SharePoint: hva det er, hva det brukes til, og 7 nøkkelfunksjoner

SharePoint er en Microsoft 365-plattform, designet for å gjøre bedriftskommunikasjon til en sømløs og sammenkoblet digital opplevelse. Enkelt sagt er det et allsidig verktøy som gjør det mulig å opprette bedriftsintranettet, i tillegg til samarbeidsnettsteder og delte områder som er trygge og tilgjengelige fra hvilken som helst enhet.

Hvordan fungerer SharePoint? I tillegg til å gjøre det enkelt å opprette skreddersydde nettsteder for merkevareinnhold, tilbyr SharePoint avanserte funksjoner for sentralisert håndtering av lister, filer og brukertillatelser. Takket være integrasjonen med Microsoft 365-økosystemet klarer SharePoint å optimalisere bedriftens prosesser, slik at man kan samarbeide i sanntid og samtidig beholde full kontroll over informasjonssikkerheten.

I denne artikkelen ser vi nærmere på 7 funksjoner som gjør SharePoint til et grunnleggende verktøy for bedrifter som ønsker å digitalisere seg og forbedre både produktivitet og medarbeideropplevelse.

Hva er SharePoint, og hvorfor bruke det i bedriften

SharePoint er et av nøkkelverktøyene i Microsoft 365-pakken og en av de ledende applikasjonene på markedet for utvikling av bedriftsintranett og samarbeidsplattformer. SharePoint ble lansert i 2001 og har revolusjonert tradisjonelle systemer for dokumenthåndtering ved å gi bedrifter en sentralisert løsning for å lagre, organisere og dele innhold på en trygg og tilgjengelig måte. Dermed fikk brukerne mulighet til å håndtere sine dokumenter og sin informasjon fra hvor som helst, så lenge de hadde internettforbindelse.

Microsoft har fortsatt å oppdatere SharePoint gjennom årene, og har ikke bare forbedret lagringssystemet, men også utvidet formålet betraktelig. Fra å være et enkelt verktøy for dokumenthåndtering har SharePoint utviklet seg til en komplett plattform for innholdsstyring og opprettelse av bedriftsnettsteder, som deles inn i intranett, ekstranett og private portaler. Dette er nettsteder som ikke bare gjør det mulig å dele innhold med et bredt publikum, men som samtidig gir presis kontroll over datasikkerheten.

I motsetning til andre plattformer, som WordPress eller Umbraco, er SharePoint spesifikt utviklet for å håndtere multimedieinnhold, dokumenter og kommunikasjon i bedriftens digitale arbeidsplass. Fokuset ligger derfor på å skape et unikt digitalt arbeidsmiljø som er enkelt å bruke, trygt og fullt integrert med de øvrige Microsoft-applikasjonene.

Men hva er egentlig SharePoint, og hvorfor bør bedrifter ta det i bruk? SharePoint er en nettbasert plattform som gir organisasjoner mulighet til å opprette samarbeidsområder, bedriftsnettsteder, intranett og ekstranett, med detaljert styring av innhold, arbeidsflyt og intern kommunikasjon. Den forenklede informasjonshåndteringen SharePoint muliggjør, fører dessuten til bedre kommunikasjon mellom team og avdelinger, samtidig som integriteten til delte data ivaretas.

Fordelene SharePoint gir bedrifter, kommer tydelig frem gjennom plattformens iboende evne til å øke effektivitet og produktivitet gjennom funksjoner som:

• samtidig redigering av dokumenter
• versjonshistorikk
• detaljerte tillatelser

En annen sentral fordel er bruken av egendefinerte metadata for å forenkle arkivering og søk etter informasjon. Dette gjør det mulig å bygge et komplett dokumentsystem, der bedrifter kan håndtere store mengder data uten friksjon i den daglige arbeidsflyten.

I tillegg til dokumenthåndtering tilbyr SharePoint også avanserte funksjoner for å opprette interaktive intranettportaler. Bedrifter kan utvikle dynamiske nettsteder der all informasjon og alle ressurser de ansatte trenger for å utføre arbeidet sitt, samles på ett sted. Takket være den native integrasjonen med Microsoft 365, inkludert Teams, OneDrive og Outlook, kan SharePoint bli et ekte knutepunkt for samarbeid.

