Digital Workplace: che cos'è e perché ti serve in azienda

Cos'è un digital workplace? Perché le aziende lo utilizzano? 

In questo articolo scopri come stare al passo della digitalizzazione sfruttando tutti i suoi vantaggi.

Che i lavoratori siano in smart working o in presenza avere uno spazio virtuale digitale che sia il riflesso aziendale ha molteplici benefici di cui le organizzazioni ad oggi non possono fare a meno.

Troverai inoltre 9 caratteristiche fondamentali suggerite dai nostri esperti per avere un digital workplace all'avanguardia e la soluzione leader del mercato.

Cos'è un digital workplace

La trasformazione digitale è ormai presente in ogni realtà aziendale.  

È inevitabile oggi, per le aziende, integrare la tecnologia con le componenti di business e fare in modo che possano cooperare.  

Soprattutto in un periodo di pandemia mondiale e di smart working si deve essere in grado di offrire ai propri dipendenti le sicurezze e i giusti strumenti per lo svolgimento del lavoro a distanza.  

Un digital workplace realizzato con tecnologie moderne è il mezzo di cui si stanno servendo le aziende per rivoluzionare il modo di lavorare, di progettare e di organizzarsi con nuovi strumenti digitali. 

Considerando che nel 2024, la connettività per accedere ad internet è pressoché diventata disponibile ovunque, le riunioni, le chiamate (e perché no, anche le e-mail), possono essere completamente sostituite da strumenti di collaborazione sofisticati, detti anche groupware.

Con il termine digital workplace si definisce meglio, lo strumento digitale pensato per favorire la comunicazione, la collaborazione ed i processi aziendali.

Sebbene esistano diversi strumenti, più o meno completi per questo compito, il digital workplace per eccellenza per le aziende è sempre stata la intranet: la piattaforma aziendale che consente di centralizzare e gestire tutti i flussi comunicativi, di collaborazione e documentali in modo digitalizzato e centralizzato, generando una comunità di lavoratori perfettamente sincronizzata in tempo reale.

Se 15 anni fa, le intranet erano dei semplici siti web interni all'azienda, in cui era solamente possibile pubblicare news interne, oggi le intranet sono le piattaforme collaborative più complete che forniscono ai dipendenti tutti gli strumenti per interfacciarsi con l'azienda in maniera centralizzata.

Wiki, blogs, organigrammi, rubriche intelligenti, spazi social di commenti, discussioni e richieste di feedback, sono solamente alcuni degli strumenti che si possono trovare all'interno di un digital workplace, di un'azienda che ha deciso di investire nella propria digitalizzazione nella maniera corretta. I risultati delle aziende che hanno effettuato questo tipo di scelta, sono sempre tangibili in termini di tempo, denaro e innovazione, come vedremo meglio in questo articolo.

Le piattaforme software moderne di questo tipo sono ormai in grado di adattarsi ai cambiamenti, senza richiedere competenze di sviluppo software e permettono di garantire una totale disponibilità (uptime) dei processi aziendali implementati in maniera semplice ed efficace.

L'engagement, il senso di appartenenza, la vision e la mission dell'azienda è provato che aumentino progressivamente, quando i lavoratori percepiscono il valore degli strumenti messi a disposizione dell'azienda. Inoltre, per ogni attività, i lavoratori si ritrovano uno spazio di lavoro intelligente che li può aiutare con strumenti ricchi e intuitivi a reperire le informazioni di cui hanno bisogno, mettendoli in contatto con chi desiderano nel minor tempo possibile.

Il digital workplace rimane tutt'oggi ancora lo strumento più completo per poter fornire ai lavoratori un ambiente digitale in cui reperire facilmente informazioni e contribuire in maniera collaborativa.

I vantaggi e benefici di avere un digital workplace 

Il nuovo paradigma digitale che prevede l'estensione dell'ufficio fisico a un'ambiente di networking digitale ha molteplici benefici.

Dal risparmio di costi operativi all'aumento della soddisfazione dei lavoratori, vediamo perché l'impiego di un digital workplace completo, può aiutare le aziende, che non hanno ancora iniziato questo processo di digitalizzazione.

