Intranet aziendale: cos'è e 20 idee per migliorarla nel 2024

In questo articolo, abbiamo raccolto tutte le informazioni da sapere per creare la prima intranet aziendale (o migliorare la intranet già in uso). Attraverso esempi pratici, vedremo come utilizzare la intranet per fornire servizi ai dipendenti, dare a ogni utente uno spazio personalizzabile e creare esperienze di gamification per aumentare il coinvolgimento nelle iniziative aziendali.

Inoltre, alla fine dell'articolo, metteremo a disposizione la nostra guida gratuita con oltre 100 idee e casi d'uso da utilizzare come punto di partenza per costruire la migliore intranet per la propria azienda.

Intranet aziendale: cos'è?

La intranet è un portale web privato, accessibile esclusivamente alle persone che lavorano all'interno di un'azienda.

È solitamente la prima pagina che si apre quando inizia la giornata lavorativa e, di fatto, rappresenta la porta di ingresso all'ambiente di lavoro digitale di un'azienda. Qui, gli utenti possono trovare le informazioni, gli strumenti e i servizi utili al proprio lavoro.

Ad esempio, una intranet aziendale dà accesso a:

• news e comunicazioni di servizio
• documenti, policy, procedure e archivi
• contenuti formativi e pagine informative
• servizi al lavoratore (accesso alla busta paga, calcolo delle ferie residue, etc.)
  
• tool per la quotidianità (prenotazione sale, help desk, etc.)
• pagine dedicate al welfare e alle convenzioni aziendali
• spazi di lavoro condivisi per la gestione dei progetti
  
• aree di conversazione, brainstorming e knowledge sharing

L'azienda che decide di mettere a disposizione tali informazioni e servizi digitalmente non può che utilizzare la intranet per centralizzare le risorse offerte ai dipendenti, consentendone un accesso rapido da qualunque sede di lavoro.

Tramite la intranet, un'azienda può contare su uno strumento efficace in grado di aumentare il coinvolgimento delle persone, coordinare i dipartimenti, gestire i processi interni da un un'unica piattaforma e, di conseguenza, aumentare la produttività.

In questo articolo, vedremo nel dettaglio cos'è una intranet aziendale, perché è indispensabile per qualunque tipologia di organizzazione e cos'è in grado di offrire in termini di servizi, scambio delle informazioni e rafforzamento della community aziendale.

Intranet aziendale: perché?

1 - Digitalizzare i processi interni

Al giorno d’oggi, la digitalizzazione è una corsa inarrestabile alla quale le aziende, se vogliono rimanere competitive, non possono sottrarsi.

La digitalizzazione permette infatti di automatizzare processi ripetitivi e burocratici, liberando risorse per attività più strategiche. Ad esempio, digitalizzando l'invio di richieste e la loro approvazione, si può ridurre il consumo di carta negli uffici aziendali, insieme al numero di telefonate e mail non necessarie.

L'inevitabilità della digitalizzazione potrebbe apparire a molti come scoraggiante, ma, al contrario, rappresenta il trampolino di lancio per raggiungere ciò a cui tutte le aziende, di qualsiasi settore e dimensione, aspirano: la crescita.

Crescita che, però, diventa possibile e sostenibile esclusivamente se i principali processi aziendali:

• sono stati standardizzati
  
• sono facilmente fruibili da tutti
  
• risultano essere sempre disponibili

In parole povere, un'azienda riesce veramente a crescere se i suoi processi sono stati digitalizzati correttamente e le informazioni sono in grado di fluire in maniera trasversale e collaborativa tra le persone che ne hanno bisogno per il loro lavoro quotidiano.

La intranet copre un ruolo fondamentale in questo compito.

Immaginiamo un lavoratore che, una volta acceso il computer, ovunque si trovi, può accedere in maniera semplice alle comunicazioni, ai servizi, al proprio spazio di lavoro e di collaborazione condiviso con i colleghi, in tempo reale.

Inoltre, l’utilizzo di strumenti come chatbot integrati o moduli automatizzati per la gestione delle richieste permette di risolvere in modo più rapido e organizzato le problematiche quotidiane.

