Digital Onboarding Prozess der Mitarbeiter: eine Definition und eine Checkliste für das Jahr 2024

Was ist der Digital Onboarding Prozess?

Onboarding ist in einem Unternehmen der Prozess, der auf die Einstellung von Mitarbeitern folgt und mit der Anwerbungsphase der Kandidaten verbunden ist. Er besteht aus der schrittweisen Eingliederung der Mitarbeiter in die Unternehmensrealität.

Dies ist ein heikler und strategischer Moment, denn die ersten Auswirkungen auf das Geschäft beeinflussen die Einstellung der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen.

Während des Onboarding Prozesses müssen den Kandidaten alle Instrumente, Verhaltensweisen, Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden, um sowohl auf kultureller als auch auf organisatorischer Ebene ein integraler Bestandteil des Unternehmens zu werden und eine gute Leistung zu gewährleisten.

Im Gegensatz zu Schulungs- und Orientierungsprozessen kann diese Phase bis zu 12 Monate dauern und zielt unter anderem darauf ab, die Bindung an das Unternehmen aufzubauen.

Welchen Nutzen haben Sie von einem guten Onboarding Prozess für Ihre Mitarbeiter?

Onboarding steht in engem Zusammenhang mit Themen wie Loyalität, Engagement, Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterleistung. Daten aus einer Studie der Wynhurst Group zufolge erhöht ein strukturierter Begrüßungsprozess die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter mindestens 3 Jahre im Unternehmen bleiben, um 58 %.

Weitere interessante Erkenntnisse aus dem Academy of Management Journal zeigen, dass die ersten 90 Tage der Arbeit entscheidend sind, um eine anregende Beziehung zum Unternehmen, zu den Kollegen und zur Organisation aufzubauen.

Wenn die neuen Mitarbeiter bei der Unternehmenseinführung nicht richtig begleitet werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie in kurzer Zeit unproduktiv und demotiviert werden.

Wenn Führungskräfte und Kollegen dagegen von Anfang an eine angemessene Unterstützung bieten, entwickelt sich eine gute Arbeitseinstellung, die in der Folge ein größeres Engagement und eine stärkere Einbindung begünstigt.

Die Checkliste für das Digital Onboarding der Mitarbeiter zur Verbesserung des Prozesses

Wie kann man ein angemessenes Onboarding der Mitarbeiter entwickeln? Wir schlagen Ihnen eine Onboarding Checkliste der Mitarbeiter vor, die Sie befolgen sollten, um sicherzustellen, dass der Prozess gut aufgebaut ist.

Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, was zu tun ist, und sofort darüber nachzudenken, wie.

Es ist gut, sich kurz- und langfristig strategische und logistische Fragen zu stellen wie:

• Wann wird das Onboarding der Mitarbeiter beginnen?
• Wie lange wird diese Phase dauern?
• Welchen Eindruck möchte das Unternehmen den neuen Mitarbeitern am Ende des ersten Tages vermitteln?
• Was sollten die neuen Mitarbeiter über die Unternehmenskultur wissen?
• Welche Rolle wird die Humanressourcen in diesem Prozess spielen?
• Welche Rolle werden die Kollegen spielen?
• Welche Messgrößen werden benötigt, um die Effektivität des Projekts zu bewerten?

Nachdem Sie alle Antworten herausgefunden haben, können Sie über die Maßnahmen und Methoden nachdenken, die für den Onboarding-Prozess der Mitarbeiter eingesetzt werden.

Lassen Sie uns ein Beispiel für einige wirksame Praktiken nennen: Momente des Kennenlernens und der Begrüßung durch die neuen Kollegen, die Übermittlung praktischer und organisatorischer Informationen, ein Rundgang durch die Unternehmensstruktur, die Präsentation von Arbeitsplänen, Schulungen zu Verfahren und Richtlinien.

Um zu bestätigen, dass alle angenommenen Elemente funktionieren, spielt das Feedback eine grundlegende Rolle. Sie können sich beispielsweise auf den Einstellungsprozess beziehen, darauf, wie der erste Tag den Erwartungen entsprochen hat, ob die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie die Werkzeuge haben, um ihre Arbeit auszuführen, und schließlich fragen, ob sie sich mit den strategischen Zielen des Unternehmens im Einklang fühlen.

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Wie der Digital Onboarding Prozess mit dem Intranet verbessert werden kann

Der gesamte Digital Onboarding Prozess kann viel effektiver sein, wenn Projekte und Verfahren durch Software wie das Intranet, das Blogs, Foren, soziale Unternehmensnetzwerke und Chats umfasst, vereinfacht und optimiert werden.

