SharePoint und Teams: alle möglichen Integrationen

Sie wissen sicherlich, dass alle Tools der Microsoft 365-Suite für jede digitale Arbeitsumgebung, die etwas auf sich hält, unverzichtbar geworden sind. Aber wissen Sie auch, wie Sie sie integrieren können, um Ihre Produktivität noch weiter zu steigern?

In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie SharePoint mit Microsoft Teams integriert werden kann. Wir schauen uns dann genauer an, wie man eine SharePoint-Site in eine Teams-Gruppe integriert, wie man eine SharePoint-Liste in die Teams-App einfügt und wie man die Integration zwischen SharePoint und Microsoft Teams mit den benutzerdefinierten Automatisierungen von Power Automate noch reibungsloser gestaltet.

SharePoint vs. Teams: zwei Seiten einer Medaille?

Microsoft bietet eine Reihe von Tools an, die die täglichen Aktivitäten in einem Unternehmen vereinfachen sollen. Innerhalb der Microsoft 365-Suite spielen SharePoint Online und Microsoft Teams eine zentrale Rolle für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kollegen.

SharePoint ermöglicht die Erstellung moderner Websites, die granulare Verwaltung von Inhalten und Dokumenten sowie die Digitalisierung von Unternehmensarchiven mit spezifischen Funktionen für jede Phase des Dokumentenlebenszyklus (Erstellung, Bearbeitung, Genehmigung, Verteilung und Archivierung).

Microsoft Teams muss nicht vorgestellt werden: Sicherlich haben auch Sie schon einmal das Flaggschiff für die Unternehmenskommunikation genutzt. Mit ihren Meetings, Videoanrufen und Chats ist es unmöglich, die beiden kleinen blauen Männer mit dem unverkennbaren weißen T-Quadrat nicht vor sich zu haben.

Doch nicht wenige verwechseln die Anwendungsfälle dieser beiden Plattformen gerade wegen der Funktionalitäten, die sie zur Vereinfachung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit bieten. Im Folgenden finden Sie eine Tabelle, die kurz zusammenfasst, wann SharePoint und Microsoft Teams verwendet werden sollten.

Auf der einen Seite haben wir also eine Plattform, die es uns ermöglicht, gezielte Inhalte für ein Unternehmenspublikum zu erstellen, und auf der anderen Seite haben wir die ideale App für die Zusammenarbeit mit Kollegen in Echtzeit.

Auf der einen Seite ermöglicht Teams die Bildung dynamischer Arbeitsgruppen, auf der anderen Seite ist SharePoint das Verwaltungszentrum, von dem aus Zugriffsberechtigungen verwaltet und gemeinsame Dokumente sicher, einfach und übersichtlich gespeichert werden können.

Aber was passiert, wenn diese beiden Anwendungen integriert werden? Lassen Sie es uns gemeinsam herausfinden.

Wie man eine SharePoint-Website mit Teams erstellt

Die erste Art der Integration zwischen SharePoint und Microsoft Teams betrifft Gruppen und Teamsites.

Eine Microsoft Teams-Gruppe ist eigentlich ein Raum für die Zusammenarbeit, der mit einer oder mehreren SharePoint-Sites verbunden ist. Konkret geht es um Teams-Websites.

Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn eine Teams-Gruppe erstellt wird, automatisch auch eine Team-Site in SharePoint erstellt wird. Hier werden alle Dateien, die in der verknüpften Teams-Gruppe freigegeben werden, gespeichert und abgelegt. Aber das ist noch nicht alles.

Jede Microsoft Teams-Gruppe kann in Kanäle unterteilt werden, die nichts anderes als kleinere Gruppen innerhalb einer Hauptgruppe sind. Die Marketinggruppe könnte beispielsweise Kanäle für bestimmte Produkte oder Veranstaltungen benötigen, um die Aktivitäten ihrer Mitglieder besser zu koordinieren.

Es gibt jedoch nicht nur einen Kanaltyp in Microsoft Teams, sondern drei. Und jeder dieser Typen entspricht einer anderen Verbindung mit SharePoint:

• Standardkanal = ein Ordner mit gemeinsamen Dateien wird in der SharePoint-Website erstellt,die mit der Hauptgruppeverknüpft ist.
• Privater Kanal = eine neue SharePoint-Website wird erstellt, die völlig unabhängig von der Hauptgruppen-Website ist.
• Gemeinsamer Kanal = es wird eine autonome SharePoint-Website erstellt, wie im Falle der privaten Kanäle.

