Microsoft Viva:
tutto ciò che c'è da sapere

Microsoft Viva è la piattaforma per l'employee experience che si integra con l'app e le funzionalità di Microsoft Teams.

Si divide in 4 moduli principali, focalizzati su interazione, benessere, conoscenza e formazione.

Scopriamo quindi tutto ciò che c'è da sapere sull'ultimo prodotto firmato Microsoft!

Cos'è l'employee experience

L’employee experience è un concetto che si è diffuso durante la pandemia ed esprime l'importanza che deve essere riconosciuta al benessere delle persone in azienda.

Il vero patrimonio delle imprese sono infatti i dipendenti, in quanto sono loro che portano avanti i progetti su cui si basa la sopravvivenza e la crescita di un'organizzazione.

Per approfondire, date un'occhiata al nostro articolo sull'employee experience e la nuova vision delle aziende.

Occorre partire da questo concetto per creare tutti gli strumenti e i servizi che l’azienda offre alle sue persone, affinché la loro esperienza sia la migliore possibile. Perché?

Ormai è noto che i dipendenti che si sentono parte di una comunità attenta si trovano in una condizione tale da aumentare le proprie performance.

Microsoft si è basato su 6 elementi chiave dell'employee experience per creare la nuova suite di Microsoft Viva.

Ve li presentiamo brevemente qui di seguito:  

• Benessere.

Ogni persona in azienda deve avere a disposizione strumenti che la aiutino a organizzare senza stress la propria routine di lavoro. 

• Crescita.

I dipendenti devono avere la possibilità di accedere a una formazione costante, per continuare a imparare e a perfezionare le proprie capacità.

• Connessione.

A tutti deve essere consentita la possibilità di connettersi e scambiare informazioni con i propri colleghi e colleghe, senza perdere tempo a cercare negli archivi o a inviare serie infinite di mail.  

• Focus. 

Le aziende devono favorire il focus sulle attività, ovvero mettere a disposizione degli strumenti capaci di stimolare la collaborazione tra team di lavoro e aiutare i singoli membri a svolgere i propri compiti in autonomia. 

• Scopo.

Gli utenti devono essere allineati sugli obiettivi aziendali ed essere in grado di tracciare in modo collaborativo il loro stato di avanzamento. 

• Consapevolezza.

Le persone in azienda devono poter contare su strumenti capaci di aiutarli a avere più consapevolezza dei loro punti di forza e di debolezza.

Microsoft Viva propone quindi un'esperienza di lavoro incentrata sulle persone, il loro benessere e le loro necessità.

Tutto questo, partendo da Microsoft Teams.

Quali sono i componenti principali di Microsoft Viva

Oggi, la maggior parte del tempo e delle energie viene impiegata nel lavorare all'interno di un ambiente digitale, quasi sempre composto dai tool di Microsoft 365.

Avere delle funzionalità nell'app di Microsoft Teams in grado di fornire insights sui propri livelli di produttività e organizzazione risulta quindi particolarmente utile.

Lo è anche per gestire meglio i momenti di pausa o di interazione con colleghi, colleghe e responsabili di progetto.

Per questo motivo, Microsoft Viva include Viva Connections, il modulo per la comunicazione, la conversazione e la diffusione della cultura aziendale.

Con Viva Connections, gli utenti possono trovare le comunicazioni interne e le risorse corporative di cui hanno necessità in una singola app personale di Teams.

Dopodiché, abbiamo Viva Learning, il portale per la formazione professionale.

Questa app raccoglie infatti tutti i contenuti formativi provenienti da provider riconosciuti, come LinkedIn Learning, oppure creati dalla propria azienda.

Viva Topics, invece, permette la condivisione della conoscenza all'interno dell'organizzazione, qualunque sia la sua dimensione e struttura.

Grazie all'AI, scambiare file e informazioni diventa ancora più semplice e immediato.  

Infine, parleremo di Viva Insights, nata per visualizzare e sviluppare il benessere e la produttività di tutte le persone in azienda.

