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Mehrsprachiges und multigeografisches SharePoint: Wie man ein internationales Intranet erstellt

Eine räumlich verteilte Organisation muss in der Lage sein, in ihrem Intranet Inhalte und Funktionen anzubieten, die ebenso global wie lokal sind und die sich nicht nur an unterschiedliche Aktivitäten, sondern auch an die Sprachunterschiede zwischen den Standorten und Mitarbeitern anpassen lassen. 

Und warum? 

Um eine nützliche und inklusive, digitale Arbeitsumgebung zu schaffen. 


Was ist ein mehrsprachiges SharePoint-Intranet?

Ein mehrsprachiges Intranet ist ein Unternehmensportal, das: 

  • die Navigation in der bevorzugten Sprache des Benutzers ermöglicht. 
  • die Anzeige von Seiten mit übersetzten Inhalten ermöglicht. 

Ziel ist es, den Zusammenhalt multinationaler Organisationen zu fördern, in denen starke Sprachbarrieren die Mitarbeiter trennen und den internen Kommunikationsfluss behindern können. 

Die Vorteile liegen also nicht nur bei den Benutzern, die einen einfachen Zugang zu allen Informationen haben, sondern auch bei den Unternehmen selbst, die von folgenden Vorteilen profitieren können: 

  • Erfolgreiche interne Kommunikation. 

Keiner wird ausgeschlossen. 

  • Wachstum einer organischen Unternehmenskultur. 

Die Werte und die Mission sind für jeden greifbar. 

  • Motivation zur Einführung des Intranets. 

Verständliche Tools sind einfacher zu benutzen. 

  • Kollaboration zwischen verstreuten Standorten. 

Sprachbrücken fördern den Austausch von Ideen. 

Sehen wir uns also an, welche Möglichkeiten SharePoint Online uns bietet, um ein mehrsprachiges Intranet einzurichten. 

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Wie man ein mehrsprachiges Intranet mit SharePoint Online einrichtet

SharePoint Online von Microsoft 365 ist das ideale Tool für den Aufbau und die Pflege Ihres Intranets im Laufe der Zeit.  

Unter den vielen Gründen, dies zu sagen, finden wir gerade die Möglichkeit, das Unternehmensportal mehrsprachig zu konfigurieren. 

Und wie?  

In zwei sich ergänzenden Schritten, die jeweils die Navigation und die Inhaltsseiten betreffen. 

Step 1: Übersetzen des Navigationsmenüs und der Aktionsschaltflächen

Hier kommt die Plattform zu Hilfe, indem sie die folgenden Elemente (oder Bezeichnungen) automatisch übersetzt

  • Home-Links.  
  • Einträge in der Befehlsleiste ("Neu", "Veröffentlichen", usw.).  
  • Einträge in der Kopfzeile ("Folgen", "Teilen", usw.)  
  • Einträge in der Standardspalte ("Titel", "Geändert von", usw.). 

Die folgenden Einträge müssen dagegen manuell übersetzt werden

  • Titel der Website.  
  • Einträge im Navigationsmenü. 

Klicken Sie dazu einfach auf "Bearbeiten" im Navigationsmenü und geben Sie für jeden Eintrag die entsprechende Übersetzung ein. 

Dann gibt es Einträge wie z.B.: 

  • Titel von Listen und Dokumentbibliotheken.  
  • Benutzerdefinierte Spalteneinträge von Listen und Dokumentbibliotheken. 

Für diese Einträge müssen Sie einen kleinen Trick kennen: Sie müssen den Browser auf die Sprache einstellen, in die Sie übersetzen möchten, und so das Intranet erneut aufrufen. 

Nun können Sie die Übersetzung für diese speziellen Einträge eingeben. 

Step 2: Vorschlagen von Inhaltsseiten in der jeweiligen Sprache

SharePoint Online ermöglicht es Ihnen, Inhaltsseiten für jede aktivierte Sprache anzuzeigen. 

Zu diesem Zweck stützt sich die Plattform auf drei Arten von Konfigurationen, um dem Benutzer Inhalte zu präsentieren: 

  • Die Sprachkonfiguration (Spracheinstellungen). 

Sie finden sie im Menü der Website-Konfiguration (Website-Einstellungen). 

  • Sprachkonfiguration auf Benutzerebene*. 

Hier können Sie angeben, welche Sprache die einzelnen Benutzer bevorzugen. 

*Diese Konfiguration wird vom Intranetmanager vorgenommen. Um die Spracheinstellungen in diesem Modus zu ändern, muss der Administrator den Abschnitt "Bevorzugte Sprache" im Benutzerprofil aufrufen. 

  • Sprachkonfiguration im Browser. 

Lassen Sie es uns anhand eines Beispiels verdeutlichen: Wenn Sie Ihren Browser auf Englisch konfigurieren und damit das Intranet betreten, erkennt SharePoint, dass dies Ihre Präferenz ist und zeigt Ihnen Inhalte in der englischen Version an. 

Diese drei Konfigurationen sorgen dafür, dass die Plattform die Sprache des Benutzers erkennt und auf ihn zugeschnittene Inhalte anbietet.

Wir sollten jedoch klarstellen, dass die Fähigkeit, Inhalte in der jeweiligen Sprache anzuzeigen, nicht mit einer Übersetzung gleichzusetzen ist. 

SharePoint kann nämlich nur die Elemente übersetzen, die wir im vorherigen Teil aufgeführt haben, während Inhalte manuell übersetzt werden müssen. 

