Skip to the content

Microsoft 365 Archive: wat het is, beperkingen en alternatieve oplossingen

Microsoft 365 Archive breidt de opslagruimte in Microsoft 365 uit en maakt het archiveren van SharePoint-sites mogelijk. Maar hoewel de functionaliteit veelbelovend is, is het nog steeds nodig om na te denken over het beste moment om dit nieuwe product te gebruiken, gezien de gebruikskosten.

Voordat u nieuwe ruimte in SharePoint Online koopt en de kosten maakt voor het gebruik van Microsoft 365 Archive, is er een alternatief om ruimte vrij te maken zonder extra kosten en met een meer autonoom beheer van archieven in de Microsoft 365-cloud. Het is Microsoft 365 Archive Manager.

Vind alle details over Microsoft 365 Archive en Microsoft 365 Archive Manager in dit artikel.

Microsoft 365 Archive: een korte introductie

Microsoft 365 Archive is de oplossing die Microsoft heeft ontworpen om de opslagruimte van persoonlijke en zakelijke SharePoint-sites uit te breiden.

Met dit nieuwe product, dat zich nu in een publieke preview bevindt, kunt u de gegevens in een SharePoint-site archiveren om te voorkomen dat de beschikbare opslagruimte in beslag wordt genomen door onderbenutte inhoud. Het is dan mogelijk om een of meer SharePoint-sites te archiveren in de extra ruimte die wordt aangeboden door Microsoft 365 Archive, tegen een betaalbare prijs. Deze migratie omvat:

  • Documentbibliotheken
  • Bestandenverzamelingen en lijsten

Eenmaal gearchiveerd blijft de inhoud van een site beschikbaar voor globale SharePoint-beheerders, die op elk moment kunnen beslissen om ze opnieuw te activeren of helemaal te verwijderen.

Belangrijke opmerking: Zelfs wanneer de gegevens gearchiveerd zijn, behouden ze dezelfde standaarden voor zoeken (nu alleen voor beheerders, maar binnenkort voor alle ingeschakelde gebruikers), beveiliging en compliance die gedeelde bronnen in SharePoint en de overige Microsoft 365-toepassingen kenmerken.

Wat is intranet.ai?

intranet.ai is een kant-en-klaar bedrijfsintranet, ontworpen om kosten en implementatietijden te verlagen en zo een collaboratieve en moderne digitale werkomgeving te creëren:

  • Initiële prijs van 3.650 €/jaar voor een compleet intranet
  • 50+ toepassingen, inclusief geavanceerd zoeken, documentbeheersysteem, pushmeldingen via Teams, persoonlijk profiel en FAQ-pagina's
  • 100% geïntegreerd met SharePoint Online en Microsoft 365

 

Hoe de opslagruimte van Microsoft werkt

Microsoft-opslagruimte is onderverdeeld in twee hoofdcategorieën:

  • Mailboxopslagruimte, die het volgende omvat
    • Mail gekoppeld aan uw Microsoft-account, inclusief Outlook.com, Hotmail, Live en MSN.
    • Outlook.com bijlagen, e-mailberichten, contactpersonen en agenda-items.

  • Cloudopslagruimte
    • Bestanden en media-inhoud die zijn opgeslagen of gesynchroniseerd met OneDrive.
    • Bijlagen en online e-mailberichten van Outlook.com.
    • Bestanden en documenten opgeslagen in SharePoint en Teams (dat eigenlijk onder SharePoint valt voor bestandsopslag).

Voor gebruikers die een Microsoft 365-licentie hebben aangeschaft, zijn de kosten als volgt verdeeld:

  • Ruimte op SharePoint Online biedt 1TB voor elk bedrijf, waaraan 10GB moet worden toegevoegd voor elke gebruiker met een licentie die SharePoint omvat. Een bedrijf met 100 gebruikers met een SharePoint-licentie heeft bijvoorbeeld 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB samenwerkingsruimte.