Microsoft Viva Connections  

Le aziende hanno dovuto mobilitarsi per adattarsi ai recenti cambiamenti socio-economici, fornendo alle loro persone gli strumenti necessari non solo per le proprie attività, ma anche per il proprio benessere. 

Il lavoro da remoto rende difficile creare un senso di appartenenza.

Per questo motivo, Viva Connections rappresenta un'app essenziale per il proprio digital workplace.

Cos'è Microsoft Viva Connections

Viva Connections è il portale per Microsoft Teams che offre alle persone un'esperienza unificata, ricca di notizie, conversazioni e altre risorse aziendali.

Il suo obiettivo è aiutarvi a stabilire e a rafforzare i legami con colleghi e colleghe, ovunque si trovino. 

Feed personalizzato

In tutte le aziende, la comunicazione interna gioca un ruolo fondamentale. Tuttavia, se il numero di strumenti per lo scambio di informazioni diventa eccessivo, c’è il rischio che alcuni contenuti si perdano e non vengano più trovati.

A questo proposito, Viva Connections permette agli utenti di accedere facilmente ai contenuti di cui hanno bisogno.

Il feed di Viva Connections raccoglie e organizza i post e le notizie più recenti, nonché quelli più rilevanti per i singoli utenti.

Inoltre, consente di pubblicare i contenuti provenienti da app Microsoft 365 - come SharePoint, Yammer o Stream - oppure di provider esterni.

Accesso rapido

È disponibile su Teams un’icona in alto a sinistra per accedere alla intranet, che deve essere configurata come home site di SharePoint.

L’home site è il sito principale dell'istanza di SharePoint Online che raccoglie notizie, risorse e informazioni da tutti i siti presenti all’interno della sottoscrizione a Microsoft 365.

Grazie a questa funzionalità, è possibile accedere alle ultime news della propria intranet senza lasciare lo spazio di navigazione di Microsoft Teams.

Dashboard

La dashboard è un pannello di app/ widget che presenta contenuti o funzionalità personalizzabili dall’azienda.

È una funzionalità costruita intorno agli utenti per aiutarli a rimanere coinvolti nel flusso di lavoro.

Pensate alla dashboard come la casa aziendale dei dipendenti, sviluppata con l’obiettivo di mettere a loro disposizione gli strumenti e le risorse corporative di cui hanno maggiormente necessità.  

Nella dashboard, è possibile personalizzare i tool per diversi gruppi di utenti. Potete, quindi, configurare Viva Connections per fornire a ciascun gruppo ciò di cui ha bisogno, riducendo così al minimo il tempo che viene solitamente impiegato nella ricerca di informazioni e app utili.

Navigazione globale

All’interno dell’home site di SharePoint Online, trovate una navigazione globale che permette di muoversi tra i contenuti e i siti di tutto il vostro ambiente di lavoro Microsoft 365.

In questo modo, potrete reperire file e informazioni da qualunque applicativo della suite integrato.

Company feed

Il company feed rappresenta l’integrazione tra Yammer, SharePoint Online e Teams.

Di fatto, con Viva Connections potete accedere e partecipare alle conversazioni che si sviluppano in Yammer direttamente dalla intranet o dalla vostra app di Microsoft Teams.

Questa funzionalità è personalizzabile per visualizzare i contenuti dalla community principale o da specifiche community.

Microsoft Viva Insights 

Microsoft Viva Insights si focalizza sul benessere e sulla produttività della persona in azienda.

Fornisce alle persone informazioni personalizzate per migliorare il proprio rapporto con il lavoro. A tal fine, Viva Insights verrà integrata con Microsoft Workplace Analytics e Microsoft MyAnalytics.

Tutto questo, nel pieno rispetto della privacy personale.

Come funziona Viva Insights

Viva Insights integra le funzionalità di due prodotti Microsoft: MyAnalytics e Workplace Analytics.

