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Workflows in SharePoint:
3 Abläufe zur Automatisierung von SharePoint-Listen​

SharePoint ist ideal, um Ihren digitalen Arbeitsplatz zum Leben zu erwecken.

Mit seinen Funktionen können Sie die Dokumente, die Kommunikation und die Dienstleistungen Ihres Unternehmens bequem und flexibel verwalten.

Denken Sie jedoch an die Vorteile, die Sie durch die Automatisierung dieser Tätigkeiten erzielen können.

Erfahren Sie mehr in unserem Artikel!

SharePoint und Power Automate:
Wie und warum man sie integriert

SharePoint und Power Automate gehören zu den wichtigsten Tools in Microsoft 365.

Ersteres wurde entwickelt, damit Unternehmen ihre digitale Arbeitsumgebung flexibel und intuitiv gestalten können.

Benutzer können SharePoint verwenden, um:

  • dynamische Bibliotheken mit gemeinsamen Dateien und Dokumenten zu erstellen;
  • gezielte Nachrichten und Newsletter zu erstellen;
  • den Nutzern einen schnellen Zugriff auf Unternehmensdienste und -ressourcen zu ermöglichen;
  • Websites und Seiten für einzelne Abteilungen, dislozierte Standorte, Veranstaltungen und besondere Initiativen zu erstellen.

Die zweite hingegen zielt auf die Vereinfachung der Automatisierung von Geschäftsprozessen ab.

Dies bedeutet, dass alle Menschen, die mehr oder weniger gut programmieren können, in die Lage versetzt werden, schnell Automatisierungen zu erstellen, die dazu in der Lage sind:

  • Benachrichtigungen zu senden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt;
  • bestimmte Anhänge zu archivieren, ohne dass der Benutzer die E-Mails überhaupt öffnen muss;
  • Neue Inhalte zu genehmigen, die in einer bestimmten Bibliothek erstellt wurden, zu verwalten;

Wenn Sie sich fragen, welche und wie viele Möglichkeiten sich aus der Kombination dieser beiden Instrumente ergeben, verlassen Sie sich nicht auf Ihre Fantasie.

Lesen Sie die nächsten Kapitel.

Was ist intranet.ai?

intranet.ai ist die sofort einsatzbereite Unternehmensintranetlösung, die entwickelt wurde, um Kosten und Implementierungszeiten zu reduzieren und somit eine kollaborative und moderne digitale Arbeitsumgebung zu schaffen:

  • Einstiegspreis von 3.650 €/Jahr für ein vollständiges Intranet
  • 50+ Anwendungen, darunter erweiterte Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen über Teams, persönliches Profil und FAQs
  • 100% Integration mit SharePoint Online und Microsoft 365

 

Die Berührungspunkte zwischen SharePoint und Power Automate

Das erste Thema, das wir behandeln müssen, um zu verstehen, wie man SharePoint und Power Automate integriert, betrifft die Berührungspunkte zwischen den beiden Plattformen.

Unter "Berührungspunkten" verstehen wir die verschiedenen Arten von Elementen, mit denen ein Workflow verknüpft werden kann.

In unserem Fall sind die meisten Automatisierungen an SharePoint-Listen gebunden.

Der Grund dafür ist sehr einfach und liegt in der Tatsache, dass SharePoint der Manager für Unternehmensinhalte ist, die immer über seine Listen und Dokumentensammlungen erstellt, veröffentlicht, freigegeben und archiviert werden.

Power Automate stellt dann eine Verbindung zur Betriebszentrale Ihres digitalen Arbeitsplatzes her.

Die Workflows sind mit SharePoint-Listen verknüpft, und die Dynamik dieser Listen bildet die Ereignisse, die als "Auslöser" bezeichnet werden und eine Reihe von Aufgaben auslösen, die automatisiert ausgeführt werden.

Für SharePoint gibt es +10 verschiedene Auslöser. Im Folgenden werden einige der wichtigsten aufgeführt:

  • Einfügen einer Datei oder eines Elements in eine Liste oder Bibliothek.
  • Bearbeiten von Dateien oder Elementen in einer Liste oder Bibliothek.
  • Löschen einer Datei oder eines Elements aus einer Liste oder Bibliothek.

