Consulenza per SharePoint: perché scegliere intranet.ai?

Creare un sito con SharePoint è semplice.

Ma renderlo il cuore del vostro ambiente di lavoro digitale non lo è affatto.

Qui, vi spieghiamo chi sono i professionisti e le professioniste in grado di aiutarvi.

Chi sono i consulenti di Microsoft SharePoint

SharePoint di Microsoft 365 serve per costruire siti corporativi all’avanguardia, dove poter:

• organizzare gli archivi aziendali nel cloud di Microsoft, collaborando in tempo reale e da qualunque dispositivo con il proprio team;
• scrivere e pubblicare post di notizie e newsletter targettizzate;
• creare spazi riservati ai servizi per i dipendenti;
• sviluppare siti e pagine dedicati ai singoli dipartimenti o a specifiche iniziative.

Per potersi adattare alle diverse esigenze di ogni organizzazione, questa piattaforma dispone di numerose funzionalità, ciascuna progettata specificatamente per consentire agli utenti di portare a termine le attività qui sopra elencate.

SharePoint è infatti in grado di integrarsi con prodotti esterni per diversificare e ampliare le capacità dei suoi siti.

Tra questi prodotti, vogliamo sottolineare Teams, Outlook, Forms e Planner della suite Microsoft 365, i componenti di Power Platform, i moduli di Microsoft Viva e le applicazioni di terze parti come Twitter, Adobe e Google.

Le possibilità che si aprono con queste integrazioni sono numerose e, di conseguenza, lo sono le opportunità da cogliere per le aziende che vogliono migliorare la propria produttività e la relazione con le loro persone.

Ma, come sempre, bisogna sapere dove mettere le mani per ottenere i risultati migliori.

Ecco quando entrano in gioco i consulenti di SharePoint.

I consulenti di SharePoint sono professionisti e professioniste che si sono formati per insegnare alle aziende l’ABC della gestione documentale e della comunicazione corporativa utilizzando componenti dinamici come le web part, le liste e le librerie.

Oltre a offrire consigli e indicazioni da seguire ai reparti IT delle clienti, i consulenti si occupano di gestire l’architettura, il design, lo sviluppo, la manutenzione e la migrazione dei siti creati con SharePoint.

In questo modo, possono dare un contributo sostanziale nel costruire un digital workplace non solo funzionante, ma anche e soprattutto intuitivo e facile da usare per gli utenti.

Accade infatti che un prodotto come la intranet venga sviluppato da un'azienda, investendo una significativa quantità di risorse, per poi essere ignorato dal suo pubblico.

La causa è spesso da attribuire a una pessima navigazione del sito oppure alla mancanza di strumenti con cui poter gestire le proprie attività in un ambiente digitale.

Un esempio potrebbe essere una pagina dedicata ai servizi per i dipendenti caotica e che non permette agli utenti di interagire con le risorse aziendali, magari prenotando il posto in mensa o una sala riunioni.

Oppure potrebbe mancare la people directory, ovvero la rubrica contenente nomi, ruoli e contatti per trovare e raggiungere in pochi secondi i propri colleghi e colleghe.

Per fare un esempio meno banale, invece, potremmo citare il caso in cui il vostro ambiente di lavoro digitale vi metta a disposizione degli archivi poco performanti. Cosa significa?

In poche parole, le librerie che dovete usare per organizzare, condividere e collaborare sui file sono sì facili da gestire, ma non vi aiutano a risparmiare tempo.

Per farlo, i vostri archivi dovrebbero essere integrati con flussi di lavoro capaci di automatizzare:

• l’archiviazione dei file provenienti dalle mail di Outlook;
• la richiesta di approvazione per l’aggiunta o la modifica di un documento condiviso;
• l’invio di notifiche nelle chat di Teams per avvisare gruppi di utenti di eventuali aggiornamenti nei file di progetto;
• il salvataggio delle risposte ai moduli creati con Forms.