Un'azienda che investe in questo tipo di piattaforme, mirate a semplificare la comunicazione, ottiene in cambio:

• maggiore produttività dei team aziendali
• minor spreco di tempo, dovuto a processi obsoleti o a una scarsa disponibilità delle informazioni

A questo riguardo, il white paper di IDC ha messo in evidenza come le organizzazioni perdano quasi 2,5 milioni di dollari all'anno a causa della difficoltà nel recuperare informazioni critiche.

2 - Dar voce alle persone

Chi meglio di chi lavora tutti i giorni in azienda sa quali sono le cose che funzionano meglio o peggio nel proprio lavoro?

Ecco, dare a queste persone la possibilità di condividere le proprie conoscenze, di interagire e unire le forze per migliorarsi a vicenda permette all'azienda di aumentare non solo la produttività, ma anche e soprattutto la qualità dei risultati ottenuti.

Dar voce a chi lavora tutti i giorni in azienda e mettersi ad ascoltare ciò che queste persone hanno da dire permette, per esempio, di risolvere i problemi tempestivamente, aumentando il tasso di ritenzione dei talenti, o magari capire meglio le necessità dei clienti per determinare con precisione quale prodotto mettere sul mercato prima della concorrenza.

Di fatto, all'interno della intranet, il lavoratore non è più visto esclusivamente come un fruitore passivo delle informazioni aziendali, ma viene considerato come un agente in grado di contribuire attivamente alla crescita dell'organizzazione. Questo tipo di coinvolgimento non solo favorisce l’innovazione, ma permette di creare un ambiente più dinamico, in cui il contributo di ogni individuo è valorizzato e riconosciuto​.

Queste sono opportunità che ogni azienda può cogliere, grazie all'utilizzo di strumenti come la intranet. Strumenti che, nel caso della soluzione di intranet.ai, possono essere attivati in pochi giorni e senza necessità di competenze tecniche grazie al supporto costante di esperti.

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Come si crea una intranet aziendale?

Quale intranet software utilizzare?

Quando si arriva alla selezione del software per realizzare una intranet, come spesso accade, ci sono sempre molti fattori da considerare che rendono questo compito un po' complesso.

Se un'azienda decidesse di porre il quesito a un software vendor oppure a un system integrator, questi ultimi consiglierebbero di acquistare il proprio prodotto oppure di utilizzare la soluzione che permetterà al fornitore di massimizzare il proprio profitto in base alle competenze che già possiede.

Pertanto, è più utile spiegare le considerazioni che sono state fatte in intranet.ai per la realizzazione della nostra soluzione pronta all'uso.

Intranet aziendale completa e personalizzabile di intranet.ai

Un ecosistema il più standard possibile,
alla base della intranet aziendale

Microsoft si è posizionato come leader assoluto nella sua proposta per la collaborazione aziendale con Microsoft 365 e, di fatto, questa suite è diventata uno strumento essenziale per la maggior parte delle aziende.

"Over 200 million users rely on SharePoint as Microsoft is again recognized as a Leader in the 2020 Gartner Content Services Platforms Magic Quadrant Report"

Per capire perché SharePoint è lo strumento ideale per creare la intranet aziendale,
leggi il nostro articolo su SharePoint Online e le sue principali funzionalità.

Le aziende che hanno adottato Microsoft 365 ottengono applicazioni per la produttività quotidiana perfettamente integrate, un'unica gestione delle autorizzazioni e piattaforme sicure per la collaborazione con partner esterni.

La nostra soluzione offre un portale di accesso per tutte le persone in azienda, mantenendo nativa l'integrazione con gli strumenti Microsoft.

Una soluzione intranet sempre aggiornata

Tutte le funzionalità introdotte mensilmente da Microsoft vengono immediatamente testate dai nostri esperti e incluse nella soluzione di intranet.ai, affinché il valore della sottoscrizione Microsoft 365 aziendale sia implementato al più presto anche all'interno della intranet.

Senza costi di manutenzione

Una intranet efficace, come quella che abbiamo sviluppato, può essere utilizzata in modalità SaaS, analogamente alla sottoscrizione Microsoft 365 della propria azienda. In questo modo, non viene generato alcun costo aggiuntivo per il proprio digital workplace, che risulta essere sempre online e funzionante.

