Intranet aziendale: 20 idee per migliorarla nel 2024

LA GUIDA DEFINITIVA

Intranet: cos'è?

La intranet è un portale web aziendale privato, accessibile esclusivamente alle persone che lavorano nella tua azienda.

È solitamente la prima pagina che apri quando inizi la tua giornata lavorativa, e di fatto rappresenta la porta di entrata verso l'area di lavoro digitale messa a disposizione dall'azienda, dove poter trovare le informazioni, gli strumenti e i servizi utili al tuo lavoro quotidiano.

Ad esempio, puoi trovare: 

• news e comunicazioni di servizio
• documenti, policy e procedure
• template aziendali
• "Come fare a ..."
• servizi per il lavoratore (l'accesso alla busta paga, le ferie residue, ...)
  
• tool per la quotidianità (prenotazioni sale, help desk, ...)
• aree di formazione 
• informazioni relative al welfare e le convenzioni per i lavoratori
• spazi di lavoro condivisi per la gestione dei progetti
  
• aree di conversazione e scambio della conoscenza
• iniziative di generazione di idee
• e tanto altro...

L'azienda che decide di mettere a disposizione queste informazioni e questi servizi digitalmente, utilizza la intranet per centralizzare in un unico punto le informazioni per tutte le persone e permetterne così un accesso dall'ufficio, da casa o in viaggio.

 

 

Tramite una intranet, l'azienda può offrire uno strumento in grado di incrementare il livello di ingaggio delle proprie persone, di aumentare la partecipazione, di rendere chi lavora in azienda informato e parte del progetto aziendale e, di conseguenza, aumentare la produttività di molti processi aziendali interni. 

In questo articolo ti farò vedere, nel pratico, cos'è una intranet aziendale, perché è uno strumento indispensabile per il tuo lavoro di tutti i giorni e cos'è in grado di fare nella tua azienda.

 

 

Intranet aziendale: perché?

1 - Incrementare la digitalizzazione

Al giorno d’oggi, la digitalizzazione aziendale è una corsa inarrestabile alla quale le aziende, se vogliono rimanere competitive, non possono più sottrarsi. 

Questo potrebbe apparire a molti come una condizione scoraggiante, al contrario invece rappresenta il trampolino di lancio per raggiungere ciò a cui tutte le aziende, di qualsiasi settore e dimensione, aspirano: la crescita.

Crescita che però diventa possibile e sostenibile esclusivamente se i principali processi aziendali:

• sono stati standardizzati
  
• sono facilmente fruibili da tutti
  
• risultano essere sempre disponibili

In parole povere, un'azienda riesce veramente a crescere se i suoi processi sono stati digitalizzati correttamente e le informazioni sono quindi in grado di fluire in maniera trasversale e soprattutto collaborativa tra le persone che ne hanno bisogno per il loro lavoro quotidiano.

La intranet copre un ruolo fondamentale in questo compito: immagina un dipendente che, una volta che ha acceso il proprio computer, ovunque si trovi, è in grado di accedere in maniera semplice alle comunicazioni, ai servizi aziendali più importanti, al proprio spazio di lavoro e a collaborare sui propri progetti con tutti i suoi colleghi, in tempo reale.

Un'azienda che investe e fornisce strumenti collaborativi volti a semplificare la comunicazione aziendale ottiene in cambio migliori rendimenti dei propri lavoratori, riducendo di conseguenza lo spreco del tempo derivato nel ricercare continuamente le informazioni in azienda o in processi interni eseguiti via mail o, peggio, stampando fogli di carta.

Il white paper di IDC ha portato alla luce che le organizzazioni perdono quasi 2,5 milioni di dollari all'anno a causa della difficoltà dei dipendenti nell’individuare e recuperare informazioni critiche

2 - Dar voce alle persone

Chi meglio di chi lavora tutti i giorni in azienda sa quali sono le cose che funzionano meglio o peggio nel proprio lavoro? 

Ecco, dare la possibilità a queste persone di condividere la loro conoscenza, di interagire tra di loro per migliorarsi a vicenda e unire le forze, permette di conseguenza all'azienda di aumentare la produttività e i risultati.

Dar voce a chi lavora tutti i giorni in azienda e mettersi ad ascoltare permette per esempio di risolvere prima i problemi, evitare persone scontente ed evitare di perderle, o magari capire meglio le necessità che hanno i nostri clienti o scegliere quale servizio o prodotto mettere sul mercato prima della concorrenza.