For eksempel gjør integrasjonen med Teams det mulig å dele og redigere filer direkte i samtalekanalene, noe som forbedrer samarbeidet i sanntid. OneDrive muliggjør frakoblet synkronisering av SharePoint-filer, slik at brukerne kan jobbe med dokumenter selv uten internettforbindelse, mens Outlook gjør det enklere å håndtere bedriftens e-post og avtaler ved å koble sammen dokumenter og ressurser fra SharePoint.

En integrasjon som ikke må undervurderes, er den med Microsoft Power Platform. Integrasjonen med verktøy som Power Automate, Power Apps og Power BI gjør det nemlig mulig for bedrifter å automatisere arbeidsflyter, opprette skreddersydde applikasjoner og analysere bedriftsdata i sanntid. Ytterligere funksjoner som gjør SharePoint til en ideell plattform for digitalisering av interne prosesser.

Til slutt utmerker SharePoint seg med sine utallige tilpasningsmuligheter og store fleksibilitet. Organisasjoner kan tilpasse brukergrensesnittet, samt lage oppsett og temaer som fremhever merkevareidentiteten. I tillegg kan de bygge sider med skreddersydde webdeler, som gir brukerne funksjoner utover SharePoints standardnivå, og som tilpasser bedriftsnettstedene til organisasjonens reelle behov.

Når det gjelder skalerbarhet, vokser SharePoint sammen med bedriften. Det betyr at plattformen, uansett organisasjonens størrelse eller kompleksitet, kan håndtere en økning i data og brukere uten at ytelsen svekkes.

Med denne gjennomgangen har vi ønsket å klargjøre hva Microsoft 365-verktøyet SharePoint er, og hvorfor det bør bli hjertet i bedriftens digitale arbeidsplass. Evnen til dokumenthåndtering, mulighetene for prosessautomatisering og den native integrasjonen med de øvrige Microsoft-plattformene gjør det til et uunnværlig verktøy for digitalisering og fornyelse av interne prosesser.

Hva er SharePoint Online, og hva er forskjellen fra On-Premise-versjonen

SharePoint Online er skyversjonen av den kjente Microsoft 365-plattformen. I motsetning til On-Premise-versjonen, der IT-infrastrukturen må driftes lokalt, benytter SharePoint Online skyen for å sikre automatiske oppdateringer, særlig innen sikkerhet, og tilbyr umiddelbar skalerbarhet.

Dermed slipper bedrifter å bekymre seg for å vedlikeholde fysiske servere eller kompleks infrastruktur, noe som vanligvis krever betydelig tid og penger. Dette ansvaret ligger i stedet hos Microsoft, som tar seg av alle tekniske aspekter, fra systemoppdateringer til sikkerhetsoppdateringer, noe som muliggjør en mer effektiv styring av bedriftens ressurser.

En annen viktig fordel med skyen gjelder tilgjengelighet: SharePoint Online gir bedrifter mulighet til å få tilgang til sine data hvor som helst i verden, så lenge de har internettforbindelse. En viktig egenskap når vi tenker på den økende utbredelsen av fjernarbeid og de ansattes behov for å få tilgang til bedriftsdokumenter, styre prosjekter og samarbeide i sanntid med kolleger, uavhengig av geografisk plassering.

Datatilgjengeligheten er imidlertid ikke begrenset til fjerntilgang alene, men strekker seg også til integrasjonsmuligheter med andre Microsoft 365-skyapplikasjoner, som Teams og OneDrive. Denne integrasjonen gjør det mulig å skape et sammenkoblet digitalt miljø, der dokumenter, forretningsprosesser og internt kommunikasjonsflyt alle er samlet i ett system.

Hva brukes SharePoint til: reelle brukstilfeller for bedrifter

Som vi har sett, er SharePoint mer enn bare programvare: det er en allsidig plattform som gir bedrifter mulighet til å digitalisere interne prosesser, forbedre samarbeidet og håndtere informasjon på en integrert og trygg måte. Men hvordan kan SharePoint omsettes til konkret verdi? La oss se kort på det, før vi går dypere inn i hovedfunksjonene, ved å gå gjennom noen av de vanligste brukstilfellene i bedrifter.

