SharePoint Online:
Was es ist und seine 7 Hauptfunktionen

7 SharePoint Online-Funktionen für 2023

SharePoint ist ein von Microsoft entwickeltes Tool zur Verbesserung der Unternehmensleistung durch die Digitalisierung von Prozessen und Kommunikation.

Werfen wir gemeinsam einen Blick auf die Merkmale, die es ermöglichen, eine Brücke zu solch ehrgeizigen Zielen zu schlagen.

Fangen wir an.

1) Datei- und Dokumentenverwaltung

Beginnen wir mit der ersten Stärke, für die SharePoint entwickelt wurde, nämlich der Fähigkeit, Geschäftsdokumente zu verwalten.

Die Plattform speichert nicht nur eine nahezu unbegrenzte Anzahl von Dateien in der Microsoft-Cloud, sondern umfasst auch eine Änderungshistorie, mehrere Berechtigungsstufen und Metadatenstrukturen, wobei letztere klassische Ordner ersetzen können.

Schauen wir uns diese Funktionen im Detail an.

SharePoint speichert Dateien aus seinen Teamsites, Kommunikationssites oder OneDrive in speziellen Listen, die trivialerweise "Dokumentensammlungen" genannt werden.

Eine Sammlung ist ein sicherer Ort innerhalb der Plattform, an dem Dateien gespeichert und über verschiedene Berechtigungsstufen für andere Mitglieder des Unternehmens freigegeben werden.

In der nachstehenden Tabelle sind die wichtigsten Arten von Genehmigungen mit einer kurzen Beschreibung zusammengefasst:

Um die Vergabe von Berechtigungen zu erleichtern, können Sie in SharePoint Gruppen erstellen, denen Sie bestimmte Berechtigungen zuweisen. So können Sie über die Ebene des einzelnen Benutzers hinaus agieren.

Sie können zum Beispiel eine Gruppe innerhalb einer SharePoint-Website erstellen, um allen Mitgliedern, gegenwärtigen und zukünftigen, "Vollzugriff" zu gewähren.

Mit diesem System können die Mitglieder eines Teams oder einer ganzen Organisation in Echtzeit an allen gemeinsam genutzten Dokumenten arbeiten oder sich nur auf bestimmte Dateien ihres Fachgebiets konzentrieren.

Dies kann sehr nützlich sein, um Dateien zu verwalten, die von außen eingegeben werden müssen, ohne dass der Eigentümer die Kontrolle verliert.

Neben den Berechtigungen ist eine weitere wichtige Funktion von SharePoint der Änderungsverlauf.

Wenn eine Datei geändert wird, speichert die Plattform automatisch die Version vor der Änderung in der Historie. Was ist die Bedeutung dieser Funktion?

Kurz gesagt, SharePoint ermöglicht es Benutzern mit den richtigen Berechtigungen, alle Versionen eines Dokuments zu überprüfen, nicht nur um Vergleiche anzustellen, sondern auch um eine frühere Version direkt wiederherzustellen.

Außerdem zeigt die Historie den Abschnitt der Datei, den Benutzer sowie das Datum und die Uhrzeit einer bestimmten Änderung an.

So können Sie jedes Detail der gemeinsamen Dokumentenverwaltung verfolgen. Sie haben sogar die Möglichkeit, eine Warnung für jede Aktualisierung in all Ihren Sammlungen einzustellen.

Sammlung von Dokumenten in Galerieversion

Verlauf der Änderungen an Dokumenten

An dieser Stelle ist es an der Zeit, über einen weiteren Aspekt zu sprechen, der SharePoint zum idealen Dokumentenmanagementsystem macht, nämlich die Metadaten.

Metadaten sind Informationen über Inhalte, die zur Kategorisierung verwendet werden und die gefiltert werden können, um Dateien schneller und einfacher als mit herkömmlichen Ordnern zu organisieren und zu suchen.

Sie ähneln den Tags in sozialen Medien, da sie Hinweise auf die Art des Inhalts geben, auf den sie verweisen.

Doch wo sind Metadaten in Dokumentensammlungen zu finden und wie werden sie verwendet?

Ganz einfach: Metadaten sind die Wertesätze, die die Spalten einer Sammlung charakterisieren.

Für jede Datei, die in einer Dokumentensammlung abgelegt wird, stellt SharePoint Standardspalten und Metadaten zur Verfügung, wie z. B. Dateiversion, Autor/Autor, Erstellungs- und letztes Änderungsdatum sowie eine numerische ID.

