Checkliste für den Digital Onboarding Prozess neuer Mitarbeiter

Definition von Corporate Onboarding

Corporate Onboarding ist der Prozess, der sich an die Einstellung neuer Mitarbeiter anschließt und eng mit der Phase der Kandidatengewinnung verbunden ist. Aus diesem Grund wird er häufig von der Personalabteilung geleitet, die für die Definition und Überwachung des Onboarding eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen verantwortlich ist, um zwei Hauptziele zu erreichen

1. Die Organisation zu präsentieren und ihre Werte zu vermitteln.
2. Unterstützung der Integration des neuen Mitarbeiters in die Unternehmensgemeinschaft.

Wie man sich denken kann, ist dies ein heikler Moment, da die Aktivitäten im Rahmen des Onboarding-Prozesses die Erwartungen und die anfängliche Stimmung der neuen Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen beeinflussen.

Das HR-Team muss sich daher auf die richtigen Instrumente stützen können, um den neuen Mitarbeitern die Verhaltensweisen, Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln, die sie benötigen, um ein fester Bestandteil der Organisation zu werden.

In diesem Artikel werden wir sehen, dass eines der modernsten Instrumente, die ein erfolgreiches Onboarding gewährleisten können, das Intranet des Unternehmens ist.

Im Gegensatz zu Schulungs- und Orientierungsprozessen ist es wichtig zu betonen, dass das Onboarding bis zu 12 Monate dauern kann, in denen die Beziehung zwischen neuen Mitarbeitern, Kollegen und Management gefestigt werden sollte.

Warum ist das Onboarding in Unternehmen so wichtig?

Onboarding steht in engem Zusammenhang mit grundlegenden Konzepten für das nachhaltige Wachstum jeder Organisation, wie Loyalität, Engagement, Bindung und Leistung.

Laut einer Studie der Wynhurst Group kann ein strukturierter Onboarding-Prozess beispielsweise die Wahrscheinlichkeit, dass ein neuer Mitarbeiter mindestens drei Jahre im Unternehmen bleibt, um 58 Prozent erhöhen.

Weitere interessante Erkenntnisse aus dem Academy of Management Journal zeigen, dass die ersten 90 Tage am Arbeitsplatz entscheidend für den Aufbau eines Vertrauensverhältnisses zum Unternehmen, zu den Führungskräften und zu den älteren Kollegen sind.

Wenn neue Mitarbeiter während des gesamten Einarbeitungsprozesses nicht richtig begleitet werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Motivation und ihr Engagement für ihre neuen Aufgaben schnell nachlassen.

Wenn es Führungskräften und älteren Kollegen hingegen gelingt, die Integration neuer Mitarbeiter angemessen zu unterstützen, entwickelt sich eine gute Arbeitseinstellung, die kurz- und mittelfristig die Leistung steigert.

Wie man ein gutes Onboarding-Projekt durchführt: Beispiele

Wie gestaltet man ein effektives Onboarding-Projekt? Der erste Schritt besteht sicherlich darin, die Aktivitäten und Möglichkeiten zur Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen zu definieren.

In dieser Phase ist es sinnvoll, sich einige strategische Fragen zu stellen:

• Wann wird der Onboarding-Prozess beginnen?
• Wie lange werden die einzelnen Schritte des Prozesses dauern?
• Welchen Eindruck will das Unternehmen vermitteln?
• Welches sind die wichtigsten Aspekte der Unternehmenskultur?
  
• Welche Rolle wird die Personalabteilung spielen?
  
• Welche Rolle werden die leitenden Mitarbeiter spielen?
  
• Welche Messgrößen sollten berücksichtigt werden, um die Wirksamkeit des Prozesses zu bewerten?

Nach der Beantwortung jeder dieser Fragen können Sie über die Maßnahmen und Methoden nachdenken, die für die Verwaltung der Onboarding-Verfahren des Unternehmens erforderlich sind.

Hier ein Beispiel für einige mögliche Maßnahmen:

• treffen und Begrüßung neuer Kollegen
• weitergabe von praktischen und organisatorischen Informationen
• vorstellung des Unternehmens und des Organigramms
• vorlage von Arbeitstagebüchern
• schulung über Verfahren und Strategien

Um zu bestätigen, dass sich die geplanten Maßnahmen positiv auf die neuen Mitarbeiter auswirken, ist die Einholung von Feedback von entscheidender Bedeutung.

Dieses Feedback kann sich auf verschiedene Aspekte des Onboarding-Prozesses beziehen, von der Art und Weise, wie die Einstellungsphase erlebt wurde, bis hin zu den Eindrücken, die in den ersten Tagen am Arbeitsplatz gewonnen wurden.