Dokumenthåndtering og Content Management System

Fra et enkelt dokument i arkivet kan SharePoint hente ut langt mer: flere versjoner, trygg deling og redigeringskontroll gjør dokumenthåndtering til en strukturert prosess, der ingenting overlates til tilfeldighetene.

Tenk deg en stor bedrift som må håndtere tusenvis av dokumenter hver dag. SharePoint gjør det mulig å opprette et system som ikke bare arkiverer filer ved hjelp av egendefinert og søkbar informasjon (denne informasjonen er metadata), men som også sporer de enkelte dokumentversjonene og henter dem frem igjen, når man ønsker det, fra en historikk som oppdateres automatisk etter hver endring.

Fleksibilitet, rask informasjonsgjenfinning og sikkerhet er hovedegenskapene SharePoint tilbyr for håndtering av bedriftens dokumenter og innhold.

Bedriftsintranett

Tenk deg nå en bedrift med hundrevis av ansatte fordelt på flere kontorer eller som jobber hjemmefra. Hvordan sikre at alle er på linje med bedriftens strategier og mål?

SharePoint gjør det mulig å opprette intranettet, altså det digitale knutepunktet der bedriftens ansatte kan få tilgang til all informasjon, alle ressurser og alle tjenester de trenger for å utføre arbeidet sitt og samarbeide med kolleger.

Intranettet er stedet som er skreddersydd for den enkelte organisasjon, med det formål å gjøre interne prosesser og kommunikasjon enklere og mer direkte. Med SharePoint som fundament kan intranettet utnytte sitt fulle potensial og bli hjertet i bedriftens digitale arbeidsplass, der dokumenthåndtering sentraliseres, samarbeid i sanntid fremmes, og kunnskapsdeling forbedres.

Hver bruker kan enkelt få tilgang til de dokumentene som er mest relevante for arbeidet sitt, tjenestene som tilbys de ansatte, og de siste bedriftsnyhetene, samtidig som den operasjonelle kontinuiteten opprettholdes uavhengig av arbeidssted. Muligheten til å tilpasse nettsteder og innhold etter team, avdeling, arbeidssted eller til og med den enkelte brukerens språk gjør det dessuten mulig å gi målrettet informasjon og redusere overbelastningen med irrelevant kommunikasjon.

Engasjement med Yammer (nå Viva Engage)

I dag har bedrifter mer enn noensinne behov for verktøy som fremmer interaksjon og aktiv deltakelse. Der det tidligere var Microsoft Yammer som fylte denne rollen, er det i dag Viva Engage som gjør det mulig å skape et internt sosialt nettverk.

Med Viva Engage kan personer i samme organisasjon dele idéer, diskutere prosjekter og initiativer, delta i avstemninger og opprette communities med fokus på temaer som er relevante for bedriften og deres eget arbeid.

SharePoint fungerer på sin side som den sentraliserte plattformen for innholdsstyring og strukturert dokumentsamarbeid. Integrasjonen med Viva Engage skaper et økosystem som kombinerer bedriftens kunnskapsstyring med en mer engasjerende kommunikasjon. Det er for eksempel mulig å vise diskusjoner og oppdateringer fra Viva Engage direkte på SharePoint-intranettet, slik at man skaper et samlet rom der formell kommunikasjon og spontane bidrag fra communityet lever side om side.

En SharePoint-side kan inneholde et feed som viser pågående samtaler fra Viva Engage i sanntid, slik at brukerne kan delta uten å forlate intranettmiljøet.

Arrangering av events

SharePoint kan brukes sammen med Microsoft Stream for å håndtere og markedsføre bedriftens direktesendte events.

Integrasjonen med Stream gjør det nemlig mulig for bedrifter å planlegge direktesending av begivenheter som globale møter, kurs eller lansering av nye produkter, med en stor fordel: muligheten til å samle alle event-relaterte aktiviteter på ett sted.

SharePoint-nettsteder er det ideelle stedet for å håndtere markedsføringen av eventet, dele oppdateringer og samle inn tilbakemeldinger i sanntid via Microsoft Forms-skjemaer. På den måten reduseres behovet for å bytte mellom ulike applikasjoner, og både planlegging og deltakelse i bedriftens events forenkles, samtidig som man forblir i et miljø alle brukere allerede kjenner godt.