Con gli standard di sicurezza Microsoft

I dati dell'organizzazione risiedono e risiederanno sempre all'interno della sottoscrizione Microsoft aziendale. Cosa significa? Semplicemente che intranet.ai è stata pensata per mantenere i dati aziendali nel perimetro di sicurezza di Microsoft, garantendo la massima privacy.

Intranet aziendale basata su SharePoint e Microsoft 365 di intranet.ai

20 idee per la intranet aziendale

Vediamo ora 20 idee suggerite dai nostri esperti per migliorare l'employee experience in azienda e nella intranet, suddivise in:

• Servizi al lavoratore
• Area personale
• User engagement

Queste idee sono pensate per rendere la vita lavorativa più semplice, produttiva e gratificante. Digitalizzando i servizi aziendali, per esempio, i lavoratori possono accedere con maggior facilità a risorse come i moduli per la richiesta di ferie, i documenti di progetto o le applicazioni aziendali con cui svolgere le proprie attività.

D'altro canto, l’area personale consente a ciascun utente di avere a portata di mano strumenti personalizzati per condividere con l'azienda informazioni utili per farsi conoscere dai colleghi, mettendo in evidenza le proprie competenze, oppure per accedere a nuove opportunità di formazione e carriera.

Con l'introduzione di funzionalità di user engagement, l'azienda può creare un ambiente che non solo stimola la partecipazione e la collaborazione, ma trasforma la intranet in un vero asset strategico. Non si tratta più solo di migliorare la produttività, ma di offrire ai lavoratori l'opportunità di contribuire attivamente alla crescita dell'ecosistema aziendale, rendendoli protagonisti del cambiamento.

Ogni funzionalità della intranet punta a migliorare l’esperienza lavorativa, offrendo soluzioni pratiche che permettono alle persone in azienda di essere più connesse, organizzate e motivate. In questo modo, la intranet diventa un punto di riferimento quotidiano, capace di favorire un clima aziendale più propositivo dove il contributo di ciascuno è valorizzato.

Ricordiamo che, per leggere altre idee su come migliorare la intranet aziendale, abbiamo condiviso alla fine di questo articolo la nostra guida gratuita.

Esempi di intranet aziendale per fornire servizi ai dipendenti

In questo capitolo, vedremo insieme alcuni esempi di servizi che si possono offrire ai colleghi di tutte le sedi tramite la intranet aziendale.

• Prenotazione delle sale riunioni
• Prenotazione di auto aziendali
• Richieste di ferie e permessi
• Approvazione dei congedi
• Buste paga
• Pubblicazione di offerte di lavoro interne

Prenotazione sala riunioni

Con la intranet aziendale, è possibile prenotare in pochi secondi la sala riunioni perfetta per le proprie esigenze, in base a giorno, ora e strumenti in dotazione, con la possibilità di invitare i colleghi fermando l'appuntamento nella loro agenda.

I meeting possono così svolgersi quando e dove si desidera, senza tempi di attesa.

Dettagli di una sala riunioni in Prenotazione spazi e risorse di intranet.ai

Prenotazione risorse e spazi aziendali

Sempre attraverso la intranet, è possibile prenotare:

• il posto nel parcheggio
• la postazione di lavoro
• i dispositivi aziendali

Nella home page della intranet, una volta effettuato il primo accesso della giornata, il sistema potrebbe essere personalizzato per proporre in automatico le ultime risorse prenotate dall'utente mettendo in evidenza la disponibilità in tempo reale.

Richieste di ferie, permessi, malattie

La intranet aziendale può rappresentare anche il sistema centralizzato per effettuare richieste e ottenere l’approvazione da parte del manager di riferimento, ottimizzando l'intero processo.

Se l’azienda è già in possesso di applicazioni esterne apposite per queste operazioni, allora la intranet è la piattaforma perfetta per un’integrazione. Permette infatti la compilazione del modulo di richiesta direttamente dal portale e mostra lo stato di tutte le richieste passate.

Richiesta rapida e conteggio delle ferie

L’utente può accedere all'area personale, in cui è possibile effettuare le richieste per le ferie e visualizzare le ore e i giorni rimasti rispetto al monte annuale.