Di fatto, all'interno dalla intranet, il dipendente non è più visto esclusivamente come un fruitore passivo delle informazioni aziendali, ma piuttosto deve essere considerato come un partecipante che è in grado di contribuire attivamente su tutto il perimetro che la intranet stessa copre.

Questa è una possibilità che ogni azienda può cogliere, sfruttando tutti gli strumenti digitali per la collaborazione che ci sono a disposizione in questi tempi. Strumenti che possono essere attivati con qualche click, senza necessità di troppe competenze tecniche e che sono fatti per mettere insieme le persone di una stessa organizzazione​.

Di fatto la intranet è un gruppo privato di persone che appartengono allo stesso settore, che lavorano nello stesso campo e hanno una perfetta conoscenza di quello che fanno e questo è un valore inestimabile per un'azienda.

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Come si crea una intranet portale dipendenti?

Quale intranet software utilizzare?

Quando si entra nella selezione del software migliore per realizzare una intranet portale dipendenti, un po' come spesso accade, ci sono sempre molti fattori da considerare, che rendono questo compito quasi sempre impossibile da semplificare per indicare quale è il software migliore in assoluto.

Se si decidesse di chiedere ad un software vendor oppure ad un system integrator, questi consiglierebbero di acquistare il prodotto del venditore stesso oppure di utilizzare la soluzione che permetterà al fornitore di massimizzare il proprio profitto sulla base delle competenze che già possiede.

Pertanto, penso che sia più utile spiegare le considerazioni che sono state fatte da intranet.ai, nella realizzazione della nostra intranet.
Pertanto, se non sei interessato al nostro punto di vista, salta pure questo paragrafo per accedere alle 20 idee per la tua prossima intranet.

 

Un ecosistema il più standard possibile

Microsoft si è posizionato come leader assoluto nella sua proposta collaborativa aziendale con Microsoft 365 e di fatto è diventato uno strumento trasversale per la maggior parte delle aziende.

"Over 200 million users rely on SharePoint as Microsoft is again recognized as a Leader in the 2020 Gartner Content Services Platforms Magic Quadrant Report"

Le aziende che hanno adottato Microsoft 365 ottengono all'interno di un unico ecosistema tutte le applicazioni perfettamente integrate, un'unica gestione delle autorizzazioni e strumenti pronti per collaborare con altre aziende esterne. In questo scenario, intranet.ai si posiziona direttamente come portale di accesso per tutti dipendenti, mantenendo nativa tutta l'integrazione con tutti gli strumenti offerti da Microsoft.

 

Sempre aggiornata

Tutte le funzionalità introdotte mensilmente da Microsoft vengono immediatamente testate ed incluse all'interno di intranet.ai, affinchè il valore aggiunto della tua sottoscrizione Microsoft 365, sia implementato al più presto anche all'interno della intranet.

 

Senza costi di manutenzione

Intranet.ai può essere utilizzata in modalità SaaS, analoga quindi alla sottoscrizione Microsoft 365. In questo modo non viene generato alcun costo aggiuntivo per il proprio digital workplace, che risulta essere sempre online e funzionante.

 

I tuoi dati, nel tuo tenant

I dati della tua organizzazione risiedono e risiederanno sempre all'interno della tua sottoscrizione Microsoft. Cosa vuol dire questo? Semplicemente che intranet.ai è stata pensata in modo che tutti i tuoi dati aziendali e documenti risiedano sempre all'interno del tuo account Microsoft, garantendoti quindi la massima privacy.

 

Altre soluzioni software

Abbiamo anche scritto un interessante articolo sulle funzionalità CMS che un software di questo tipo dovrebbe avere, oltra a proporti qualche alternativa, nel caso la soluzione Microsoft 365 non possa essere adottata dalla tua azienda.

 

 

20 idee per la mia intranet

Vediamo ora invece le 20 idee che ogni intranet potrebbe implementare per migliorare la propria digital employee experience, suddivise in 3 gruppi:

• per i servizi al dipendente
• per l'area personale del dipendente
• per aumentare il coinvolgimento
  

Inoltre, ricordati che se vuoi leggere altre idee su come migliorare la tua intranet, in fondo all'articolo, potrai scaricare il pdf con tutte le nostre 100+ idee per la tua intranet aziendale

 

I servizi al dipendente

Primo capitolo

In questo primo capitolo vedremo insieme alcuni esempi di servizi che si possono offrire ai lavoratori in azienda, tramite la intranet aziendale. 

- Prenotazione delle risorse aziendali

- Richieste di ferie, permessi, malattie 

- Richiesta rapida, approvazione e conteggio ferie

- Le mie buste paga 

- Menu del giorno

- Job posting

Prenotazione sala riunioni

Hai bisogno di una sala in cui svolgere le tue riunioni?

