Azienda digitale cloud:
la guida alla digitalizzazione con la intranet
Per aumentare la competitività nel tuo settore e offrire servizi al dipendente all'avanguardia, la digitalizzazione non può essere trascurata.
Sono milioni le aziende che adottano soluzioni digitali per approcciarsi ai clienti. Ma per farlo in modo produttivo, è necessario rafforzare l'approccio al digitale dall'interno.
Vediamo come la intranet di SharePoint può aiutarti.
Quali caratteristiche devono avere le soluzioni cloud per digitalizzare un'azienda
Sostenere una realtà digitalizzata non è semplice se non si ha a che fare con appositi strumenti tutti i giorni e se le menti dei lavoratori non sono abituati ai meccanismi che offre.
Il passaggio a un'azienda digitalizzata senza ombra di dubbio potrebbe provocare degli effetti che si ripercuotono sia sui dipendenti che sull’attività operativa. Il clima aziendale si trasforma in un ambiente di incertezze, ambiguità e discrepanze.
Diventa necessario e inevitabile mettere in atto quindi delle attività per rassicurare il dipendente e fornirgli i giusti strumenti per stabilire un clima performante.
Per questo le aziende scelgono di affidarsi a sistemi intuitivi, flessibili e reattivi in base alle esigenze degli utenti.
Le imprese mirano a potenziare le capacità dei dipendenti e mettergli a disposizione degli strumenti più performanti, cosa che solo il digitale può garantire.
Leggi anche: Digital workplace: perché serve alla tua azienda
Da dove partire?
Il punto di partenza per intraprendere una tale direzione è dare a ogni dipendente la possibilità di reperire in unico posto da qualsiasi dispositivo tutto ciò che necessita durante la routine lavorativa.
Questo è il concetto portante dei sistemi cloud come, per farti un esempio, Microsoft 365.
Le aziende che si affidano a tali meccanismi hanno a disposizione un unico portale in cui trarre vantaggi da più piattaforme diverse per funzione, interconnesse, sincronizzate tra di loro e con molteplici possibilità di azione per ogni lavoratore e team.
Vediamo quindi quali caratteristiche dovrebbero avere le tue soluzioni digitali cloud e come aiutano la tua azienda a ottenere risultati performanti interni che possano poi riflettersi all'esterno della tua attività.
1. È un vero strumento di lavoro
- La soluzione digitale cloud deve aiutare i dipendenti nel loro lavoro quotidiano
- Deve facilitare la ricerca delle informazioni e migliorare la comunicazione tra colleghi
- Deve avere contenuti e documenti aggiornati
Se i dipendenti non riescono a trovare un motivo valido per utilizzare gli strumenti digitali, o un aiuto per le loro attività quotidiane, essi verranno abbandonati dopo la prima settimana.
2. Progettata attorno l'utente
Quando le persone usano delle soluzioni digitali, devono soddisfare le loro esigenze.
Il dipendente deve essere il baricentro.
L'utente, infatti, quando accede deve visualizzare le news che sono di suo interesse, le sue attività e progetti.
Lo spazio digitale che si deve creare è un'ambiente di condivisione e scambio di informazioni in una comunità aziendale pratica piena di confronti e feedback.
Ma la intranet non è solo un sito interno per le notizie aziendali.
È principalmente una rete di persone che le danno vita, la usano, la leggono, la arricchiscono, la fanno crescere e se ne prendono cura, giorno dopo giorno.
3. Raggiunge gli utenti ovunque si trovino
Le informazioni e le conoscenze sono essenziali per un'azienda digitale di successo e dovrebbero essere disponibili a tutti direttamente dal proprio desktop. Qualunque cosa stiano facendo, ovunque si trovino e su qualsiasi tipo di dispositivo.
Le notifiche push devono consentire di inviare i contenuti direttamente agli utenti e semplificare la comunicazione.
- Informano le persone in tempo reale
- Coinvolgono i dipendenti
- Monitorano il successo della comunicazione interna
- Raggiungono tutti gli utenti o solo gruppi di utenti
Questo è un modo innovativo per aumentare la comunicazione e il coinvolgimento delle persone sulla intranet.
4. Permette agli utenti di conoscere meglio l'azienda
Come può lavorare un dipendente se non sa a chi richiedere informazioni specifiche e lo può aiutare a completare il lavoro?
Grafici aziendali, rubriche aziendali intelligenti, informazioni sui manager e sui colleghi di ogni reparto sono estremamente utili per i nuovi dipendenti e per il workplace digitale.
Un modo rapido per trovare i numeri di telefono dei colleghi è un altro obiettivo di un ambiente di lavoro digitale intelligente nella tua azienda digitale cloud.
