SharePoint vs OneDrive: Was ist der Unterschied?

SharePoint Online und OneDrive sind zentrale Cloud-Speicherlösungen im Angebot von Microsoft 365, die entwickelt wurden, um die Erstellung, Überarbeitung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu unterstützen – sowohl für persönliche als auch für geschäftliche Zwecke.

Auch wenn die Funktionen dieser beiden Anwendungen ähnlich erscheinen und oft zu Verwechslungen führen, gibt es wichtige Unterschiede, die bekannt sein sollten, um zu entscheiden, wann die eine oder die andere Plattform verwendet werden sollte. Diese Unterschiede betrachten wir gemeinsam in diesem Artikel.

Was Sie in diesem Artikel finden werden

• Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive in Microsoft 365?

• Unterschiede und Gemeinsamkeiten

• Wie synchronisiert man SharePoint-Bibliotheken mit OneDrive?

Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive in Microsoft 365?

Die Microsoft 365-Suite bietet Organisationen und Fachleuten Zugang zu einer flexiblen Arbeitsumgebung. In diesem innovativen digitalen Raum ist es einfacher, Aufgaben und Projekte zu verwalten, insbesondere in der heutigen Zeit, in der der Großteil der Zusammenarbeit und Kommunikation aus der Ferne oder im Hybridmodus stattfindet.

Eine der größten Herausforderungen für Menschen und Unternehmen, die sich entscheiden, ihre Arbeit in das Microsoft-Universum zu verlagern, besteht jedoch darin, alle Möglichkeiten, die es bietet, zu nutzen und die Unterschiede zu verstehen, die die Anwendungen voneinander abgrenzen.

In diesem Artikel werden wir uns auf zwei Tools konzentrieren, deren Funktionalitäten oft so sehr in einen Topf geworfen werden, dass sie von einer nicht unerheblichen Anzahl von Benutzern als austauschbar angesehen werden. Aber das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.

Die Rede ist von SharePoint Online und Microsoft OneDrive.

Was ist der Unterschied?

Wann sollten sie verwendet werden?

Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Um das bisher Gesagte zusammenzufassen, finden Sie hier eine kurze Tabelle mit den gemeinsamen Funktionen der beiden Microsoft 365-Produkte:

SharePoint Online und Microsoft OneDrive

Erstellt und speichert Dateien in der Microsoft-Cloud.

Bietet einen Änderungsverlauf, um frühere Versionen einer Datei anzuzeigen, zu bearbeiten oder sogar wiederherzustellen.

In der folgenden Tabelle stellen wir die Unterschiede zwischen den beiden Anwendungen dar:

SharePoint Online

Microsoft OneDrive

Unterstützt die Verwaltung von Dateien, die für die Zusammenarbeit zwischen einem großen Nutzerkreis bestimmt sind.

Unterstützt die Verwaltung von Dateien für den persönlichen Gebrauch oder für eine kleine Anzahl von Benutzern.

Schützt Daten mit verschiedenen Berechtigungsstufen für Benutzergruppen.

Gewährleistet die Datensicherheit, indem es den Zugriff auf ausgewählte einzelne Benutzer erlaubt.

Ermöglicht die Erstellung von Websites, auf denen eine Vielzahl von Inhalten veröffentlicht und verbreitet werden kann.

Ermöglicht es, Diskussionen innerhalb von Dateien zu initiieren und sogar Benutzer ohne Microsoft 365-Konto in die Konversation einzuladen.

Speichert Dateien und Dokumente in Bibliotheken, die nach Ordnern oder nach Metadaten organisiert werden können.

Speichert Dateien und Dokumente in Ordnern, die jeweils mit einem bestimmten Microsoft 365-Konto (persönlich oder institutionell) verknüpft sind.

Wie synchronisiert man SharePoint-Bibliotheken mit OneDrive?

OneDrive ermöglicht es Ihnen, Dateien von Ihren persönlichen Geräten mit der Microsoft-Cloud zu synchronisieren - und umgekehrt. Sie können OneDrive sogar als Brücke verwenden, um Inhalte aus einer der Anwendungen der Suite, wie SharePoint Online, mit Ihren Geräten zu verbinden.

Auf diese Weise kann der Benutzer jederzeit auf die in SharePoint-Bibliotheken gespeicherten Dokumente zugreifen, auch wenn er offlineist.

Um dies zu erreichen, sind nur wenige Schritte erforderlich. Wir führen sie hier auf:

• Klicken Sie in der SharePoint-Website, die Sie mit Ihrem PC synchronisieren möchten, in der oberen Befehlsleiste auf “Synchronisieren”.

• Rufen Sie den “Explorer” auf (oder den “Finder”, wenn Ihr Computer ein Mac ist).

• Klicken Sie auf den Ordner mit dem Namen der Organisation, zu der die synchronisierte SharePoint-Website gehört.

Sie können dann Dateien aus den Bibliotheken der synchronisierten Team- oder Kommunikationsseite direkt von Ihrem Computer aus öffnen, verschieben, bearbeiten oder löschen. Sobald Sie eine Verbindung zum Internet herstellen können, werden alle Änderungen automatisch in der Microsoft-Cloud übernommen, so dass sie als neue Version der Datei sichtbar sind. Außerdem ist es möglich, die zu synchronisierenden SharePoint-Site-Bibliotheken auszuwählen.

Auf diese Weise können die Benutzer von ihrem Computer aus nur auf die Dokumente und Dateien zugreifen, die sie interessieren. Und so geht’s:

• Klicken Sie auf das OneDrive-Symbol in der Befehlsleiste am unteren Rand des PCs.

• Klicken Sie auf das Einstellungsrad in der oberen rechten Ecke.

• Gehen Sie zu den Einstellungen der App.

• Wählen Sie den Punkt “Konto”.

• Wählen Sie “Ordner auswählen”, um die zu synchronisierenden Bibliotheken auszuwählen.

Wenn Sie die Synchronisierungmit der gesamten SharePoint-Website deaktivierenmöchten, gehen Sie einfach zu Punkt 4 in der obigen Liste. Anstatt die Bibliotheken über “Ordner auswählen” auszuwählen, klicken Sie auf “Synchronisierung stoppen” neben dem Namen der Website.

Dadurch verschwindet der Ordner mit den Dateien der SharePoint-Website aus der Explorer-Oberfläche und ist nur noch in der Microsoft-Cloud zugänglich.

In nur wenigen Schritten kann jeder Benutzer die Informationen und Dokumente verwalten, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, und dabei nahtlos zwischen der Cloud und persönlichen Geräten wechseln.