Prosjektstyring

SharePoint kan også bli en sentral operativ base der man kan spore frister, tildele oppgaver og dele dokumenter med kolleger på samme prosjekt, team eller avdeling.

For å opprette en slik operativ base er integrasjonen med Microsoft Planner avgjørende. Planner er Microsoft 365-applikasjonen for prosjektstyring som gjør det mulig å dele opp prosjektaktiviteter i konkrete oppgaver, som tildeles teammedlemmene sammen med tilhørende frister og prioriteringer.

I SharePoint kan hvert teammedlem se de tildelte oppgavene gjennom et tavlelignende grensesnitt. Dette gjør det mulig å følge fremdriften i aktivitetene og den enkeltes arbeidsbelastning, mens alt forblir samlet på én plattform. I tillegg synkroniseres informasjonen for de enkelte oppgavene automatisk mellom de to plattformene, noe som gjør det enkelt for ledere å følge fremdriften i bedriftens prosjekter og gripe raskt inn dersom det oppstår problemer.

Håndtering av compliance og governance

SharePoint er en sentral plattform for styring av innhold og informasjon, og støtter bedrifter i å overholde stadig strengere sikkerhetspolicyer.

Takket være avanserte funksjoner som auditing og oppbevaringspolicyer er det mulig å overvåke bruken av bedriftens dokumenter presist, med sporing av nøkkelinformasjon som hvem som får tilgang til innholdet, hvilke endringer som gjøres, og når.

Oppbevaringspolicyene kan dessuten tilpasses, slik at man sikrer at dokumenter oppbevares så lenge lovverket krever, og at de, når fristene er utløpt, slettes på en sikker måte.

Utvikling av interne kompetanser

SharePoint-intranettet kan fungere som hub for bedriftens opplæring, og samle alle undervisningsressurser som gjøres tilgjengelige for de ansatte for å forbedre kompetansen deres, på ett lett tilgjengelig sted.

Ved å opprette dedikerte fordypningssider er det mulig å fremheve bedriftens opplæringstilbud, gi raske lenker til eksterne ressurser og gi en detaljert oversikt over tilgjengelige kurs. Men det er ikke alt.

Intranettsidene kan berikes med korte og engasjerende læringsinnhold, som videopiller om Microsoft 365, og brukes til å markedsføre skreddersydde kurs fra eksterne leverandører eller fra vår egen plattform for Microlearning.

Business Intelligence og avansert rapportering

SharePoint-nettsteder rommer ikke bare prosjektaktiviteter eller innhold for intern opplæring, men kan også vise dashboard hentet fra bedriftens Power BI-rapporter.

Alle bedrifter må ta raske, databaserte beslutninger. Å ha et Power BI-dashboard integrert på en SharePoint-side dedikert til en bestemt avdeling gir umiddelbar tilgang til oppdaterte data og relevante ytelsesindikatorer. Medlemmene i en avdeling kan dermed følge fremdriften i sine aktiviteter i sanntid, og raskt identifisere forbedringsområder og eventuelle problemer.

Integrasjonen mellom Power BI og SharePoint gjør det dessuten mulig å bruke egendefinerte filtre, med dynamiske visualiseringer som tilpasser seg teamets eller den enkelte brukerens behov. Ledere kan for eksempel få tilgang til oppsummerende rapporter om salg eller produktivitet, mens teammedlemmene kan analysere spesifikke detaljer knyttet til sine egne oppgaver.

Håndtering av bedriftens ressurser

Til slutt kan SharePoint brukes til å styre bedriftens ressurser, enten det gjelder utstyr, programvarelisenser eller digitale eiendeler.

Ved å opprette egendefinerte lister er det mulig å holde styr på hver ressurs, bruken av den i bedriften og relaterte hendelser som frister, fornyelser eller vedlikeholdsbehov. Takket være integrasjonen av automatiseringsflyter er det dessuten mulig å automatisere prosesser som forespørsler om reservasjon eller godkjenning av innkjøp av nye ressurser. Med Power Automate kan man for eksempel sette opp flyter som varsler de ansvarlige når lisensen for en bedriftsprogramvare snart utløper, sammen med nødvendig informasjon for fornyelse.

7 SharePoint Online-funksjoner du bør kjenne til

SharePoint er plattformen i Microsoft 365-pakken som gjør det mulig å forbedre bedriftens resultater gjennom optimalisert styring av interne prosesser og kommunikasjon.

