Unternehmens-dokumente

SharePoint- Dokumentenarchiv: wie hilft es deinem Unternehmen?

Konsultieren Sie Ihre Dokumenteim SharePoint-Intranet. Demo anfordern

Unsere Komponente ermöglicht es Ihnen, Dokumente, die in SharePointarchiviert sind, von jeder Seite innerhalb des Intranets zu finden und anzuzeigen. Verwenden Sie Tags und Kategorien, umDokumente zu indizieren und Zeit bei der Suche zu sparen.

Laut IDC, Gartner und Forrester Research verschwenden Benutzer bis zu 30% ihrer Zeit mit der Suche nach Dokumenten. 9% finden nicht, was sie suchen, und 7% müssen nicht auffindbare Dateien neu erstellen. Unsere Komponente vereinfacht die Suche nach Verfahren und hilft Ihrem Unternehmen, einen geschätzten Verlust von rund 3.500 $ pro Benutzer pro Jahr zu vermeiden.

Finden Sie Ihre Dokumente sofort

Unsere Komponente präsentiert Dokumente in einem einheitlichen Raum innerhalb des Intranets, indem sie Dateien aus verschiedenen SharePoint-Sammlungen zusammenführt, die möglicherweise von verschiedenen Abteilungen verwaltet werden. Es integriert sich in Microsoft 365-Taxonomien und Begriffssätze, damit Benutzer Inhalte kategorisieren und Tags anwenden können. Es ist auch mit Viva Topics integriert, um die unternehmensweite Wissensbasis mithilfe von KI aufzubauen.

Unternehmensdokumente im SharePoint-Intranet finden

Unternehmensdokumente:Was sind die Vorteile?

Mit Kategorien und Tags kategorisierte Dokumente im SharePoint-Intranet

Tags und Kategorien Redakteure können Kategorien und Tags anpassen, um Dokumente zu klassifizieren und Verfahren, die zu einer Abteilung, einer Veranstaltung oder einem Projekt gehören, leicht wiederzufinden.

Dokumente in den Favoriten des SharePoint-Intranets speichern

Favoriten Jeder Benutzer kann seinen eigenen Favoritenbereich erstellen, um nützliche Dokumente immer griffbereit zu haben.

Neue Dokumente im SharePoint-Intranet hervorheben

Neueste Dateien Unsere Komponente hebt die neuesten Dokumente auf dem Intranet hervor, um das Unternehmenspublikum auf dem Laufenden zu halten.

Inhalte für die Suche indizieren

Unsere Komponente erleichtert den Zugriff auf Dokumente, indem sie die Fähigkeiten von SharePoint nutzt, um Inhalte für die Suche zu analysieren und zu indizieren. Geben Sie einfach einen Begriff in die erweiterte Suche ein, um Dateien zu erhalten, die das gesuchte Wort im Titel oder im Textkörper enthalten (es funktioniert auch mit PDFs).

Dokumente in der Suche des SharePoint-Intranets indexieren

Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammenführen

Benutzer können Dateien aus verschiedenen SharePoint-Sammlungen anzeigen, indem sie denselben Satz von Tags verwenden. Auf diese Weise können Sie mit einer einzigen Suche alle relevanten Dokumente abrufen, die von verschiedenen Unternehmensabteilungen oder Standorten veröffentlicht wurden.

Dokumente aus verschiedenen Quellen im SharePoint-Intranet zusammenführen

Integration mit SharePoint

Unsere Komponente integriert sich in SharePoint und bietet Benutzern grundlegende Funktionen für effektives Dokumentenmanagement und -abruf. Dazu gehören: Wir bieten Ihrem Unternehmen ein intuitives und skalierbares System, um die Benutzererfahrung zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Versionierung zur Verfolgung
Wiederherstellung von Änderungen.
Echtzeitfreigabe.
Zugriffskontrolle.
Überwachung von Genehmigungsworkflows.
Benachrichtigungen für jede öffentliche Datei.
Indexierung, um den Inhalt der Dokumente durchsuchbar zu machen.

Einfache Konfiguration

Wir kümmern uns um die Konfiguration der Komponente gemäß Ihren Anforderungen. Dennoch haben wir Unternehmensdokumente als eine intuitive Webpart entwickelt. Wie die meisten Komponenten von intranet.ai kann sie dank der ständig aktualisierten Dokumentation eigenständig verwaltet werden.