Con la intranet portale dipendenti potresti avere la possibilità di prenotarla, stabilendo il giorno e l’ora che ti interessano, con la possibilità di invitare le persone e inviargli un appuntamento sulla propria agenda.

I tuoi meeting così possono svolgersi con sicurezza quando e dove desideri.

Prenotazione spazi generali aziendali

Sempre attraverso la intranet aziendale è possibile prenotarsi il parcheggio dell’auto, la scrivania o altri ambienti le cui postazioni non sono fisse.  

Anticipi e pianifichi così i tuoi spostamenti all’interno dell’azienda.

In home page della intranet portale dipendenti, quando entri per la prima volta durante il giorno, potresti fare in modo di proporre in automatico all’utente le sue ultime scelte, come l’ultima sala riunione in cui hai fatto un meeting o la scrivania che prenoti per la gran parte dei giorni di un mese. 

La piattaforma mostrerà quando è di nuovo disponibile la sala, la scrivania o la risorsa che interessa, per effettuare una prenotazione rapida. 

 

Scopri il nostro componente Gestione Prenotazioni

 

Richieste di ferie, permessi, malattie

Per le richieste di ferie, permessi e malattie, puoi pensare di utilizzare la intranet portale dipendenti.

Offri così ai lavoratori dei sistemi per effettuare una richiesta e ricevere l’approvazione del tuo capo secondo la gerarchia aziendale, ottimizzando i processi e i tempi.  

Se l’azienda è invece già in possesso di applicazioni esterne apposite per queste operazioni aziendali allora la intranet è la piattaforma perfetta per un’integrazione.

Permette la compilazione del modulo di richiesta direttamente dal portale e mostra lo stato di tutte le richieste passate.

Richiesta rapida e conteggio delle ferie

L’utente può accedere in una sua area personale, in cui è possibile effettuare le richieste per le ferie e visualizzare il residuo di ore e giorni rimasti rispetto al monte annuale. 

Quando il manager entra nella intranet portale dipendenti può aprire un widget sull’approvazione delle ferie e ricevere in tempo reale le notifiche che gli segnalano le richieste da parte dei dipendenti. 

Nel caso in cui non venisse approvata la richiesta, dovrebbe essere possibile aggiungere una relativa motivazione.

Buste paga online

Tramite la intranet aziendale puoi offrire ai lavoratori la possibilità di accedere alle proprie buste paga con il relativo storico da quando il dipendente è in azienda. 

Se vuoi dare questa possibilità alle persone, ricordati solo di stare attento alla sicurezza di questo processo.

Puoi permettere l’accesso alle buste paga dopo che l’utente ha reinserito le proprie credenziali, o se ha inserito un codice temporaneo di accesso via mail o via telefono.

Così si eviteranno accessi indesiderati a informazioni sensibili della persona. 

Menu del giorno

Se hai la mensa in azienda, puoi permettere l’accesso al menù del giorno ancora prima di andare a pranzo. Così puoi decidere in anticipo cosa mangiare e ottimizzerai i tempi della tua routine. 

In aggiunta, puoi pensare di permettere la prenotazione del pasto con la modalità take away.  Questa possibilità potrebbe risultare molto vantaggiosa per chi ha poco tempo a disposizione per mangiare. 

Questa possibilità vale anche per chi non ha la mensa. Tramite la intranet puoi pubblicare il menu del ristorante più vicino all’azienda o prenotare il pranzo, evitando code negli orari di punta.

Prenotazione auto aziendale

Se nella tua azienda è presente un servizio che mette a disposizione delle auto per gli spostamenti dei dipendenti, la intranet può agevolarne i meccanismi di condivisione. 

È possibile, infatti, prenotare l’auto definendo i tempi e le ragioni attraverso un modulo di prenotazione dell’auto che, eventualmente, può essere preceduto da un flusso di approvazione.

Job posting

All'interno della intranet aziendale possono essere pubblicate tutte le posizioni di lavoro aperte all’interno dell’azienda.

Questa è una pratica molto utile in aziende di grosse dimensioni, che permette di verificare eventuali disponibilità interne, prima di iniziare una ricerca di nuovi candidati all’esterno dell’organizzazione.

Ogni dipendente ha sempre così a portata di click un elenco delle possibilità di cambio mansione, le relative scadenze per presentarsi e i requisiti del nuovo ruolo.