Quando il manager di riferimento entra nella intranet, può aprire un widget sull’approvazione delle ferie e ricevere in tempo reale le notifiche che segnalano le richieste da parte dei membri del team.

Nel caso in cui non venisse approvata la richiesta, dovrebbe essere possibile aggiungere la relativa motivazione.

Buste paga online

Tramite la intranet, l'azienda può dare al personale la possibilità di accedere alle buste paga con il relativo storico.

Prima di dare questa possibilità, tuttavia, occorre fare attenzione alla sicurezza del processo. Con la nostra soluzione intranet, per esempio, l'azienda può consentire l’accesso alle buste paga solo dopo che l’utente ha inserito le proprie credenziali o un codice temporaneo ricevuto via mail o telefono abilitato.

Si eviteranno così accessi indesiderati a informazioni sensibili.
 

Prenotazione auto aziendale

Se in azienda è presente un servizio che mette a disposizione una flotta auto per le trasferte, la intranet può agevolarne i meccanismi di condivisione.

È possibile, infatti, prenotare l’auto definendo i tempi e le ragioni della richiesta attraverso un modulo di prenotazione che, eventualmente, può essere preceduto da un flusso di approvazione.

Dettagli veicoli aziendali in Prenotazione spazi e risorse di intranet.ai

Job posting

All'interno della intranet, possono essere pubblicate le posizioni aperte.

Questa è una pratica molto utile in aziende di grosse dimensioni, dato che permette di verificare le disponibilità interne prima di iniziare una ricerca di nuovi candidati all’esterno dell’organizzazione.

Ogni utente ha così a portata di click un elenco delle possibilità di cambio mansione, insieme alle relative scadenze per presentarsi e ai requisiti necessari per ricoprire il nuovo ruolo.

A loro volta, le risorse umane possono avere a disposizione un’area di gestione delle candidature, in cui ricevere i profili dei colleghi che hanno deciso di proporsi per le specifiche posizioni aperte.

L'azienda può anche fare in modo che le risorse umane accedano direttamente al profilo personale dei colleghi, così da valutare la candidatura attraverso il CV digitale disponibile nella intranet.

Esempi di intranet aziendali per fornire agli utenti il loro spazio personale

All'interno della intranet aziendale, ciascun utente può trovare l'area personalizzata per gestire le proprie attività e le informazioni condivise con i colleghi.

Ad esempio, "Il mio profilo" è un componente che abbiamo sviluppato in intranet.ai per permettere a ciascun utente di creare una pagina personale e di essere così trovato dai propri colleghi in base alle sue competenze, alla sua esperienza, al suo ruolo e ai suoi interessi.

Inoltre, questa web part custom per SharePoint aiuta a mantenere aggiornati i dati degli utenti nella intranet tramite un CV digitale, affermandosi come uno strumento di grande utilità per le risorse umane e per tutte le persone in azienda.

Il mio profilo, la tua area personale

In questa area, possono risiedere tutte le informazioni che l'utente decide di condividere con la propria azienda, come:

• data di assunzione
• ruolo, mansioni e responsabilità
• dipartimento e sede di appartenenza
• competenze, interessi, esperienze e formazione

Queste informazioni, se espressamente condivise dall’utente, possono servire per farsi conoscere all’interno dell’azienda e aumentare le possibilità di networking attraverso la intranet.

Il risultato è quello di costruire un vero e proprio database basato sui profili aziendali, utile soprattutto alle risorse umane per conoscere meglio i colleghi ed essere facilitati durante le attività di ricerca di candidati per le posizioni aperte.

In aggiunta, ci può essere l’accesso rapido a servizi che girano intorno al dipendente, come l’accesso alle proprie buste paga, l’elenco dei propri corsi di formazione, le proprie ferie e richieste di permesso, i propri obiettivi e tanto altro.

Panoramica della web part Il mio profilo di intranet.ai

Aggiornamento dei dati personali

Ogni volta che i dati personali di un dipendente cambiano, può essere messo a disposizione nella intranet un modulo da compilare per aggiornare tutte le informazioni condivise con l'azienda.

