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Intranet aziendale: 20 idee per migliorarla nel 2021

LA GUIDA DEFINITIVA

Questa è la guida che ti aiuterà a migliorare la tua intranet con 20 idee innovative e vantaggiose. 

E lascia che prima precisi una cosa. 

Non sono idee prese a caso con la speranza che possano funzionare. 

Ciascuna di queste è frutto dell’esperienza di professionisti presenti nel settore da anni. 

Il loro impiego ti aiuterà a potenziare molteplici aspetti della tua azienda. 

Sono già molte le imprese nazionali e internazionali che ne fanno tesoro. 

Inizia anche tu. 

Intranet cos'è?

La intranet è un portale web, accessibile solo alle persone che lavorano in azienda.

In linea con le aspettative aziendali, rappresenta il riflesso digitale dell’impresa dentro la quale ogni dipendente può trovare: 

  • comunicazioni e news aggiornate 
  • materiali di lavoro 
  • servizi al dipendente come le buste paga e prenotazioni 
  • aree di formazione 
  • area welfare 
  • spazi di lavoro condivisi 

Cos'è una intranet aziendale?

In questo video vorrei rispondere a questa domanda per iniziare a esplorare un argomento che è stato di nicchia fino a poco tempo fa, ma che per fortuna ora sta prendendo piede anche qui in Italia, vi...

 

Tra le mani di ogni persona che lavora in azienda si presenta quindi come lo strumento di lavoro intelligente e potenziante, in grado di aumentare le performance di tutti i processi aziendali. 

In questa guida ti farò vedere nel pratico cosa è in grado di fare nella tua azienda.

 

Intranet aziendale: perchè?

Al giorno d’oggi la digitalizzazione aziendale è una corsa inarrestabile alla quale le aziende non possono sottrarsi. 

Questo potrebbe apparire a molti una condizione scoraggiante, al contrario invece rappresenta il trampolino di lancio per raggiungere ciò a cui tutte le aziende di qualsiasi realtà di mercato aspirano: la crescita. 

E’ infatti poco probabile ad oggi pensare al progresso, senza evocare la tecnologia. 

Per questo le organizzazioni hanno bisogno di uno strumento per compiere questo salto e atterrare nel migliore dei modi. 

La intranet si è dimostrata quello strumento. 

Se sotto gli occhi di ogni lavoratore c’è una piattaforma intelligente in grado di comprendere, potenziare e prevedere le sue attività, i vantaggi della digitalizzazione mostreranno i loro frutti. 

I servizi al dipendente

Primo capitolo

In questo primo capitolo vedremo insieme alcuni esempi di servizi che si possono offrire ai lavoratori in azienda, tramite la intranet aziendale. 

- Prenotazione sala riunioni 

- Prenotazione spazi generali aziendali 

- Richieste di ferie, permessi, malattie 

- Richiesta rapida, approvazione e conteggio ferie

- Le mie buste paga 

- Menu del giorno

- Prenotazione auto aziendale

- Job posting

Prenotazione sala riunioni

Hai bisogno di una sala in cui svolgere le tue riunioni? 
Con la intranet potresti avere la possibilità di prenotarla, stabilendo il giorno e l’ora che ti interessano, con la possibilità di invitare le persone e inviargli un appuntamento sulla propria agenda. 

I tuoi meeting così possono svolgersi con sicurezza quando e dove desideri. 

Prenotazione spazi generali aziendali 

Sempre attraverso la intranet aziendale è possibile prenotarsi il parcheggio dell’auto, la scrivania o altri ambienti le cui postazioni non sono fisse.  

Anticipi e pianifichi così i tuoi spostamenti all’interno dell’azienda

In home page della intranet, quando entri per la prima volta durante il giorno, potresti fare in modo di proporre in automatico all’utente le sue ultime scelte, come l’ultima sala riunione in cui hai fatto un meeting o la scrivania che prenoti per la gran parte dei giorni di un mese. 

La piattaforma mostrerà quando è di nuovo disponibile la sala, la scrivania o la risorsa che interessa, per effettuare una prenotazione rapida

Richieste di ferie, permessi, malattie 

Per le richieste di ferie, permessi e malattie, puoi pensare di utilizzare la intranet.

Offri così ai lavoratori dei sistemi per effettuare una richiesta e ricevere l’approvazione del tuo capo secondo la gerarchia aziendale, ottimizzando i processi e i tempi.  

Se l’azienda è invece già in possesso di applicazioni esterne apposite per queste operazioni aziendali allora la intranet è la piattaforma perfetta per un’integrazione.

