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Digital workplace: cosa è e perchè serve alla tua azienda? 

Cosa è un digital workplace? Perchè le aziende lo utilizzano? 

In questo articolo scopri come stare al passo della digitalizzazione sfruttando tutti i suoi vantaggi.

Che i lavoratori siano in smartworking o in presenza avere uno spazio virtuale digitale che sia il riflesso aziendale ha molteplici benefici di cui le organizzazioni ad oggi non possono fare a meno.

Troverai inoltre 10 caratteristiche fondamentali suggerite dai nostri esperti per avere un digital workplace all'avanguardia.

Cosa è un digital workplace

Un digital workplace con tecnologie e user experience interattive e intuitive sono il mezzo di cui si stanno servendo le aziende per rivoluzionare il modo di lavorare, progettare e organizzare con strumenti all'avanguardia. 

La connettività sempre on permette di aumentare la produttività dei dipendenti, dei manager e soprattutto dei team di lavoro.

E-mail e chiamate possono essere sostituite da strumenti di collaborazione groupware sofisticati.

 

Un digital workplace per eccellenza per le aziende è la intranet.

La piattaforma aziendale consente di gestire tutti i flussi comunicativi e documentali in modo automatizzato generando una comunità perfettamente sincronizzata in tempo reale.

Wiki, blog, organigrammi e rubriche intelligenti, spazi social di commenti, discussioni e feedback. Questi sono solo alcuni degli strumenti che possono favorire una collaborazione potenziata intra aziendale che stimola la generazione di idee in qualsiasi momento.

I risultati sono sempre tangibili in termini di tempo, denaro e innovazione.

L'engagement, il senso di appartenenza, la vision e la mission dell'azienda è provato che aumentano progressivamente generando maggiore soddisfazione nei lavoratori e di conseguenza la produttività.

Per ogni attività gli utenti si ritrovano uno spazio di lavoro intelligente. Li aiuta con strumenti ricchi e intuitivi a reperire le informazioni di cui hanno bisogno e mettono in contatto con chi desiderano nel minor tempo possibile.

Quali tecnologie si utilizzano

Content management, cloud, intranet, social collaboration, sono alcune delle tecnologie che concretizzano il digital workplace e possono essere ricondotte a tre ambiti.

Le piattaforme: comprendono le soluzioni di visualizzazione nei dekstop, cloud e mobility per le imprese.

La collaboration: promuove l'interazione in tempo reale tra tutte le persone che contribuiscono alle dinamiche aziendali tramite il potenziamento di strumenti accessibili da qualsiasi device che siano on premise o cloud. A questa tipologia appartengono instant messaging, videoconference e social collaboration.

La gestione delle informazioni:  l'obiettivo è l'accesso, la condivisione e aggiornamenti di dati in tempo reale da qualsiasi luogo e app. Le soluzioni sono content managment, analytics e sincronizzazione dei file.

I trend che potenziano i digital workplace

Nuovi trend stanno aumentando le potenzialità dei digital workplace per farli diventare strumenti facilitatori del lavoro per gli utenti.

Sono 4 i principali che si stanno diffondendo e che contribuiscono all'ottenimento di risultati importanti aziendali.

  • Intelligenza artificiale e ambient knowledge: il benessere del dipendente cresce gradualmente con il machine learning. Gli algoritmi permettono informazioni e ricerche personalizzate per ciascun membro dell'azienda sulla base delle sue esperienze nelle piattaforme.

  • Ready analytics: le analisi dei dati di contesto consentono al dipendente di svogere il proprio lavoro in maniera rapida e veloce. 

  • Assistenti virtuali: le piattaforme assistono il dipendente nella sua routine lavorativa. Il dipendente può richiederli in tempo reale e ricevere informazioni che aiutano a risparmiare tempo nella ricerca di materiali di lavoro che può essere investito in produttività.

  • Crowdsourcing, silo buster: questi tool aiutano a ottimizzare la generazione e scambio di idee implementando lo sviluppo professionale degli utenti e il raggiungimento di obiettivi aziendali.

I vantaggi e benefici di avere un digital workplace 

Il nuovo paradigma digitale che prevede l'estensione dell'ufficio fisico a un'ambiente di networking digitale ha molteplici benefici.

