Das System, das es Ihnen ermöglicht, Dokumente direkt von Ihrem SharePoint-Intranet aus
zu erstellen, zu überprüfen, zu genehmigen, zu unterzeichnen und zu veröffentlichen.
Dokumenten-
Management-System für
das SharePoint-intranet:
wie hilft es deinem Unternehmen?
Unser Dokumenten-Management-System ermöglicht es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus Ihrer Unternehmensdokumente zu verwalten, ohne das Intranet verlassen zu müssen.
Das Ziel ist es, die Funktionen von SharePoint Online zu erweitern, um Verfahren nahtlos, intuitiv und integriert in die Microsoft 365-Digital-Arbeitsumgebung zu digitalisieren.
Einheitliche und protokollierte Dokumente
Unser System ermöglicht es Ihnen, neue Dokumente aus vordefinierten Vorlagen zu erstellen, die dem Unternehmensbranding entsprechen und anpassbar sind.
Die verfügbaren Vorlagen verfügen über integrierte Eigenschaften, um automatisch die Versionsnummer und einen eindeutigen Protokollcode anzugeben.
Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen auf die schnelle Erstellung standardisierter Verfahren zählen.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Das System integriert sich nicht nur für die Dokumentenerstellung, sondern auch für die Echtzeit-Zusammenarbeit und die Versionsspeicherung nahtlos mit Microsoft Office.
Benutzer können Kollegen einladen, an Verfahren zusammenzuarbeiten, den Zugriff auf Informationen mit dem gemeinsamen Autorisierungssystem der Microsoft 365-Produkte verwalten und Änderungen an Dokumenten niemals verlieren.
Zwei Genehmigungsworkflows
Unser Dokumenten-Management-System für SharePoint unterstützt zwei Arten von Genehmigung:
- Elektronische Signatur, dank der Integration mit DocuSign.
- Standardmodus, über E-Mail-Versand.
Jeder Kunde kann je nach Bedarf auswählen und sowohl mit beiden Methoden Zeit und Papierverbrauch reduzieren, die mit der Genehmigung eines Dokuments in herkömmlichen Büros einhergehen.
Verteilung neuer Verfahren
Das Unternehmen kann Benutzer über ein automatisiertes E-Mail-Benachrichtigungssystem, das bereits in unser Dokumenten-Management-System integriert ist, über das Vorhandensein eines neuen Dokuments im Intranet informieren.
SharePoint Document
Management System:
was sind die Vorteile?
Unsere Komponente erweitert die Standardfunktionen von SharePoint Online, um die Aktualisierung von Dokumenten zu vereinfachen und die Unternehmenszielgruppe auszurichten.
Öffentliche und private Verwaltung für Abteilungen
Unternehmensabteilungen können unser Modul verwenden, um ihre Dokumente unabhängig zu verwalten, bevor sie sie in der Intranet veröffentlichen.
Sie haben einen privaten Arbeitsbereich, in dem sie interne Schreib-, Überprüfungs- und Genehmigungstätigkeiten durchführen können.
Sobald sie bereit sind, werden die Dokumente im PDF-Format im Bereich der Abteilung veröffentlicht, der allen Kollegen zugänglich ist.
Versionsverwaltung
Bei jeder neuen Änderung an veröffentlichten Dokumenten wird automatisch die Versionsnummer aktualisiert. Benutzer können die SharePoint-Historie durchsuchen, um beliebige frühere Versionen zu vergleichen oder wiederherzustellen.
Protokollierung
Jedem neuen Dokument wird automatisch eine eindeutige Protokollnummer zugewiesen, um die Identifizierung zu erleichtern.
Metadaten
SharePoint-Metadaten ermöglichen es Benutzern, Dateien zu kategorisieren, die sie eigenständig definieren können und die den Inhalt einzelner Dokumente bereichern. Es ist daher möglich, die Metadaten zu aktualisieren, um die Suche zu verbessern.
Ein- und Auschecken
Das System ermöglicht es Benutzern, ein Verfahren zu übernehmen und Kollegen daran zu hindern, den Inhalt zu ändern. Während des Eincheckens bleibt das Dokument daher für den Rest der Unternehmenszielgruppe im Nur-Lese-Modus verfügbar.
Zugriffsverwaltung
Benutzer können festlegen, wer Dokumente anzeigen oder Änderungen am Inhalt vornehmen kann. Die Berechtigungen von Microsoft 365 ermöglichen die Verwaltung des Zugriffs auf Informationen für Unternehmensbereich, Dokumententyp, Ordner oder Einzelne Datei.
Volltextsuche
Die erweiterte Suche beschleunigt die Suche nach Informationen in Microsoft 365, ausgehend vom Intranet. Es hilft Benutzern, Dokumente, die von Kollegen veröffentlicht wurden, in Sekundenschnelle abzurufen und relevante Ergebnisse für Wörter, Phrasen und Synonyme anzuzeigen.
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