  • Microsoft 365 Business-plannen
    • 50 GB voor e-mail en 1 TB voor OneDrive, per gebruiker.

  • Microsoft 365 Enterprise (E3/E5) plannen
    • 100 GB voor e-mail en onbeperkte ruimte voor OneDrive.
    • Zodra je de beschikbare quota in SharePoint Online overschrijdt, krijg je geen toegang meer tot bijna alle functies voor het opslaan en delen van documenten en informatie.

De gebruiker zal bijvoorbeeld niet langer in staat zijn om:

  • Nieuwe bestanden uploaden, bewerken of synchroniseren in OneDrive, terwijl bestaande inhoud beschikbaar zal zijn in de modus Alleen-lezen.
  • Documenten opslaan of bewerken in SharePoint of Teams.
  • Berichten verzenden of ontvangen in Microsoft Teams.

Nadat de 12 maanden zijn verstreken sinds het overschrijden van de quota, kan Microsoft het OneDrive-account van de gebruiker uitschakelen en alle aanwezige inhoud onherroepelijk verwijderen.

Tot slot moet worden opgemerkt dat de functionaliteit voor e-mail in Outlook wordt opgeschort, zelfs als alleen de quota voor cloudopslag wordt overschreden. OneDrive opslag is dus de kern van de digitale werkplek van Microsoft 365 en het punt waar gebruikers en bedrijven de meeste aandacht aan moeten besteden.

Dit verklaart het belang van Microsoft 365 Archive, de enige oplossing die Microsoft momenteel biedt om te voorkomen dat het beschikbare opslagquotum in iemands abonnement wordt overschreden door in te grijpen op SharePoint-sites en hun archieven die rechtstreeks zijn gekoppeld aan het persoonlijke en zakelijke OneDrive-account.

Microsoft 365 Archive: wat zijn de voordelen?

Hoewel het nog steeds een previewproduct is, heeft Microsoft 365 Archive al bewezen verschillende voordelen te bieden voor het beheer van opslag in de Microsoft 365 tenants en vooral SharePoint Online.

We hebben gezien hoe het nu mogelijk is om de ruimte die SharePoint-sites innemen te verminderen door het gewicht van gearchiveerde inhoud te verplaatsen van Microsoft 365-opslag naar Microsoft 365 Archive-opslag. De verplaatste gegevens behouden ook de beveiligings- en zoekstandaarden (hoewel dit laatste nog steeds beperkt is).

Maar er zijn nog andere voordelen die Microsoft 365 Archive biedt om op te wijzen, waaronder de volgende.

 

1. Snelheid van archivering

Microsoft 365 Archive slaagt erin om de opslag van sites in SharePoint op een vrij wendbare manier af te handelen, zonder de prestaties in aantal of grootte aan te tasten. De opslagsnelheid wordt gemeten in minuten en verschilt dus van de snelheid die wordt geboden door oplossingen zoals Azure's BLOB.

 

2. Lage kosten

Met Microsoft 365 Archive kunnen gebruikers ruimte vrijmaken in hun Microsoft 365-omgeving, waardoor SharePoint-sites en gerelateerde inhoud die via OneDrive is opgeslagen minder ruimte in beslag nemen. Dit alles biedt gebruikers en bedrijven aanzienlijke besparingen in vergelijking met het rechtstreeks kopen van nieuwe opslag. Gebruikers met zakelijke Microsoft 365-plannen moeten bijvoorbeeld een hoger plan aanschaffen om meer opslagruimte te krijgen.

 

3. Metadata bewaren

Om de privacy en organisatie van de gegevens in een gearchiveerde SharePoint-site intact te houden, handelt Microsoft 365 Archive niet op de metadata die aan elke bron zijn toegewezen of zelfs de machtigingen die door het bedrijf zijn verstrekt om toegang te krijgen tot de informatie. Zodra een site opnieuw is geactiveerd, hebben gebruikers toegang tot de inhoud en kunnen ze samenwerken met collega's zoals ze deden voordat ze werden gearchiveerd.

