Microsoft Loop: cos'è e perché cambierà il lavoro digitale

Cos'è e a cosa serve Microsoft Loop

Durante l’edizione 2021 dell’evento Ignite, Microsoft ha annunciato l’arrivo di una nuova soluzione per la suite di Microsoft 365: Loop.

Microsoft Loop punta a trasformare il lavoro digitale in un processo più fluido, collaborativo e integrato, supportando specialmente i team aziendali che operano da aree geografiche diverse. Una situazione che si è fatta più frequente con la diffusione del lavoro da remoto, la quale suppone sfide come fusi orari sfasati, connessioni instabili e abitudini lavorative differenti.

Ecco quindi che Loop cerca di rispondere a queste nuove esigenze, offrendo strumenti che migliorano la comunicazione e la collaborazione digitale.

La sua caratteristica distintiva è rappresentata dai cosiddetti componenti Loop, ovvero moduli collaborativi e aggiornabili in tempo reale che possono essere condivisi e modificati all’interno di applicazioni come Teams, Outlook e Planner.

Accanto ai componenti, l’app standalone consente di organizzare progetti in spazi di lavoro visivi, dove team e individui possono collaborare su documenti, idee e attività in un unico ambiente centralizzato del loro digital workplace.

Tutto ciò offre la flessibilità necessaria per superare molte delle frustrazioni del lavoro asincrono, facilitando la gestione di contenuti senza dover passare continuamente da un’app all’altra.

Ma l’approccio modulare di Microsoft Loop non si limita a introdurre nuove modalità di lavoro: l'obiettivo è anche di ridurre i silos informativi in azienda, offrendo un’esperienza che si adatta sia alla collaborazione in tempo reale sia allo smart working.

 

Panoramica di Microsoft Loop

Come accedere a Microsoft Loop

Microsoft Loop è disponibile tramite abbonamento a Microsoft 365 e può essere utilizzato attraverso diversi canali, grazie alla sua integrazione con le principali applicazioni di Microsoft 365 e all’app standalone dedicata. Vediamo di seguito i dettagli per l'accesso.

 

1. Attraverso i componenti Loop integrati

Microsoft Loop è già presente in alcune applicazioni della suite Microsoft 365, come Teams, Outlook, Word ed Excel. I suoi componenti permettono di collaborare in tempo reale su contenuti modulari, come tabelle, elenchi e paragrafi di testo, sincronizzando le informazioni in tutti i canali dove sono stati condivisi. Ecco come funziona:

• In Microsoft Teams, è possibile aggiungere un componente Loop direttamente in una chat o in un canale. In questo modo, i membri di un team possono lavorare sui componenti sfruttando le funzionalità per la collaborazione di Teams, senza dover passare da un’applicazione all’altra.
  
  
• In Outlook, i componenti Loop supportano tanto la condivisione quanto la modifica delle informazioni direttamente tramite e-mail.
  
  
• In Word ed Excel, i componenti Loop aiutano a creare blocchi di contenuti riutilizzabili che possono essere modificati e sincronizzati in altre applicazioni del digital workplace aziendale.
  
  

Come accedere a queste funzionalità? Basta selezionare l’icona di Loop all’interno dell’applicazione in cui si sta lavorando e iniziare a creare il proprio componente.

 

2. Utilizzando l’app standalone di Microsoft Loop

L’app standalone di Loop consente di creare spazi di lavoro collaborativi, chiamati Workspaces, dove i membri di un team possono scambiare, aggiornare e organizzare tutte le informazioni necessarie portare avanti le attività di progetto.

Accedere all’app è semplice. Occorre solo:

1. Visitare il sito di Microsoft Loop o aprire l'app nel portale Microsoft 365.
2. Effettuare l’accesso con le credenziali del proprio account aziendale.

Ecco fatto. Una volta effettuato l'accesso, gli utenti possono esplorare i Workspaces creati da loro o dal loro team, crearne di nuovi o focalizzarsi sui componenti che compongono i singoli spazi di lavoro.

Non bisogna nemmeno preoccuparsi di avvisare i colleghi, dato che le notifiche integrate verranno inviate automaticamente a tutti i membri del team dopo ogni nuova modifica.