Permette la compilazione del modulo di richiesta direttamente dal portale e mostra lo stato di tutte le richieste passate. 

Richiesta rapida e conteggio delle ferie

L’utente nella sua intranet aziendale può accedere in una sua area personale, in cui è possibile effettuare le richieste per le ferie e visualizzare il residuo di ore e giorni rimasti rispetto al monte annuale. 

Quando il manager entra nella intranet può aprire un widget sull’approvazione delle ferie e ricevere in tempo reale le notifiche che gli segnalano le richieste da parte dei dipendenti. 

Nel caso in cui non venisse approvata la richiesta, dovrebbe essere possibile aggiungere una relativa motivazione. 

Buste paga online

Tramite la intranet aziendale puoi offrire ai lavoratori la possibilità di accedere alle proprie buste paga con il relativo storico da quando il dipendente è in azienda. 

Se vuoi dare questa possibilità alle persone, ricordati solo di stare attento alla sicurezza di questo processo.

Puoi permettere l’accesso alle buste paga dopo che l’utente ha reinserito le proprie credenziali, o se ha inserito un codice temporaneo di accesso via mail o via telefono.

Così si eviteranno accessi indesiderati a informazioni sensibili della persona. 

Menu del giorno 

Se hai la mensa in azienda, puoi permettere l’accesso tramite la intranet del menù del giorno ancora prima di andare a pranzo. Così puoi decidere in anticipo cosa mangiare e ottimizzerai i tempi della tua routine. 

In aggiunta, puoi pensare di permettere la prenotazione del pasto con la modalità take away.  Questa possibilità potrebbe risultare molto vantaggiosa per chi ha poco tempo a disposizione per mangiare. 

Questa possibilità vale anche per chi non ha la mensa. Tramite la intranet puoi pubblicare il menu del ristorante più vicino all’azienda o prenotare il pranzo, evitando code negli orari di punta. 

Prenotazione auto aziendale  

Se nella tua azienda è presente un servizio che mette a disposizione delle auto per gli spostamenti dei dipendenti, la intranet può agevolarne i meccanismi di condivisione. 

È possibile, infatti, prenotare l’auto definendo i tempi e le ragioni attraverso un modulo di prenotazione dell’auto che, eventualmente, può essere preceduto da un flusso di approvazione.  

Job posting 

All'interno della intranet aziendale possono essere pubblicate tutte le posizioni di lavoro aperte all’interno dell’azienda.

Questa è una pratica molto utile in aziende di grosse dimensioni, che permette di verificare eventuali disponibilità interne, prima di iniziare una ricerca di nuovi candidati all’esterno dell’organizzazione. 

Ogni dipendente ha sempre così a portata di click un elenco delle possibilità di cambio mansione, le relative scadenze per presentarsi e i requisiti del nuovo ruolo. 

A loro volta le risorse umane possono avere a disposizione un’area di gestione delle candidature, in cui ricevere i profili di tutti i colleghi che hanno deciso di proporsi per le specifiche posizioni aperte.

Puoi anche fare in modo che le risorse umane accedano direttamente all’area personale di tutti i dipendenti, così che possano valutare la candidatura attraverso quella sorta di curriculum digitale che i colleghi mantengono aggiornato. 

Gamification

Secondo capitolo

In questo secondo capitolo con il concetto di “Gamification” vogliamo aiutarti nel processo di introduzione della intranet in azienda o della sua implementazione.

Per farlo ti proponiamo idee che incrementano l’engagement attraverso la piattaforma e facilitano l’apprendimento di nuove informazioni, applicando dei concetti, circostanze o tecniche che provengono dai giochi.  

Sappi che su questo campo, l'unico limite può essere dato solamente dalla tua immaginazione.

Gamification significato

Dal termine "game", la gamification è una tecnica che richiama le procedure e le strutture tipiche dei giochi per raggiungere obiettivi specifici, in questo caso aziendali.

Questo strumento trae vantaggio dall'interattività degli attuali mezzi digitali ed è in grado di veicolare messaggi di diverso tipo generando un forte coinvolgimento attivo nei soggetti interessati.

Gamification in azienda

Pensa quanto è difficile far passare le persone dall’utilizzo quotidiano della mail, a cui sono abituati dagli ultimi 15 anni di lavoro, all’utilizzo di un sistema di conversazione come Microsoft Teams.

E' una faticaccia te lo assicuro.

Pensa invece quanto risulta più semplice se l’utente apre la intranet e si trova un gioco che, in maniera indiretta, spiega come utilizzare Teams in azienda per ridurre tutti i problemi che ha nell’utilizzo della mail per lavoro.

