Consulenza SharePoint:
perché scegliere intranet.ai?

Creare un sito con SharePoint Online è semplice. Ma rendere un sito come la intranet il cuore del vostro digital workplace non lo è affatto.

In questo articolo, esploreremo il ruolo dei consulenti per Microsoft SharePoint, ovvero i professionisti che aiutano le aziende a sfruttare al meglio le possibilità della piattaforma per la gestione dei documenti e della comunicazione interna. Vedremo quali sono i pro e i contro di ricorrere a consulenti SharePoint per personalizzare e ottimizzare l'uso dei siti aziendali, scoprendo perché a volte i servizi di consulenza non portano ai risultati sperati.

Infine, vi presenteremo intranet.ai: la soluzione che abbiamo progettato per aumentare la produttività, la collaborazione e il benessere di tutte le persone in azienda, andando oltre la semplice consulenza SharePoint.

SharePoint consultant: chi sono e di cosa si occupano?

SharePoint Online di Microsoft 365 serve per costruire siti corporativi all’avanguardia, dove poter:

• digitalizzare gli archivi aziendali, migrandoli nel cloud di Microsoft per rendere possibile la collaborazione in tempo reale sui documenti e l'accesso da qualunque dispositivo;
• condividere contenuti targettizzati, come post di notizie, comunicazioni di servizio e newsletter;
• organizzare spazi riservati ai servizi e alle risorse utili per i lavoratori;
• creare pagine dedicate ai singoli dipartimenti o a specifiche iniziative.

Per potersi adattare alle diverse esigenze di ogni organizzazione, SharePoint Online mette a disposizione numerose funzionalità, ciascuna progettata per consentire agli utenti di portare a termine le attività qui sopra elencate. Ma non solo.

SharePoint è infatti in grado di integrarsi con prodotti esterni per diversificare e ampliare le capacità dei suoi siti. Tra questi prodotti, vogliamo sottolineare Microsoft Teams, Outlook, Forms e Planner della suite Microsoft 365, le soluzioni della Power Platform (Power Automate, Power BI e Power Apps, per citare i principali) e i moduli per l'employee experience di Microsoft Viva. Inoltre, è possibile integrare i software aziendali e le applicazioni di terze parti come Twitter, Adobe e Google.

Le possibilità che si aprono grazie a queste integrazioni sono numerose e, di conseguenza, lo sono le opportunità da cogliere per le aziende che vogliono migliorare la propria produttività e la relazione con le loro persone. Ma, come sempre, bisogna sapere dove mettere le mani per ottenere i risultati migliori.

Ecco quando entrano in gioco i consulenti di SharePoint.

Per SharePoint consultant si intendono i professionisti e le professioniste che si sono formati per insegnare alle aziende l’ABC della gestione documentale e della comunicazione corporativa, attraverso l'uso corretto dei componenti che costituiscono i siti di SharePoint Online. Per esempio, le web part, le liste e le document library.

Oltre a offrire consigli e indicazioni ai reparti IT di ciascuna azienda cliente, i consulenti si occupano di gestire l’architettura, il design, lo sviluppo, la manutenzione e la migrazione dei siti creati con SharePoint. In questo modo, possono dare un contributo sostanziale nel costruire un digital workplace non solo funzionante, ma anche e soprattutto intuitivo e facile da usare per gli utenti in base alle loro attività.

Accade infatti che un prodotto come la intranet venga sviluppato da un'azienda, investendo una significativa quantità di risorse, per poi essere ignorato dal suo pubblico. La causa è spesso da attribuire a una pessima navigazione del sito oppure alla mancanza di strumenti con cui poter gestire il proprio lavoro in un ambiente digitale.

Un esempio potrebbe essere una pagina dedicata ai servizi caotica e che non permette di interagire con le risorse aziendali, magari per prenotare una sala riunioni o inviare un ticket di supporto. Oppure potrebbe mancare la people directory, ovvero la rubrica contenente nomi, ruoli e link utili per trovare e contattare i colleghi.

Per fare un esempio meno banale, invece, potremmo citare la presenza di archivi poco efficaci nel proprio digital workplace. Ciò significa che le librerie di SharePoint non sono configurate nel modo adeguato per semplificare la redazione, l'approvazione, l'archiviazione e la condivisione dei documenti.

Per farlo, liste e librerie dovrebbero essere integrate con flussi di lavoro personalizzati e capaci di automatizzare:

• l’archiviazione dei file provenienti dalle mail di Outlook;
• la richiesta di approvazione per l’aggiunta o la modifica di un documento condiviso;
• l’invio di notifiche nelle chat di Teams per avvisare gruppi di utenti riguardo eventuali aggiornamenti nei materiali di progetto;
• il salvataggio delle risposte ai moduli creati con Forms;
• etc.

Insomma, è evidente che un archivio non deve essere inteso come un semplice contenitore di informazioni, ma deve essere progettato per diventare un sistema pratico, intelligente e scalabile.

Ma ciò vale per qualsiasi componente di SharePoint Online.

Specialmente, per le web part.