I 6 componenti Loop per la collaborazione asincrona

Microsoft Loop è una delle più recenti innovazioni di Microsoft 365, introdotta per due motivi:

• Supportare la collaborazione asincrona, consentendo ai team di raccogliere idee, prendere decisioni e risolvere problemi insieme.
• Semplificare la gestione collaborativa di informazioni e attività, mantenendo allineati i team aziendali e sincronizzando le modifiche in tempo reale in tutte le applicazioni della suite.

A questo punto, sorge spontanea la domanda: "Come funziona?"

Come anticipato, l'ambiente di Microsoft Loop si basa su Workspaces, ovvero l'hub centralizzato per la collaborazione di un team, e i componenti Loop, ovvero i moduli di contenuto collaborativi che veicolano informazioni sempre aggiornate ovunque, da Teams a Outlook.

Di seguito, presentiamo i principali componenti di Microsoft Loop e i loro casi d’uso più interessanti.

 

Bullet List, Checklist e Task List di Microsoft Loop

Creare un elenco per fare il punto della situazione con il proprio team è una pratica comune. Tuttavia, questi elenchi rischiano spesso di perdersi nel flusso continuo di informazioni, che spaziano tra aggiornamenti sul progetto in corso, notizie aziendali, feedback dei colleghi e altre comunicazioni non sempre pertinenti.

Tra le soluzioni tradizionali, si potrebbe pensare di utilizzare la funzionalità "Pin" di Microsoft Teams per mettere in evidenza una lista di attività oppure creare un documento condiviso per collaborare in uno spazio separato, accessibile solo ai membri del team.

Entrambe le opzioni presentano, però, alcune limitazioni significative:

• Una lista evidenziata tramite "Pin" in Teams è modificabile solo da chi l’ha creata, rendendo necessaria la creazione di nuove liste per ogni aggiornamento.
• La funzionalità "Pin" consente di mettere in evidenza un solo elemento per chat, complicando la gestione di più liste contemporaneamente.
• Creare e condividere un documento separato può sembrare la soluzione migliore, ma implica il rischio di frammentare le informazioni e rendere così meno fluido il processo di collaborazione.

Loop risponde a queste problematiche con i suoi elenchi collaborativi.

Si tratta di diverse tipologie di liste, dal comune bullet point a una vera e propria lista di attività da smarcare, modificabili dal team in ogni canale usato per la collaborazione su un progetto. Ad esempio, un canale di Teams o un thread di e-mail in Outlook.

Gli utenti possono aggiungere le proprie idee in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Inoltre, se il componente viene condiviso tramite Outlook, i destinatari possono modificare i contenuti direttamente nella e-mail, senza quindi dover accedere a Teams o Loop.

Tutte le modifiche vengono sincronizzate automaticamente, garantendo l’aggiornamento in tempo reale per chiunque abbia accesso al componente. Un approccio che semplifica notevolmente l’organizzazione di eventi aziendali, presentazioni o riunioni, eliminando la necessità di creare un numero eccessivo di documenti condivisi.

Un ulteriore vantaggio è la possibilità di collaborare sugli elenchi durante le riunioni in Teams.

I partecipanti possono infatti aggiornare gli elenchi in tempo reale, man mano che vengono affrontati gli argomenti del meeting. Al termine della riunione, la checklist può poi essere inviata ai membri che non hanno potuto presenziare, dando loro l’opportunità di rimanere informati sugli sviluppi del progetto e di contribuire subito con nuove idee.

 

Elenchi di Microsoft Loop sincronizzati in Teams e Outlook

Paragrafo di Microsoft Loop

Come dicevamo, i componenti di Microsoft Loop sono altamente versatili, pur mantenendo l'obiettivo di semplificare la collaborazione tra tutte le persone coinvolte in un progetto aziendale.

Un esempio interessante di queste funzionalità sono i paragrafi di testo.

Si tratta di un componente progettato per consentire ai membri di un gruppo in Microsoft Teams di comporre insieme un testo. Ad esempio, è possibile lavorare collettivamente alla stesura di una mail di presentazione per un cliente o al discorso di apertura per una nuova iniziativa.