 

Lesen Sie mehr über "Mehrsprachiges Intranet mit SharePoint Online: unser kurzer Leitfaden"

Weitere kleine Klarstellungen zu den mehrsprachigen Funktionen der Plattform: 

  • Sie sind keine Kopie der SharePoint Server-Varianten. 

Sie stehen in SharePoint Online zur Verfügung, um die Kompatibilität mit Websites zu gewährleisten, die die alte Benutzeroberfläche verwenden, aber sie entsprechen nicht den nativen mehrsprachigen Funktionen der aktualisierten Plattform. 

Sobald Sie auf die moderne Version der SharePoint-Benutzeroberfläche umsteigen, können Sie die Variationen nicht mehr verwenden. 

  • Die Sprachlokalisierungen werden nicht erkannt. 

Das bedeutet, dass Sie zwar die englische Sprache für Ihre Inhalte wählen können, aber nicht das britische oder amerikanische Englisch. 

Bis hierher haben wir gesehen, was ein mehrsprachiges Intranet ist, was seine Hauptvorteile sind und auf welche Weise wir es konfigurieren können.  

Lassen Sie uns noch einmal festhalten, dass das Ziel darin besteht, einen inklusiven virtuellen Raum für alle Mitarbeiter eines Unternehmens zu schaffen, damit sie unabhängig von ihrer Sprache und ihrem Arbeitsort kommunizieren und zusammenarbeiten können. 

Um das Intranet jedoch noch relevanter für die Mitarbeiter zu machen, müssen wir einen weiteren Schritt tun.  

Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen. 

Was ist ein Multi-Geo-Intranet?

Beginnen wir mit dem Unterschied zwischen einem mehrsprachigen Intranet und einem Multi-Geo-Intranet. 

Ein mehrsprachiges Intranet ist ein Unternehmensportal, das allen Benutzern denselben Inhalt in mehreren Sprachen bietet. 

Ein Multi-Geo-Intranet hingegen ist nicht nur mehrsprachig, sondern bietet auch Inhalte und Funktionen, die auf die Länder der Unternehmensstandorte abgestimmt sind. 

Dies öffnet die Tür zu einer neuen Gegenüberstellung von Konzepten. Lassen Sie uns über die Unterscheidung zwischen globalen und lokalen Inhalten und Funktionen sprechen. 

Im ersten Fall sind die Intranet-Elemente für alle Mitarbeiter eines Unternehmens nützlich. 

Im zweiten Fall sind sie für bestimmte Unterkategorien von Benutzern nützlich, wie z.B.: 

  • Mitarbeiter eines bestimmten Landes;  
  • Mitarbeiter eines bestimmten Standorts*;  
  • Mitarbeiter eines bestimmten Unternehmens*;  
  • usw. 

*Das Unternehmen muss dann nicht in verschiedenen Ländern ansässig sein, um die Vorteile eines Intranets wie Multi-Geo zu nutzen. 

Diese Kategorisierung der Benutzer ist nützlich, um ihnen relevante Materialien und Informationen zukommen zu lassen und das Versenden von Nachrichten zu vermeiden, die sich nicht auf die Aktivitäten an ihrem Standort beziehen.  

Natürlich können zielgerichtete Inhalte globale Inhalte wie Nachrichten, Firmenveranstaltungen, Personenverzeichnisse oder Dokumente von allgemeinem Interesse (z.B. ein Organigramm) nicht vollständig ersetzen. 

Sehen wir uns also an, was wir tun können, um ein Multi-Geo-Intranet zu gestalten, das sowohl globale als auch lokale Informationen enthält. 

Wie ein Multi-Geo-Intranet mit SharePoint Online enrichten

Bringen wir es auf den Punkt.  

Als erstes empfehlen wir Ihnen, eine Hub-Site mit SharePoint Online zu erstellen

Dieser Begriff bezeichnet eine Website, die die Fähigkeit besitzt, Gruppen von Websites zu organisieren, die jeweils bestimmten Arbeitseinheiten gewidmet sind. 

Die Hub-Site ist also die Plaza mit dem globalen Inhalt des Intranets, innerhalb derer gezielte (vertikale) Sites nach Benutzerkategorien gruppiert werden können. 

Zum Beispiel für Mitarbeiter aus einem der ausländischen Büros. 

Jede vertikale Site zeigt spezifische lokale Inhalte an, kann aber so konfiguriert werden, dass sie auch globale Inhalte und Funktionen enthält, die das Unternehmen für alle zugänglich machen möchte.  

Wenn wir diesen Punkt erreicht haben, können wir über Mechanismen für die Weiterleitung von Personen sprechen, die auf den Daten basieren, die das Unternehmen in Archiven wie Personenverzeichnissen sammelt und organisiert. 

Diese Datenspeicher sollten in das Intranet hochgeladen werden, damit das System differenzierte Informationen über die Personen, die sich anmelden, zur Verfügung hat. 

Ein Beispiel dafür ist die Angabe des persönlichen Arbeitsplatzes. 

Auf diese Weise wird SharePoint in der Lage sein, jeden Benutzer auf die vertikale Website seines Standorts oder seiner geografischen Region zu leiten.  

Zum Abschluss unseres heutigen Vortrags finden Sie hier eine Zusammenfassung der Struktur eines Multi-Geo-Intranets:

 

 

 

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  • Wir konfigurieren Inhalte und Befehle in den von Ihren Benutzern bevorzugten Sprachen.

 

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Marcella Lombardini

Sharepoint Online-Expertin und unsere Projektmanagerin. Sie koordiniert und entwickelt Intranet- und Digital Workplaces-Projekte für Kunden, die sich für intranet.ai entscheiden.

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