Storytelling für Unternehmen: Wie Sie Artikel schreiben, die im SharePoint-Intranet gelesen werden wollen

Funktional, interessant und fesselnd: So sollte Storytelling für Unternehmen sein. 

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? 

Befolgen Sie unsere Tipps, und Sie werden fesselnde Artikel für Ihr Intranet schreiben! 

Wer ist eigentlich die Zielgruppe des Intranets?

Wir müssen uns damit auseinandersetzen. 

In der digitalen Welt gibt es keinen Platz mehr für Texte, die verzögern, hinhalten, aufschieben und sich in die Länge ziehen, um uns wertvolle Sekunden unserer Aufmerksamkeit zu stehlen.  

Wir müssen uns wirklich damit arrangieren. 

Die Kommunikation muss sich weiterentwickeln, und dazu muss sie neu beim Geschmack des Publikums ansetzen. 

Aber wer ist das Publikum einer Unternehmenswebsite?  

Eigentlich ist es dem Publikum aller Websites sehr ähnlich. 

Vom lateinischen utens -entis, Partizip Präsens von uti "benutzen, genießen", ist der Leser-Nutzer eine Person, die liest, um zu benutzen. 

Ein praktischer und unkomplizierter Mensch, kurz gesagt, der nicht nur um des Lesens willen liest. 

Nein. 

Beim Lesen digitaler Artikel geht es um eine andere, sehr spezifische Funktion: die Beschaffung nützlicher Informationen in möglichst kurzer Zeit.

Das ist der Grund, warum der Leser-Nutzer: 

• Überspringt. 

Er versucht, in großen Sprüngen zu dem Inhalt zu gelangen, der seine Neugierde oder seine Bedürfnisse befriedigt. 

• Er lässt sich nicht so leicht darauf ein. 

Zeit ist die aktuelle Währung, die der Benutzer mit großer Zurückhaltung ausgibt. 

• Etwas zu teilen. 

Ob es darum geht, die eigene digitale Autorität zu stärken oder Menschen mit den gleichen Zweifeln zu helfen, das Teilen bleibt eine der befriedigendsten Handlungen (nach der Erstellung von Inhalten). 

Es sind also seltsame Kreaturen, die das Web und das Intranet bevölkern. Und wir sind auch ein Teil von ihnen. 

Wir haben uns an eine rasante Kommunikation angepasst, bei der die Fähigkeit, das Nützliche auszuwählen, unerlässlich geworden ist, um nicht müde und verwirrt von der täglichen Navigation aufzuwachen.  

Nehmen wir diese Aspekte zur Kenntnis und sehen wir uns an, welche Eigenschaften unsere Texte für dieses besondere Publikum wirksam machen. 

3½ Merkmale, die eine digitale Unternehmenskommunikation haben muss

Bleiben wir bei dem, was am Anfang gesagt wurde, und kommen wir gleich zur Sache:

• Pünktlichkeit.

So wichtig es auch ist, dass wir unsere Artikel zu bestimmten Terminen veröffentlichen, hier geht es um die Pünktlichkeit des Inhalts. 

Der Text muss seinem Titel gerecht werden und genau das aussagen, was er verspricht, ohne sich in unnötigen Details zu verlieren. 

• Einfachheit.

Der beste Weg, den Leser/Nutzer zu vergraulen, ist, ihn mit harten Textwänden voller künstlicher, unpersönlicher und kalter Worte zu erschlagen.

Es ist besser, Calvinos Antisprache zu vermeiden, um klar zu sein. Und lassen Sie Absätzen und Sätzen Luft zum Atmen.

• Überschaubarkeit.

Ganz gleich, wie viel Mühe wir uns geben, die neuesten Unternehmensnachrichten zu präsentieren, die Leser werden immer Teile des Textes überspringen, um zu den Informationen zu gelangen, die sie zuerst suchen. 

Das sollten Sie nicht persönlich nehmen. 

Im Gegenteil: Wir versuchen, ihnen die Suche zu erleichtern. 

• Knappheit.

Dies ist nur ein Ratschlag (daher die 3½). 

Wenn Sie wichtige Dinge zu sagen haben und diese gut vermitteln, wird der Benutzer bereit sein, ein paar Minuten mehr zu investieren, um Ihren Artikel zu lesen. 

Aber vermeiden Sie es, den Text unnötig zu verwässern. 