Darüber hinaus können Spalten mit benutzerdefinierten Wertesätzen hinzugefügt werden, die jedoch lediglich eine Erweiterung der Standardsätze darstellen. In die Spalte "Datum" könnten Sie beispielsweise das Ablaufdatum eines Ihrer Projektdokumente eintragen.

Um ein anderes Beispiel zu nennen, könnten Sie in der Spalte mit dem Wert "Benutzer" den Namen der Personen eintragen, die für die Genehmigung der Datei zuständig sind oder die an ihrer Erstellung und Aktualisierung beteiligt sind.

Mit diesem System können Sie alle Ihre Dokumente nach bestimmten Informationen ordnen und sie dann schnell finden, indem Sie die Sammlungen filtern.

2) Verzeichnisse

Nachdem wir uns gemeinsam die Fähigkeiten von Microsoft SharePoint als Dokumentenmanagementsystem angesehen haben, wollen wir das Thema mit Listen erweitern.

Dokumentensammlungen sind spezielle Beispiele für SharePoint-Listen, die aufgrund ihrer entscheidenden Rolle in Geschäftsprozessen einen eigenen Bereich verdienen.

Der einzige Unterschied zwischen Dokumentensammlungen und Listen besteht darin, dass erstere dazu dienen, Dateien zu organisieren, während letztere Textwerte wie die Namen von Kontakten enthalten, die für ein Projekt nützlich sind.

Auf diese Weise lassen sich mit einfachen Listen beliebige Stammdaten erstellen, von Verträgen für Lieferanten bis hin zu Geräten für Mitarbeiter.

Metadaten haben hier auch eine organisatorische Funktion, indem sie die einzelnen Informationen klassifizieren. Sie können zum Beispiel verwendet werden, um Listen nach dem Betrag eines Vertrags, den Unterzeichnern, den Mitarbeitern, die im Besitz eines Firmentelefons oder PCs sind, und vielem mehr zu organisieren und zu filtern.

Eine weitere wichtige Funktion von Listen besteht darin, die in Excel-Stammdateien enthaltenen Informationen aufzunehmen und sie Benutzern mit denselben Berechtigungsstufen zugänglich zu machen, wie wir sie für Dokumentensammlungen gesehen haben.

Auf diese Weise haben sie die Möglichkeit, in Echtzeit und gleichzeitig an derselben Datei zu arbeiten, was über die Grenzen der Zusammenarbeit in Excel hinausgeht.

Ein weiterer Vorteil des Imports von Excel-Tabellen in SharePoint besteht darin, dass Sie mit der Schnellbearbeitungsfunktion (die Sie finden, wenn Sie in der Befehlsleiste jeder Liste auf "Quick Edit" klicken) mehrere Elemente auf einmal bearbeiten können.

Außerdem können Sie auf die Bearbeitungshistorie zugreifen, um verschiedene Versionen der Datei zu vergleichen oder eine Version wiederherzustellen, die vor einer Aktualisierung erstellt wurde.

Wie bei den Dokumentensammlungen können Sie auch in den Stammlisten Box, Benutzer, Datum und Uhrzeit der Änderung einsehen.

Und schließlich gibt es wieder Dokumente und Dateien, diesmal aber in Form von Anhängen, um Ihre Listen mit Kontakten, Ankündigungen, Aufgaben, Umfragen und Verfahren noch detaillierter zu gestalten.

3) Erstellung von Inhalten (mit hoher kommunikativer Wirkung)

Kommen wir nun zu einer der beliebtesten Funktionen von SharePoint für Unternehmen: die Verwaltung von Inhalten, oder besser gesagt, von allen Produkten der internen Kommunikation.

SharePoint ist nicht nur ein leistungsfähiges Werkzeug für die Speicherung von Dokumenten, sondern auch eine hervorragende Plattform für die Erstellung, Verbreitung und Ausrichtung verschiedener Arten von Unternehmensnachrichten und Ankündigungen.

Dies ist möglich, weil sie in der Lage ist, Intranet- und Extranet-Sites zu erstellen, die der wichtigste Treffpunkt zwischen Mitarbeitern und Geschäftspartnern eines Unternehmens, wie z. B. Lieferanten und Investoren, sind.