Pensa adesso quanti utenti puoi far atterrare all’interno della intranet se decidi di pubblicare dei badge di riconoscimento alle persone, o una classifica dei gli utenti che stanno adottando più degli altri la nuova piattaforma. 

Pensa come puoi aumentare il livello di team work in azienda, se permetti alle persone di mettersi in gruppo, scegliere il nome del proprio gruppo e partecipare tutti insieme alla vittoria della competizione. 

Persino i valori o la vision aziendale possono essere trasmessi in maniera indiretta ma molto più efficace se dietro la strategia aziendale c'è un corretto uso della gamification. 

“Dammi il cinque” 

Nella intranet possono essere condivisi endorsment pubblici che rappresentano segni di apprezzamento verso le caratteristiche o verso il lavoro di un collega.  

Puoi quindi immaginare un’area in home page, in cui ogni persona può dare “il cinque” virtuale come indice di gradimento verso qualche azione da parte di qualcuno e per condividere il suo operato in azienda. 

Così facendo, sempre in maniera leggera e giocosa, puoi avere un’area che risulterà sicuramente di interesse per tutti in azienda. 

Generazione di idee 

La intranet aziendale può essere il punto giusto per facilitare la generazione di nuove idee in azienda. 

Una modalità, che abbiamo messo in pista più volte nelle intranet che abbiamo gestito, sono stati i contest per la generazione di nuove idee sia per identificare nuovi servizi o prodotti per il business aziendale, sia per migliorare il benessere all’interno dell’azienda. 

Le persone hanno dovuto mettersi in gruppo, alzando così l’interazione e la collaborazione tra colleghi e hanno potuto pensare tutti insieme a come raggiungere gli obiettivi che si era data l’azienda per un’iniziativa di questo tipo.

Una volta pronta, le idee sono state pubblicate, previa approvazione, direttamente all’interno del portale ed è stata data a tutti la possibilità di votarle, alzando così le visite e l’engagement generale sulla intranet. 

Il coinvolgimento massimo per le persone è stato poi quello di vedere le proprie idee vincere la classifica ed essere messe in opera dall’azienda. 

Chi meglio di chi lavora tutti i giorni in azienda può proporre come migliorare le cose? 

La killer app 

Una “killer app” è l’applicazione che genera visite all’interno della intranet.

Ogni intranet deve avere la sua killer app, così da portare all’interno del portale più colleghi possibili e far sì che, assieme all’utilizzo dell’applicazione specifica, queste persone possano anche recepire:

  • le news aziendali
  • essere messi a conoscenza di specifiche iniziative 
  • possibilità che la intranet sta offrendo
  • più semplicemente, conoscere meglio i contenuti presenti nel portale aziendale. 

Esempi di killer app sono tutti i servizi al dipendente che abbiamo citato in questa guida, l’accesso alle buste paga porta visite di tutti i colleghi almeno una volta al mese e, un po' come nelle migliori tecniche di marketing, quello è il tuo momento per convertire quella che è una visita “operativa” in una visita “esplorativa” della intranet. 

Utilizzo dei sondaggi  

I sondaggi sono uno strumento molto utile per coinvolgere i dipendenti e quindi alzare l’engagement delle persone in azienda. 

Da un lato dai la possibilità alle persone di far sentire la propria voce, di partecipare alle scelte aziendali o dare un feedback su specifiche iniziative. 

Dall’altra dai modo a tutti, attraverso la pubblicazione dei risultati, di vedere come la pensa il resto dei colleghi su determinati argomenti che non sempre possono essere oggetto di discussione comune e rappresentano problemi di comunicazione. 

Per tenere sempre alto l’engagement però fai attenzione a queste due cose: fai sempre sondaggi a domande chiuse, per facilitarne la compilazione, e pubblica i risultati con celerità.  

Area personale

Terzo capitolo

All'interno della intranet ciascun dipendente trova il suo spazio naturale.

Un'area personale per ogni utente chiamata My Profile è una risorsa a cui non si può rinunciare.

E' utile sia per la visualizzazione di informazioni personali per l’utente che accede al portale, sia per la fruizione di servizi specifici per il dipendente. 

Inoltre ti aiuta a tenere aggiornati tutti i dati degli utenti della piattaforma aziendale, porta informazioni che costituiscono parte del patrimonio aziendale e si presenta come uno strumento pieno di utilità per il dipendente.

Scopri meglio di cosa si tratta e come aiuta i processi aziendali.