Oder das Unternehmen fragt die neuen Mitarbeiter, ob die ihnen zur Verfügung gestellten Tools für die Erfüllung ihrer Aufgaben ausreichend sind oder ob sie sich mehr Unterstützung wünschen, um ihre Leistungserwartungen besser erfüllen zu können.

Digitales Onboarding im Unternehmen und SharePoint-Intranet als HR-Onboarding-Software

Der gesamte Onboarding-Prozess kann wesentlich effektiver gestaltet werden, wenn die Abläufe durch den Einsatz von Tools wie dem Unternehmensintranet digitalisiert werden. Das Intranet ist das digitale Spiegelbild des Unternehmens: Neuen Mitarbeitern den Zugang zu ermöglichen, bedeutet, ihnen die Möglichkeit zu geben, Interessensgebiete zu erkunden und mit Personen aus dem Unternehmensnetzwerk in Kontakt zu treten.

Im Laufe unserer zehnjährigen Erfahrung bei der Implementierung von Intranetportalen auf der Basis von SharePoint Online haben wir festgestellt, dass die größten Erfolge beim Onboarding gerade durch den Einsatz des Intranets erzielt werden.

Dank des Intranets und insbesondere des SharePoint-Intranets können Unternehmen einen speziellen Onboarding-Bereich schaffen, in dem sie einen schnellen und zentralen Zugang zu

• arbeitsregeln und Verhaltensweisen
• leitlinien, Dokumente und Verfahren
• informationen über die Unternehmensgeschichte und -kultur
• organigramm mit Kontaktdaten der Kollegen
• bereiche für die Kommunikation der Abteilungen, Aktivitäten und Neuigkeiten
• werkzeuge und Anwendungen für die Ausübung ihrer Tätigkeit

Auf diese Weise können neue Mitarbeiter schnell navigieren und alle Informationen finden, die sie benötigen, um ihre Aufgaben vom ersten Tag an bestmöglich zu erfüllen.

Die Zentralisierung der Informationen ist auch für das Unternehmen von großem Vorteil, da sie viel Zeit spart , die die Personalabteilung (oder andere Akteure in diesem Prozess) normalerweise damit verbringen, dieselben Dingeimmer wieder zu erklären .

Es ist jedoch gut, dass im Onboarding-Prozess nicht nur neue Mitarbeiter begleitet werden, sondern auch bestehende Kollegen. Es ist nämlich notwendig, sie über die Neuankömmlinge im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, um den Grundstein für den Aufbau einer soliden Beziehung zu legen.

Die Rolle des Managements im Onboarding-Prozess

Von grundlegender Bedeutung ist die Rolle, die das Management und die Führungskräfte des Unternehmens in allen Phasen des Onboarding-Prozesses eines neuen Mitarbeiters spielen.

Jedes Mitglied der Geschäftsleitung spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, den neuen Mitarbeitern nicht nur die Wachstumsziele der Organisation zu vermitteln, sondern auch die Werte und die Mission, die ihre Identität ausmachen.

Innerhalb des Managements kommt dem Abteilungsleiter eine noch wichtigere Funktion zu. Er ist nämlich derjenige, der den Bedarf an einer zusätzlichen Ressource in seinem Team geäußert hat und der genau weiß, welche Tätigkeiten diese neue Ressource täglich ausführen soll.

Ziel des Abteilungsleiters ist es daher, sich aktiv am Onboarding-Prozess zu beteiligen, da er die Bezugsperson für die neue Ressource sein wird.

3 Wege zur Einführung eines neuen Kollegen

Im Laufe der Jahre haben wir drei Hauptwege identifiziert, auf denen der Onboarding-Prozess im Unternehmen erfolgreich durchgeführt werden kann und auf denen neue Mitarbeiter den bereits im Unternehmen tätigen Personen vorgestellt werden können.

Das Ziel jeder dieser drei Arten ist es, dass sich die Person, die in das Unternehmen eintritt, in den ersten Arbeitstagen willkommen und unterstützt fühlt. Andererseits hilft eine korrekte Präsentation der neuen Ressourcen den bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitern, sich mit der Erfahrung, der Rolle und den Aktivitäten jedes ihrer neuen Kollegen vertraut zu machen.