Datenquellen und Filter konfigurieren

Redakteure verbinden das Web Part mit einer oder mehreren SharePoint-Dokumentbibliotheken, indem sie deren vollständige Bibliotheks-URLs als kommagetrennte Liste eingeben (Unterordner-URLs werden nicht unterstützt). Für jede Instanz von "Company Documents" wird auf der übergeordneten Website eine Favoritenliste erstellt. Filter werden über verwaltete Metadaten gesteuert: Vorfiltern Sie Inhalte über owstaxId-Spalten, geben Sie Termset-IDs für Multi-Tenant-Szenarien an, speichern Sie die Filterauswahl jedes Nutzers und adressieren Sie Zielgruppen über Active-Directory-Gruppen.

Anzeige, Sortierung und Download-Verhalten steuern

Über die allgemeinen und Anzeigeeinstellungen passen Sie an, wie Dokumente erscheinen. Wählen Sie, ob Dateien im Browser geöffnet oder heruntergeladen werden, legen Sie fest, wie viele Dokumente zunächst geladen werden, und passen Sie die Schaltfläche "Mehr laden" an. Sortieren Sie Ergebnisse nach Änderungsdatum, Erstellungsdatum, Dateiname oder Titel, von neu nach alt. Schalten Sie das Download-Symbol, die Angabe von Autor und Bearbeiter, das Veröffentlichungsdatum, Dateierweiterungen und Dokumentpfade ein oder aus. Zu den Layout-Optionen zählen Hintergrundsichtbarkeit, Schattenstil (Hoher Kontrast, Hell, Dunkel), Titelanzeige und Transparenz des Web Parts.

Dokumentation

Entdecken Sie die technische Anleitung zu dieser Funktion auf unserer Dokumentationsseite.

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Häufig gestellte Fragen

Aus welchen SharePoint-Bibliotheken kann das Web Part "Company Documents" Inhalte ziehen?

Es aggregiert Dateien aus mehreren SharePoint Online Dokumentbibliotheken über verschiedene Websites und Abteilungen hinweg. Redakteure geben die vollständige URL jeder Bibliothek als kommagetrennte Liste ein. Die Bibliotheken müssen sich in SharePoint-Unterwebsites befinden und über ihre vollständige Bibliotheks-URL referenziert werden; Unterordner-URLs werden nicht unterstützt. Da die Komponente Dateien als flache Liste liest und keine Ordner ausliest, grenzen Sie bestimmte Inhalte über Filter mit verwalteten Metadaten ein, nicht über Ordnerpfade.

Wie werden Dokumente getaggt und kategorisiert?

Die Kategorisierung beruht auf Microsoft 365 Taxonomien. Redakteure erstellen Tags und Kategorien im SharePoint Term Store, fügen den Bibliotheken Metadatenspalten mit verwalteten Eigenschaften hinzu und weisen Dokumenten Tags zu. So können Nutzer Dateien nach Team, Abteilung, Veranstaltung oder Projekt klassifizieren und abrufen und dasselbe Tag-Set über Bibliotheken aus verschiedenen Quellen anwenden, um alle relevanten Dokumente in einer einzigen Suche aufzufinden.

Wie funktioniert die Suche innerhalb der Komponente?

Die Komponente nutzt die Indexierung von SharePoint, um Dokumentinhalte durchsuchbar zu machen. Die Eingabe eines Begriffs in der erweiterten Suche ruft Dateien ab, die dieses Wort im Titel oder im Fließtext enthalten, einschließlich innerhalb von PDFs. Sie können die Suche zudem so konfigurieren, dass Titeltreffer zuerst priorisiert werden. Dropdown-Filter auf Basis von Metadaten grenzen die Ergebnisse weiter ein.

Können Endnutzer Dokumente für den schnellen Zugriff speichern?

Ja. Jeder Nutzer kann Dokumente über das Sternsymbol als Favoriten markieren und so eine personalisierte Sammlung häufig verwendeter Dateien aufbauen. Favoriten werden in einer dedizierten SharePoint-Liste gespeichert, die für jede Instanz von "Company Documents" auf der übergeordneten Website erstellt wird, sodass pro Web-Part-Instanz eine eigene Favoritenliste erforderlich ist.