Una funzionalità chiave, quindi, per avere un canale diretto tra risorse umane e colleghi di reparti diversi, specialmente nel momento in cui una persona cambia residenza, informazioni bancarie e numero di colleghi a carico nel team, per fare qualche esempio.

Rubrica e Il mio profilo

Se l'utente vuole farsi conoscere e, a sua volta, conoscere meglio le persone in azienda, può decidere di inserire nella rubrica della intranet nuove informazioni che i colleghi potranno visualizzare facendo click sulla sua scheda profilo.

Formazione aziendale

All’interno della propria area personale, l'utente può avere la possibilità di visualizzare i corsi di formazione che ha completato e che sono in programmazione per il prossimo futuro.

Anche se l’azienda possiede già delle piattaforme esterne LMS, queste possono essere integrate con la intranet così da offrire al lavoratore un accesso unico ai contenuti e alle possibilità di formazione interna.

Richiesta di nuova formazione

Nella intranet aziendale, l'utente potrebbe richiedere alle risorse umane o al manager di riferimento la possibilità di prendere parte a nuovi corsi di formazione.

L’azienda potrebbe utilizzare la intranet per presentare i corsi formativi a disposizione dei lavoratori oppure inserire moduli per collezionare feedback sulle competenze che ciascuna persona o team aziendale desidera migliorare.

Portale della formazione

La intranet aziendale può costituire un punto di accesso unico a tutte le informazioni e i servizi che l’azienda offre per la formazione del personale.

Come un vero archivio, la intranet può quindi presentare i webinar, i corsi, i materiali didattici e le video lezioni disponibili in azienda.

Ogni risorsa formativa viene così resa raggiungibile in un'apposita area della intranet aziendale. Ogni corso di formazione può essere valutato dagli utenti finali e i progressi possono essere monitorati dai responsabili in azienda.

Formazione coinvolgente sulla intranet

La formazione nella intranet è più coinvolgente. 

La richiesta di nuovi contenuti formativi, il conseguimento di certificazioni e la partecipazione a determinati corsi di formazione possono essere premiati dall’azienda dando il via a una raccolta punti per il raggiungimento di obiettivi, come la conquista di badge virtuali. 

Ogni successo può essere messo in evidenza nel profilo personale o reso pubblico anche nella rubrica della intranet aziendale.

Esempi di intranet aziendale per creare esperienze di gamification

Con il concetto di “Gamification”, intendiamo la modalità tramite cui è possibile semplificare il processo di adozione della intranet aziendale grazie all'interattività, alle competizioni amichevoli e al riconoscimento degli obiettivi e dei traguardi raggiunti dai colleghi.

Significato di gamification

Dal termine "game", la gamification è una tecnica che richiama le procedure e le strutture tipiche dei giochi per raggiungere obiettivi specifici, in questo caso aziendali.

Questo strumento trae vantaggio dall'interattività dei mezzi digitali ed è in grado di veicolare messaggi generando un forte coinvolgimento attivo nei soggetti interessati.

Gamification in azienda

Pensa a quanto sia difficile far passare le persone dall’utilizzo della mail a sistemi di conversazione moderni come Microsoft Teams.

È una faticaccia.

Pensa, invece, a quanto possa diventare semplice questo cambiamento se gli utenti, al loro accesso nella intranet, si trovano davanti un gioco che, in maniera indiretta, spiega come utilizzare le diverse funzionalità di Teams.

Pensa, adesso, al livello di coinvolgimento che puoi raggiungere, se decidi di pubblicare dei badge di riconoscimento o una classifica degli utenti che stanno adottando più degli altri la nuova piattaforma.

Pensa a come puoi migliorare l'engagement dei team aziendali, se permetti alle persone di creare il proprio gruppo e collaborare con i colleghi per vincere le competizioni.

Persino i valori aziendali possono essere trasmessi in maniera più efficace, grazie al coinvolgimento e al divertimento assicurati dalla gamification.

“Dammi il cinque”

Nella intranet aziendale, possono essere condivisi endorsement pubblici che rappresentano segni di apprezzamento verso le nuove competenze o il lavoro svolto da un collega.