Come per gli elenchi puntati e le checklist, anche i paragrafi di Loop possono essere separati dalla conversazione principale e condivisi attraverso Outlook e OneNote. Ciò faciliterebbe il coinvolgimento di persone esterne al team, a patto che la condivisione sia abilitata dalle impostazioni del tenant aziendale.

L’esperienza offerta è simile a quella sperimentata nel lavorare su un documento condiviso, anche se Loop si distingue per la collaborazione multicanale. Come nel caso di Word, inoltre, i contenuti vengono automaticamente salvati in OneDrive e possono essere recuperati tramite la barra di ricerca integrata in tutte le applicazioni che compongono il digital workplace di Microsoft 365.

I componenti disponibili per un utente sono visibili anche nella home page di Microsoft 365, semplificando ulteriormente l'accesso alle informazioni.

 

Scrivere un testo insieme ai colleghi in Microsoft Loop

Tabella di Microsoft Loop

Arriviamo alla quinta tipologia di componente offerta da Microsoft Loop, ovvero la tabella. Per comprenderne l'utilità, si può partire da un esempio pratico.

Immaginiamo un team impegnato su un progetto: una riunione potrebbe servire per discutere i progressi e pianificare i passi successivi. Per ottimizzare i tempi e definire le priorità, il team potrebbe creare una tabella di Loop nella chat del proprio gruppo in Microsoft Teams.

La tabella potrebbe poi essere gestita in questo modo:

• Dedicare ciascuna riga al contributo di un membro del team.
• Utilizzare la prima colonna per annotare le attività settimanali.
• Usare la seconda colonna per indicare i progressi o i risultati ottenuti.
• Inserire nella terza colonna i task in sospeso e i requisiti per completarli.
• Condividere nella quarta colonna commenti e feedback utili per i colleghi.

Una tabella del genere rappresenterebbe un solido punto di partenza per i meeting di gruppo, ma potrebbe anche sostituirli completamente grazie alla fluidità e alla semplicità con cui consente di gestire ciascun progetto.

Inoltre, la possibilità di condividere il componente tramite Outlook permetterebbe di aggiornare stakeholder esterni, come clienti o fornitori, coinvolgendoli nel flusso di comunicazione per ottenere feedback preziosi con cui aggiustare, se necessario, la strategia del team.

Un ulteriore vantaggio è quello di mantenere aggiornati i membri del team che non possono partecipare alle riunioni, consentendo loro di restare informati sull'andamento del progetto e di condividere i propri aggiornamenti con il gruppo in modalità asincrona.

Oltre alla gestione di un progetto, le tabelle di Microsoft Loop si prestano ovviamente a molteplici utilizzi. Ad esempio, possono diventare un supporto ideale per attività di brainstorming. Usando righe e colonne, un team potrebbe raccogliere e organizzare le diverse proposte, includendo una colonna dedicata alla valutazione delle idee.

Ciascun utente con accesso alla tabella potrebbe infatti dare il proprio voto, rendendo subito visibile la preferenza verso la proposta di un collega. In pochi minuti, il team saprebbe quale idea ha riscosso più successo e, convertendo la tabella nel modo che abbiamo suggerito poco fa, potrebbe organizzare le attività per realizzarla.

 

Tabella di Loop per votare le proposte del team

Agenda di Microsoft Loop

Un'ultimo importante componente Loop è l'agenda, che semplifica la gestione delle riunioni e la condivisione delle informazioni tra i partecipanti.

Consente infatti di accompagnare i meeting di Microsoft Teams con una scaletta, che racchiude gli argomenti da trattare. Durante il meeting, tutti gli utenti con accesso all'agenda possono modificarla in tempo reale, assicurando che nessun punto rilevante venga dimenticato.

Ma l'agenda non si limita a raccogliere le note di riunione.

Può includere anche materiali condivisi dai partecipanti, offrendo così una panoramica completa dell’incontro che può essere inviata a tutti coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione.

In un unico spazio, i membri del team possono quindi visualizzare:

• registrazione del meeting, corredato di transcript
• note prese dai partecipanti durante la riunione
• materiali condivisi e attività programmate

 

Agenda di Microsoft Loop con materiali e appunti di fine riunione

Microsoft Loop: come si integra con Copilot?

Microsoft Loop rappresenta una delle soluzioni più innovative nel panorama del lavoro digitale, ampliando le già potenti capacità per la comunicazione e la collaborazione di Microsoft 365.