 

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive scheidt automatisch actieve sites in de SharePoint-tenant van inactieve, d.w.z. nieuw gearchiveerde sites. In feite worden gearchiveerde sites weergegeven onder de juiste kop "Gearchiveerde sites", die globale of SharePoint-beheerders rechtstreeks vanuit de beheerinterface kunnen bereiken. Dit voorkomt dat de navigatie van gebruikers wordt belast met bronnen in SharePoint die weinig worden gebruikt en daarom van weinig nut zijn voor hun dagelijkse activiteiten. Natuurlijk maakt deze scheiding het ook eenvoudiger voor beheerders om de sites in de tenant te beheren.

Wat is het verschil tussen Microsoft 365 Archive en SharePoint Advanced Management?

SharePoint Advanced Management is een add-on die handige functies biedt voor het beheren van SharePoint- en OneDrive-inhoud en tegelijkertijd de samenwerkingservaring verbetert.

De belangrijkste functies zijn

  • Toegang tot een SharePoint-site beperken via Microsoft 365- of Entra ID-groepen
  • Bestuursrapporten ontvangen voor gegevenstoegang in SharePoint-sites
  • Toegang tot de OneDrive-service beperken via beveiligingsgroepen
  • De toegang beperken tot een bestand dat is opgeslagen in OneDrive
  • De levenscyclus van SharePoint-sites beheren

Deze laatste functie is de reden waarom SharePoint Advanced Management vaak wordt verward met Microsoft 365 Archive, maar er is een groot verschil tussen de twee producten.

SharePoint-sitebeheer met SharePoint Advanced Management is namelijk beperkt tot het automatisch identificeren van inactieve sites en het sturen van een notificatie naar de eigenaars om te zien of de gedetecteerde site daadwerkelijk weinig gebruikt wordt door gebruikers.

Met SharePoint Advanced Management kunt u dus geen actie ondernemen op het geheugen dat inactieve sites innemen, in tegenstelling tot Microsoft 365 Archive.

Abonneer je op onze nieuwsbrief


U zult vinden:

  • Korte trainings- en updatevideo's over Microsoft 365-nieuws.
  • Onze gidsen voor bedrijfsdigitalisering.
  • Diepgaande artikelen over hoe u uw intranet kunt verbeteren door uw Microsoft 365-abonnement optimaal te benutten.


U kunt zich altijd uitschrijven.

Microsoft 365 Archive: hoeveel kost het?

Microsoft 365 Archive volgt een pay-as-you-go model, dat is onderverdeeld in twee componenten:

  1. In deze previewfase wordt extra ruimte in rekening gebracht als 0,05 GB/maand. In de kosten wordt alleen rekening gehouden met de opslagruimte die het quotum van de huurder overschrijdt.
  2. De activeringsprijs voor elk van de gearchiveerde sites is 0,60 €/GB. Er is echter een proefperiode waarbij de activering 7 dagen gratis is.

De facturering wordt specifiek afgehandeld via het Pay-As-You-Go-model van SharePoint Premium, dat is gekoppeld aan het Microsoft Azure-abonnement. De kosten van Microsoft 365 Archive kunnen vervolgens worden bijgehouden met de kostenbeheerfunctie van Azure.

Het voordeel van Microsoft 365 Archive zit duidelijk in de prijs. Je betaalt 0,05€/GB/maand in plaats van 0,2€/GB/maand voor extra SharePoint Online ruimte.

Maar er is een alternatief voordat je deze kosten moet betalen: de Microsoft 365 Archive Manager, waarmee je ongebruikte SharePoint Online ruimte kunt vrijmaken.

Microsoft 365 Archive: hoe gebruik je het?

Het gebruik van Microsoft 365 Archive is vrij intuïtief.

De functies voor het archiveren en reactiveren van SharePoint-sites zijn voor globale of SharePoint-beheerders rechtstreeks toegankelijk vanuit hun beheerinterface.