Dal risparmio di costi operativi all'aumento della soddisfazione dei lavoratori vediamo perchè l'impiego di una intranet come digital workspace aiuta le aziende.

Riduzione costi 

Pensiamo in termini energetici. La possibilità di usufruire di servizi cloud per gestire, aggiornare e attenzionare il lavoro permette di sostituire costosi hardware.



Razionalizzazione dei costi immobiliari

Se gli spazi attrezzati per l'uso di ufficio sono troppo costosi soprattutto nelle grandi città questo non impedisce all'azienda di andare avanti anche senza spazi fisici. La realtà virtuale permette comunque l'evoluzione di molte aziende.


Vasta gamma di sistemi operativi

Una vasta gamma di strumenti e applicazioni garantiscono all'utente finale una miglior user experience fluida e coinvolgente. Aree come l'audit, la sicurezza e la compliance hanno molti più sistemi per una implementazione del lavoro.

Maggiore produttività

I dipendenti avendo a disposizione strumenti all'avanguardia hanno la possibilità di reperire, condividere e sincronizzare informazioni rilevanti.

 Maggiore accelerazione dell'innovazione

Grazie alla possibilità di sfruttare tecnologie e spazi fisici interattivi permettono di sviluppare comunicazioni più fluide e stimolanti per la generazione di idee.

Attrattività per i talenti

Le aziende che mostrano alti gradi di innovazione e tecnologia risultano molto più attrattive per i Millenials e quindi talenti che possono apportare valore all'azienda. 

 

 

Cosa è intranet.ai?

È una intranet aziendale pronta all'uso,
progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione fornendo un ambiente di lavoro digitale altamente moderno e performante.
  • Il prezzo di partenza è di 2450 €, per una intranet completa
  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365 leader del mercato.

Le 10 caratteristiche di un buon digital workplace

1. Interfaccia utente semplificata

Con un'interfaccia utente confusa, i dipendenti non saranno in grado di accedere ai contenuti o ai dati conservati sui siti web.

L'interfaccia utente include aspetti dettagliati dell’intranet aziendale, come il menù a discesa, i layout, i pulsanti, le pagine, ecc.

Deve inoltre includere il marchio aziendale, al fine di rappresentare al meglio nel tuo digital workplace la cultura aziendale.

Investire in un'interfaccia utente semplificata è molto vantaggioso.

I dipendenti impiegheranno meno tempo a creare o modificare un documento e a completare il lavoro.

L'interfaccia utente della tua intranet aziendale dovrebbe avere:

  • Una homepage pertinente e coinvolgente, con notizie personalizzate
  • Collegamenti rapidi a tutte le funzioni dell'intranet grazie a un menù o una barra laterale
  • Avvisi di notifica per conversazioni o attività imminenti
  • Una barra per la ricerca
  • Un elenco degli utenti online
  • Un modo semplice per pubblicare, condividere o creare
  • Un design intuitivo, semplice e creativo

2. Ricerca intelligente

Uno dei principali vantaggi di una soluzione intranet aziendale è l'archiviazione di tutte le informazioni aziendali e dei dipendenti in un’unica piattaforma.

Senza un motore di ricerca potente e intuitivo, questa ricchezza di informazioni potrebbe però andare perduta.

L'aggiunta di un motore di ricerca ben progettato renderà la tua intranet moderna ancora più produttiva.

Le ricerche saranno rapide e aiuteranno i dipendenti a trovare le persone di cui hanno bisogno per poter svolgere il proprio lavoro.

Un motore di ricerca dovrebbe:

  • Effettuare ricerche tra le categorie che sono state "taggate" nei contenuti, in modo da fornire i giusti risultati
  • Effettuare ricerche nell'elenco dei dipendenti per trovare le persone associate a parole chiave, categorie o competenze
  • Effettuare ricerche in tutta l'area intranet (documenti, file, presentazioni, profili, ecc.)
  • Ordinare i risultati elencando per prime le informazioni più rilevanti.

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3. Creazione e gestione dei contenuti

Il fattore trainante di una intranet aziendale è il fatto di essere incentrata sull'utente e di incoraggiare i dipendenti attraverso modalità di lavoro innovative e più efficaci.

Uno dei modi migliori per fare ciò è offrire ai dipendenti spazio e libertà di creare contenuti sulla piattaforma.

