Microsoft Loop: Warum es die digitale Arbeit verändern wird

Eine neue App für die Microsoft 365-Suite ist in Vorbereitung.

Ihr Ziel?

Die Arbeit in Remote-Teams neu zu gestalten.

Hier finden Sie alle verfügbaren Informationen über Microsoft Loop und seine Multichannel-Collaboration-Canvas!

Was ist Microsoft Loop und was ist sein Zweck

Während der Ausgabe 2021 der renommierten Ignite-Veranstaltung bestätigte das Microsoft-Haus die Ankunft eines neuen Eintrags in der beliebten Microsoft 365-Suite.

Die Rede ist von Loop, dem Tool, das die digitale Arbeit in einen fließenden, integrativen und kohärenten Prozess verwandeln wird.

Ziel ist es, Unternehmensteams zusammenzuhalten, die immer häufiger von weit entfernten Standorten aus zusammenarbeiten und sich der mühsamen Herausforderung stellen müssen, unterschiedliche Zeitzonen, instabile Verbindungen und diametral entgegengesetzte Arbeitsgewohnheiten auszugleichen.

Microsoft Loop fügt sich in dieses komplexe Ökosystem als neuer Eckpfeiler ein, der die Fernkommunikation und die digitale Zusammenarbeit durch innovative Komponenten, die Leinwand, unterstützen soll.

Obwohl das Adjektiv "innovativ" allmählich - und leider - an Wert verliert, ist es in seiner ursprünglichen Bedeutung perfekt geeignet, um diese kollaborativen Leinwände zu beschreiben, die einen konkreten Vorschlag zur Überwindung der Unannehmlichkeiten, Frustrationen und des unangenehmen Schweigens der asynchronen Teamarbeit darstellen.

Sehen wir uns also an, was die Microsoft Loop-Leinwände sind und wie sie funktionieren.

Die 6 Leinwände von Loop für asynchrone Zusammenarbeit

Mit Microsoft Loop sollen zwei Hauptziele erreicht werden:

1. den Menschen zu helfen, Ideen zusammenzubringen und zu vergleichen, Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen.
2. zu verhindern, dass das letzte Wort immer derjenige hat, der bei der Beantwortung von Chat- oder E-Mail-Nachrichten am schnellsten ist.

An diesem Punkt stellt sich die Frage: "Okay, aber wie?".

Mit Canvas, das sind Komponenten, mit denen Sie unabhängige Bereiche für die Zusammenarbeit erstellen können, die sich über mehrere Anwendungen innerhalb Ihrer Teams-Chats oder Outlook-E-Mails erstrecken.

Jede Information auf diesen vielgestaltigen Leinwänden ist aus dem ständigen Strom von Nachrichten, Vorschlägen, Abschweifungen und Reaktionen, die den heutigen Arbeitsplatz kennzeichnen, gerettet worden.

Jedes neue Detail, das von den Nutzern in die Leinwand eingegeben wird, wird in Echtzeit in Versionen derselben Leinwand auf verschiedenen Anwendungen wiedergegeben.

Aber das ist noch nicht alles.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der 6 Canvas-Typen, die Microsoft bisher veröffentlicht hat, mit kurzen Beschreibungen und interessanten Anwendungsfällen.

Viel Spaß beim Lesen!

Aufzählungslisten, Checklisten und Aufgabenlisten
von Microsoft Loop

Wie oft haben Sie schon versucht, Ihrem Team etwas klar zu machen, und deshalb angefangen, eine Liste zu schreiben, von der minimalen nummerierten Liste bis zur detaillierten Checkliste?

Das Problem ist, dass diese Liste, sobald sie in den Chat gestellt wurde, von den ständig eingehenden Nachrichten überlagert wird, in denen es um das aktuelle Projekt geht, aber auch um das nächste Projekt im Unternehmen, den Kommentar eines Kunden oder die gerade vom CEO veröffentlichte Mitteilung.

Hier könnten Sie die Funktion "Anheften" nutzen, um Ihre Liste in den Vordergrund zu stellen oder ein gemeinsames Dokument zu erstellen, an dem Sie in Ruhe arbeiten können.