Das Intranet ist das digitale Spiegelbild des Unternehmens, und den neuen Mitarbeitern Zugang zu gewähren bedeutet, ihnen die Möglichkeit zu geben, die Interessengebiete zu erkunden und mit denjenigen in Kontakt zu treten, die Teil des Netzwerks der Organisation sind.

Im Laufe unserer Erfahrung bei der Realisierung von Intranets wurden die größten Erfolge beim Onboarding durch den Einsatz der Unternehmensplattform unterstützt.

Das Unternehmen kann einen speziellen Bereich für die Begrüßung reservieren, in dem sich die neuen Mitarbeiter wiederfinden werden:

• Regeln und Verhalten bei der Arbeit
• Hinweise, Praktiken und Verfahren
• Informationen zur Unternehmensgeschichte und -kultur
• Organigramm
• Details über die Rolle und die Vorgesetzten
• Netzwerk, um mit Kollegen und dem neuen Team in Kontakt zu treten
• Kenntnisse über die Abteilung
• Digitale Tools und Mittel zur Durchführung von Aktivitäten
• Referenz-Agendas für die Arbeit

Auf diese Weise finden die Mitarbeiter ein Portal voller Informationen, die es ihnen ermöglichen, das Unternehmen zu erkunden und sich in der Umgebung, in der sie arbeiten, besser zurechtzufinden.

Es ist eine hervorragende Maßnahme, die bereits anwesenden Teammitglieder durch diesen ganzen Digital Onboarding Prozess zu begleiten. Außerdem ist es notwendig, sie darüber zu informieren, wer das Unternehmen übernimmt, um den Grundstein für hervorragende Geschäftsbeziehungen und ein hervorragendes Arbeitsumfeld zu legen.

3 Möglichkeiten für das Onboarding neuer Mitarbeiter

Im Laufe der Jahre haben wir drei Hauptmethoden für das Digital Onboarding neuer Mitarbeiter im Unternehmen gefunden.

Einerseits besteht das Ziel jeder dieser Methoden darin, dass sich die Person, die in das Unternehmen eintritt, willkommen fühlt und sich leicht in das Netzwerk der Kollegen einfügen kann, ohne alles alleine zu entdecken.

Andererseits können so alle Kollegen im Unternehmen mehr Informationen über die neue Person erhalten, was den Wissensaustausch zwischen ihnen natürlich erleichtert.

1. Veröffentlichung von Nachrichten

Die erste Methode ist die klassischste.

Sie beinhaltet die Veröffentlichung einer Nachricht im Intranet - zu Beginn des Onboarding-Prozesses -, in der sich die Mitarbeiter vorstellen können.

Einige Unternehmen veröffentlichen ein Foto der Personen, die Rollen und eine Zusammenfassung, um zu erklären, woher sie kommen, welche Fähigkeiten sie haben und welche Aufgaben sie im Unternehmen übernehmen werden.

Andere wiederum machen sich dieses Medium zunutze, indem sie ein Interview mit den neuen Mitarbeitern in Textform veröffentlichen und auch ein Foto der neuen Kollegen einstellen.

Auf diese Weise werden sie von den übrigen Intranet-Bewohnern physisch und in Online-Meetings leichter erkannt.

Neben der klassischen Nachrichtenpräsentation gibt es noch eine weitere Möglichkeit, Engagement zu erzeugen: ein Interview mit den neuen Mitarbeitern, bei dem die Fragen von einer Person aus der Personalabteilung des Unternehmens gestellt werden, oder vielleicht von dem zukünftigen Leiter der Person, die gerade eingetreten ist.

Auf diese Weise können sich die Neuzugänge vorstellen und von ihren Erfahrungen und Hobbys erzählen und den Eintritt einer neuen Person in das Unternehmen ein wenig menschlicher gestalten.

2. Nutzen Sie das soziale Unternehmensnetzwerk

Die zweite Möglichkeit ist die Verwendung von Yammer, dem sozialen Unternehmensnetzwerk im Intranet, im Falle einer Integration mit Microsoft 365.

Wir schlagen in der Regel vor, jemanden aus der Personalabteilung zu bitten, einen Beitrag zu verfassen, in dem die neuen Einträge in der Unternehmensgemeinschaft vorgestellt werden.

In diesem Beitrag können Sie die Personen erwähnen, über ihre Erfahrungen berichten, auf die Neuigkeiten im Intranet verweisen und sie mit den Gruppen bekannt machen, die sie im sozialen Netzwerk vorfinden werden.

Dieser Beitrag wird die Reaktionen der Kollegen anregen.

In der Regel sehen wir, dass jeder die Wand "Willkommen im Team" mag und startet. Ein Zeichen des Interesses und der Teilnahme am Unternehmensleben.

3. Erstellen Sie eine Präsentationsveranstaltung

Die dritte Möglichkeit, einen neuen Mitarbeiter während des Digital Onboarding Prozesses vorzustellen, ist interaktiver, frischer und visueller.