Immagina quindi un’area in home page tramite cui ogni persona in azienda può "dare il cinque” virtuale per riconoscere i traguardi raggiunti dai colleghi.

Così facendo, in maniera leggera e giocosa, la intranet può contribuire al rafforzamento della community aziendale.

Generazione di idee

La intranet è lo strumento giusto per facilitare la generazione di nuove idee in azienda.

Una modalità, messa in pista più volte nelle intranet che abbiamo gestito, è data dai contest di brainstorming per identificare nuovi servizi o prodotti per far crescere il business aziendale e per migliorare il benessere delle persone presenti nell'organizzazione.

Le persone hanno dovuto mettersi in gruppo, alzando così l’interazione e la collaborazione tra colleghi, e hanno potuto pensare insieme a come raggiungere gli obiettivi definiti dall'azienda.

Le idee sono state poi pubblicate, previa approvazione, direttamente all’interno della intranet ed è stata data a tutti la possibilità di votarle, alzando così le visite al portale e l’engagement.

Chi meglio di chi lavora tutti i giorni in azienda può proporre come migliorare le cose?

La killer app

Una “killer app” è l’applicazione che genera visite in portali come la intranet aziendale.

Ogni intranet deve quindi poter contare su una killer app, così da portare all’interno del portale più colleghi possibili e far sì che, assieme all’utilizzo dell’applicazione specifica, queste persone possano anche:

• conoscere le principali notizie aziendali
• prendere parte a eventi e iniziative 
• accedere ai servizi della intranet
• scoprire nuovi contenuti
  
  

Esempi di killer app potrebbero essere:

• Il mio profilo di intranet.ai
• Prenotazione spazi e risorse di intranet.ai
• Area per la fruizione di contenuti e corsi formativi
• Area con quiz, sondaggi e altre esperienze di gamification

Utilizzo dei sondaggi

I sondaggi sono uno strumento molto utile per coinvolgere i dipendenti e quindi alzare l’engagement delle persone in azienda. Da un lato, dai la possibilità alle persone di far sentire la propria voce, di partecipare alle scelte aziendali o dare un feedback su specifiche iniziative. 

Dall’altro lato, puoi dare modo a tutti, attraverso la pubblicazione dei risultati, di sapere come la pensano i colleghi su determinati argomenti che non sempre possono essere oggetto di discussione comune e possono comportare importanti problemi di comunicazione. 

Per tenere sempre alto l’engagement, presta attenzione a queste due cose: fai sempre sondaggi a domande chiuse, per facilitarne la compilazione, e pubblica i risultati con celerità.

Intranet aziendale: conclusioni e altre idee

Abbiamo visto alcuni esempi di come la intranet aziendale possa aiutare le imprese a migliorare i processi interni e la comunicazione tra colleghi.

Di seguito, presentiamo un riepilogo dei principali esempi trattati in questo articolo, dimostrando come l'intranet sia uno strumento adatto a rispondere alle esigenze di qualsiasi azienda in termini di comunicazione, produttività e coinvolgimento.

La intranet aziendale offre possibilità illimitate per raggiungere risultati concreti. I suggerimenti presentati in questo articolo rappresentano solo un piccolo campione del vasto ventaglio di opzioni disponibili per le aziende che decidono di adottare la intranet.

Per scoprirne di nuovi, condividiamo di seguito la nostra guida gratuita.

FAQ sulla intranet aziendale

Cos'è una intranet?

Una intranet è un portale web privato aziendale che fornisce ai dipendenti l'accesso a strumenti, servizi e informazioni necessarie per il lavoro quotidiano.

Perché un'azienda dovrebbe utilizzare una intranet?

Le intranet migliorano l'engagement dei dipendenti, semplificano la comunicazione e centralizzano le risorse, aumentando la produttività e la collaborazione.

Quali funzionalità può offrire una intranet ai dipendenti?

Una intranet può includere gestione documenti, accesso alle policy aziendali, aree di formazione, spazi per i progetti e servizi come la gestione delle buste paga.

Come si può migliorare una intranet?

Una intranet si può migliorare raccogliendo feedback, creando un design intuitivo, integrando strumenti collaborativi e garantendo informazioni aggiornate.