• Centralizzazione delle informazioni, processi e autorizzazioni
  Centralizzare questi tre fattori rende fluida l'organizzazione aziendale, che è in grado di adattarsi velocemente ai cambiamenti dettati dal business oppure dalle riorganizzazioni interne o di specifici progetti.
• Riduzione dei costi
  La possibilità di usufruire di servizi cloud, in modalità SAAS con licenze ad utente, permette di non dover acquistare e soprattutto gestire direttamente costosi hardware.
• Razionalizzazione dei costi immobiliari
  Se gli spazi attrezzati per l'uso di ufficio sono troppo costosi soprattutto nelle grandi città, questo non impedisce all'azienda di crescere e svilupparsi anche senza spazi fisici. Un'azienda digitalizzata correttamente, che è in grado di fare lavorare bene profili in full remote work, può attingere a figure professionali di qualità da tutto il mondo, riducendo di conseguenza anche i costi del personale.
  
• Maggiore produttività
  I dipendenti con a disposizione strumenti all'avanguardia, hanno la possibilità di reperire, condividere e sincronizzare informazioni più facilmente.
• Maggiore accelerazione dell'innovazione
  Grazie alla possibilità di sfruttare tecnologie e spazi fisici interattivi permettono di sviluppare comunicazioni più veloci e stimolanti per la generazione di idee.
• Attrattività per i nuovi talenti
  Le aziende che mostrano alti gradi di innovazione e tecnologia risultano molto più attrattive per i Millennials e quindi talenti che possono apportare nuovo valore all'azienda. 

Quali tecnologie (e strumenti) si utilizzano

Senza entrare in troppi tecnicismi, le soluzioni, o meglio dire gli strumenti che ci sono dietro al concetto di digital workplace, possono essere racchiusi in 2 ambiti distinti:

• L'ambiente tecnologico che costituisce il digital workplace. In questo caso può essere un'applicazione On Premises oppure Cloud, un'applicazione mobile, oppure una soluzione basata sulla virtualizzazione del desktop del lavoratore.
• Gli strumenti di Collaborazione, che raggruppano le funzionalità di interazione in tempo reale tra le persone. In questo ambito possiamo trovare i social network aziendali, le piattaforme di messaggistica e di video conferenze, i wiki per la centralizzazione della knowledgebase, le intranet, i documentali aziendali, e così via...

3 nuovi trend importanti del 2024, per il Digital Workplace

Nuovi trend relativi alla trasformazione digitale stanno aumentando le funzionalità che i digital workplace devono avere per rimanere competitivi sul mercato come strumenti facilitatori del lavoro per gli utenti.

Sono 3 le principali funzionalità che si stanno diffondendo e che stanno contribuendo in maniera radicale all' evoluzione di questo strumento: 

• Intranet Analytics: le analisi dei dati che permettono agli amministratori del sistema di capire come viene utilizzato il digital workplace dai lavoratori per fornire un continuo e progressivo miglioramento della piattaforma stessa. Questi miglioramenti, non vanno intesi esclusivamente come nuove funzionalità software da integrare, ma anche le analisi sull'architettura delle informazioni aziendali, le valutazioni e considerazioni sui documenti più cercati oppure quali pagine sono le più viste e in quali fasce orarie. Le soluzioni moderne devono poter fornire questi dati, affinché l'investimento effettuato nella digitalizzazione, venga effettivamente implementato e sfruttato nel modo corretto.
• Intelligenza artificiale: gli algoritmi di AI, possono anche supportare il dipendente nella sua quotidianità, come ad esempio permettendo informazioni e ricerche personalizzate per ciascun membro dell'azienda sulla base delle sue esperienze e necessità.
  
• Assistenti virtuali: le piattaforme ora assistono anche il dipendente nella sua routine lavorativa. Il dipendente può richiedere informazioni in tempo reale e ricevere risposte che aiutano a risparmiare tempo nella ricerca di materiali di lavoro che può essere investito in produttività.

Microsoft 365 offre diversi strumenti per il tuo Digital Workplace

La distanza nel lavoro non costituisce più un ostacolo se supportato da strumenti che amplificano la comunicazione più di quanto lo farebbe la presenza.

Microsoft 365 è la soluzione che attualmente copre la maggior quota di mercato mondiale e che permette l’accesso a strumenti innovativi ed efficienti per le performance aziendali.

Vediamo quali strumenti mette a disposizione, all' interno della sua sottoscrizione, per implementare gli strumenti necessari ad un digital workplace.