter, så der kræves en separat favoritliste pr. webdelsforekomst.

Relaterede funktioner

Document Management My Documents Advanced Search Document Acknowledgement

Det komplette SharePoint-intranet integreret med Microsoft 365, fra 3.950 €/år.

80+ apps til kommunikation, træning og videndeling
Kompatibel med Microsoft 365 og Microsoft Viva
Driftsklart inden for 24 timer efter køb, med 5 dages konsulentbistand

Book en demo