A loro volta le risorse umane possono avere a disposizione un’area di gestione delle candidature, in cui ricevere i profili di tutti i colleghi che hanno deciso di proporsi per le specifiche posizioni aperte.

Puoi anche fare in modo che le risorse umane accedano direttamente all’area personale di tutti i dipendenti, così che possano valutare la candidatura attraverso quella sorta di curriculum digitale che i colleghi mantengono aggiornato.

Area “Il mio profilo” / Area personale

In questa area possono risiedere tutte le informazioni dell’utente che sta navigando di cui l’azienda è a conoscenza, come:

• la data di assunzione
• il ruolo
• il dipartimento di appartenenza
• le informazioni che l’utente stesso può inserire per presentarsi ai colleghi come le proprie competenze, gli interessi, le esperienze pregresse e tanto altro, a formare una sorta di curriculum digitale per la persona.

Queste informazioni, se espressamente condivise dall’utente proprietario dei propri dati, sono molto utili per farsi conoscere all’interno dell’azienda e fare networking. 

Il risultato è quello di costruire un vero e proprio database di profili dei lavoratori in azienda, utile soprattutto alle risorse umane per conoscere meglio i colleghi ed essere facilitati durante le attività di ricerca delle competenze interne. 

In aggiunta, ci può essere l’accesso rapido a servizi che girano intorno al dipendente, come l’accesso alle proprie buste paga, l’elenco dei propri corsi di formazione, le proprie ferie e richieste di permesso, i propri obiettivi e tanto altro. 

Aggiornamento dei dati personali

Ogni qual volta i dati personali di un dipendente cambiano, all'interno della intranet aziendale può essere messo a disposizione un modulo da compilare in cui questi vengono aggiornati e ricevuti dall’azienda. 

Molto utile per avere un canale diretto tra il dipendente e le risorse umane, per quei momenti del percorso in azienda in cui la persona cambia residenza, le informazioni bancarie, lo stato coniugale o l’elenco delle persone a carico per esempio.

Rubrica e My Profile

Se il dipendente vuole farsi conoscere meglio e a sua volta conoscere meglio gli altri, può scegliere di inserire, nella rubrica della intranet portale dipendenti oltre ai dati che l’azienda conosce, anche informazioni personali che tutti i colleghi possono visualizzare facendo click sul suo profilo nella rubrica all’interno della intranet aziendale. 

Queste informazioni provengono dall’area “Il mio profilo” e possono sempre tenute aggiornate in qualsiasi momento dalla persona.

Formazione aziendale

All’interno dell’area personale dell’utente, il dipendente può avere la possibilità di visualizzare tutti i corsi di formazione che ha fatto e che ci sono in programmazione per i prossimi periodi. 

Anche se l’azienda possiede già delle piattaforme esterne LMS, queste possono essere integrate con la intranet così da offrire al lavoratore un accesso unico ai suoi contenuti e alle sue possibilità.

Richiesta di nuova formazione aziendale

Nella intranet il dipendente potrebbe richiedere alle risorse umane o al proprio manager diretto nuovi corsi di formazione. 

L’azienda potrebbe fornire alcune alternative tra cui scegliere oppure lasciare libera scelta sull’attività formativa inerente all’area di appartenenza.

Portale della formazione

La intranet aziendale può costituire un punto unico di accesso a tutte le informazioni e servizi che l’azienda offre e investe per la formazione dei dipendenti. 

Come un vero archivio, presenterebbe tutti i webinar passati e quelli in programma. Tutti i contenuti formativi “on-demand” e quelli dal vivo. 

Ogni attività formativa, rigorosamente in modalità e-learning sotto forma di quiz, video e documentazioni sono raggiungibili in questa unica area della intranet. 

Ogni corso di formazione può essere valutato grazie ai feedback degli utenti finali e l’adozione della formazione può essere facilmente monitorata da chi gestisce la formazione in azienda.

Formazione coinvolgente sulla intranet

La formazione attraverso la intranet può essere resa più coinvolgente. 

La richiesta da parte dei dipendenti di contenuti formativi, il conseguimento di titoli, corsi di formazione, eventuali feedback che migliorano i servizi formativi possono essere premiati e stimolati dall’azienda dando il via a una raccolta punti per il raggiungimento di obiettivi come la concessione di un badge virtuale. 

Ogni successo del genere raggiunto può essere visualizzato nell’area My profile dell’utente o reso pubblico anche nella rubrica aziendale. 

Gamification

Terzo capitolo

Gamification significato

Dal termine "game", la gamification è una tecnica che richiama le procedure e le strutture tipiche dei giochi per raggiungere obiettivi specifici, in questo caso aziendali.