In questo modo, i dipendenti possono esprimere sé stessi, creando elementi sempre rilevanti nel loro ambiente di lavoro digitale.

Scrivici per scoprire come migliorare la tua intranet aziendale e godere dei benefici della trasformazione digitale.

Ti forniremo le soluzioni migliori per la tua attività e i tuoi processi aziendali.

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Il passo successivo è quello di formare i dipendenti e spiegare loro come creare contenuti soddisfacenti e secondo quale stile.

Dovrai solo fornire loro gli strumenti tecnologici adatti, nominare i membri del team per la gestione della qualità dei contenuti e lasciare che se ne occupino loro personalmente.

I contenuti intranet dovrebbero essere:

  • Focalizzati, concepiti e gestiti in base all'utente
  • Brevi, concisi, coinvolgenti e pertinenti
  • Interattivi per il lettore (commenti, reazioni, condivisioni)
  • Coerenti con l’identità aziendale e facili da creare attraverso una piattaforma designata
  • Contraddistinti da parole chiave per la ricerca
  • Organizzati in modo intuitivo all'interno dell'intranet.

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4. Personalizzazione del digital workplace

Il software intranet è in grado di imparare dai suoi utenti e permette loro di creare il sito come meglio desiderano.

Grazie a così tante opzioni di personalizzazione integrate, come i tag per progetti e competenze, il portale raccoglie ciò che ogni singolo utente vuole vedere nel suo digital workplace.

Un digital workplace personalizzabile è inoltre importante affinché i dipendenti possano creare l'ambiente di lavoro digitale perfetto per le loro esigenze ed essere produttivi al massimo.

La intranet che esprime il concetto di digital workplace per eccellenza dovrebbe:

- Permettere la personalizzazione della homepage dell'utente, dei link e dell'organizzazione dei contenuti

- Disporre di widget delle funzionalità che raggruppano contenuti specifici di diverse aree dell’intranet sulla homepage del singolo dipendente

- Disporre di un widget che permetta ai dipendenti di visualizzare i contenuti più inerenti a quello che desiderano vedere

- Consentire l'accesso solo a specifici utenti, in caso di contenuti sensibili o particolarmente rilevanti.

 

5. Caratteristiche social

La trasformazione della comunicazione interna è fondamentale per il digital workplace e le caratteristiche social sono ciò che rendono possibile tale trasformazione.

Più i colleghi interagiscono tra loro in modo efficiente e produttivo, migliore sarà il lavoro di tutti in un digital workplace completo.

Le caratteristiche sociali dell’intranet aziendale includono ad esempio:

  • Caratteristiche social moderne come commenti, riconoscimenti, ecc.
  • Integrazione con altre piattaforme di condivisione già in uso
  • Contenuti multimediali facile da creare e da condividere
  • Applicazioni per cellulari e funzioni per collegamenti continui
  • Forum e chat per discussioni.

 

6. Esperienza dei dipendenti

Nella piattaforma digitale la soddisfazione e l'esperienza dei dipendenti devono essere al centro dell'attenzione.

Stiamo assistendo a un passaggio nella misurazione del successo dell’intranet dai KT più complicati a feedback più qualitativi e narrativi.

Ciò significa che il software intranet dovrebbe avere opzioni integrate di commento/feedback da parte dei dipendenti, ove e quando possibile.

Creando un sistema organizzato per la gestione di questi continui contenuti, gestire i problemi dei dipendenti e creare l'intranet che desiderano diventa molto più facile.

Disporre di un mezzo con opzioni di feedback integrato significa:

  • Includere funzioni di feedback nelle e-mail o nei messaggi aziendali o fare riferimento alla cronologia completa dell'intranet, che i dipendenti possono modificare
  • Creare aree social in cui i dipendenti possano esprimere le loro opinioni su argomenti specifici
  • Condurre sondaggi regolari per valutare la soddisfazione dei dipendenti in merito all'usabilità della rete intranet
  • Implementare un sistema di gestione o di organizzazione per tenere traccia dei feedback

 

7. Gestione amministrativa delegata

Un'efficace digital workspace consente ai dipendenti di diventarne, seppur a un livello base, gli amministratori.