Insomma, è evidente che un archivio in SharePoint non è un semplice contenitore di informazioni, ma un sistema intelligente che può semplificare le vostre attività quotidiane.

Ma ciò vale per tutti i componenti di questa piattaforma.

Specialmente, per le web part.

Non vogliamo dilungarci qui nei dettagli, ma è importante sottolineare che, se configurate e inserite correttamente, le web part possono rendere i vostri siti di comunicazione dei portali ricchi di dati, interattivi e dinamici.

Pensiamo alla web part “Notizie”.

Potete usare questo componente per mostrare agli utenti della vostra intranet gli ultimi post pubblicati dall’organizzazione o da uno dei suoi dipartimenti.

Facendo leva sui variegati filtri di cui dispone, questo componente vi permette di targettizzare le comunicazioni interne e creare così delle vetrine in stile newsletter da mettere in primo piano nella vostre pagine.

Le novità provenienti dalla direzione globale, invece, possono essere messe in evidenza nella home page della intranet, così che i vostri utenti non perdano mai alcun aggiornamento importante.

Insomma, quando i vostri siti SharePoint non sono in grado di giustificare la quantità di tempo, energie e denaro investita per metterli online, la soluzione potrebbe essere una consulenza.

Ma fate attenzione: non sempre è così.

Vediamo perché.

Consulenza per SharePoint:
quali sono i pro e i contro per un’azienda

La domanda da farsi a questo punto è se davvero bisogna pagare qualcuno per creare un buon sito con SharePoint.

La risposta può variare da caso a caso, ma noi pensiamo che una consulenza possa chiarire le idee sulla questione fondamentale: capire come e quando utilizzare le singole funzionalità di SharePoint per dare agli utenti la miglior esperienza possibile.

Come abbiamo detto in precedenza, SharePoint è una piattaforma estremamente flessibile per riuscire a digitalizzare il complesso insieme delle attività aziendali e ciò è possibile grazie alle numerose funzionalità di cui dispone.

SharePoint richiede una profonda personalizzazione per adattarsi alle esigenze di ogni singola organizzazione.

Chiedere l’aiuto di consulenti può essere quindi determinante per creare siti utili per le persone e sicuri per le informazioni che vengono quotidianamente scambiate tra loro.

Pensiamo ancora una volta alle librerie di documenti.

Se dovessero esserci attriti tra i siti SharePoint e le app esterne da cui provengono i documenti delle loro librerie, potrebbero esserci delle perdite di file e dati sensibili.

Se aggiungiamo la mancanza di un solido sistema di controllo per gli utenti amministratori, il risultato sarebbe l’impossibilità di tracciare questa perdita nella rete informativa aziendale.

In questo caso, una consulenza potrebbe riparare, ma soprattutto prevenire danni gravi al sistema di gestione documentale, consentendo agli utenti di condividere e lavorare sulle informazioni in un ambiente di lavoro integro e sicuro.

Ma non è tutto.

Nonostante SharePoint sia una piattaforma piuttosto intuitiva, potrebbero esserci dei casi in cui la personalizzazione dei suoi componenti deve passare per le vie della programmazione e della scrittura di codice.

I consulenti esperti hanno delle conoscenze in ambito IT avanzate per configurare i suoi componenti autonomamente oppure per poter comunicare con il team di programmatori e programmatrici dell’azienda.

Possono quindi fare la differenza tra lo sperimentare con le potenzialità di SharePoint e il riuscire a esprimerle senza assumersi dei rischi inutili.

Ma non sempre una consulenza dà risultati positivi.

Questo perché la professione di consulente SharePoint è diventata piuttosto attraente negli ultimi anni, attirando un numero crescente di persone sia per l'interesse nelle innovazioni di Microsoft sia per la promessa di un salario competitivo.

Di conseguenza, è difficile per un’azienda capire a chi rivolgersi in un mercato che si sta saturando e nel quale le offerte sono costose e limitanti.