I dette kapittelet ser vi nærmere på 7 hovedfunksjoner SharePoint tilbyr bedrifter: fra fil- og dokumenthåndtering til opprettelse av egendefinerte lister, og videre til utvikling av mer engasjerende innhold for bedriftens publikum. Vi ser også på hvordan SharePoint støtter tilgjengelighet på mobile enheter, tilbyr avanserte søkeverktøy, håndterer tillatelser på en trygg måte og integreres sømløst med andre Microsoft-løsninger.

1) Fil- og dokumenthåndtering

La oss starte med den første styrken SharePoint ble utviklet med, nemlig evnen til å håndtere bedriftens dokumenter. Plattformen begrenser seg ikke til å lagre et nesten ubegrenset antall filer i Microsoft-skyen, men inkluderer også en historikk over endringer, flere tillatelsesnivåer og metadatastrukturer, som kan erstatte tradisjonelle mapper. La oss se nærmere på disse egenskapene.

SharePoint lagrer filer fra team- og kommunikasjonsnettsteder eller fra OneDrive i spesielle lister som ganske enkelt kalles «dokumentsamlinger»: en samling er et trygt sted på plattformen der filer arkiveres og deles med andre organisasjonsmedlemmer via ulike tillatelsesnivåer. Nedenfor følger en oversiktstabell med de viktigste typene tillatelser.

Hovedtyper av brukertillatelser i Microsoft SharePoint

For å gjøre det enklere å tildele tillatelser, gir SharePoint mulighet til å opprette grupper som tildeles bestemte tillatelser, og på den måten går utover det individuelle brukernivået: man kan for eksempel opprette en gruppe på et SharePoint-nettsted for å gi alle nåværende og fremtidige medlemmer tilgangen «Full kontroll». Med dette systemet kan medlemmer av et team eller en hel organisasjon samarbeide i sanntid om alle delte dokumenter, eller utelukkende fokusere på spesifikke filer innenfor sitt eget ansvarsområde: nyttig spesielt for å håndtere filer som krever eksterne bidrag, uten at eierne mister kontrollen.

Utover tillatelser er en annen sentral egenskap ved SharePoint endringshistorikken: hver gang en fil redigeres, lagrer plattformen automatisk den forrige versjonen. Hvorfor er dette viktig? Kort sagt gir SharePoint brukere med de riktige tillatelsene mulighet til å gjennomgå alle versjoner av et dokument, ikke bare for å sammenligne, men også for å gjenopprette en tidligere versjon; historikken viser dessuten hvilken del av filen, hvilken bruker, samt dato og klokkeslett for en gitt endring, og man kan til og med sette opp et varsel for hver oppdatering som gjøres i samlingene.

Nå er det på tide å snakke om et annet aspekt som gjør SharePoint til det ideelle dokumenthåndteringssystemet, nemlig metadata: informasjon om innholdet som brukes til å kategorisere det, og som kan filtreres for å organisere og søke i filer raskere og enklere enn med tradisjonelle mapper. De kan sammenlignes med tagger på sosiale medier, ettersom de forteller noe om hvilken type innhold de er knyttet til.

Men hvor finner man metadata i dokumentsamlinger, og hvordan brukes de? Ganske enkelt: metadata er de verdisettene som kjennetegner kolonnene i en samling. For hver fil som legges inn i en dokumentsamling, stiller SharePoint standardkolonner og -metadata til rådighet, som filversjon, forfatter, dato for opprettelse og siste endring, samt et numerisk ID. Autoriserte brukere kan dessuten legge til kolonner med egendefinerte verdisett, som ganske enkelt er utvidelser av standardsettene: i kolonnen merket «dato» kan man for eksempel skrive inn utløpsdatoen for et prosjektdokument, mens man i kolonnen «bruker» kan skrive inn navnet på de personene som skal godkjenne det, eller som er involvert i opprettelsen og oppdateringen av det. Kort sagt finnes det ingen egentlig grense: dette systemet gjør det mulig å organisere alle bedriftens dokumenter ut fra spesifikk informasjon, og deretter finne dem raskt igjen ved å filtrere samlingene.