Vanuit de beheerinterface moet men dan

  • Naar het item "Actieve sites" gaan
  • De sites selecteren die u wilt archiveren
  • Klik op de opdracht "Archiveren

De geselecteerde sites verschijnen in het item "Gearchiveerde sites", opnieuw toegankelijk vanuit de beheerinterface. Door de lijst met gearchiveerde sites te openen, kunnen beheerders op elk moment de opdracht "Reactiveren" gebruiken om de sites en hun inhoud weer beschikbaar te maken.

De ruimte die gearchiveerde SharePoint-sites innemen, wordt niet langer meegerekend in de quota die beschikbaar zijn voor hun plan voor Microsoft 365, maar wordt berekend en meegerekend in de quota die door Microsoft 365 Archive worden aangeboden volgens de criteria die samen worden bekeken in het gedeelte over prijzen.

Zelfs als ze worden gearchiveerd, behouden sites die worden verplaatst naar Microsoft 365 Archive de normen op het gebied van duurzaamheid van gegevens, beveiliging via globale en SharePoint-machtigingen, naleving van het aantal gegevens dat is toegestaan door de EU en voor de geografische verblijfplaats van iemands gegevens.

Hieronder vindt u een overzichtstabel van alle functies van Microsoft 365 Archive die we tot nu toe hebben gezien.

 

De belangrijkste functies van Microsoft 365 Archive

 

Kenmerken van Microsoft 365 Archive

Kenmerkbeschrijving

Opslagruimte uitbreiden in Microsoft 365 via SharePoint-sites Met Microsoft 365 Archive kunt u gegevens in SharePoint-sites archiveren, zodat de beschikbare opslagruimte niet in beslag wordt genomen door onderbenutte inhoud.
Behoud van gegevens Zelfs na het archiveren blijft de inhoud van een SharePoint-site toegankelijk voor globale SharePoint- en tenantbeheerders, die op elk moment kunnen beslissen om een gearchiveerde site opnieuw te activeren of te verwijderen.
Zoekstandaarden (in ontwikkeling), beveiliging en compliance Gegevens in gearchiveerde sites behouden dezelfde zoek-, beveiligings- en compliancestandaarden die gedeelde bronnen in SharePoint en de overige Microsoft 365-toepassingen kenmerken.
Snelheid van archivering Microsoft 365 Archive beheert de archivering van SharePoint-sites in enkele minuten, ongeacht het aantal en de grootte van de te archiveren sites.
Onderhoud van metadata Metagegevens die zijn toegewezen aan elke resource en gegevenstoegangsrechten blijven intact, zelfs nadat een site is gearchiveerd.
Scheiding van actieve sites van gearchiveerde sites Microsoft 365 Archive scheidt automatisch actieve sites van gearchiveerde sites, wat het beheer vereenvoudigt en voorkomt dat de navigatie van gebruikers wordt belast door onderbenutte bronnen.
Lage kosten Microsoft 365 Archive is gebaseerd op een pay-as-you-go model, dat wordt beïnvloed door het aantal sites dat moet worden gearchiveerd en gereactiveerd. Hoewel de kosten niet onaanzienlijk zijn, besparen ze op de directe aankoop van opslag.

De beperkingen van Microsoft 365 Archive

De Microsoft 365 Archive preview heeft een aantal belangrijke beperkingen, waarvan sommige of alle tegen 2024 zullen zijn opgelost. Naast het zoeken naar gearchiveerde inhoud (nu alleen beschikbaar voor beheerders), zijn hier de belangrijkste beperkingen van de archieffunctionaliteit:

  • Archivering en reactivering zijn alleen mogelijk voor volledige SharePoint-sites; ze zijn dus niet beschikbaar op een granulair niveau om de ruimte te beheren die door afzonderlijke bestanden of bibliotheken wordt ingenomen.
  • Een hub-site kan niet worden gearchiveerd. Deze moet eerst als zodanig worden afgemeld.
  • Het is niet mogelijk om de datum en auteur van het archiveren van een site te bekijken.
  • Het archiveren van een geregistreerde site in Microsoft 365-back-up is niet toegestaan.
  • Tenant hernoemen wordt niet ondersteund in gearchiveerde sites. Daarom moeten ze opnieuw worden geactiveerd.
  • Het is niet mogelijk om het archiveren van deze gegevens te delegeren aan gebruikers die geen SharePoint-beheerder of globale beheerderrol hebben.