Auf diese Weise verfügt jede Gruppe und jeder Kanal über einen eigenen Bereich für die Zusammenarbeit in SharePoint Online, in dem Projektdokumente gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden können, ohne dass sie im allgemeinen Kommunikationsfluss verloren gehen.

Sie werden sich vielleicht fragen, ob es möglich ist, in umgekehrter Richtung zu arbeiten, d. h. ob es eine Möglichkeit gibt, eine Gruppe auf Teams von SharePoint aus zu erstellen. Die Antwort lautet: Ja, ABER.

Es ist einfach. Aber nicht automatisch.

Um eine Gruppe in Microsoft Teams mit denselben Personen zu erstellen, mit denen Sie eine Teamsite auf SharePoint teilen, müssen Sie den Befehl "Microsoft Teams hinzufügen" in der linken unteren Ecke der SharePoint-Startseite verwenden.

Wenn das unverwechselbare Teams-Symbol in der Navigationsleiste Ihrer SharePoint-Website erscheint, dann ist es soweit: Dieses Symbol ist der Schnellzugriff auf die entsprechende Gruppe in der Microsoft Teams-App.

Integration von SharePoint mit Teams:
Hinzufügen von SharePoint-Listen in der Teams-App

Im Microsoft-Universum ist eine Liste eine Sammlung von Daten , die dabei hilft, ein breites Spektrum an Informationen auf flexible Weise zu organisieren. Eine Liste besteht immer aus zwei Elementen:

1. Spalten, die die Metadaten enthalten.
2. Zeilen, die die Werte in Bezug auf die eingegebenen Metadaten enthalten.

Metadaten dienen dazu, die für uns interessanten Informationen zu gruppieren, zu kategorisieren und zu verfolgen.

Nehmen wir das Beispiel einer Kontaktliste.

In jeder Zeile finden wir die Namen von Personen, die für uns von Interesse sind, z. B. die an einer Initiative oder einem Projekt beteiligten Personen. In jeder Spalte hingegen finden wir Metadaten wie das Unternehmen, in dem die in die Liste aufgenommenen Kontakte arbeiten, oder die Rolle, die sie spielen.

Darüber hinaus ist es möglich, Dateien wie Tabellenkalkulationen oder Dokumente mit jedem Element in einer Liste zu verknüpfen, um weitere Details zu liefern.

Microsoft 365 SharePoint verfügt über spezifische Funktionen, die es zur idealen Plattform für das Sammeln und Katalogisieren jeglicher Art von Daten machen. Zu diesen Funktionalitäten gehört die Möglichkeit, Listen und Dokumentenbibliotheken zu erstellen.

Insbesondere ist es möglich, SharePoint-Webparts zu konfigurieren, um Listen wie Kontakte, aber auch Ankündigungen, Projektaufgaben, Quicklinks und mehr zu Intranetseiten oder einer bestimmten Team-Site hinzuzufügen.

Aber was uns heute interessiert, ist die Möglichkeit, Listen als Registerkarten innerhalb von Microsoft Teams hinzuzufügen. In der Tat können wir eine Liste, eine Dokumentenbibliothek und sogar eine Seite einer SharePoint-Site als Quick Link in der Teams-App hinzufügen.

Klicken Sie dazu einfach auf das "+" in der oberen Navigationsleiste, wählen Sie SharePoint und wählen Sie das einzufügende Element.

Hinzufügen einer neuen Registerkarte zu einer Teams-Gruppe

Hinzufügen einer SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek als Registerkarte in Teams

Wichtig ist, dass wir eine Liste von der Teams-Website, die mit unserer Teams-Gruppe verknüpft ist, oder eine Liste von einer anderen SharePoint-Website, auf die wir Zugriff haben, integrieren können.

So können wir schnell auf nützliche Inhalte wie Seiten im Intranet (die SharePoint-Kommunikationsseite, die sich an die gesamte Organisation richtet) zugreifen.

Schließlich ermöglicht die Integration zwischen den Microsoft 365-Tools die Bearbeitung von SharePoint-Listen und -Seiten direkt von Teams aus. Hier kommen also die Echtzeit-Kommunikationsfunktionen zu den für SharePoint Online typischen Content-Management-Funktionen hinzu.

Nicht schlecht für die Teamarbeit, oder?

Zum Abschluss dieses Kapitels empfehlen wir die Lektüre unseres Artikels über Microsoft Lists.