2) Lister

Etter å ha sett på Microsoft SharePoints muligheter som dokumenthåndteringssystem, utvider vi temaet med lister. Dokumentsamlinger er nemlig spesielle eksempler på SharePoint-lister, som fortjener sin egen plass på grunn av den avgjørende rollen de spiller i bedriftens prosesser: den eneste egentlige forskjellen er at dokumentsamlinger brukes til å organisere filer, mens lister inneholder tekstverdier, som for eksempel navnet på kontakter som er nyttige for et prosjekt. På den måten gjør enkle lister det mulig å opprette hvilken som helst type register, fra leverandørkontrakter til utstyr utlevert til de ansatte, der metadata her også har en organisatorisk funksjon ved å klassifisere hver opplysning (for eksempel beløpet i en kontrakt, underskriverne, eller de ansatte som har firmatelefon eller -PC).

En annen viktig funksjon ved lister er at de kan ta imot informasjon fra Excel-registre, og gjøre den tilgjengelig for brukere med de samme tillatelsesnivåene som beskrevet for dokumentsamlinger, samtidig som de får mulighet til å jobbe samtidig på samme fil, noe som går utover Excels samarbeidsbegrensninger. En annen fordel med å importere Excel-tabeller til SharePoint er muligheten til å redigere flere elementer samtidig med funksjonen Hurtigredigering (ved å klikke på «Hurtigredigering» i kommandolinjen for en gitt liste), i tillegg til å ha tilgang til endringshistorikken for å sammenligne ulike versjoner av filen eller gjenopprette en tidligere versjon, med samme synlighet på felt, bruker, dato og klokkeslett som for dokumentsamlinger. Til slutt kommer dokumenter og filer tilbake, men denne gangen som vedlegg, som gjør listene med kontakter, meldinger, oppgaver, undersøkelser og prosedyrer enda mer detaljerte.

3) Innholdsstyring

La oss nå gå videre til en av de funksjonene i SharePoint som bedrifter setter mest pris på: innholdsstyring, eller rettere sagt alt som springer ut av intern kommunikasjon. SharePoint er nemlig ikke bare et sterkt verktøy for å arkivere dokumenter, men også en utmerket plattform for å skape, distribuere og målrette ulike typer bedriftsnyheter og kunngjøringer, takket være evnen til å opprette bedriftsnettsteder som intranettet og ekstranettet, det viktigste møtestedet mellom ansatte og en organisasjons forretningspartnere, som leverandører og investorer.

På disse portalene kan bedrifter opprette merkevaresider for å kommunisere sin identitet og kultur, eller definere tematiske områder, som for eksempel de som er dedikert til events eller personalegoder. En annen mulighet er å gi hver avdeling sitt eget område der de ansatte kan komme i direkte kontakt med hverandre, uten bakgrunnsstøy eller forstyrrelser fra andre avdelinger: her snakker vi om SharePoints evne til å opprette undernettsteder, altså nettsteder med eget skreddersydd innhold som samtidig ligger under den overordnede bedriftsportalen. Med undernettsteder er det derfor mulig å bygge portaler dedikert til spesifikke avdelinger eller lokasjoner, slik at en spredt organisasjon kan formidle kommunikasjon både på et generelt og et spesifikt nivå, og også bruke det enkelte stedets eget språk for å gjøre innholdet mer tilgjengelig og engasjerende.

Hvis det derimot er for omfattende å opprette et helt avdelingsnettsted for å styre hele det interne kommunikasjonsflyten, gir SharePoint mulighet til å opprette mindre utstillingsvinduer der man bare viser bestemte kunngjøringer: bedriftsblogger, som fungerer som utstillinger av nyhetsbrev rettet mot spesifikke brukergrupper, og som enkelt kan plasseres på hvilken som helst side på SharePoint-nettstedene for å fremheve kunngjøringer fra for eksempel IT- og HR-avdelingen.

Alt dette er mulig takket være plattformens store fleksibilitet, som gjør det mulig å definere og strukturere ikke bare innholdet på sider og nyheter, men også hele navigasjonen på nettstedet sett fra brukerens ståsted: bedrifter kan dermed eksperimentere med brukervennlighet og tilgjengelighet for å gi publikummet sitt den best mulige opplevelsen.