Innerhalb dieser Portale können Unternehmen markengeschützte Seiten einrichten, um ihre Identität und Kultur zu vermitteln, oder sie können thematische Bereiche einrichten, wie z. B. solche, die Veranstaltungen oder Wohlfahrtskongressen gewidmet sind.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, jeder Abteilung einen eigenen Raum zuzuweisen, in dem die Mitarbeiter direkt miteinander in Kontakt treten können, ohne Hintergrundgeräusche oder Ablenkungen durch andere Abteilungen.

In diesem Fall geht es um die Fähigkeit von SharePoint, Unterseiten zu erstellen, d. h. Seiten mit eigenem Ad-hoc-Inhalt, die jedoch vom gesamten Unternehmensportal abhängen.

Mit Unterseiten ist es daher möglich, Portale zu erstellen, die bestimmten Abteilungen oder sogar bestimmten Standorten gewidmet sind. So hat eine dislozierte Organisation die Möglichkeit, ihre Kommunikation sowohl auf allgemeiner als auch auf spezieller Ebene zu verbreiten und gleichzeitig die Muttersprache der einzelnen Standorte zu verwenden, um noch zugänglichere und ansprechendere Inhalte zu schaffen.

Um dieses Thema weiter zu vertiefen, verweisen wir Sie auf unseren Artikel über die mehrsprachigen und multigeografischen Funktionen von SharePoint.

Wenn die Erstellung einer Abteilungswebsite jedoch zu mühsam ist, um den gesamten internen Kommunikationsfluss zu verwalten, können Sie mit SharePoint kleine Schaukästen erstellen, in denen Sie nur bestimmte Ankündigungen anzeigen können.

Die Rede ist von Unternehmensblogs, die nichts anderes sind als Aussteller von digitalen Newslettern, die für bestimmte Nutzergruppen konzipiert und veröffentlicht werden. Diese Schaukästen können leicht auf jeder Seite Ihrer Websites platziert werden, so dass Sie die Mitteilungen Ihrer IT- und Personalabteilungen hervorheben können, um nur einige zu nennen.

Blog für Unternehmen im SharePoint-Intranet

All dies ist dank der hohen Flexibilität der Plattform möglich, die es Ihnen erlaubt, nicht nur den Inhalt von Seiten und Nachrichten zu definieren und zu strukturieren, sondern auch die gesamte Navigation der Website aus der Sicht der Nutzer.

Sie können dann mit Faktoren der Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit experimentieren, um Ihrer Zielgruppe die bestmögliche Erfahrung zu bieten und sie zu motivieren, das Intranet (im Falle von Arbeitnehmern) als Unterstützung für ihre täglichen Arbeitsaktivitäten anzunehmen.

Das SharePoint-Intranet kann auch multimediale Inhalte wie Videokurse, Tutorials oder sogar Podcast-Serien bereitstellen, die in wenigen Minuten die wichtigsten Themen rund um Ihre Unternehmensrealität behandeln.

Diese Inhaltskategorien sind besonders für all jene Organisationen empfehlenswert, die das Engagement der Nutzer und ihr Interesse an aktuellen Unternehmensereignissen steigern wollen.

Medieninhalte, die in SharePoint-Websiteseiten eingefügt werden sollen

In der Tat können kurze Videos und Audios zu einem angenehmen Begleiter für die Kaffeepausen aller Mitarbeiter werden, insbesondere wenn sie von Ad-hoc-Foren auf SharePoint, Teams oder Yammer begleitet werden, um Diskussionen zu den Themen des Tages anzustoßen.

Schließlich erweitert die Integration von Microsoft Stream die Kommunikationsfähigkeiten der Plattform und ermöglicht es Unternehmen, Live-Streaming-Events und Webinare direkt von ihren Websites aus zu organisieren.

In diesem Fall ist es eine bewährte Praxis, eine Seite für eine neue Veranstaltung im Intranet einzurichten, um den Nutzern alle Einzelheiten über die behandelten Themen, die Redner sowie Datum und Uhrzeit der Veranstaltung zu liefern.

Mit Forms können Sie ein Teilnahmeformular auf der Seite einbinden, das sowohl für den Versand des Zugangslinks an die Abonnenten als auch für die Erstellung nützlicher Statistiken über die Teilnahmequote verwendet wird. Darüber hinaus können Sie auch einen Fragebogen erstellen, mit dem Sie alle notwendigen Daten zur Bewertung des Erfolgs Ihrer Initiative sammeln können.