Usiamo il termine “limitanti” perché la maggior parte dei consulenti propone servizi fondamentali, ma piuttosto standard rispetto alla media.

La ragione è la mancanza di un know-how tecnico forte con cui modellare la piattaforma, espandendone le funzionalità con l'aggiunta di integrazioni e nuovi componenti.

Alcuni consulenti potrebbero non avere l’esperienza per anticipare le possibili frizioni tra ciò che SharePoint permette di fare e ciò che deve essere inserito in un ambiente di lavoro digitale per risultare utile ai suoi utenti.

Dunque, il problema affonda le sue radici sia in una conoscenza limitata ai soli meccanismi di base della piattaforma sia in un’esperienza ancora verde per sapere come uscire da questi schemi.

Ma il mercato si sta evolvendo - per fortuna -.

Alcuni professionisti e professioniste di SharePoint stanno iniziando a proporre servizi di consulenza più completi.

Noi non siamo tra questi.

E il motivo è molto semplice.

Perché intranet.ai non fa consulenza

Esatto.

Noi non facciamo consulenza.

Non solo.

Noi portiamo nel mercato delle consulenze un prodotto.

Noi proponiamo una intranet SharePoint con cui le aziende possono digitalizzarsi in pochi giorni e a costi ridotti.

Abbiamo sviluppato una intranet già dotata di quelle funzionalità che permettono alle persone di un'organizzazione, qualunque sia il suo settore o dimensione, di svolgere le proprie attività nel digitale.

Con una forte personalizzazione.

Possiamo ampliare le capacità di base della nostra intranet con l'integrazione di componenti specifici per le singole aziende.

Per farlo, il nostro team si è specializzato nello sviluppo di applicazioni a partire dai prodotti di Microsoft 365, Viva e Power Platform, per citare le suite più importanti.

Inoltre, possiamo contare sul know-how tecnico di Dev4Side, la prima azienda software in Italia a vantare competenze d’eccellenza nell’uso delle tecnologie Microsoft.

Con un portfolio di oltre 200 progetti di sviluppo portati a termine con successo e con il titolo di Microsoft Gold Partner, la nostra gemella ci dà il supporto necessario per continuare a migliorare la nostra soluzione intranet e risolvere i singolari problemi dei nostri clienti.

Le aziende che ci hanno scelto hanno potuto così adottare un ambiente di lavoro digitale già operativo, per poi espanderlo con funzionalità costruite solo per loro.

Per saperne di più sulla nostra collaborazione con Dev4Side, visitate la pagina dedicata alle funzionalità che abbiamo sviluppato per i nostri clienti.

Dobbiamo sottolineare che il nostro valore non si basa soltanto su forti competenze verticali. 

Ciò che ci permette di avvicinarci alle aziende e di capire le loro difficoltà, così come le comodità che vorrebbero dare alle loro persone, è la natura multiculturale del nostro team. 

La diversità di prospettive, di esperienze e di approcci è un asset indiscutibile, che ci ha sempre aiutato a gestire gli imprevisti intrinsechi a qualsiasi progetto.

La capacità di ascolto e il riconosciuto know-how tecnico ci consentono di darvi molto più di una normale consulenza.

Il nostro lavoro è quello di rendere il vostro più semplice e siamo pronti a seguire le performance della vostra intranet anche dopo il go-live, anche dopo mesi o anni dalla fine della nostra collaborazione.

Vi aiuteremo a misurarne l’efficacia e a diffonderne l’utilizzo tra i vostri utenti.

Spiegheremo al vostro pubblico come usare gli strumenti di Microsoft e i servizi aziendali integrati.

Rimarremo in contatto costante per valutare cambi di strategia e continuare a perfezionare il vostro digital workplace.

Ormai il messaggio è chiaro: intranet.ai non è un semplice prodotto.

È una relazione.