SharePoint-intranettet kan også tilby multimedieinnhold som videokurs, opplæringsprogrammer eller til og med podkastserier som tar for seg de mest relevante temaene i bedriftens hverdag: innholdstyper som anbefales spesielt for organisasjoner som ønsker å øke brukernes engasjement og interesse for å holde seg oppdatert på de siste hendelsene i bedriften.

Korte videoer og lydklipp kan bli et hyggelig følge i kaffepausen, spesielt hvis de ledsages av dedikerte forum på SharePoint, Teams eller Yammer (nå Viva Engage) for å sette i gang diskusjoner om dagens temaer. Til slutt utvider integrasjonen med Microsoft Stream SharePoints muligheter, slik at bedrifter kan arrangere events og webinarer i direktesending direkte fra sine nettsteder: en god praksis her er å opprette en dedikert side for et nytt event på intranettet, med mål om å gi brukerne alle detaljer om temaene som tas opp, foredragsholderne, samt dato og klokkeslett for arrangementet.

Med Forms er det mulig å legge inn et påmeldingsskjema på siden, som brukes både til å sende tilgangslenken til de påmeldte og til å hente inn nyttig statistikk om oppmøteprosenten. I tillegg anbefales det å opprette og publisere et spørreskjema etter at eventet er over, slik at man kan samle inn nødvendige data for å evaluere hvor vellykket initiativet var.

4) Mobilstøtte

Alle SharePoint-sider og -nettsteder er responsive: det betyr at portalene og bedriftsinnholdet som skapes med Microsoft 365-verktøyet, kan tilpasses alle typer mobile enheter. Men det er ikke alt.

Med SharePoint-appen er det mulig å samhandle med nettsteder og filer, laste dem ned og redigere dem direkte fra smarttelefonen eller nettbrettet. Appen gjør det dessuten mulig å motta varsler når et nytt innlegg eller dokument lastes opp til bedriftens intranett: ved å klikke på varselet kan brukerne gå direkte til innholdet og begynne å kommunisere eller samarbeide med kollegene på farten.

En siste ting verdt å nevne: takket være den sterke integrasjonen SharePoint har med alle Microsoft 365-verktøyene, er det også mulig å samhandle med filene på bedriftens nettsteder fra Teams- og OneDrive-appen*.

*OneDrive-appen gir kun mulighet til å vise og redigere dokumentfiler som ligger på SharePoint.

5) Fulltekstsøk

For å hjelpe brukerne med å finne nyttig informasjon og svar på spørsmålene sine, tilbyr SharePoint-intranettet et moderne system for innholdsindeksering: søkefunksjonen er utviklet for å gjennomsøke alle områder av nettstedet, inkludert dokumenter, sider, lister og biblioteker, slik at all arkivert informasjon enkelt kan gjenfinnes. Hos intranet.ai har vi forbedret disse mulighetene ytterligere ved å tilby Avansert søk i vår intranettløsning, som kan indeksere enhver filtype (også PDF), så lenge filen inneholder et tekstlag: det betyr at SharePoint viser alt innhold som inneholder et gitt søkeord i tittelen, brødteksten eller de tildelte metadataene, som søkeresultat.

I tillegg er det mulig å hente inn innhold ut over grensene til SharePoints nettsteder, sider og lister, ved å utvide søket til det integrerte Microsoft 365-miljøet: på den måten kan brukerne ikke bare få relevante resultater på få sekunder, men også, og ikke minst, finne filer som ligger i Microsoft-applikasjonene i bedriftens digitale arbeidsplass.

6) Håndtering av tillatelser

SharePoint er i stand til å garantere maksimal sikkerhet i håndteringen av bedriftens innhold, takket være et hierarkisk tillatelsessystem, inndelt i flere nivåer og som kan tildeles enkeltbrukere eller hele arbeidsgrupper, opprettet på SharePoint-nettsteder eller direkte i Microsoft 365. Opprettelse av grupper for tildeling av tillatelser gir betydelig tidsbesparelse, ved at et stort antall brukere kan få det samme settet med tillatelser på én gang.

Det er verdt å merke seg at hvert SharePoint-nettsted automatisk inneholder bestemte sikkerhetsgrupper, som hver har sitt eget sett med tillatelser. Et teamnettsted inneholder for eksempel gruppene:

• Eiere, med tillatelsen «Full kontroll».
• Medlemmer, med tillatelsen «Rediger».
• Besøkende, som kun har tillatelsen «Les».