Bovendien kunnen tenants met meer dan 50.000 sites problemen hebben met het opsommen van de sites in het item "Gearchiveerde sites" in de beheerinterface. Daarentegen hebben multi-geo huurders niet de mogelijkheid om gearchiveerde sites te verplaatsen.

Wat betreft SharePoint-sites die verbonden zijn met Microsoft Teams, moet een onderscheid worden gemaakt.

Sites die zijn aangesloten op een privékanaal kunnen niet worden gemigreerd naar Microsoft 365 Archive, terwijl archivering wel mogelijk is voor SharePoint-sites die zijn aangesloten op een standaard Teams-kanaal.

Wanneer een site die is verbonden met een Teams-kanaal echter wordt gearchiveerd, worden bronnen zoals:

  • Het Teams-kanaal dat is verbonden met de gearchiveerde site
  • De mailbox in Exchange
  • De inhoud in het tabblad Planner

Maar let op: het archiveren van een SharePoint-site blokkeert automatisch de toegang tot gedeelde bestanden in het gekoppelde Teams-kanaal voor alle gebruikers.

Daarom raadt Microsoft zelf aan om het Teams-kanaal samen met de bijbehorende SharePoint-site te archiveren, zodat de gebruikerservaring binnen de digitale werkplek niet in het gedrang komt.

Een laatste overweging betreft synchronisatie.

Als een SharePoint-site wordt gearchiveerd terwijl synchronisatie met een apparaat (zoals een computer of mobiel apparaat) actief is, zal de clientsoftware die wordt gebruikt voor synchronisatie fouten melden zodra het archiveringsproces is voltooid.

De synchronisatieclient meldt de gebruiker dat de synchronisatie is geblokkeerd en dat er daarom discrepanties kunnen zijn tussen de gegevens op het apparaat en de gegevens op de SharePoint-site.

Microsoft 365 Archive: is er een alternatief?

Microsoft 365 Archive biedt belangrijke voordelen, maar ook grote beperkingen. De kosten om SharePoint-sites gearchiveerd te houden zijn aanzienlijk, hoewel klein in vergelijking met het direct aanschaffen van nieuwe opslag (wat vaak samengaat met de aanschaf van een hoger Microsoft 365-abonnement). En laten we niet vergeten dat belangrijke functies voor bestandssamenwerking en inhoudsbeheer van een site verloren gaan bij de migratie naar Microsoft 365 Archive.

Ten slotte is archivering momenteel beperkt tot alleen SharePoint-sites en biedt het dus geen ruimte voor het belangrijkste cloudplatform van Microsoft 365, namelijk OneDrive.

Hoewel Microsoft geen alternatieven biedt, is er wel een goedkopere en uitgebreidere oplossing. Het is Microsoft 365 Archive Manager.

Microsoft 365 Archive Manager: de beste oplossing voor ruimtebeheer in de Microsoft-cloud

Microsoft 365 Archive Manager is de oplossing die we hebben ontwikkeld om bedrijven in staat te stellen de ruimte die SharePoint en OneDrive innemen te beperken, zodat ze kunnen besparen op de aanschaf van nieuwe opslag en de kosten van het gebruik van tools zoals Microsofts nieuwe Archive.

Het wordt gebruikt om archieven in de bedrijfscloud schoon te houden door in te grijpen op hun beheer in plaats van hun locatie (het is dus geen eenvoudige migratie van het ene archief naar het andere).

Het maakt het dus mogelijk om:

  • Het beheer van opslagruimte in Microsoft 365 te verbeteren, op eigen houtje.
  • Samenwerkingsfuncties te behouden, die verloren gaan met Microsoft 365 Archive.