1. Veröffentlichung einer Neuigkeit im Intranet des Unternehmens

Die erste Methode ist die klassischste undbeinhaltet die Veröffentlichung einer Nachrichtenpräsentation im Intranet des Unternehmens. In Anlehnung an das SharePoint Online-Intranet ist es möglich, in einen Nachrichtenbeitrag Folgendes aufzunehmen

• fotos des neuen Kollegen
• informationen über frühere Erfahrungen
• die wichtigsten Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme
• beschreibung der Rolle, die er/sie übernehmen wird
• links zu externen Ressourcen, wie z. B. ein LinkedIn-Profil

Eine kreativere und direktere Option wäre es, das Interview mit dem neuen Mitarbeiter in den Beitrag aufzunehmen, in Textform oder - noch besser - per Video.

Manager, Personalverantwortliche und Abteilungskollegen könnten das Gespräch leiten, indem sie Fragen stellen, die darauf abzielen, die neue Ressource besser kennenzulernen, z. B. ihre Interessen, ihr Wissen und ihre Erwartungen an den Beginn dieses neuen Kapitels in ihrem oder seinem Berufsleben.

SharePoint ermöglicht auch die Aktivierung des Kommentarbereichs, so dass das gesamte Unternehmen Fragen stellen kann, die der neue Kollege persönlich beantworten kann.

Beispiele für Nachrichten im Intranet SharePoint von intranet.ai

2. Fortführung der Unterhaltung im sozialen Unternehmensnetzwerk

Die zweite Möglichkeit besteht darin, das soziale Unternehmensnetzwerk zu nutzen, um die im Intranet begonnene Konversation fortzusetzen.

Dies ist dank Tools wie Microsoft Yammer (jetzt Viva Engage) möglich, die die Möglichkeit bieten, Communities zu erstellen, die dem Onboarding und anderen Aspekten des Unternehmenslebens gewidmet sind (Projekte, Branchenthemen, Initiativen usw.).

Jeder Benutzer kann eine Unternehmens-Community erstellen und an ihr teilnehmen, indem er seine Kollegen zum Austausch von Inhalten, Ideen und Feedback einlädt.

Dank der nativen Integration zwischen den Microsoft 365-Anwendungen können die Unterhaltungen im sozialen Unternehmensnetzwerk natürlich in Echtzeit im SharePoint-Intranet angezeigt werden.

Wir empfehlen, die neuen Ressourcen auch in den Unternehmens-Communities von Yammer (jetzt Viva Engage) vorzustellen, um die gemeinsame Aktualisierung im Intranet zu begleiten und die Konversation zwischen dem Unternehmenspublikum und den neuen Kollegen über einen eigenen Kanal zu führen.

3. Eine Begrüßungsveranstaltung organisieren

Die dritte Methodebesteht darin, ein Live-Streaming-Event zu organisieren, um neuen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich dem Unternehmen vorzustellen und Fragen von Kollegen zu beantworten.

intranet.ai setzte diese Technik ein, indem es Microsoft 365 Live-Events nutzte und einen Regiemodus einführte, der die Veranstaltung viel interaktiver machte.

Wir erstellten eine Seite im SharePoint-Intranet unseres Kunden, auf der die Veranstaltung stattfand. Die Seite ermöglichte es dem Unternehmen, die Präsentation live zu verfolgen, mit einer kurzen Beschreibung der neuen Kollegen und einem Foto von ihnen an der Seite des Players, damit sie sich leicht wiedererkennen und einprägen konnten.

Natürlich durfte auch der Bereich für Fragen und Antworten nicht fehlen, den wir durch die Integration des speziellen Chats in die Unternehmens-Community auf Yammer bereicherten.

Onboarding-Modi für Unternehmen: einige Klarstellungen

Wir möchten Sie daran erinnern, dass alle drei bisher beschriebenen Modi nur dann funktionieren, wenn die verschiedenen Präsentationsinhalte rechtzeitig veröffentlicht werden. Es ist nicht angebracht, eine Person vorzustellen, die seit mindestens einem Monat im Unternehmen ist.

8 Tipps für ein effektives Corporate Onboarding

Zur Unterstützung der 3 oben beschriebenen Wege hier einige Tipps, um den Onboarding-Prozess besser zu gestalten:

1. Versenden Sie eine Begrüßungs-E-Mail mit Zugang zu dem Bereich des Intranets, in dem Sie sich befinden
   • tagesordnung für den ersten Tag
   • standort, Parkplätze und wichtige Kontaktinformationen
   • unternehmensrichtlinien (z. B. Urlaub, Freistellung, Anträge auf Unterstützung usw.)
   • fortbildungsplan für die kommenden Wochen
     
     
2. Organisieren Sie einen (auch virtuellen) Rundgang durch das Büro, um den neuen Mitarbeitern die Orte und Möglichkeiten zur Durchführung von Tätigkeiten und Sitzungen zu zeigen.
   