Questi servono per valutare l’interazione dell’utente con gli strumenti di Microsoft 365. Vengono quindi archiviati dati che riguardano il loro modo di lavorare, specialmente in relazione al time management.

Per esempio, ogni utente può ottenere insights utili su quante mail riceve in un dato periodo e quanto tempo impiega mediamente per scrivere una risposta, oppure quanto tempo investe nel fare riunioni o altre attività.  

Queste informazioni vengono presentate in due modalità:

1. 1. Insights personali, che servono per aiutare i singoli utenti a organizzare meglio la propria agenda.
   2. Insights da Workplace Analytics, che vengono aggregate per dare a manager e leader una visione della produttività generale dei loro team.

Funzionalità personali

Esistono 3 gruppi di utenti capaci di interagire con i dati: singoli utenti, manager e leader.

Le persone possono aggiungere l’app di Viva Insights in Microsoft Teams per integrare due funzionalità:

• Il tab “Stay connected”, che permette di restare in contatto con colleghi e colleghe, controllare le mail ricevute e gestire il calendario, organizzando riunioni e incontri con i propri team.
• Le notifiche per avvisarvi che ancora non avete risposto ad alcune mail.  

Le informazioni sugli utenti che vengono raccolte dall'app sono completamente private e vengono ottenute dal riepilogo dei dati di Microsoft 365 riguardanti mail, riunioni, chiamate e chat a cui le persone hanno accesso.

Time management e salute mentale

Da Microsoft Teams, potete accedere a un’area specifica di Viva Insights, nella quale vi vengono proposti slot nella vostra agenda per prendervi del tempo per voi e rilassarvi.

La funzionalità "Protezione del tempo" consente agli utenti di pianificare i momenti di pausa e quelli dedicati alle proprie attività, così da arrivare a fine giornata con meno stress e più risultati.

Accesso dalla intranet

L’home page di una intranet permette di fare azioni rapide, utili sia a interagire con le persone sia a gestire le attività di lavoro quotidiane.

Ad esempio, potete accedere velocemente ai vostri task, organizzare dei momenti di focus per voi stessi oppure condividere informazioni con l’azienda in forma anonima su come vi sentite.

Funzionalità per manager e responsabili

Abbiamo detto che esistono 3 tipologie di persone che possono interagire con i dati forniti da MyAnalytics e Workplace Analytics. Tra queste, ci sono i manager.

Quando un* manager accede a Viva Insights, avrà la possibilità di avere dei report utili sulla produttività e il benessere dei suoi team.

Manager e responsabili possono così analizzare i grafici che mostrano le condizioni di burnout e stress delle persone, mettendo in evidenza il tempo speso al di fuori dell'orario di lavoro oppure eventuali sovraccarichi derivanti da task e riunioni.

Supportati e contestualizzati da ricerche e suggerimenti per le migliori pratiche, questi approfondimenti aiutano a identificare le esigenze dei diversi team aziendali.

Questa esperienza si arricchirà nel tempo con la possibilità di creare piani d'azione di squadra.

I membri del team riceveranno così consigli e suggerimenti per dare priorità al proprio benessere, aumentando la produttività allo stesso tempo. Manager e responsabili di progetto potranno valutare i progressi del team in questo percorso.   

Leader insights

I leader hanno la visibilità su tutta l’organizzazione.

Riescono a vedere l’engagement degli utenti, sfruttando la mole di dati provenienti dall’utilizzo di Microsoft 365, e prendere di conseguenza delle decisioni per migliorare la loro esperienza.

Viva Insights viene in aiuto, facendo proposte al riguardo.

Microsoft Viva Topics 

Microsoft Viva Topics usa l’AI per diffondere la conoscenza aziendale nelle app di lavoro quotidiane.

L’obiettivo è quello di trovare rapidamente le informazioni utili, ridurre le interruzioni, ottimizzare il tempo delle persone e migliorare il processo decisionale. Come?

Con le schede argomento create da Viva Topics.