Wir sprechen hier von einem Live-Streaming-Event, bei dem jemand aus der Personalabteilung oder der zukünftige Leiter des neuen Einstiegs die neue Person in einem Doppelinterview interviewt.

Intranet.ai hat diese Technik direkt mit den Microsoft 365 Live-Events mit einem besonderen Regiemodus eingesetzt, der das Live-Event sehr interaktiv macht.

Während der Veranstaltung haben wir eine Seite im Intranet erstellt, auf der wir auf der einen Seite den Player mit dem Live-Event eingefügt haben - damit alle Benutzer das Interview mit der neuen Person sehen können - und auf der anderen Seite das Foto der Person, begleitet von einer textlichen Beschreibung.

In dieser Beschreibung haben wir seine Erfahrung, die Rolle in der Berichterstattung und alles andere, was von Interesse sein könnte, eingefügt.

Außerdem durften die Fragen und Antworten nicht fehlen, und in diesem Fall hat die Integration des Intranets mit dem sozialen Unternehmensnetzwerk unserem Live-Event ein wenig mehr Dynamik verliehen.

Wir konnten diese interaktive Live-Veranstaltung bereits bei unseren Kunden in Italien einsetzen, und die generierte Engagementrate ist sehr hoch.

Es ist bereits ein beliebtes Tool, vor allem in Übersee.

Eine wichtige Klarstellung

Damit die drei oben genannten Beispiele funktionieren, ist es wichtig, alles rechtzeitig zu veröffentlichen.

Es ist nicht möglich, jemanden vorzustellen, der erst seit einem Monat im Unternehmen ist.

Jede Nachricht, die nach zu langer Zeit veröffentlicht wird, würde keinen Sinn ergeben und die neue Person würde sich zu Beginn ihrer neuen Tätigkeit nicht begleitet fühlen.

8 Tipps für einen effektiven Digital Onboarding Prozess neuer Mitarbeiter im Unternehmen

Hier sind 8 Tipps, die Sie beim Onboarding-Verfahren befolgen sollten:

1. Versenden Sie eine E-Mail zur Begrüßung der neuen Mitarbeiter und ermöglichen Sie ihnen den Zugang zum Onboarding-Bereich im Intranet, in dem sie Informationen finden, wie z.B.:
   • Agenda für den ersten Arbeitstag mit einer Checkliste der geplanten Aktivitäten
   • Praktische Informationen zu Standort, Parkmöglichkeiten und Kontaktdetails
   • Unternehmensrichtlinien, wie z.B. Urlaubspolitik, Mittagspause, Nutzung von Arbeitsmitteln oder Raumreinigung
   • Schulungspläne.

2. Ein kurzer Rundgang durch die Büros

Wenn das Unternehmen über mehrere Büros, Hallen und Standorte verfügt, ist es immer eine gute Idee, die Mitarbeiter auf einem kurzen Rundgang zu begleiten.

3. Ausweis

Wenn das Unternehmen sie beschäftigt, halten Sie ihren Ausweis bereit. Ganz gleich, ob es sich um eine Stechkarte, einen "Schlüsselanhänger" oder ein digitales Verfahren handelt, stellen Sie sicher, dass sie die Regeln für das Ein- und Ausstempeln kennen.

4. Anmeldedaten

Vereinbaren Sie ein Treffen mit einem IT-Manager, um die Mitarbeiter bei der Nutzung der benötigten digitalen Medien anzuleiten. Vergewissern Sie sich insbesondere, dass sie über die erforderlichen Zugangsdaten für die Systeme verfügen.

5. Bürokratische Formalitäten

In 99% der Fälle sind am ersten Arbeitstag noch Papiere zu unterschreiben und Papierkram zu erledigen. Legen Sie einen Arbeitsrahmen für die neuen Mitarbeiter fest, um die Inhalte zu analysieren und eine Bezugsgröße für eventuelle Klärungen zu schaffen.

6. Ein Tutor

Weisen Sie den Mitarbeitern einen Tutor oder Mentor zu, damit das Onboarding-Verfahren im Unternehmen erfolgreich verläuft.

7. Ausbildungsplan

Die Neuankömmlinge benötigen möglicherweise einen längeren oder kürzeren Trainingsplan, um sich ganz ihren Aufgaben widmen zu können. Organisieren Sie ihn rechtzeitig und informieren Sie die Mitarbeiter.

8. Informelle Termine

Informelle Momente mit dem Team zu schaffen, ist am ersten Tag fast ein Muss: eine Kaffeepause, ein Willkommenstrinkspruch usw.

Auch wenn es gezwungen erscheinen mag, ist der Onboarding-Prozess der beste Weg, um Beziehungen aufzubauen und die neu eingestellten Mitarbeiter einzubeziehen.