Het mechanisme is eenvoudig.

Microsoft 365 Archive Manager begint met een snelle scan van alle archieven in Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive, waarbij de aanwezige versies van bestanden worden geanalyseerd.

Het berekent het geheugen dat in beslag wordt genomen door individuele bestandsversies om het bedrijf te vertellen hoeveel ruimte het kan vrijmaken door inhoud te verwijderen , afhankelijk van het nut.

Om nauwkeurig versies te identificeren die minder nuttig zijn voor het bedrijf en de activiteiten van gebruikers, maakt Archive Manager het gebruik van regels mogelijk die zich richten op specifieke SharePoint-sites, bestanden met versies ouder dan een bepaalde datum of bestanden van bepaalde typen. Maar er is ook toegang tot premium functies om aangepaste analyseregels te maken.

Andere voordelen van ons platform zijn

  1. Planning van auditstromen, om te bepalen hoe vaak de archieven in uw Microsoft 365-omgeving moeten worden geanalyseerd en zo te zorgen voor een constante bewaking van de beschikbare quota.
  2. Inzicht in opslagbeheer en advies over hoe bestanden op de juiste manier op te slaan in de cloud.
  3. Eenvoudige installatie en onze ondersteuning om de oplossing aan te passen aan uw digitale werkplek.

Tot slot moet worden opgemerkt dat Microsoft 365 Archive Manager ook in OneDrive werkt.

Dit is misschien wel de beste functie, want er is nog steeds geen tool die opslagruimte direct in OneDrive kan beheren. Zelfs Microsoft 365 Archive kan dat niet.

Met onze oplossing kunnen gebruikers OneDrive-archieven op persoonlijk en bedrijfsniveau beheren. Autonoom, zodat ze niet afhankelijk zijn van de IT-afdeling.

 

De voordelen van Microsoft 365 Archive Manager

 

Voordelen van Microsoft 365 Archive Manager Voordeelbeschrijving
Kosten zijn gebaseerd op documentbibliotheken en niet op gebruikte ruimte Microsoft 365 Archive Manager wordt gelicentieerd met plannen gebaseerd op het aantal gecreëerde bibliotheken, ongeacht de werkelijke ruimte die wordt gebruikt of kan worden bespaard. Dit geeft de klant een aanzienlijk economisch voordeel.
Opslagruimte beheren in de hele Microsoft 365-omgeving Microsoft 365 Archive Manager zorgt ervoor dat u nooit de opslaglimieten overschrijdt die beschikbaar zijn in uw Microsoft 365-plan door goed beheer van archieven in SharePoint en OneDrive.
Archieven beheren in OneDrive Archive Manager werkt ook in OneDrive, zodat je persoonlijke en zakelijke archieven kunt beheren zonder afhankelijk te zijn van de IT-afdeling.
Behoud van samenwerkingsfuncties Gebruikers kunnen de ruimte die bestanden innemen in SharePoint en OneDrive verkleinen, zonder dat ze inhoud hoeven te archiveren en real-time samenwerking met collega's hoeven te verstoren.
Analyse van archieven in de Microsoft 365-cloud Archive Manager scant snel archieven in Teams, SharePoint en OneDrive en analyseert de aanwezige versies van bestanden om aan te geven hoeveel ruimte kan worden vrijgemaakt door minder nuttige inhoud te verwijderen.
Regels maken voor aangepaste analyse Gebruikers kunnen criteria aanmaken om nauwkeurig de minst nuttige versies van hun bestanden te identificeren en te verwijderen om archieven schoon te houden.
De verificatiestroom plannen U kunt de verificatiestroom plannen om te bepalen hoe vaak archieven in uw Microsoft 365-omgeving moeten worden geanalyseerd, zodat de beschikbare ruimte voortdurend wordt bewaakt.
Inzichten voor opslagbeheer Archive Manager biedt inzicht en advies over hoe bestanden op de juiste manier in de cloud kunnen worden opgeslagen, zodat gebruikers de opslagruimte zelf kunnen beheren.
Ruimtemanagement delegeren Met Archive Manager kunnen gebruikers specifieke gebruikers delegeren om de overtollige ruimte van de SharePoint-sites waarvoor ze verantwoordelijk zijn te beheren, zonder dat ze SharePoint Online Administrator-machtigingen hoeven toe te wijzen.