Se configurate e inserite correttamente, le web part possono rendere i siti di comunicazione come la intranet e la extranet dei portali ricchi di informazioni, interattivi e dinamici. Pensiamo alla web part “Notizie”.

Potete usare questo componente per mostrare agli utenti della vostra intranet gli ultimi post pubblicati dall’organizzazione o da uno dei suoi dipartimenti. Facendo leva sui filtri di cui dispone, questa web part consente di targettizzare le comunicazioni e creare delle bacheche in stile newsletter da mettere in primo piano nelle pagine del sito.

Le novità provenienti dalla direzione globale, invece, possono essere messe in evidenza nella home page della intranet, così che i colleghi non perdano mai alcun aggiornamento importante.

Quando i siti SharePoint non sono in grado di giustificare la quantità di tempo, energie e denaro investita per metterli online, la soluzione potrebbe essere una consulenza.

Ma non sempre è così. Vediamo perché.

Consulenza SharePoint:
quali sono i pro e i contro per un’azienda?

La domanda da farsi a questo punto è se davvero bisogna pagare qualcuno per creare un buon sito con SharePoint Online.

La risposta può variare da caso a caso, ma noi pensiamo che una consulenza possa chiarire le idee su una questione fondamentale: capire come e quando utilizzare le singole funzionalità di SharePoint per dare agli utenti la miglior esperienza possibile.

Come abbiamo detto, SharePoint è una piattaforma estremamente flessibile per riuscire a digitalizzare il complesso insieme delle attività aziendali e ciò è possibile grazie alle numerose funzionalità di cui dispone. Richiede quindi una profonda personalizzazione per adattarsi alle esigenze di ogni singola organizzazione.

Chiedere l’aiuto di consulenti può essere determinante per creare siti utili per i lavoratori e sicuri per le informazioni aziendali che vengono quotidianamente condivise e archiviate.

Pensiamo ancora una volta alle document library.

Se dovessero esserci attriti tra i siti SharePoint e le app esterne da cui provengono i documenti inseriti nelle librerie, potrebbero esserci delle perdite di file e dati sensibili. Se aggiungiamo la mancanza di un solido sistema di controllo per gli utenti amministratori, il risultato sarebbe l’impossibilità di tracciare questa perdita nella rete informativa aziendale.

In questo caso, una consulenza potrebbe riparare e soprattutto prevenire danni gravi al sistema di gestione documentale, consentendo agli utenti di condividere e lavorare sulle informazioni all'interno di un ambiente di lavoro protetto. Ma non è tutto.

Nonostante SharePoint sia una piattaforma piuttosto intuitiva, potrebbero esserci dei casi in cui la personalizzazione dei suoi componenti deve passare per le vie della programmazione e della scrittura di codice.

I consulenti esperti hanno delle conoscenze in ambito IT avanzate per configurare componenti come librerie e web part autonomamente oppure per poter comunicare con i tecnici informatici delle aziende clienti.

Possono fare la differenza tra lo sperimentare con le potenzialità di SharePoint e il riuscire a esprimerle senza assumersi dei rischi inutili.

Ma non sempre una consulenza dà risultati positivi.

Questo perché la professione di consulente SharePoint è diventata piuttosto attraente negli ultimi anni, attirando un numero crescente di persone sia per l'interesse nelle innovazioni di Microsoft sia per la promessa di uno stipendio competitivo. Di conseguenza, è difficile per un’azienda capire a chi rivolgersi in un mercato che si sta saturando e nel quale le offerte sono costose e limitanti.

Limitanti, perché la maggior parte dei consulenti propone servizi standard.

La ragione risiede nella mancanza di un know-how tecnico forte con cui modellare la piattaforma, espandendone le funzionalità con l'aggiunta di integrazioni e nuovi componenti. Alcuni consulenti potrebbero non avere l’esperienza per anticipare le frizioni tra ciò che SharePoint permette di fare e ciò che deve essere inserito in un ambiente di lavoro digitale per essere di utilità quotidiana.

Il problema affonda le sue radici in una conoscenza limitata ai meccanismi di base della piattaforma, così come in un’esperienza troppo superficiale per sapere come uscire da questi schemi. Tuttavia, il mercato dei SharePoint consultant si sta evolvendo - per fortuna -.

Iniziano a esserci proposte più complete per la consulenza SharePoint. Come la nostra.

Perché intranet.ai non fa (solo) consulenza per SharePoint Online

Noi non facciamo consulenza. Non solo.

Noi portiamo nel mercato delle consulenze un prodotto.

Offriamo una intranet con cui le aziende possono digitalizzarsi in pochi giorni e a costi ridotti.

Abbiamo sviluppato una intranet già dotata delle funzionalità necessarie che permettono alle persone di un'organizzazione, qualunque sia il suo settore o dimensione, di svolgere le proprie attività nel digitale.

Con una forte personalizzazione.

Possiamo ampliare le capacità di base della nostra intranet pronta all'uso con l'integrazione di componenti specifici per le singole aziende.

Per farlo, il nostro team si è specializzato nello sviluppo di applicazioni a partire dai prodotti di Microsoft 365, Microsoft Viva, Microsoft Power Platform e Microsoft Azure, per citare le suite più importanti.