Jeder dieser Auslöser kann mit verschiedenen Automatisierungen verknüpft werden, z. B. mit dem Senden von benutzerdefinierten Benachrichtigungen über Outlook oder Teams oder dem Erstellen eines dynamischen Berichts mit Power BI.

Die Möglichkeiten sind zahlreich, und wir empfehlen Ihnen, den Abschnitt "Vorlagen" von Power Automate zu erkunden.

Hier können Sie den Katalog der vorkonfigurierten Abläufe einsehen, die sich mit Microsoft 365-Tools und Anwendungen von Drittanbietern verbinden lassen.

Wenn Sie nach SharePoint filtern, können Sie die am häufigsten verwendeten, sofort einsetzbaren Automatisierungen für die Listen und Bibliotheken entdecken.

Beispiele für vorkonfigurierte Abläufe für SharePoint

Beispiele für vorkonfigurierte Abläufe für SharePoint


An dieser Stelle möchten wir betonen, dass es möglich ist, Workflows zu erstellen, die SharePoint als Zwischen- oder sogar Endstation auf ihrer Reise sehen.

In diesem Fall wird der Auslöser außerhalb der Plattform liegen.

Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels verdeutlichen.

Mit Power Automate können Sie einen Ablauf erstellen, der mit dem Eintreffen von E-Mails eines bestimmten Absenders beginnt.

In diesem Fall könnte Ihr Ablauf die Aktion ausführen, die Anhänge dieser E-Mails in der SharePoint-Bibliothek zu speichern, die Sie mit Ihrem Team oder Ihrer Abteilung teilen.

Auf diese Weise könnten Ihre Unternehmensarchive in Echtzeit aktualisiert werden und Benutzer mit Zugriff auf die Bibliothek über das Hinzufügen eines neuen Dokuments informieren.

Das wäre doch praktisch, oder?

Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen könnten, wenn sekundäre manuelle Aufgaben von Ihrer eigenen digitalen Arbeitsumgebung übernommen würden.

Sie könnten die Gefahr von Fehlern bei der Verwaltung von Geschäftsunterlagen und Informationen verringern und im Gegenzug die nötige Konzentration für die strategischeren Aufgaben Ihrer Arbeit gewinnen.

Doch bevor wir Ihnen ein Bild malen, das frei von Unvollkommenheiten ist, lassen Sie uns zum zweiten grundlegenden Thema übergehen, nämlich wie die Integration zwischen SharePoint und Power Automate funktioniert.

Lassen Sie uns über seine Grenzen sprechen - und über mögliche Lösungen, um sie zu umgehen.

Die Grenzen der Integration zwischen SharePoint und Power Automate

Power Automate ermöglicht es, Workflows im Low-Code-Modus zu erstellen.

Das bedeutet, dass auch Anwender mit geringen Programmierkenntnissen ihre eigenen Aufgaben und die ihres Unternehmens automatisieren können, ohne auf unausgereifte oder wenig leistungsfähige Lösungen zurückgreifen zu müssen.

Es gibt jedoch Grenzen in der Funktionalität von Tools, die präzise und gleichzeitig erschwinglich sein sollen. Und Power Automate ist da keine Ausnahme.

Zum Beispiel haben Workflows eine Ablauffrist von 30 Tagen und beginnen ihren eigenen Countdown, sobald sie gestartet werden.

Diese Einschränkung sollte vor allem bei der Automatisierung von Prozessen wie Genehmigungen berücksichtigt werden, die häufig durch relativ lange, mehrstufig strukturierte Abläufe durchgeführt werden.

Würden die Nutzer erst verspätet auf die Genehmigungsanfrage reagieren, könnte der Datenstrom nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Die Folge wäre eine Unterbrechung des Datenstroms selbst.

Sollten Sie sich in dieser Situation befinden, müssen Sie den gesamten Vorgang leider manuell wiederholen.

Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, empfehlen wir eine einfache und intuitive Lösung: Teilen Sie Ihre komplexeren Datenströme in kürzere, verkettete Einheiten auf.

Auf diese Weise können Sie jeden Ablauf auf eine bestimmte Gruppe genehmigender Benutzer konzentrieren und so vermeiden, dass Ihre Automatisierungen Ihre Zeit vergeuden, anstatt Ihnen zu helfen, sie zu sparen.

Eine weitere Einschränkung ergibt sich aus der Unidirektionalität der Arbeitsabläufe.