Dies sind weder kurz- noch mittel- bis langfristig wirksame Lösungen, und zwar aus den folgenden Gründen:

• Auch wenn die Liste im Vordergrund steht, kann sie nur von dem Benutzer bearbeitet werden, der sie erstellt hat. Es müssen also immer neue Listen geschrieben werden, um die Aktualisierungen zu verfolgen.
• Mit der "Pin"-Funktion von Teams können Sie nur ein Element pro Chat markieren. Was ist, wenn das Team mehrere Listen für verschiedene Zwecke gleichzeitig erstellen muss?
• Das Öffnen und Freigeben eines Dokuments scheint der beste Weg zu sein, um Aufgaben zu organisieren, zu vergleichen und die nächsten Schritte festzulegen. Aber warum eine separate Datei erstellen, wenn Sie all dies und mehr direkt im Gruppenchat tun können?

Die Checklisten und Listen von Microsoft Loop lösen dieses Problem.

Mit ihnen können Sie Listen für das Team freigeben, die von allen bearbeitet werden können und von der allgemeinen Gruppenkonversation isoliert sind.

Jeder Nutzer kann jederzeit und von jedem Gerät aus seine eigenen Ideen in die Liste eintragen.

Wenn das Canvas über Outlook geteilt wurde, können die Personen, an die die E-Mail gesendet wurde, den Inhalt außerdem bearbeiten, ohne Teams zu durchlaufen. Die hinzugefügten Informationen werden jedoch automatisch an alle Benutzer mit Zugriff auf die Leinwand übermittelt.

Auf diese Weise wird es einfacher, die Organisation einer Firmenveranstaltung, einer Präsentation oder eines Meetings zu bewältigen, ohne Berge von gemeinsamen Dokumenten zu erstellen, die noch mehr Verwirrung stiften könnten.

Ein weiteres Highlight ist die Tatsache, dass Sie in Meeting-Chats auf Teams an Loop-Checklisten zusammenarbeiten können.

Microsoft Loop Canvas Checkliste

Alle Sitzungsteilnehmer haben so die Möglichkeit, die Liste zu ändern, wenn Themen angesprochen werden oder wenn andere Entscheidungen getroffen werden als die, die ursprünglich auf der Leinwand standen.

Am Ende der Sitzung kann die Checkliste an die Nutzer geschickt werden, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, so dass sie über die Projektentwicklung auf dem Laufenden bleiben und ihre Ideen in Echtzeit mit dem Rest der Gruppe teilen können.

Microsoft Loop-Textabsatz

Wie wir bereits erwähnt haben, sind die Leinwände von Loop polyform, obwohl das Ziel immer darin besteht, die Zusammenarbeit zwischen Fachleuten zu vereinfachen.

Eine vierte Art von Leinwand, die diesem Zweck dient, sind Textabsätze.

Mit dieser Komponente können die Mitglieder einer Gruppe in Teams gemeinsam einen Text über mehrere Kanäle verfassen. Zum Beispiel die Einführungs-E-Mail für einen Kunden oder die Grundsatzrede für die nächste Geschäftsinitiative.

Wie bei Aufzählungslisten und Checklisten trennen sich auch die Textabsätze von Loop von der allgemeinen Konversation und können über Outlook und OneNote geteilt werden, so dass auch Personen außerhalb des Projektteams in die Änderungen einbezogen werden können.

Es ist genau so, als würde man an einem gemeinsam genutzten Dokument arbeiten, aber ohne die lästigen Schritte, um es auszubreiten und in den Archiven zu finden.

Die Komponenten von Loop werden automatisch in OneDrive gespeichert und können direkt über die Suchleiste in allen Microsoft-Anwendungen abgerufen werden.

Darüber hinaus finden Sie die Leinwände, auf die Sie Zugriff haben, auch auf Ihrer Microsoft 365-Startseite.

So können Sie Texte mit Ihrem Team über Gruppenchats erstellen, externe Personen über Teams oder Outlook in das Schreiben einbeziehen, auf den für OneDrive typischen Änderungsverlauf zugreifen und Ihre Entwürfe aus jeder Microsoft-App abrufen.