Cosa potete fare con Viva Topics

Viva Topics permette di definire degli argomenti all’interno dell’azienda (i topic) e fa in modo che gli algoritmi AI, alla base di Microsoft 365, riescano a recuperare in automatico tutte le informazioni relative all’argomento.

Gli utenti potranno vederli quando aprono o leggono una mail su Outlook, quando visualizzano una news nella intranet di SharePoint oppure quando lavorano nell'app di Teams.

Una volta identificato un argomento in una mail, per esempio, questo viene sottolineato. Cliccandolo, l'utente aprirà la topic card che contiene tutti i contenuti utili.

Con "contenuti", intendiamo i documenti, le conversazioni di Yammer e i contatti a cui rivolgersi in azienda per avere ancora più informazioni.  

Topic card

La topic card mostra velocemente tutte le informazioni su uno specifico argomento in Teams, Outlook e SharePoint Online.

Parliamo quindi di una breve descrizione con le risorse suggerite e le persone considerate esperte in merito all’argomento.

Le risorse suggerite possono essere conversazioni all’interno di Yammer, contenuti o siti all’interno della intranet.

Topic page

Dalla topic card, potete raggiungere la pagina completa che tratta dell'argomento.

Qui, potete visualizzare le persone, i contenuti suggeriti e una mappa con tutti i topic che compongono l'enciclopedia aziendale.  

In questo modo, diventa più semplice condividere e diffondere conoscenza con tutte le persone dell'organizzazione.

Mappa degli argomenti

Si tratta di una mappa che mette in relazione i vari argomenti presenti in azienda e che si trova in ogni topic page.

Inoltre, esiste l’integrazione con Yammer che permette di mettere in evidenza le domande e le risposte degli utenti su uno specifico argomento.

Le persone possono fare domande, in modo tale che gli esperti di quel topic vengano notificati e possano dare le loro risposte. Queste vanno poi a comporre il contenuto della topic page e saranno visibili a tutti.

Collaborazione

Le persone di un’organizzazione possono collaborare su ogni topic.

Di fatto, è possibile nominare più owner per un singolo argomento e ognuno di loro potrà modificare la topic page aggiungendo nuove informazioni, per poi ripubblicarla. 

Microsoft Viva Learning

Microsoft Viva Learning aiuta le persone in azienda a sviluppare competenze durante le impegnative giornate di lavoro. Come?

Usando Teams come piattaforma di e-learning con i contenuti offerti da Microsoft, da terze parti oppure dall'azienda stessa.

Tutti gli utenti potranno così organizzare i loro percorsi formativi in totale autonomia e condividere i loro risultati con la community corporativa.

Gestione dei contenuti in Viva Learning

Viva Learning permette di avere a disposizione contenuti provenienti da LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Coursera, edX, Pluralsight e Skillsoft, per citarne solo alcuni.

In aggiunta, è possibile inserire videocorsi, file e documenti formativi personalizzati, creati appositamente dall'azienda per le sue persone e i suoi dipartimenti.  

I manager di progetto potranno usare alcune funzionalità interessanti, come l'assegnazione di corsi specifici e il tracciamento dei progressi fatti dai loro team.

Gestione dei contenuti nei gruppi Teams

Viva Learning dà la possibilità di inserire contenuti formativi in specifici gruppi di Microsoft Teams, in modo che i membri possano collaborare e organizzare la propria formazione.  

I contenuti vengono condivisi sotto forma di card nelle chat, muniti di copertina personalizzabile e breve descrizione.

Gruppi di lavoro e singoli dipendenti possono organizzare la propria agenda di apprendimento con contenuti pertinenti alle loro attività.

Organizzare la formazione

All’interno di Viva Learning, le persone indicate come manager possono decidere di assegnare un contenuto formativo a una o più persone del proprio team.

La piattaforma mostra tutti gli incarichi di apprendimento assegnati e il relativo stato di completamento.

I dipendenti possono visualizzare i corsi inviati dai loro manager, insieme a dettagli importanti come la data di scadenza per completarli.