Mit anderen Worten: Sie können ein Element einer Plattform mit mehreren Automatisierungsabläufen verknüpfen, aber nicht andersherum.

In der Tat kann jeder Ablauf, den Sie in Power Automate konfigurieren, nur mit einem Element einer einzigen Plattform verknüpft werden. Sie können zum Beispiel eine Automatisierung nicht mit verschiedenen Listen und Bibliotheken verknüpfen.

Das Problem bleibt dann die Zeit, die Sie aufwenden müssten, um denselben Ablauf von Grund auf neu zu erstellen, damit Sie dieselbe Automatisierung auf die verschiedenen Repositories anwenden können, an denen Sie und Ihr Team arbeiten.

Aber auch für diesen Fall haben wir eine Lösung für Sie.

Obwohl es unmöglich ist, die Unidirektionalität von Automatisierungen zu beseitigen, können Sie Ihre benutzerdefinierten Abläufe kopieren oder exportieren.

Rufen Sie dazu einfach die Power Automate-Oberfläche auf, wählen Sie den gewünschten Ablauf mit der rechten Maustaste aus und klicken Sie auf :

  • "Exportieren", um den Inhalt als .zip-Datei herunterzuladen und in andere Bereiche zu importieren.
  • "Speichern unter", um einen Klon in Power Automate zu erstellen.

Dann müssen Sie nur noch die Verweise auf die neue Liste oder Bibliothek eingeben, die mit dem geklonten Stream verknüpft werden soll, und... fertig!

Wenn Sie die gleiche Automatisierung jedoch nur auf einige Sammlungen in SharePoint anwenden möchten, können wir Ihnen eine andere Lösung als die soeben vorgestellte empfehlen.

Sie können nämlich zu jeder Ihrer Listen gehen und oben rechts auf "Automatisieren" klicken. Auf diese Weise können Sie einen oder mehrere Ihrer Arbeitsabläufe manuell auf die Dateien in der gesamten Sammlung anwenden.

Nun können wir damit beginnen, die wichtigsten Arten der Automatisierung, die SharePoint Online und Power Automate von Microsoft 365 kombinieren, genauer zu untersuchen.

Wir stellen die 3 beliebtesten und von den Unternehmen am häufigsten verwendeten vor.

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SharePoint Workflows:
3 Ströme zur Automatisierung von SharePoint-Listen

Bringen wir es auf den Punkt und sehen wir uns gemeinsam an, welche 3 Abläufe von Unternehmen am häufigsten verwendet werden, um Prozesse in ihrer SharePoint-Online-Arbeitsumgebung zu automatisieren.

Der Ablauf für das Speichern von Antworten in Formularen

Forms ist das Tool von Microsoft 365 zur Erstellung intelligenter Fragebögen.

Mit den Formularen können Sie Wissen testen und das Feedback aus Ihren Communities analysieren, von Unternehmensabteilungen bis hin zu Schulklassen.

Besonders hervorzuheben sind die Verzweigung der Fragen, um den Weg eines jeden Nutzers individuell zu gestalten, und die Analysen im Bereich "Ideen", die eine alternative und originelle Sicht auf die gesammelten Informationen ermöglichen.

Wir werden hier nicht ins Detail gehen.

 

Wenn Sie neugierig sind, diese Plattform besser kennenzulernen, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel Microsoft Forms: Erstellen von intelligenten Fragebögen in 6 Schritten.

 

Wir wollen uns darauf konzentrieren, wie Sie mit Power Automate automatisch Antworten auf Formulare in einer SharePoint-Liste speichern können.

Führen Sie dazu einfach die folgenden Schritte aus:

1. Erstellen Sie die SharePoint-Liste, in die die Antworten der befragten Benutzer aufgenommen werden sollen.

Sie müssen die Liste richtig konfigurieren. Verwenden Sie dazu die Spalten der Liste: Geben Sie als Titel (oder besser gesagt, als Metadaten) die Art der Informationen ein, die Sie mit jeder Ihrer Fragen gesammelt haben.

Sie könnten zum Beispiel die Spalte "Rolle" entsprechend der Formularfrage "Wie lautet Ihre Berufsbezeichnung?" eingeben.