Possiamo inoltre contare sul know-how tecnico di Dev4Side, la prima software house in Italia a vantare competenze d’eccellenza nell’uso delle tecnologie Microsoft.

Con un portfolio di oltre 200 progetti di sviluppo portati a termine con successo e con il titolo di Microsoft Gold Partner, abbiamo il supporto che serve per continuare a migliorare la nostra soluzione intranet e risolvere i problemi singolari di ciascun cliente.

Le aziende che ci hanno scelto hanno potuto adottare un ambiente di lavoro digitale già operativo, per poi espanderlo con funzionalità costruite solo per loro.

Per saperne di più sulla nostra collaborazione con Dev4Side, visitate la pagina dedicata alle funzionalità sviluppate insieme per i nostri clienti.

Dobbiamo sottolineare che il valore di intranet.ai non si basa soltanto su forti competenze verticali. Ciò che ci consente di avvicinarci alle aziende e di capire le loro difficoltà, così come i servizi e le comodità che vorrebbero dare alle loro persone, è la natura multiculturale del nostro team. La diversità di prospettive, di esperienze e di approcci è un asset indiscutibile, che ci ha sempre aiutato a gestire gli imprevisti intrinsechi a qualunque progetto.

La capacità di ascolto, l'esperienza e il riconosciuto know-how tecnico ci consentono di proporre molto più di una normale consulenza.

Il nostro lavoro è quello di rendere il vostro più semplice e siamo pronti a seguire la crescita della intranet costruita insieme anche dopo il go-live, anche dopo mesi o anni dalla fine della nostra collaborazione.

Vi aiuteremo a misurarne l’efficacia e a diffonderne l’utilizzo tra gli utenti.

Spiegheremo al pubblico della vostra azienda come usare gli strumenti di Microsoft e i servizi integrati. Rimarremo in contatto costante per valutare cambi di strategia e continuare a perfezionare il vostro nuovo digital workplace.

Ormai il messaggio è chiaro: intranet.ai non è un semplice prodotto. È una relazione.

Per semplificare, vi presentiamo nella tabella seguente quello che possiamo offrire alla vostra azienda per mettere a frutto l'investimento in Microsoft 365 e in SharePoint Online in particolare.

Chi sono i consulenti di SharePoint e di cosa si occupano?

I consulenti di SharePoint sono professionisti formati per insegnare alle aziende l'uso corretto di SharePoint Online per la gestione documentale e la comunicazione interna. Si occupano di architettura, design, sviluppo, manutenzione e migrazione dei siti SharePoint, garantendo un digital workplace intuitivo e facile da usare.

Perché rivolgersi a un consulente SharePoint?

Rivolgersi a un consulente SharePoint può essere determinante per creare siti utili e sicuri. I consulenti offrono competenze tecniche avanzate e aiutano le aziende a sfruttare al meglio tutte le funzionalità di SharePoint, personalizzando la piattaforma in base alle specifiche esigenze aziendali.

Quali sono i pro e i contro della consulenza SharePoint per un'azienda?

La consulenza SharePoint può offrire numerosi vantaggi, come la creazione di siti aziendali efficienti e sicuri, e l'ottimizzazione dei processi aziendali. Tuttavia, può risultare costosa e limitante se i consulenti non hanno un know-how tecnico avanzato. È importante scegliere consulenti con esperienza e competenze adeguate.

Quali servizi offrono generalmente i consulenti SharePoint?

I consulenti SharePoint offrono una gamma di servizi, tra cui la gestione dell'architettura dei siti, il design, lo sviluppo, la manutenzione e la migrazione. Forniscono supporto nella configurazione delle funzionalità di SharePoint e nell'integrazione con altre applicazioni Microsoft e di terze parti.

Perché scegliere intranet.ai per la consulenza SharePoint?

intranet.ai offre una soluzione intranet pronta all'uso che permette alle aziende di digitalizzarsi in pochi giorni e a costi ridotti. La nostra intranet è dotata di funzionalità che ottimizzano la produttività, la collaborazione e il benessere dei dipendenti, integrandosi perfettamente con SharePoint Online e Microsoft 365.

Quali servizi offre intranet.ai come consulente SharePoint?

intranet.ai offre servizi di digitalizzazione, migrazione, sviluppo, gestione del progetto intranet, formazione degli utenti e gestione della comunicazione interna. La nostra soluzione intranet è altamente personalizzabile e integrata con Microsoft 365 per ottimizzare i processi aziendali.

Come intranet.ai differisce dagli altri consulenti SharePoint?

A differenza di altri consulenti, intranet.ai non offre solo consulenza ma anche un prodotto completo. La nostra intranet è già operativa e può essere espansa con funzionalità personalizzate, riducendo tempi e costi di implementazione e offrendo un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno.

Come intranet.ai supporta le aziende dopo l'implementazione della intranet?

intranet.ai segue la crescita della intranet anche dopo il go-live, aiutando a misurarne l'efficacia e a diffonderne l'utilizzo tra gli utenti. Offriamo supporto continuo per valutare cambi di strategia e migliorare il digital workplace in base ai feedback della community aziendale.