4) Mobile Unterstützung

Bringen wir es auf den Punkt: Jede SharePoint-Seite oder -Website ist responsiv.

Das bedeutet, dass alle Unternehmensportale und Inhalte, die mit dem Microsoft 365-Tool erstellt werden, sich an jede Art von Mobilgerät anpassen können.

Aber das ist noch nicht alles.

Mit der SharePoint Online App können Sie mit Websites und Dateien interagieren und sie direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet herunterladen und bearbeiten.

Darüber hinaus können Sie Benachrichtigungen erhalten, sobald ein neuer Beitrag oder ein neues Dokument in das Intranet hochgeladen wird. Wenn Sie auf die Benachrichtigung klicken, gelangen Sie direkt zu den Inhalten und können von unterwegs aus mit Ihren Teams kommunizieren oder zusammenarbeiten.

Eine letzte Bemerkung: Aufgrund der starken Integration von SharePoint mit allen Microsoft 365-Tools können Sie auch über die Teams- und OneDrive*-App mit Dateien auf Ihren Unternehmensseiten interagieren.

*Mit der OneDrive-App können Sie nur Dokumentdateien auf SharePoint anzeigen und bearbeiten

SharePoint-Intranet in seinen Desktop- und mobilen Versionen

5) Volltextrecherche

Um den Benutzern das Auffinden von Dateien und Antworten auf ihre Fragen innerhalb der Unternehmensseiten zu erleichtern, bietet SharePoint ein modernes System zur Inhaltsindizierung: die Volltextsuche.

Sein Hauptmerkmal ist also die Fähigkeit, jeden Dateityp zu indizieren (sogar PDF), solange er eine Textebene enthält.

Dies bedeutet, dass SharePoint als Suchergebnisse für ein bestimmtes Schlüsselwort alle Inhalte anzeigt, die dieses Wort im Titel, im Text oder in den Metadaten enthalten.

Darüber hinaus kann die Plattform Inhalte über die Grenzen von Websites, Seiten und Listen hinweg abrufen, indem sie andere Microsoft 365-Tools wie OneDrive in ihre Suchaktivitäten einbezieht.

Auf diese Weise können die Nutzer nicht nur in Sekundenschnelle relevante Ergebnisse erhalten, sondern auch - und das ist noch wichtiger - Dateien finden, die sich in den Anwendungen befinden, die den digitalen Arbeitsplatz ausmachen.

6) Verwaltung von Genehmigungen

Wir haben bereits zu Beginn unserer Reise über Genehmigungen gesprochen, halten es aber für wichtig, diesem Thema einen eigenen kleinen zusammenfassenden Raum zu widmen.

Einer der interessantesten Aspekte von SharePoint für Unternehmen besteht darin, dass es ein Höchstmaß an Sicherheit bei der Verwaltung sämtlicher Inhalte bietet, von Dokumenten über interne Kommunikation bis hin zu Live-Events.

Ermöglicht wird dies durch ein hierarchisches System von Berechtigungen, die in mehrere Ebenen unterteilt sind und einzelnen Nutzern oder ganzen Arbeitsgruppen zugewiesen werden können. Diese können innerhalb von SharePoint-Websites oder direkt in Microsoft 365 erstellt werden, von wo aus sie dann in Unternehmenssites verwendet werden können.

Die Erstellung von Gruppen für die Zuweisung von Berechtigungen spart offensichtlich viel Zeit, da einer großen Anzahl von Benutzern dieselben Berechtigungen auf einmal erteilt werden können.

Interessanterweise umfasst jede SharePoint-Website automatisch bestimmte Sicherheitsgruppen, von denen jede über einen eigenen Satz von Berechtigungen verfügt. Eine Team-Site umfasst zum Beispiel die Gruppen:

• Eigentümer, mit der Berechtigungsart "Vollkontrolle".
• Mitglieder, mit der Berechtigungsart "Bearbeiten".
• Besucher, die nur die Berechtigung "Lesen" haben.

Im Falle von Kommunikationssites werden jedoch standardmäßig die soeben aufgeführten und die folgenden Gruppen erstellt:

• Genehmigungsmanager, mit der Berechtigung "Genehmigen".
• Designer, mit den Berechtigungssätzen "Design" und "Eingeschränkter Zugriff".
• Hierarchieverwalter, mit der Berechtigungsart "Hierarchieverwaltung".
• Leser, mit der Berechtigung "Eingeschränktes Lesen" oder "Eingeschränkter Zugriff".