2. Rufen Sie Power Automate auf und öffnen Sie die Vorlage "Aus Antworten in SharePoint erfassen".

Die verschiedenen vorkonfigurierten Power Automate-Flows finden Sie im Abschnitt "Vorlagen" auf der linken Seite der Benutzeroberfläche.

Um Ihre Suche zu beschleunigen, verwenden Sie die obere Leiste und filtern Sie nach "SharePoint".

Sie werden sehen, dass die von uns angegebene Vorlage unter den ersten Ergebnissen erscheinen wird.

3. Benennen Sie den Stream und wählen Sie den Auslöser "Wenn eine neue Antwort übermittelt wird".

Dieser Auslöser bzw. dieses auslösende Ereignis wird in der Vorschlagsliste ganz oben stehen.

Sobald Sie sich dafür entschieden haben, wird der Fluss vorkonfiguriert und kann angepasst werden.

Als Erstes müssen Sie dem System mitteilen, mit welchem Ihrer Fragebögen es verknüpft werden soll.

Geben Sie dann den Namen Ihres Fragebogens sowohl in den Auslöser als auch in die erste Aktion mit der Bezeichnung "Antwortdetails abrufen" ein.

4. Konfigurieren Sie die Aktion "Artikel erstellen".

Nun müssen Sie dem Fluss mitteilen, wie Ihre Fragebogenantworten gespeichert werden sollen.

So können Sie vorgehen:

    • Geben Sie den Ort an, an dem sich die Zielliste befindet. Wenn Sie sie nicht unter den vorgeschlagenen finden, klicken Sie auf "Benutzerdefinierten Wert eingeben" und geben Sie die URL ein.
    • Geben Sie die Liste an, in der Sie die Antworten speichern möchten.
    • Füllen Sie die Abschnitte aus, die sich öffnen.

Diese entsprechen den Spalten in Ihrer Liste, und wenn Sie sie richtig angepasst haben, können Sie jeden Abschnitt einfach der entsprechenden Frage zuordnen.

Wenn die Liste zum Beispiel die Spalte "Jahre im Unternehmen" enthält, schlägt Power Automate sie Ihnen als den Abschnitt vor, den Sie Ihrer Frage "Wie viele Jahre arbeiten Sie schon in unserem Unternehmen?" zuordnen sollten.

Sie werden sehen, dass die Arbeit recht schnell und intuitiv vonstatten gehen wird.

Power Automate ist genau dafür gedacht.

5. Klicken Sie auf "Speichern".

Nach dem Speichern beginnt Ihr Fluss, seine Aufgabe zu erfüllen.

Wenn die Plattform die Automatisierung jedoch nicht innerhalb von etwa 10 Sekunden speichert, kann es zu Problemen kommen.

Um herauszufinden, welche Fehler Sie möglicherweise gemacht haben, verwenden Sie die Registerkarte "Flow checker" (zu finden neben "Save").

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Power Automate Ihnen genau mitteilt, welche Probleme es daran hindern, den Ablauf zu aktivieren.

Sie brauchen sie nur zu korrigieren und erneut zu speichern.

Dort haben Sie den Workflow zum Speichern, Organisieren und Analysieren der Antworten und Informationen aus Ihren Fragebögen in SharePoint konfiguriert.

Denken Sie daran, dass unser Beispiel nur der Ausgangspunkt ist.

Sie können Ihre Automatisierung sogar von Grund auf neu erstellen und um zusätzliche Funktionen erweitern, z. B. das Versenden einer Dankes-E-Mail oder einer Benachrichtigung in Microsoft Teams, um das Eintreffen einer besonderen Reaktion zu signalisieren.

Zum Beispiel eine 5-Sterne-Bewertung für Ihr Produkt oder Ihren Schulungskurs.

Der Ablauf für die Archivierung von E-Mail-Anhängen in Outlook

Da Sie nun wissen, wie Sie einen Fluss zum Sammeln von Antworten auf Ihre Forms-Fragebögen in einer SharePoint-Liste einrichten können, lassen Sie uns zur zweiten beliebten Automatisierung für Unternehmen übergehen.

Lassen Sie uns über das Speichern Ihrer E-Mail-Anhänge sprechen, ohne sich in Outlook anzumelden.