Nicht übel, oder?

Microsoft Loop-Tabelle

Wir kommen nun zum fünften Komponententyp, der von Microsoft Loop zur Verfügung gestellt wird, nämlich der Tabelle.

Um seine Nützlichkeit zu erklären, lassen Sie uns mit einem praktischen Beispiel beginnen.

Sie und Ihr Team arbeiten an einem Projekt, und in Kürze findet ein Treffen statt, bei dem die Fortschritte und das weitere Vorgehen in den kommenden Wochen besprochen werden.

Um Zeit zu sparen und Prioritäten sofort festzulegen, können Sie die tabellarische Schleifenübersicht in Ihrem Gruppenchat öffnen und jede Zeile einem Teammitglied zuweisen.

In der ersten Spalte kann jeder Nutzer die Aufgaben seiner wöchentlichen To-Do-Liste eintragen; in der zweiten Spalte kann er angeben, was er bereits erledigt hat; in der dritten Spalte kann er angeben, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und was er dafür braucht.

Die vierte Spalte kann ihrerseits als Raum genutzt werden, in dem alle Nutzer ihre Kommentare hinterlassen können, was den einzelnen Mitgliedern des Teams hilft, das zu bekommen, was sie zum Weitermachen brauchen.

Microsoft Loop tabellarische Leinwand

 

 

Tabellarische Leinwand zur Organisation eines Projekts

Diese Tabelle bietet einen soliden Ausgangspunkt für Gruppensitzungen oder kann diese vollständig ersetzen und spart Zeit durch den direkten und flüssigen Vergleich, den sie den Benutzern bietet.

Darüber hinaus können Sie die Tabelle über Outlook freigeben, um Kunden, Lieferanten oder Manager über die Projektentwicklung zu informieren und deren Kommentare, eingebettet in das Canvas, in allen Anwendungen, in denen Ihre Tabelle vorhanden ist, in Echtzeit zu erhalten.

Letzter Hinweis: Diese Schleifen-Leinwand ist auch nützlich, um Teammitglieder, die nicht an den Sitzungen teilnehmen können, auf dem Laufenden zu halten, so dass sie über die Aktivitäten der restlichen Gruppe auf dem Laufenden bleiben und ihre Situation mitteilen können.

So können Sie Ihre Arbeit jederzeit koordinieren, unabhängig von den Verpflichtungen und Unwägbarkeiten, die Sie oft daran hindern, sich zu treffen.

Die Microsoft-Schleifentabelle kann jedoch auch für andere Zwecke verwendet werden, als wir bisher gesehen haben.

Sie ist die ideale Unterstützung für kollektives Brainstorming.

Durch die Verwendung von Zeilen und Spalten zum Aufschreiben und Ordnen der verschiedenen Benutzervorschläge können Sie und Ihr Team schnell wertvolle Ideen für die Weiterentwicklung Ihrer Projekte oder den Start neuer Projekte entwickeln.

Sie müssen lediglich alle Vorschläge des Teams und der Personen, die Sie in diese Aktivität einbeziehen möchten, sammeln und dann anhand der Bewertungsspalte den besten Vorschlag ermitteln.

Microsoft Loop tabellarische Abstimmung Leinwand

 

 

Vergeben Sie Ihre Stimme auf der Leinwand

 

 

Beteiligen Sie sich per E-Mail an der Abstimmung auf der Leinwand

Jeder Nutzer, der Zugriff auf die Tabelle hat, kann seine Stimme für die von ihm bevorzugte Idee abgeben, wobei auch der Name der Person angezeigt wird, die sie vorgeschlagen hat.

Innerhalb weniger Minuten wissen Sie, welche Entscheidung Sie treffen müssen, damit das Team zustimmt und das Projekt fortgesetzt werden kann.

Die Agenda von Microsoft Loop

Kommen wir nun zur letzten verfügbaren Komponente von Microsoft Loop: der Tagesordnung.

Diese Leinwand dient dazu, geschäftliche Besprechungen zu organisieren, den Überblick über die getroffenen Entscheidungen zu behalten und allen Teilnehmern - ob sie anwesend sind oder nicht - die Informationen und Materialien zukommen zu lassen, die bei der Besprechung ausgetauscht wurden.