Ciò allevia il carico di lavoro del dipartimento informatico e condivide la responsabilità di un’intranet sempre più di successo all'interno del team.

La scelta di semplici compiti amministrativi che possono essere facilmente delegati ai dipendenti migliorerà l’utilizzo dell’intranet aziendale e la sua manutenzione complessiva. 


 
Oltre a gestire le mansioni amministrative, i dipendenti dovrebbero anche avere uno spazio per coordinare le attività dei vari progetti.

In questo modo li aiuta a organizzare nel digital workspace in modo produttivo i lavori in corso.

Le aree di attività dovrebbero:

  • Fornire i link agli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere il lavoro
  • Includere "istruzioni" di base per procedure aziendali semplici e uniformi
  • Gestire i contenuti del sito dei singoli dipartimenti
  • Includere flussi di lavoro o tempistiche
  • Mettere in contatto tra loro i dipendenti che lavorano allo stesso progetto.

 

8. Condivisione dei contenuti sulla intranet

Uno spazio designato è essenziale per consentire ai dipendenti di condividere tra loro contenuti e documenti rilevanti.

Questo non significa solamente creare contenuti in uno spazio virtuale per i dipendenti, poiché aiuterà l'ambiente di lavoro digitale a performare al meglio.

Un'area in cui i dipendenti creano e condividono i contenuti, incoraggia la collaborazione e l’accesso facile a documenti utili.

I portali di lavoro dovrebbero includere:

  • Uno spazio per i dipendenti per creare e condividere file in ogni reparto aziendale
  • Accesso rapido ai file più utili
  • Strumenti per la condivisione di documenti all'interno di un singolo progetto o di una specifica iniziativa
  • Un modo per far conoscere ad altri colleghi i nuovi contenuti

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9. App per cellulari e accesso ovunque nel digital workplace

Attualmente, questo aspetto rappresenta un must-have per l'intranet aziendale.

La soluzione è concepita per l’era digitale come un vero e proprio digital workplace.
Mette in contatto tra loro i dipendenti di tutto il mondo, ovunque si trovino, qualsiasi cosa stiano facendo e in qualsiasi momento.

L'implementazione di una soluzione intranet per cellulari offre agli utenti funzionalità "on-the-go".
In questo modo possono rimanere sempre connessi con le attività lavorative e con le varie conversazioni.

Questo permette anche di inviare notifiche push per assicurarsi che i dipendenti visualizzino gli aggiornamenti o le informazioni cruciali in tempo reale nel loro ambiente digitale.

La tua applicazione per cellulari dovrebbe fornire:

  • Accesso completo al sistema intranet dal dispositivo mobile del dipendente
  • Interfaccia intuitiva e reattiva
  • Notifiche inviate ai dispositivi mobili dalla direzione per aggiornare i dipendenti 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana
  • Integrazione con altre applicazioni e software per cellulari

 

10. Cultura aziendale rafforzata sulla intranet

Anche se non è necessariamente uno strumento di produzione o di collaborazione, rafforzare la cultura aziendale è uno dei compiti essenziali che l'intranet svolge sul posto di lavoro.

L’intranet aziendale permette di fare branding aziendale internamente e di educare i dipendenti sulla missione, la visione, gli obiettivi e i valori aziendali.

L’intranet unisce i dipendenti e offre loro gli obiettivi del lavoro quotidiano.

Questo digital workspace crea un senso di appartenenza a un quadro più ampio.
Rende possibile la creazione di una cultura basata sull'esperienza dei dipendenti, dando vita a un luogo di lavoro digitale sorprendente.

Alcuni esempi di utilizzo dell'intranet per rafforzare la cultura aziendale sono:

  • Utilizzare elementi visivi nell'interfaccia utente che promuovano ulteriormente i marchi o rafforzino la visione aziendale
  • Creare standard o linee guida per contenuti che supportino i valori aziendali
  • Assicurarsi che il personale senior e il team di gestione diano l'esempio per rafforzare la cultura aziendale
  • Lavorare per connettere e unire il personale attraverso il riconoscimento dei dipendenti, attività fuori sede e promozione delle relazioni interne
  • Costruire un social network aziendale, per connettere facilmente le persone.
Adesso che hai visto i vantaggi di un digital workplace sei pronto anche tu a portare la tua azienda a un altro livello?

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.