Die folgenden Schritte sind also zu beachten:

1. Erstellen Sie die SharePoint-Liste, in der Ihre Anhänge gespeichert werden sollen.

Wie wir im Beispiel zu den Formularen gesehen haben, müssen Sie die Vorteile der Spalten in einer SharePoint-Liste nutzen und Schlüsselinformationen eingeben, um eingehende Dokumente in Ihrer E-Mail zu speichern.

Sie könnten zum Beispiel Spalten wie "Absender", "E-Mail-Text" und "Empfangsdatum" verwenden.

2. Geben Sie Power Automate ein und erstellen Sie einen automatisierten Ablauf.

Um einen Fluss von Grund auf neu zu erstellen, müssen Sie auf der linken Seite der Benutzeroberfläche auf "Erstellen" klicken.

Die Plattform wird mehrere Flow-Typen vorschlagen, aber wir interessieren uns für den sogenannten "Automated Cloud Flow".

Wählen Sie es aus und Sie öffnen die leere Entwurfsfläche.

Ohne sich über das leere Blatt aufzuregen, wählen Sie zunächst den Auslöser: In unserem Fall benötigen Sie das Element "Wenn eine neue E-Mail eintrifft".

3. Klicken Sie auf "Neuer Schritt" und wählen Sie die Aktion "Element erstellen".

Dadurch wird das Fenster geöffnet, in dem Sie dem Fluss mitteilen, wie die Informationen in Ihrer SharePoint-Liste gespeichert werden sollen.

So gehen Sie vor:

    • Geben Sie die Seite an, auf der sich die Zielliste befindet: Wenn Sie sie nicht unter den vorgeschlagenen Seiten finden, klicken Sie auf "Eigenen Wert eingeben" und geben Sie die URL ein.
    • Geben Sie die Liste an, in der Sie Ihre Anhänge speichern möchten.
    • Füllen Sie die Abschnitte aus, die erscheinen werden.

Diese entsprechen den Spalten in der Liste, und wenn Sie sie korrekt angepasst haben, müssen Sie einfach jeden Abschnitt dem entsprechenden Detail Ihrer E-Mails zuordnen.

Wählen Sie z. B. für den Abschnitt "Absender" das Element "Von", für den Abschnitt "Nachrichtentext" das Element "Nachrichtentext" und so weiter.

4. Klicken Sie auf "Neuer Schritt" und geben Sie die Aktion "Auf jeden anwenden" ein.

Diese besondere Kategorie von Aktionen fasst eine oder mehrere Aktionen zusammen, die auf eine ganze Art von Artikel angewendet werden.

In unserem Fall wird die Aktion zum Speichern aller eingehenden Anhänge in Outlook angewendet.

Wählen Sie entsprechend den Punkt "Anhänge", um die Aktion "Auf alle anwenden" zu konfigurieren.

5. Wählen Sie "Aktion hinzufügen" und wählen Sie die Aktion "Anlage hinzufügen".

Dadurch wird das Fenster geöffnet, in dem Sie dem Datenfluss mitteilen, welche Informationen aus Ihren Anhängen er speichern soll.

Die folgenden Schritte sind zu beachten:

    • Geben Sie den Standort und dann die Zielliste an.
    • Wählen Sie im Abschnitt "ID" das Element "ID" des SharePoint Connectors.
    • Wählen Sie im Abschnitt "Dateiname" das Element "Name des Anhangs".
    • Geben Sie im Abschnitt "Dateiinhalt" das Element "Attachmentinhalt" ein.

6. Klicken Sie auf "Speichern".

Das Spiel ist beendet: Ihr Fluss ist bereit, seine Aufgabe zu erfüllen!

Wenn die Plattform die Automatisierung jedoch nicht innerhalb von etwa 10 Sekunden speichert, kann es zu Problemen kommen.

Um herauszufinden, welche Fehler Sie möglicherweise gemacht haben, verwenden Sie die Registerkarte "Flow checker" (zu finden neben "Save"). Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Power Automate Ihnen genau mitteilt, welche Probleme es daran hindern, den Ablauf zu aktivieren.

Sie brauchen sie nur zu korrigieren und erneut zu speichern.

Damit haben Sie den zweitbeliebtesten Workflow für SharePoint erstellt.

Mit dieser Automatisierung werden Ihre Archive ständig aktualisiert, ohne dass Sie jede einzelne E-Mail öffnen und Zeit mit dem Verschieben, Bearbeiten und Versenden von Benachrichtigungen verschwenden müssen.