   
3. Bereiten Sie rechtzeitig Firmenausweise und Geräte vor. Egal, ob es sich um einen Ausweis, einen Schlüsselanhänger oder ein digitales Verfahren handelt, alles muss für den Tag Ihres Eintritts in das Unternehmen bereit sein.
   
   
4. Vereinbaren Sie ein Treffen mit einem IT-Manager, der den neuen Mitarbeiter in die Nutzung der vom Unternehmen bereitgestellten digitalen Geräte einweist. In diesem Fall muss besonders darauf geachtet werden, dass die für den Zugang zu den verschiedenen Systemen erforderlichen Anmeldedaten sicher übergeben werden.
   
   
5. Planen Sie die Erledigung des anstehenden Papierkrams. In 99 % der Fälle sind am ersten Arbeitstag noch Papiere zu unterschreiben und Formalitäten zu erledigen. Es empfiehlt sich, ein Zeitfenster einzuplanen, um mit den neuen Mitarbeitern die wichtigsten Dokumente durchzugehen und Ansprechpartner für eventuelle Fragen zu benennen.
   
   
6. Bestimmen Sie einen Mentor, der die neuen Kollegen beim Einstieg in das Unternehmen unterstützt. Es ist nicht notwendig, dass der Mentor die Tätigkeiten der neuen Mitarbeiter im Detail verfolgt, aber es ist wichtig, dass in den Abteilungen, in denen diese Mitarbeiter eingesetzt werden, mindestens eine Kontaktperson zur Verfügung steht, die den neuen Mitarbeitern bei der Eingliederung in die Organisation hilft.
   
   
7. Geben Sie den Ausbildungsplan weiter. Neue Mitarbeiter benötigen möglicherweise eine spezielle Schulung, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Das Unternehmen und vor allem der Abteilungsleiter sollten den Schulungsbedarf des neuen Mitarbeiters bereits in der Auswahlphase ermitteln. Sie können dann detailliert festlegen, in welchen Bereichen und zu welchem Zeitpunkt die Schulung in den ersten Monaten der Beschäftigung des neuen Mitarbeiters durchgeführt werden soll, um ihm zu helfen, die Fähigkeiten zu entwickeln, die er benötigt, um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.
   
   
8. Schaffen Sie informelle Momente mit dem Team: eine Kaffeepause, ein gemeinsames Mittagessen oder ein einfacher Willkommenstrinkspruch im Büro können den Unterschied zwischen einem rein formellen Onboarding-Prozess und einer herzlichen Aufnahme in die Unternehmensgemeinschaft ausmachen. Auch wenn es gezwungen erscheinen mag, ist dies der beste Weg, um den Grundstein für eine solidere und transparentere Beziehung zu legen.

Onboarding im Unternehmen: eine kurze Checkliste

Abschließend haben wir eine Checkliste erstellt, in der die wichtigsten Aktivitäten und Strategien zusammengefasst sind, die Sie umsetzen sollten, um Ihren neuen Kollegen den richtigen Empfang zu bereiten.

Vor dem ersten Tag

Noch bevor die neuen Kolleginnen und Kollegen das Unternehmen tatsächlich betreten, gibt es einige Punkte zu beachten, und zwar direkt nach dem Auswahlverfahren der Bewerber.

Wir von intranet.ai stellen der Personalabteilung ein Formular zur Verfügung, in das die Person, die die Auswahl getroffen hat, alle Informationen über die ausgewählten Kandidaten eintragen kann.

Dabei handelt es sich nicht nur um persönliche Informationen, sondern auch und vor allem um Informationen über die Rolle und die Aufgabe, die der neue Mitarbeiter übernehmen soll. So wird festgelegt, wer der Vorgesetzte dieser Person ist, in welcher Abteilung sie arbeiten wird und welche Einrichtungen sie für ihre Arbeit benötigt, von einem Computer bis zum Zugang zu einer bestimmten Software oder Einrichtung.

Sobald dieses Formular ausgefüllt ist, auch über das Intranet des Unternehmens, kann die erste Reihe von Aktivitäten in unserer Checkliste in Angriff genommen werden. Hier sind einige Beispiele:

• senden Sie eine E-Mail mit einer Zusammenfassung an die betroffenen Personen, z. B. an den Abteilungsleiter;
• versenden einer E-Mail an neue Mitarbeiter mit einem Zugangslink zum Onboarding-Bereich des Intranets.