Wenn Sie mehr über die verschiedenen Berechtigungsebenen erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf die kurze Tabelle, die wir in den ersten Punkt unserer Liste aufgenommen haben, der sich mit der Dokumentenverwaltung befasst.

Darüber hinaus ist ein Unternehmen in der Lage, die Sicherheitsgruppen eines Standorts zu ändern, um die Verwaltung der durch ihn fließenden Informationen individuell zu gestalten.

Führen Sie dazu einfach die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf der Team- oder Kommunikationsseite auf das Einstellungsrad.
2. Öffnen Sie die Seite "Berechtigungen".
3. Klicken Sie auf "Gruppe erstellen".
4. Geben Sie unter "Eigentümer" den Namen des Benutzers an, der die Gruppe verwalten soll.
5. Geben Sie unter "Gruppeneinstellungen" die Namen der Benutzer ein, die Gruppenmitgliedschaften bearbeiten und/oder einsehen können.
6. Wählen Sie unter "Gruppenberechtigungen für Site zuweisen" die Art der Berechtigung aus, die Sie der zu erstellenden Gruppe erteilen möchten.
7. Klicken Sie auf "Erstellen".

Jetzt können Sie die Digitalisierung von Aktivitäten sicherer und effektiver gestalten, indem Sie sie an die Dynamik Ihres Unternehmens anpassen.

7) Integrationen

Hier sind wir also bei der letzten Funktion auf unserer Liste und vielleicht auch bei der komplexesten, die sich in wenigen Zeilen zusammenfassen lässt. Aber wir werden es trotzdem versuchen.

Was die toolbasierte digitale Arbeitsumgebung von Microsoft 365 vielleicht so revolutionär macht, ist die tiefe Integration, die die Funktionalität einer Anwendung mit der der anderen verknüpft.

SharePoint ist da keine Ausnahme.

Die Plattform ist in der Lage, die Funktionalität ihrer Websites durch die Kombination von Tools wie OneDrive und Teams sowie Power Platform-Anwendungen und anderen zu erweitern.

Bei den Komponenten der Power Platform sind insbesondere die folgenden zu nennen:

• Power App, die die Erstellung von benutzerdefinierten Anwendungen ermöglicht.
• Power Automate, mit dem Sie Automatisierungsabläufe erstellen können.
• Power BI, mit dem Sie Dashboards und Berichte auf der Grundlage von Daten aus SharePoint-Sites und -Listen erstellen können.

Es ist erwähnenswert, dass diese Tools auch ohne große Programmierkenntnisse sicher genutzt werden können. Im Gegenteil, sie wurden speziell für Benutzer entwickelt, die ihre Aktivitäten auf eine Low-Code-Art digitalisieren wollen.

Das Ergebnis der Kombination dieser Anwendungen ist also ein virtueller Raum mit unendlichem Potenzial, der in der Lage ist, die Verwaltung jeder Art von Geschäftsprozess zu optimieren.

Denken Sie zum Beispiel an sich wiederholende Aufgaben wie die Beantragung von Urlaub oder die Genehmigung eines neuen Dokuments: Dank der Interaktion zwischen SharePoint, Power Automate und Microsoft Teams ist es möglich, einen vollständig automatisierten, unabhängigen und durchgängigen Workflow zu erstellen.

Im Hinblick auf die Einbindung der Benutzer in das Intranet ist die Integration mit Yammer ein entscheidender Faktor.

Sie können neue oder bestehende Konversationen in jede SharePoint-Website oder -Seite einbetten. Wie das geht?

Durch Verwendung eines Yammer-spezifischen Webparts.

Auf diese Weise kann ein Unternehmen die für soziale Medien typischen Interaktionsfunktionen mit den für eine Website typischen Inhaltsverwaltungsfunktionen kombinieren.

So könnten die Nutzer zum Beispiel Fragen zu Wohlfahrtskongressen direkt an das HR-Team in seinem speziellen Bereich stellen. Oder sie könnten eine Diskussion auf der Seite der nächsten Unternehmensveranstaltung beginnen.

Kurzum, auch hier sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Wir möchten betonen, welche Auswirkungen die digitale Arbeitsumgebung Ihres Unternehmens haben kann, wenn sie auf die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter abgestimmt ist.