Ideato per offrire uno spazio per la collaborazione dei team aziendali più dinamico e flessibile, Loop consente di pensare, pianificare e creare contenuti in sinergia, superando le barriere dei documenti statici ed evitando che importanti informazioni si perdano nel costante flusso di messaggi, notizie e aggiornamenti alla base di un'organizzazione.

Abbiamo visto come i componenti Loop, sia nelle diverse app Microsoft 365 che presenti in un unico Workspace nell'ambiente di Microsoft Loop, possano semplificare la gestione di progetti, riunioni e attività condivise su qualunque piattaforma del digital workplace aziendale.

Ma non è tutto.

La recente integrazione di Microsoft 365 Copilot arricchisce ulteriormente le funzionalità che Loop mette a disposizione dei membri di un team. Vediamo brevemente in che modo.

 

Generazione di contenuti

Uno dei punti di forza dell’integrazione tra Microsoft Loop e Copilot è la capacità di generare contenuti in maniera intelligente, trasformando semplici richieste in output personalizzabili.

Questa funzionalità semplifica drasticamente l’avvio di nuovi progetti, eliminando il blocco iniziale che spesso accompagna la fase creativa.

Ad esempio, un project manager potrebbe chiedere di:

• creare un piano per il lancio di un prodotto: in pochi secondi, Copilot genererà un piano strutturato che include obiettivi principali, attività da dividere tra i membri del team, scadenze e potenziali rischi.

Un altro esempio potrebbe riguardare la comunicazione interna, con una richiesta come:

• redigere una mail per il team di marketing: in questo caso, Copilot produrrà un’e-mail ben formattata, con toni professionali e un messaggio chiaro, pronta per essere inviata.

 

Avviare un progetto con Copilot in Microsoft Loop

Riformulazione e sintesi

Gli utenti possono trasformare i contenuti di un componente Loop con un solo prompt. Copilot consente infatti di modificare il tono e lo stile di un testo per adattarlo al contesto di comunicazione:

• Tono formale, ideale per documenti e comunicazioni ufficiali.
• Tono informale, perfetto per conversazioni tra i membri del team.
• Tono convincente, utile per proposte commerciali o materiali di marketing.

Un esempio potrebbe essere la riformulazione di una mail un po' banale, convertendo un'introduzione come "Vi invitiamo a partecipare al nostro prossimo evento aziendale" in un incipit più incisivo, tipo "Non perdete l’opportunità di partecipare al prossimo evento, dove condivideremo le ultime novità aziendali e i traguardi raggiunti dalle nostre persone".

Copilot eccelle anche nella sintesi di contenuti particolarmente lunghi.

Nella gestione di un progetto, dove i contributi possono essere corposi, Copilot riesce sempre a estrapolare i punti chiave e le priorità, per poi inserirli in un riassunto di facile consultazione.

Un’altra funzionalità interessante riguarda la conversione in formati diversi. Ecco qualche esempio:

• Un paragrafo complesso può essere trasformato in un elenco puntato.
• Un report dettagliato può diventare una tabella comparativa.
• Dati numerici possono essere rappresentati da grafici.

 

Perfezionare i contenuti con Copilot in Microsoft Loop

Riepilogo delle modifiche

Tenere traccia delle modifiche apportate da tutti i membri del team ai materiali di progetto può diventare impegnativo. Ma, ovviamente, Copilot può venirci in aiuto. L'intelligenza artificiale di Microsoft può, ad esempio, analizzare le attività all’interno di Loop, riportando:

• Chi ha fatto cosa: ogni modifica è attribuita al suo autore, con dettagli sul tipo di intervento (aggiunta, modifica, eliminazione).
• Quando è stata fatta: il timestamp di ogni modifica aiuta a ricostruire la cronologia.
• Cosa è cambiato: Copilot evidenzia i contenuti aggiornati, permettendo agli utenti di concentrarsi solo sulle parti rilevanti.

Di conseguenza, i membri del team possono:

• Rimanere aggiornati sugli sviluppi del progetto senza dover rivedere ogni dettaglio manualmente.
• Evitare conflitti o duplicazioni, poiché Copilot identifica anche le aree di sovrapposizione.
• Accelerare i processi decisionali, avendo sempre a disposizione una panoramica completa e aggiornata del progetto.