Questo strumento trae vantaggio dall'interattività degli attuali mezzi digitali ed è in grado di veicolare messaggi di diverso tipo generando un forte coinvolgimento attivo nei soggetti interessati.

 

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Gamification in azienda

Pensa quanto è difficile far passare le persone dall’utilizzo quotidiano della mail, a cui sono abituati dagli ultimi 15 anni di lavoro, all’utilizzo di un sistema di conversazione come Microsoft Teams.

È una faticaccia, te lo assicuro.

Pensa invece quanto risulta più semplice se l’utente apre la intranet portale dipendenti e si trova un gioco che, in maniera indiretta, spiega come utilizzare Teams in azienda per ridurre tutti i problemi che ha nell’utilizzo della mail per lavoro.

Pensa adesso quanti utenti puoi far atterrare se decidi di pubblicare dei badge di riconoscimento alle persone, o una classifica dei gli utenti che stanno adottando più degli altri la nuova piattaforma. 

Pensa come puoi aumentare il livello di team work in azienda, se permetti alle persone di mettersi in gruppo, scegliere il nome del proprio gruppo e partecipare tutti insieme alla vittoria della competizione. 

Persino i valori o la vision aziendale possono essere trasmessi in maniera indiretta ma molto più efficace se dietro la strategia aziendale c'è un corretto uso della gamification.

“Dammi il cinque”

Nella intranet possono essere condivisi endorsement pubblici che rappresentano segni di apprezzamento verso le caratteristiche o verso il lavoro di un collega.  

Puoi quindi immaginare un’area in home page, in cui ogni persona può dare “il cinque” virtuale come indice di gradimento verso qualche azione da parte di qualcuno e per condividere il suo operato in azienda. 

Così facendo, sempre in maniera leggera e giocosa, puoi avere un’area che risulterà sicuramente di interesse per tutti in azienda.

Generazione di idee

La intranet aziendale può essere il punto giusto per facilitare la generazione di nuove idee in azienda. 

Una modalità, che abbiamo messo in pista più volte nelle intranet portale dipendenti che abbiamo gestito, sono stati i contest per la generazione di nuove idee sia per identificare nuovi servizi o prodotti per il business aziendale, sia per migliorare il benessere all’interno dell’azienda.

Le persone hanno dovuto mettersi in gruppo, alzando così l’interazione e la collaborazione tra colleghi e hanno potuto pensare tutti insieme a come raggiungere gli obiettivi che si era data l’azienda per un’iniziativa di questo tipo.

Una volta pronta, le idee sono state pubblicate, previa approvazione, direttamente all’interno del portale ed è stata data a tutti la possibilità di votarle, alzando così le visite e l’engagement generale. 

Il coinvolgimento massimo per le persone è stato poi quello di vedere le proprie idee vincere la classifica ed essere messe in opera dall’azienda. 

Chi meglio di chi lavora tutti i giorni in azienda può proporre come migliorare le cose?

La killer app

Una “killer app” è l’applicazione che genera visite all’interno della intranet.

Ogni intranet portale dipendenti deve avere la sua killer app, così da portare all’interno del portale più colleghi possibili e far sì che, assieme all’utilizzo dell’applicazione specifica, queste persone possano anche recepire:

• le news aziendali
• essere messi a conoscenza di specifiche iniziative 
• possibilità che la intranet sta offrendo
• più semplicemente, conoscere meglio i contenuti presenti nel portale aziendale.
  
  

Esempi di killer app sono tutti i servizi al dipendente che abbiamo citato in questa guida, l’accesso alle buste paga porta visite di tutti i colleghi almeno una volta al mese e, un po' come nelle migliori tecniche di marketing, quello è il tuo momento per convertire quella che è una visita “operativa” in una visita “esplorativa”.

Utilizzo dei sondaggi

I sondaggi sono uno strumento molto utile per coinvolgere i dipendenti e quindi alzare l’engagement delle persone in azienda. 

Da un lato dai la possibilità alle persone di far sentire la propria voce, di partecipare alle scelte aziendali o dare un feedback su specifiche iniziative. 

Dall’altro, puoi dare modo a tutti, attraverso la pubblicazione dei risultati, di vedere come la pensa il resto dei colleghi su determinati argomenti che non sempre possono essere oggetto di discussione comune e rappresentano problemi di comunicazione. 

Per tenere sempre alto l’engagement però fai attenzione a queste due cose: fai sempre sondaggi a domande chiuse, per facilitarne la compilazione, e pubblica i risultati con celerità.