Die Loop-Agenda wird zunächst erstellt, um eine Diskussionsübersicht zu erstellen, die als Leitfaden für die Sitzung dient.

Später kann es von allen Nutzern mit Zugriff auf die Leinwand während des Meetings bearbeitet werden, so dass kein wichtiger Punkt verloren geht oder vergessen wird.

Bearbeiten der Microsoft Loop-Agenda im Meeting-Chat

Am Ende des Meetings wird es automatisch an alle eingeladenen Teilnehmer verschickt.

Es ist hervorzuheben, dass die Tagesordnung nicht nur die während der Sitzung gemachten Notizen enthält, sondern auch die Aufzeichnung mit Protokoll und die zwischen den Teilnehmern ausgetauschten Dateien.

Informationen und Sitzungsunterlagen gemeinsam mit der Microsoft Loop-Agenda

Unnötig zu erwähnen, dass diese Komponente die Funktionen einer herkömmlichen E-Mail-Zusammenfassung ersetzt und sogar übertrifft.

Ignite 2022:
Microsoft Loop-Vorschau und 2 experimentelle Leinwände

Ignite ist die jährliche Veranstaltung, die Microsoft organisiert, um alle Neuigkeiten zu verkünden, die das Universum seiner Programme betreffen.

In der Ausgabe 2022 wurden einige interessante Neuerungen im Zusammenhang mit Microsoft Loop und seinen Leinwänden veröffentlicht.

Drei dieser Nachrichten haben uns am meisten beeindruckt und wir möchten sie mit Ihnen teilen:

• Eine private Vorschau von Microsoft Loop ist verfügbar. Was bedeutet das also?

Grundsätzlich wurde die neue Microsoft 365 App den engsten Partnern der Muttergesellschaft zur Verfügung gestellt - einschließlich uns von intranet.ai -.

Der Grund dafür ist, dass sich die App noch in der Testphase befindet und die Entwickler von Microsoft durch das Feedback der Partner in die Lage versetzt werden, eventuelle Fehler zu beheben und neue Funktionen hinzuzufügen, die den Wünschen der Nutzer entsprechen.

Ein Datum für die Veröffentlichung für die breite Öffentlichkeit wurde noch nicht bekannt gegeben, aber es wird sicherlich ein historischer Moment in der Welt der hybriden Arbeit sein!

• Die Entwicklung der Leinwand "Umfragen" wurde angekündigt.

Diese Komponente von Microsoft Loop wurde von Unternehmen, die die App in der privaten Vorschau verwenden, häufig angefordert.

Es handelt sich um ein neues Canvas, das auf Forms basiert, der App von Microsoft zur Erstellung intelligenter Fragebögen und Umfragen.

Das Ziel ist klar: Es wird darum gehen, über Teams und Outlook Canvas zu verfassen und zu veröffentlichen, um Meinungen und Antworten noch schneller, reibungsloser und einfacher einzuholen.

• Die "Q&A"-Leinwand ist fast fertig.

Nach den Anfragen von Partnern hat Microsoft nun eine weitere neue Komponente für Loop angekündigt, die der schnellen Erfassung von Antworten dient.

Sie sieht zwar ähnlich aus wie die Leinwand "Umfragen", soll aber den unaufhörlichen E-Mail-Austausch ersetzen, der durch Behauptungen und Gegenargumente erfolgt.

Stattdessen wird die Diskussion in einen einzigen Mehrkanalraum verlagert, der speziell so formatiert ist, dass die logischen Fäden des Diskurses nicht verloren gehen und so schnell und bequem wie möglich ein Kompromiss zwischen den Parteien gefunden werden kann.

Das können Sie derzeit über Microsoft Loop erfahren, die App, die die Art und Weise, wie wir mit Kollegen auf der ganzen Welt per Fernzugriff zusammenarbeiten, verändern wird.

Bleibt nur noch, Ihnen zu raten, unseren Blog weiter zu lesen, um alle kommenden Neuigkeiten zu erfahren!