 

Monitorare le modifiche ai contenuti con Copilot in Microsoft Loop

Suggerimenti proattivi

Un aspetto distintivo dell’integrazione di Copilot in Loop riguarda la sua capacità di anticipare le esigenze degli utenti, consigliando materiali e risorse per migliorare l’organizzazione del progetto.

Per fare ciò, Copilot analizza in tempo reale i contenuti condivisi dal team per proporre:

• Collegamenti tra idee: se due membri del team lavorano su concetti simili, Copilot suggerisce di unificarli o connetterli per evitare ridondanze.
• Modelli predefiniti: sulla base del titolo o della descrizione di un nuovo progetto, Copilot può proporre template già pronti per pianificare attività, reportistica o sessioni di brainstorming.

 

Creare un nuovo Workspace in Loop con i suggerimenti di Copilot

Microsoft Loop: cosa riserva il futuro?

Ignite è l’evento annuale organizzato da Microsoft per annunciare le novità relative alle sue applicazioni e suite, come Microsoft 365 e Microsoft Viva. Durante l’edizione del 2022, sono stati presentati alcuni importanti aggiornamenti per Microsoft Loop, che si rivelano tutt'oggi attuali.

Presentiamo qui le novità principali annunciate allora, aggiornate con le informazioni più recenti:

1. Dopo un periodo di anteprima privata, Microsoft Loop è ora accessibile al pubblico. Questo passaggio rappresenta un'importante evoluzione nella roadmap del prodotto: l'app, inizialmente riservata a un ristretto gruppo di partner, è ora pronta per essere utilizzata da tutti gli utenti con abbonamenti Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 ed E5.
   
   
2. Tra le funzionalità più richieste, è in fase di sviluppo "Polls", integrata con Microsoft Forms. Questo nuovo componente Loop permetterà di creare e pubblicare sondaggi tramite Teams e Outlook, semplificando la raccolta di idee, preferenze e opinioni.
   
   
3. Microsoft sta lavorando anche allo sviluppo di componenti focalizzati su comunicazione e coinvolgimento. Tra questi, facciamo menzione di "Q&A". Nonostante sembri simile a Polls, lo scopo che intende raggiungere questo componente è quello di sostituire gli incessanti scambi di mail che procedono a colpi di affermazioni e controargomentazioni. Dunque, si focalizza sul velocizzare la presa di decisione. Dai recenti annunci di Microsoft, tuttavia, sembra che lo sviluppo di Q&A si sia arrestato, lasciando incerto il suo rilascio.

FAQ su Microsoft Loop

Cos'è Microsoft Loop e a cosa serve?

Microsoft Loop è un'applicazione innovativa di Microsoft 365 progettata per migliorare la collaborazione digitale. Consente ai team di lavorare in modo più fluido, grazie a componenti modulari che si aggiornano in tempo reale e integrano informazioni condivise tra diverse applicazioni.

Quali sono i componenti principali di Microsoft Loop?

I componenti di Microsoft Loop includono liste di attività, paragrafi di testo, tabelle e agende. Questi strumenti aiutano a organizzare e coordinare il lavoro, migliorando la collaborazione tra team anche in modalità asincrona.

Come si integra Microsoft Loop con altre applicazioni di Microsoft 365?

Microsoft Loop si integra perfettamente con applicazioni come Teams, Outlook, Word ed Excel. I suoi componenti possono essere utilizzati direttamente in queste app, garantendo continuità nel lavoro e aggiornamenti in tempo reale senza dover cambiare piattaforma.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di Microsoft Loop per la collaborazione asincrona?

Microsoft Loop centralizza le informazioni, riduce i silos informativi e garantisce aggiornamenti istantanei. È uno strumento flessibile che permette ai team distribuiti di collaborare in modo efficace e senza interruzioni, aumentando la produttività e l'allineamento tra i membri.

Come posso accedere a Microsoft Loop?

Microsoft Loop è accessibile attraverso componenti integrati in Microsoft 365 e tramite un'app standalone. Questa applicazione offre uno spazio visivo per gestire progetti, documenti e attività in un unico ambiente collaborativo.