Hier sind die Säulen, an die Sie sich halten sollten, wenn Sie einen guten digitalen Text schreiben. 

Lassen Sie uns nun im Detail besprechen, wie Sie aus einem leeren Blatt Papier eine Nachricht machen, die das Auge und den Verstand anspricht. 

Wie schreibt man Nachrichten für das Engagement der Mitarbeiter? 

Schreiben ist eine Kunst.   

Deshalb kann sie nur mit jahrelanger Geduld, Studium und Übung perfektioniert werden.  

Zum Glück für uns alle gibt es jedoch bewährte Methoden, um den richtigen Einstieg zu finden.  

Im Folgenden werden wir uns diese in 5 grundlegenden Schritten im Detail ansehen. 

Jeder dieser Schritte bezieht sich auf einen wesentlichen Teil der internen Kommunikation. 

Man könnte auch sagen, einen bestimmten Aspekt der Anatomie. 

Step 2: Organisieren Sie den Inhalt der Nachrichten 

Nachdem Sie das Thema der Nachrichten ausgewählt haben, ist es an der Zeit, die Struktur des Inhalts festzulegen. 

Unter Struktur verstehen wir eine Reihe von vier Elementen:  

1. Titel;  
2. Inhaltsverzeichnis;  
3. Inhalt;  
4. Schluss.  

Schauen wir sie uns gemeinsam an. 

Schreiben des Titels

Der Titel muss wirksam sein. 

Was bedeutet wirksam? 

• Er ist selbsterklärend.

Er beschreibt die Nachricht so deutlich, dass er den Rest des Artikels nicht braucht. 

• Einfach.

Er vermeidet sorgfältig Formalitäten und bürokratische Hindernisse.

Er geht behutsam mit Fremdwörtern um.

• Er ist relevant.

Er zeigt den Lesern, warum sie sich für das interessieren sollten, was der Artikel zu sagen hat, indem er vielleicht auf ein zu lösendes Problem, einen neuen Nutzen usw. hinweist. 

• Kurz.

Nein zu verwässerten Informationen. 

Die Richtschnur ist, zwischen 50 und 70 Zeichen zu bleiben.

• Fesselnd.

Verwenden Sie, wann immer möglich, Zahlen und Fragen. 

Dies sind wirkungsvolle Instrumente: Erstere vermitteln den Eindruck, dass der Inhalt sinnvoll gegliedert und für den Leser verdaulich ist; letztere klingen weniger offensichtlich als ihre bestätigenden Gegenstücke. ​

Schreiben des Inhaltsverzeichnisses

Das Inhaltsverzeichnis ist das Gewürz, das den Geschmack des Titels unterstreicht.   

Es muss jedoch die richtige Menge an Konzepten (vor den Worten) gefunden werden, um den gewünschten Effekt zu erzielen, nämlich die Leser dazu zu verleiten, den Rest des Artikels zu konsumieren.  

Die besten Zusammenfassungen kommen direkt zum Kern der Sache und enthüllen kleine Details, die neugierig machen, mehr zu erfahren.  

Die Richtschnur ist, nicht länger als 200 Zeichen zu sein.  

Inhalt schreiben

Erzählungen können (und sollten) in verschiedenen Formen entwickelt werden, z. B. als Absätze, Bilder, Videos, Karussells, Referenzkontakte, verwandte Artikel usw. Die SharePoint Online-Plattform von Microsoft 365* bietet Designvorlagen, mit denen Sie den Hauptteil der Nachrichten organisieren können... was die harte Arbeit von improvisierenden Grafikdesignern vereinfacht. 

*Das Tool, das wir für die Erstellung Ihres eigenen Intranets und die Verwaltung Ihrer gesamten internen Kommunikation empfehlen

Den Schluss schreiben

Es heißt, dass jede Nachricht nur zwei wirklich wichtige Momente hat: Anfang und Ende.  

Aus dieser Regel können wir die folgenden wichtigen Lehren ziehen. 

• Die ersten 2-3 Absätze sind die Basis der Informationspyramide. 

Sie müssen nämlich alle wichtigen Informationen zusammenfassen, nach denen der Benutzer nach dem Lesen der Schlagzeile und (vielleicht) der Zusammenfassung sucht. 

• Der letzte Absatz muss genutzt werden, um Interaktionen zu erzeugen. 

Das beliebteste und am weitesten verbreitete Instrument hierfür sind Call-to-Actions. 