Dabei handelt es sich um eine Microsoft 365-Anwendung, die die Funktionalität zur Erstellung von SharePoint-Listen erweitert und die Integration mit Microsoft Teams stärkt. Schauen Sie sich den Artikel an, um zu erfahren, wie sich SharePoint Lists Online entwickelt hat und wie Sie diese neue Lösung nutzen können, um die Zusammenarbeit mit Kollegen weiter zu verbessern.

Wie man von Teams aus auf SharePoint-Sites zugreift

Wir sind nun bei der letzten Art der Integration zwischen SharePoint Online und Microsoft Teams angelangt. Lassen Sie uns über die Möglichkeit sprechen, einen schnellen Zugang zu einer SharePoint-Website in der Teams-App zu erstellen, während der Navigationskontext der letzteren beibehalten wird.

In der Tat ist es möglich, ein Symbol in der Seitenleiste der Microsoft Teams-App hinzuzufügen, um die verbundene SharePoint-Site zu erreichen, ohne die SharePoint Online-Umgebung zu betreten.

Dies ist möglich dank Viva Connections, dem Modul der Microsoft Viva-Suite, das den Zugriff auf Intranet-Inhalte oder andere SharePoint-Sites von Microsoft Teams aus ermöglicht.

Administratoren haben die Möglichkeit, die Viva Connections-Anwendung in der linken Seitenleiste anzupinnen, so dass die Kollegen auf ein anpassbares Dashboard zugreifen können, das die Ressourcen der integrierten SharePoint-Site zusammenfasst.

Schneller Zugriff auf das SharePoint-Intranet von Microsoft Teams aus

Zusätzlich zum Intranet, der SharePoint-Site, die für die Zielgruppe des Unternehmens am interessantesten ist, können wir beschließen, den Zugang zum Schulungsportal zu integrieren.

Auf diese Weise können die Nutzer ihre Microsoft Teams-App nutzen, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten, auf dem Laufenden zu bleiben und neue Fähigkeiten zu erlernen.

Wie integriert man eine SharePoint-Website in eine Teams-Gruppe?

Jedes Mal, wenn eine Teams-Gruppe erstellt wird, wird automatisch eine Team-Website auf SharePoint erstellt. Diese Website speichert und archiviert alle Dateien, die in der verbundenen Teams-Gruppe geteilt werden. Jede Teams-Gruppe kann verschiedene Kanäle (standard, privat, geteilt) haben, die unterschiedlichen Methoden zur Erstellung und Verwaltung der zugehörigen SharePoint-Websites entsprechen.

Wie fügt man eine SharePoint-Liste in die Teams-App ein?

Um eine SharePoint-Liste in die Teams-App einzufügen, klicken Sie auf das “+” im oberen Navigationsregister, wählen Sie SharePoint aus und wählen Sie das einzufügende Element. Es ist möglich, eine Liste der mit der Teams-Gruppe verbundenen Team-Website oder eine Liste einer anderen SharePoint-Website, auf die Sie Zugriff haben, zu integrieren.

Wie automatisiert man Prozesse zwischen SharePoint und Teams?

Power Automate ermöglicht es, automatisierte Workflows zur Optimierung von Prozessen zu erstellen. Zum Beispiel kann für den Dokumentenfreigabeprozess eine Datei von einer SharePoint-Website ausgewählt, die Freigabe mit der Approvals-App gestartet und Power Automate eine Benachrichtigung an die beteiligten Teams-Gruppen gesendet werden. Sobald die Freigabe erfolgt ist, wird der Status des Dokuments in der SharePoint-Bibliothek automatisch aktualisiert.

Wie greift man von der Teams-App auf SharePoint-Websites zu?

Mit Viva Connections kann ein schneller Zugriff auf eine SharePoint-Website in der Teams-App erstellt werden. Administratoren können die Viva Connections-Anwendung in der Seitenleiste von Teams anheften, sodass Benutzer auf ein anpassbares Dashboard mit den Ressourcen der integrierten SharePoint-Website zugreifen können.

Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und Teams?

SharePoint ist ideal zum Erstellen von Websites, Verwalten von Inhalten und Dokumenten sowie zur Digitalisierung von Unternehmensarchiven mit granularen Steuerungen. Teams ist die Kommunikationsplattform für Chats, Videoanrufe und Meetings. SharePoint eignet sich besser für die strukturierte Archivierung und Dokumentenverwaltung, während Teams perfekt für die Echtzeit-Zusammenarbeit ist.