Maak ruimte vrij met Microsoft 365 Archive Manager


Microsoft 365 Archive Manager is de oplossing voor het beheren van opslagruimte in Microsoft 365 en bespaart op de aanschaf van nieuwe opslag:

  • Vermindert de ruimte die wordt ingenomen door SharePoint Online, Microsoft Teams en OneDrive zonder extra kosten.
  • Behoudt samenwerkingsfuncties die verloren zijn gegaan met Microsoft 365 Archive.
  • Helpt archieven in de Microsoft-cloud zelfstandig te beheren.

 

Giuseppe Marchi


Microsoft MVP voor SharePoint en Microsoft 365 sinds 2010. Giuseppe heeft Dev4Side en intranet.ai opgericht met als doel bedrijven te helpen een eenvoudigere en effectievere werkomgeving te krijgen.

Hij werkt als consultant voor alles wat te maken heeft met digitale samenwerking, intranetportalen en Microsoft-cloudplatformen.

FAQs over Microsoft 365 Archive


Wat is Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive is een oplossing ontwikkeld door Microsoft om de opslagruimte van SharePoint Online uit te breiden, waardoor SharePoint-sites kunnen worden gearchiveerd om de ruimte die zelden gebruikt inhoud inneemt te verminderen. Het is bijzonder nuttig voor bedrijven om opslagcapaciteit effectief te beheren zonder beschikbare quota's te overschrijden, terwijl hoge normen van beveiliging en naleving worden gehandhaafd.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van Microsoft 365 Archive?

De belangrijkste voordelen van Microsoft 365 Archive omvatten de vermindering van de ruimte die SharePoint-sites innemen, de snelheid van archiveren, het behoud van metadata, de scheiding van actieve sites van gearchiveerde sites, en de lage kosten van de dienst. Deze voordelen helpen organisaties hun geheugenbronnen beter te beheren zonder toegang tot en gebruik van opgeslagen gegevens in gevaar te brengen.

Hoe werkt Microsoft 365 Archive?

Om Microsoft 365 Archive te gebruiken, hebben beheerders toegang tot de SharePoint-administratie-interface, selecteren ze de te archiveren sites en gebruiken ze het 'Archiveren'-commando. De gearchiveerde sites worden vervolgens beheerd via de sectie 'Gearchiveerde Sites', waar inhoud op elk moment kan worden gereactiveerd, waarbij beveiligings- en nalevingsfunctionaliteiten behouden blijven.

Is er een alternatief voor Microsoft 365 Archive?

Ja, er is een alternatief genaamd Microsoft 365 Archive Manager. Deze oplossing maakt een meer autonoom en bewust beheer van de archieven mogelijk, door te werken op opslagcapaciteit zonder fysiek gegevens van het ene naar het andere archief te verplaatsen. Het biedt voordelen zoals het beheren van opslagruimte in de gehele Microsoft 365-omgeving, het behoud van samenwerkingsfunctionaliteiten en de mogelijkheid om aangepaste analysegels te creëren.

Wat zijn de grenzen van de preview-functies van Microsoft 365 Archive?

De huidige beperkingen van Microsoft 365 Archive omvatten het onvermogen om bezette ruimte op een gedetailleerd niveau te beheren, de onmogelijkheid om hub-sites te archiveren zonder deze eerst af te melden, en beperkingen bij het bekijken van gegevens en het hernoemen van huurders in gearchiveerde sites. Andere beperkingen betreffen het beheer van SharePoint-sites die verbonden zijn aan Microsoft Teams en mogelijke problemen in zeer grote of multi-geo huurders.