• Irrelevante, langweilige oder rein kontextbezogene Informationen sollten in den mittleren Teil des Artikels geschrieben werden. 

Auf diese Weise werden die Leser nicht durch Inhalte behindert, die Sie manchmal durch externe Anweisungen einfügen müssen.

Step 3: Definieren Sie den Kommunikationsstil 

Der Stil Ihrer internen Kommunikation umfasst nicht nur die Grafiken (Farbpalette, Bilder usw.), sondern auch den Tonfall, mit dem das Unternehmen zu seinen Mitarbeitern sprechen will.  

Da das Ziel darin besteht, Ihr Publikum anzusprechen und einen Raum zu schaffen, in dem die Interaktion im Mittelpunkt steht, sollten Sie einen warmen, fast gesprächigen Tonfall verwenden. 

Eine freundliche Stimme, die sich einer einfachen, direkten Sprache bedient, ist ebenfalls ideal, um das Verständnis für das präsentierte Thema zu erleichtern. 

Step 4: Präsentieren Sie den Inhalt

Wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind, müssen Sie sich wieder in die Gedanken der Leser/Nutzer versetzen.  

Denken Sie daran, dass es sich um etwas ungeduldige Menschen handelt, die aber kein Problem damit haben werden, mit dem Inhalt zu interagieren, wenn er wertvoll ist und auf die richtige Weise präsentiert wird.  

Damit das digitale Lesen Spaß macht, müssen die Nachrichten leicht zu scannen sein.  

Um dies zu erreichen, können wir uns auf einfache, aber wirksame Mittel wie Fettdruck, Aufzählungslisten und Bilder verlassen.

Step 5: Schaffen Sie Interaktion mit dem Publikum

Wie bereits in Schritt 2 erwähnt, lohnt es sich oft, am Ende eine Aufforderung zum Handeln einzufügen, um eine Reaktion der Leser zu stimulieren.  

Diese können je nach dem Tool, das Sie zum Erstellen der Nachrichten verwenden, variieren. 

In SharePoint Online von Microsoft 365 können Sie beispielsweise spezielle Webparts für einfügen: 

• Likes.  
• Ansichten.  
• Kommentare.  
• Teilen.  
• Für später speichern.  
• Ähnliche Inhalte.  
• Medieninhalte.  
• Personen-Karte.  
• Tags.  
• Umfrage.  
• Etc. 

Je nach Ihren Zielen und den Plattformen, die Sie verwenden, wird sich das Potenzial für Call-to-Actions ändern. In jedem Fall ist es am besten, mindestens einen einzubauen und den Kommentarbereich offen zu lassen.   

Diese kleinen Aufmerksamkeiten werden sich als sehr nützlich erweisen, um die Leser zu einem aktiven Teil der Kommunikation zu bewegen. 

Empathie: Anfangs- und Endpunkt für Storytelling für Unternehmen

Die Schritte und Tipps, die wir Ihnen gezeigt haben, sind nützlich, um auf dem richtigen Fuß zu starten und zu vermeiden, dass Sie verwässerte und fade Textsuppen auf Ihrem Inhaltsmenü anbieten. 

Um eine funktionierende und ansprechende Unternehmenserzählung zu erstellen, ist es jedoch unerlässlich, Feedback einzuholen. 

Kommentare sind das erste Element, auf das Sie achten sollten. 

Im Gegensatz zu "Likes" und "Shares" bieten Kommentare die Möglichkeit, eine Konversation zu beginnen, die das Thema des Artikels vertieft und mehr Nutzer anspricht.  

Ein weiterer Tipp besteht darin, vor dem Posten ein kleines Rollenspiel zu machen.
Versuchen Sie, die Frage "Würde ich diesen Text gerne lesen?" aufrichtig zu beantworten. 

Sie werden sehen, dass Sie manchmal zugeben werden, dass bestimmte Wörter oder Sätze nicht so gut klingen, wie Sie es erwartet haben.   

Eine Lösung könnte darin bestehen, Umschreibungen, Adverbien und Adjektive zu streichen, die das Lesetempo bremsen, oder zu versuchen, Synonyme für gängige Begriffe zu verwenden, damit die Sprache einfach, aber nicht trivial ist.  

Fragen Sie schließlich das Publikum, was es lesen möchte, und servieren Sie es ihm auf dem Silbertablett. 

Die Ergebnisse werden nicht lange auf sich warten lassen.