For kommunikasjonsnettsteder omfatter gruppene som opprettes som standard, i tillegg til de nettopp nevnte, også følgende:

• Godkjenningsansvarlige, med tillatelsen «Godkjenn».
• Designere, med tillatelsessettene «Design» og «Begrenset tilgang».
• Hierarkiansvarlige, med tillatelsen «Hierarkistyring».
• Lesere, med tillatelsen «Begrenset lesing» eller «Begrenset tilgang».

For en grundigere gjennomgang av de ulike tillatelsesnivåene viser vi til tabellen i det første punktet på denne listen, som omhandler fil- og dokumenthåndtering i SharePoint.

Utover dette kan en bedrift endre sikkerhetsgruppene på et nettsted, for å tilpasse styringen av informasjonsflyten som går gjennom det. For å gjøre dette følger man disse trinnene:

• Gå til innstillingene på team- eller kommunikasjonsnettstedet.
• Åpne siden «Tillatelser».
• Klikk på «Opprett gruppe».
• Under «Eier» angir du navnet på brukeren som skal administrere gruppen.
• Under «Gruppeinnstillinger» angir du navnet på brukerne som kan redigere og/eller se gruppens medlemskap.
• Under «Tildel gruppetillatelser til nettstedet» velger du hvilken type tillatelse gruppen du oppretter, skal ha.
• Klikk på «Opprett».

7) Integrasjoner

Da er vi kommet til den siste funksjonen, og kanskje også den som er vanskeligst å oppsummere på noen få linjer, men vi prøver likevel: det som trolig gjør det digitale arbeidsmiljøet basert på Microsoft 365-verktøy så populært i bedrifter, er den dype integrasjonen som knytter funksjonene i én applikasjon sammen med funksjonene i de andre i pakken, og SharePoint er intet unntak. Plattformen er nemlig i stand til å utvide funksjonaliteten til sine nettsteder ved å integrere med alle Microsoft 365-verktøyene, som OneDrive og Teams, i tillegg til applikasjonene i Microsoft Power Platform, Microsoft Viva og flere andre.

Når det gjelder komponentene i Power Platform, fortjener disse en spesiell omtale:

• Power Apps, som gjør det mulig å opprette skreddersydde applikasjoner.
• Power Automate, som gjør det mulig å bygge automatiseringsflyter.
• Power BI, som gjør det mulig å få dashboard og rapporter basert på data i SharePoint.

Det er verdt å understreke at disse verktøyene kan brukes uten store programmeringskunnskaper: tvert imot er de utviklet spesielt for brukere som ønsker å digitalisere arbeidet sitt på en lavkodet måte. Resultatet av å kombinere disse applikasjonene er et virtuelt rom med et enormt potensial, i stand til å optimalisere enhver forretningsprosess med utgangspunkt i et SharePoint-nettsted som intranettet.

Tenk for eksempel på repetitive oppgaver som forespørsel om ferie eller godkjenning av et nytt dokument: takket være integrasjonen mellom SharePoint, Power Automate og Microsoft Teams er det mulig å opprette en automatisert arbeidsflyt som fullfører hele prosessen, fra innsending av forespørselen til arkivering, uten at brukerne trenger å gripe inn.

Når det gjelder engasjement på intranettet, representerer integrasjonen med Yammer (nå Viva Engage) et vendepunkt. Det er nemlig mulig å sette inn en ny eller allerede eksisterende samtale på et hvilket som helst SharePoint-nettsted eller side, via webdelen dedikert til Viva Engage-communities.

På den måten kan en bedrift kombinere de interaksjonsfunksjonene som er typiske for sosiale medier, med innholdsstyringsfunksjonene som kjennetegner et SharePoint-nettsted.

Dette er bare noen få eksempler på integrasjon, men mulighetene er i realiteten uendelige. Hver bedrift kan tilpasse Microsoft 365-økosystemet etter egne behov, ved å utnytte fleksibiliteten og samspillet mellom applikasjonene i pakken.

Med SharePoint i sentrum av denne arkitekturen forenkles ikke bare innholdsstyringen, men det åpnes også en dør til en skreddersydd digital transformasjon som kan utvikle seg i takt med bedriften.