Apropos Benachrichtigungen: Denken Sie daran, dass Sie die Workflow-Funktionalität erweitern können, um E-Mails oder Nachrichten an Teams zu senden und Ihre Kollegen über das Eintreffen neuer Dokumente zu informieren.

Nicht schlecht, oder?

Der Ablauf zur Genehmigung eines neuen Dokuments mit Approvals

Nachdem wir nun gesehen haben, wie man eingehende Dokumente automatisch in der Outlook-E-Mail speichert, liegt es nahe, zu erklären, wie man Streams zur Genehmigung jeder neuen Datei in einer Ihrer SharePoint-Bibliotheken erstellt.

Dies ist dank der Beteiligung von Approvals möglich.

Falls Sie noch nicht damit vertraut sind: Approvals ist die Microsoft 365-App, die entwickelt wurde, um Benutzer zu verbinden, die neue Inhalte genehmigen müssen oder die über Änderungen in freigegebenen Repositories informiert werden müssen.

Die neue Funktion, die Power Automate in diesem Zusammenhang einführt, ist die Möglichkeit, die Einreichung von Anträgen mit Genehmigungen und Änderungen an Dokumenten zu automatisieren, falls sie genehmigt werden oder nicht.

Wenn Ihre Neugierde geweckt ist, können wir loslegen.

Die folgenden Schritte sind zu beachten:

1. Geben Sie Power Automate ein und erstellen Sie einen automatischen Ablauf.

Um einen Fluss von Grund auf neu zu erstellen, klicken Sie auf "Erstellen" auf der linken Seite der Benutzeroberfläche.

Wählen Sie dann die Kategorie "Automatisierter Cloud Flow".

Ja, es gibt eine fertige Vorlage zum Anpassen, aber wir möchten Ihnen erklären, wie Sie diese leere Design-Leinwand angreifen können.

Auf diese Weise verlieren Sie die Angst, etwas zu schaffen, ohne sich an Leitlinien zu halten.

2. Wählen Sie den Auslöser "Wenn eine Datei erstellt oder geändert wird (nur Eigenschaften)".

Konfigurieren Sie nun den Auslöser oder das auslösende Ereignis Ihres Flusses, um ihm mitzuteilen, mit welcher Ihrer SharePoint-Bibliotheken er sich verbinden soll.

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

    • Zeigen Sie auf die Website, die die gewünschte Bibliothek enthält.
    • Zeigen Sie auf die Bibliothek.
    • Zeigen Sie auf den Ordner mit Ihren Dokumenten zur Genehmigung.

3. Wählen Sie "Neuer Schritt" und dann die Aktion "Starten und auf Genehmigung warten".

Power Automate bietet Ihnen verschiedene Genehmigungsarten an, von einer, die von der Antwort des ersten kontaktierten Nutzers abhängt, bis hin zu einer, die auf das Feedback einer ganzen Gruppe von Personen warten muss.

Für unsere Erklärung haben wir an den Fall gedacht, dass der Manager Ihres Teams die endgültige Entscheidung treffen muss. Wir fahren dann mit der Kategorie "Nur der erste Benutzer, der antwortet, muss genehmigen" fort.

Keine Sorge: Wenn Sie andere Kontakte für den Stream angeben, erhalten auch diese Nutzer die Genehmigungsanfrage.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass solche Anfragen einen eher informativen Zweck haben, um zu sehen, was die Gruppe denkt, und um sie darauf aufmerksam zu machen, dass ein neues Dokument im gemeinsamen Repository angekommen ist.

4. Konfigurieren Sie die gerade eingefügte Aktion "Starten und auf Genehmigung warten".

Nun müssen Sie die Anfrage anpassen, die Genehmigungen an die genehmigenden Benutzer senden werden.

Die folgenden Schritte sind zu beachten:

    • Geben Sie der Anfrage einen aussagekräftigen Titel (z. B. "Genehmigung eines neuen HR-Dokuments", wenn der Zielordner genehmigte Formulare aus dieser Abteilung sammelt).
    • Geben Sie die E-Mail-Adresse der Nutzer an, die kontaktiert werden sollen.
    • Fügen Sie das Element "Link zum Artikel" in den Abschnitt "Artikellink" ein. Dadurch erhalten die genehmigenden Benutzer Zugriff auf die zu prüfende Datei.