In diesem Bereich können neue Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten,

• die für die Unterzeichnung des Vertrags erforderlichen Dokumente hochzuladen
• die Lektüre der Unternehmensvorschriften abzurufen und zu bestätigen

Sie können auch Informationen über das Unternehmen selbst eingeben. Denken Sie zum Beispiel an ein Video, das die Geschichte, den Auftrag und die jüngsten Erfolge des Unternehmens erläutert.

Natürlich werden neue Mitarbeiter vor dem ersten Tag nicht auf alle Seiten des Intranets zugreifen können. Indem das Unternehmen ihnen jedoch Zugang zum Onboarding-Bereich gewährt, können sie sich mit einem Instrument vertraut machen, das Teil ihrer täglichen Arbeitsroutine sein wird.

1. Tag im Unternehmen

Hier sind wir beim ersten Arbeitstag im Unternehmen. In dieser zweiten Phase kann die Personalabteilung die Art der Begrüßung wählen, die sie für am besten geeignet hält: Wichtig ist, dass das Onboarding-Erlebnis ausführlich gestaltet wird.

Eine Vorstellung der Geschäftsführung und des direkten Vorgesetzten, der auch als Mentor für die neue Ressource fungieren könnte, darf nicht fehlen.

Aus digitaler Sicht kann als erstes eine Willkommensnachricht im Intranet veröffentlicht werden, in der

• auf die Liste der in den ersten Arbeitstagen durchzuführenden Aktivitäten verweist
• links zu den nützlichsten Ressourcen und Werkzeugen bereitstellen

Sie können auch Links einfügen zu

• referenzkontakten
• organigramm des Unternehmens
• neueste Nachrichten und relevante Updates
• treffen zum Kennenlernen von Kollegen und um sich vorzustellen
• treffen mit Mentoren und Abteilungskollegen, um die Ziele abzustimmen

Die erste Arbeitswoche

Der Einarbeitungsprozess endet nicht am ersten Tag: Er hat gerade erst begonnen. Deshalb ist es notwendig, die Tätigkeiten festzulegen, die neue Mitarbeiter in den ersten Wochen nach ihrem Eintritt in das Unternehmen ausführen müssen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: In der ersten Woche ist es wichtig, Feedback von den neuen Kollegen einzuholen.

Auch hier hilft das Intranet des Unternehmens mit der Möglichkeit, maßgeschneiderte Formulare für jede der am Onboarding-Prozess beteiligten Gruppen zu veröffentlichen und zu verteilen. Das Sammeln von Feedback betrifft nicht nur neue Kollegen: Die Formulare können zum Beispiel verwendet werden, um die Stimmung im Team gegenüber der neu eingestellten Ressource zu messen.

Die ersten Monate der Arbeit

Wir nähern uns dem Ende des Onboarding-Prozesses. Wenn der Prozess korrekt durchgeführt wurde, sind die neuen Mitarbeiter inzwischen in der Lage

• ihre Tätigkeiten selbständig auszuführen
• proaktiv mit Kollegen zusammenzuarbeiten
• werkzeuge wie das Intranet des Unternehmens zu nutzen

Wie können neue Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt noch stärker eingebunden werden?

Eine Idee ist es, neue Ziele zu setzen (wobei diese realistisch bleiben sollten), die es den neuen Mitarbeitern ermöglichen, sich als wertvolle Ressource für das Wachstum der Organisation anerkannt zu fühlen. Diese Ziele sollten nicht aufgezwungen werden, sondern Raum für die - vielleicht frischeren und innovativeren - Ideen der neuen Mitarbeiter lassen.

Was ist Unternehmens-Onboarding?

Unternehmens-Onboarding ist der Prozess der Integration neuer Mitarbeiter, der darauf abzielt, ihnen Werkzeuge und Kompetenzen für ihre Rolle bereitzustellen und die Eingliederung ins Unternehmen zu erleichtern.

Warum ist Unternehmens-Onboarding wichtig?

Ein gutes Unternehmens-Onboarding steigert die Produktivität und Mitarbeiterbindung, verringert die Fluktuation und verbessert das Engagement.

Welche Vorteile bietet das Intranet für das Unternehmens-Onboarding?

Das Intranet zentralisiert Unternehmensressourcen und erleichtert den Zugang zu Informationen und Werkzeugen, die für eine schnelle und effektive Eingliederung notwendig sind.

Was sind die besten Beispiele für Unternehmens-Onboarding?

Zu den besten Beispielen gehören ein herzliches Willkommen durch Kollegen, Unternehmensrundgänge und digitale Plattformen für Schulungen und soziale Interaktionen.

Wie lange sollte das Unternehmens-Onboarding dauern?

Der Prozess kann je nach Rolle und Komplexität des Unternehmens bis zu 12 Monate dauern.