Area “Il mio profilo” / Area personale 

In questa area possono risiedere tutte le informazioni dell’utente che sta navigando di cui l’azienda è a conoscenza, come:

  • la data di assunzione
  • il ruolo
  • il dipartimento di appartenenza
  • le informazioni che l’utente stesso può inserire per presentarsi ai colleghi come le proprie competenze, gli interessi, le esperienze pregresse e tanto altro, a formare una sorta di curriculum digitale per la persona.

Queste informazioni, se espressamente condivise dall’utente proprietario dei propri dati, sono molto utili per farsi conoscere all’interno dell’azienda e fare networking. 

Il risultato è quello di costruire un vero e proprio database di profili dei lavoratori in azienda, utile soprattutto alle risorse umane per conoscere meglio i colleghi ed essere facilitati durante le attività di ricerca delle competenze interne. 

In aggiunta, ci può essere l’accesso rapido a servizi che girano intorno al dipendente, come l’accesso alle proprie buste paga, l’elenco dei propri corsi di formazione, le proprie ferie e richieste di permesso, i propri obiettivi e tanto altro. 

Modulo di aggiornamento dei propri dati personali 

Ogni qual volta i dati personali di un dipendente cambiano, all'interno della intranet aziendale può essere messo a disposizione un modulo da compilare in cui questi vengono aggiornati e ricevuti dall’azienda. 

Molto utile per avere un canale diretto tra il dipendente e le risorse umane, per quei momenti del percorso in azienda in cui la persona cambia residenza, le informazioni bancarie, lo stato coniugale o l’elenco delle persone a carico per esempio. 

Rubrica e My Profile 

Se il dipendente vuole farsi conoscere meglio e a sua volta conoscere meglio gli altri, può scegliere di inserire, nella rubrica della intranet oltre ai dati che l’azienda conosce, anche informazioni personali che tutti i colleghi possono visualizzare facendo click sul suo profilo nella rubrica all’interno della intranet aziendale. 

Queste informazioni provengono dall’area “Il mio profilo” e possono sempre tenute aggiornate in qualsiasi momento dalla persona. 

Formazione aziendale 

All’interno dell’area personale dell’utente nella intranet aziendale (“Il mio profilo”), il dipendente può avere la possibilità di visualizzare tutti i corsi di formazione che ha fatto e che ci sono in programmazione per i prossimi periodi. 

Anche se l’azienda possiede già delle piattaforme esterne LMS, queste possono essere integrate con la intranet così da offrire al lavoratore un accesso unico ai suoi contenuti e alle sue possibilità. 

Richiesta di nuova formazione aziendale

Nella intranet il dipendente potrebbe richiedere alle risorse umane o al proprio manager diretto nuovi corsi di formazione. 

L’azienda potrebbe fornire alcune alternative tra cui scegliere oppure lasciare libera scelta sull’attività formativa inerente all’area di appartenenza. 

Portale della formazione 

La intranet aziendale può costituire un punto unico di accesso a tutte le informazioni e servizi che l’azienda offre e investe per la formazione dei dipendenti. 

Come un vero archivio, presenterebbe tutti i webinar passati e quelli in programma. Tutti i contenuti formativi “on-demand” e quelli dal vivo. 

Ogni attività formativa, rigorosamente in modalità e-learning sotto forma di quiz, video e documentazioni sono raggiungibili in questa unica area della intranet. 

Ogni corso di formazione può essere valutato grazie ai feedback degli utenti finali e l’adozione della formazione può essere facilmente monitorata da chi gestisce la formazione in azienda. 

Formazione coinvolgente sulla intranet 

La formazione attraverso la intranet può essere resa più coinvolgente. 

La richiesta da parte dei dipendenti di contenuti formativi, il conseguimento di titoli, corsi di formazione, eventuali feedback che migliorano i servizi formativi possono essere premiati e stimolati dall’azienda dando il via sulla intranet a una raccolta punti per il raggiungimento di obiettivi come la concessione di un bedge virtuale. 

Ogni successo del genere raggiunto può essere visualizzato nell’area My profile dell’utente o reso pubblico anche nella rubrica aziendale. 

Altre idee

Conclusione

Le possibilità di azione che ti riserva la intranet sono innumerevoli e i risultati sono certi e proficui.

Ecco perchè la maggior parte delle aziende non ne può fare a meno per ottimizzare le attività, la coesione e i processi interni, diffondere maggiore conoscenza e generare consapevolezze comuni affini alla cultura e l'identità aziendale.

Scopri tutte le altre idee su come promuovere l'engagement, monitorare gli andamenti, stimolare un network all'interno della tua organizzazione per raggiungere un nuovo livello con le opportunità della digitalizzazione.

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  • idee per i servizi al dipendente
  • idee per le risorse umane
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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.