5. Klicken Sie auf "Neuer Schritt" und fügen Sie eine Aktion "Bedingung" hinzu.

Bedingungen sind eines der herausragenden Merkmale von Power Automate.

Diese Aktionen ermöglichen es den Automatisierungsabläufen, unterschiedliche Aktionen durchzuführen, je nachdem, ob eine von Ihnen festgelegte Bedingung erfüllt ist oder nicht.

In unserem Fall muss die Bedingung eine Zweiteilung auf der Grundlage der Antwort des ersten genehmigenden Benutzers erstellen (wie in Schritt 3 festgelegt, wenn Sie sich erinnern).

Lautet die Antwort "Ja", führt der Ablauf die Aktionen auf dem "Wenn ja"-Pfad aus; andernfalls wird er auf dem "Wenn nein"-Pfad fortgesetzt.

6. Legen Sie die soeben eingegebene Aktion "Bedingung" fest.

Da wir einen Genehmigungsfluss konstruieren, sollte die Bedingung mit dem folgenden logischen Ausdruck festgelegt werden: "Ergebnis" ist gleich "Genehmigen".

7. Erstellen Sie den Pfad "Wenn ja".

Hier müssen Sie den Weg festlegen, den Ihr Ablauf nehmen wird, wenn der zustimmende Benutzer positiv antwortet.

Wie immer können Sie die Automatisierung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Im Folgenden führen wir nur hypothetische, aber häufig verwendete Schritte auf:

    • Fügen Sie die Aktion "Eine E-Mail senden" hinzu.
      • Geben Sie im Abschnitt "An" die E-Mail-Adressen der Benutzer an, die Sie über die erfolgreiche Genehmigung informieren möchten.
      • Schreiben Sie den Betreff und den Text der E-Mail. Ein Tipp: Nutzen Sie die dynamischen Inhalte von Power Automate, um interaktive Elemente in den Text einzubauen, z. B. einen Link zu dem Dokument, das Sie gerade freigegeben haben.

    • Fügen Sie die Aktion "Datei verschieben" hinzu.
      • Geben Sie den Standort mit dem Quellordner an.
      • Geben Sie das Element "Identifier" (nicht "ID") in den Abschnitt "Zu verschiebende Datei" ein.
      • Geben Sie den Ordner an, der Ihre genehmigten Dokumente enthält.

8. Erstellen Sie den Pfad "Wenn nein".

Hier noch einmal die Schritte, die wir Ihnen empfehlen:

    • Fügen Sie die Aktion "Eine E-Mail senden" hinzu.
      • Geben Sie im Abschnitt "An" die E-Mail-Adresse der Benutzer ein, die über die fehlgeschlagene Genehmigung informiert werden sollen.
      • Schreiben Sie Betreff und Hauptteil des Textes.

9. Klicken Sie auf "Speichern".

Ihr Fluss ist jetzt einsatzbereit!

Wenn die Plattform die Automatisierung jedoch nicht innerhalb von etwa 10 Sekunden speichert, kann es zu Problemen kommen.

Um herauszufinden, welche Fehler Sie möglicherweise gemacht haben, verwenden Sie die Registerkarte "Flow Checker" (zu finden neben "Speichern"). Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Power Automate Ihnen genau mitteilt, welche Probleme die Aktivierung des Ablaufs verhindern.

Sie brauchen sie nur zu korrigieren und erneut zu speichern.

Wir sind auch am Ende des am dritthäufigsten verwendeten Workflows für SharePoint angelangt.

Wir hoffen, dass unsere Erklärung klar und einfach zu folgen war.

Alles, was Sie tun müssen, ist Power Automate zu öffnen, unseren Artikel an der Seite zu halten und mit der Erstellung Ihrer Workflows zu beginnen!

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Giuseppe Marchi


Giuseppe Marchi ist seit 2010 Microsoft MVP für SharePoint und Microsoft 365.

Er gründete Dev4Side und intranet.ai mit dem Ziel, Unternehmen dabei zu helfen, dank Microsoft-Technologien eine einfachere und effektivere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Giuseppe arbeitet als Berater für alles, was mit Collaboration, Intranet-Portalen und Microsoft Cloud-Plattformen zu tun hat.

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