5. Connette le persone
Ok, sappiamo che l'elenco dei dipendenti aiuta ad avere una conoscenza migliore dell'azienda, ma come possono gli utenti contattare rapidamente un collega? Come possono connettersi per condividere documenti o lavorare insieme su un progetto?
Strumenti come la intranet integrata con Microsoft Teams è la risposta.
- Teams può connettere i dipendenti in tempo reale con numerose funzionalità
- Puoi anche collegarli direttamente con la rete intranet usando le notifiche push
Le connessioni in tempo reale aumentano la produttività degli utenti ogni giorno.
6. Facilita la collaborazione
Nei tuoi strumenti digitali cloud è possibile decidere di avere l'elenco dei progetti in cui è coinvolto l'utente o, più semplicemente, l'elenco dei gruppi di chat, per un rapido accesso al luogo digitale in cui gli utenti possono collaborare e comunicare tra loro.
Un'azienda digitale cloud è in grado di aiutare i dipendenti a trovare i documenti e le informazioni necessarie per collaborare a un progetto, con un gruppo specifico di persone o un dipartimento.
Ogni dipartimento dovrebbe avere il proprio spazio in questi strumenti. Possono essere infatti usati per pubblicare contenuti e collaborare.
7. Ti aiuta a trovare ciò che cerchi
I problemi che sorgono dall'utilizzo di uno strumento di ricerca inefficiente possono causare frustrazione tra gli utenti. Per evitarlo bisogna scegliere strumenti digitali in grado di farti:
- Monitorare le chiavi di ricerca e crea KPI
- Aggiornare i contenuti regolarmente
- Delegare le persone di ogni dipartimento per amministrare i loro contenuti
8. Offre servizi di utilità quotidiana
Le funzioni di ricerca sono indispensabili perché i dipendenti possano lavorare in modo ottimale. Per l'utente finale, ciò che conta è l'utilità della piattaforma digitale.
Per questo, essa è il miglior strumento per:
- mettere a disposizione moduli di richiesta e form di qualsiasi tipo
- strumenti per prenotare stanze
- accedere ai servizi dei dipendenti come vacanze, buste paga, permessi
- e molto altro...
Un portale cloud facile da usare per i dipendenti e con numerosi servizi è lo strumento migliore che puoi offrire alla tua azienda digitale.
9. Cultura e identità della tua impresa
Il successo e il fallimento di un'azienda si basano sempre sulla sua cultura e su come vengono valorizzate le abilità dei dipendenti.
Un'azienda digitale cloud dovrebbe consentire a tutti i membri dell'azienda di condividere il proprio profilo e le proprie conoscenze.
Le risorse umane dovrebbero sempre avere accesso a queste informazioni che mettono in mostra il vero valore di un'azienda: le persone.
Con un buon portale potresti dare il via a:
- Funzioni innovative del profilo personale
- Strumenti per nuove idee e contenuti
- Strumenti e applicazioni di gamification per dare espressione ai dipendenti
Investire nelle persone è sempre la migliore soluzione per ogni azienda digitale.
10. Coinvolge i dipendenti
Se i dipendenti sono coinvolti nelle attività aziendali, la produttività e il benessere interno aumenteranno.
La priorità è fare in modo che i dipendenti siano coinvolti.
Le persone sono coinvolte quando possono prendere parte ad attività condivise, far sentire la loro voce, condividere il loro lavoro, essere coinvolti con il top management e ottenere riconoscimenti adeguati.
11. Facilità di adozione
L'adozione di strumenti digitali come la intranet è più facile per i dipendenti con un sistema cloud.
Gli utenti devono disporre di strumenti per comprendere rapidamente il valore delle funzionalità disponibili per fare meglio il loro lavoro.
Quando si adotta la soluzione digitale di un workplace completamente digitalizzato, è possibile impostare le seguenti opzioni per facilitare l'adozione della propria intranet:
- Webinar per accogliere i dipendenti
- Brevi video di formazione
- Tour guidati e dinamici direttamente all'interno delle pagine intranet
- Eventi dal vivo con sessioni di domande e risposte
Non c'è limite a ciò che puoi fare!
12. Analisi dei dati
Come puoi sapere se la tua trasformazione digitale sta funzionando bene oppure no? Sta davvero aiutando l'azienda o si sta rivelando con molti limiti? Gli utenti sono in grado di trovare ciò di cui hanno bisogno all'interno del portale? In qualità di gestore della intranet devi essere in grado di rispondere a tutte queste domande.
I log di SharePoint Online, la intranet di Microsoft 365 (il leader dei sistemi cloud) e le sue funzionalità di controllo ti aiutano a rispondere a tutte queste domande.
Per conoscere tutti i dettagli sul funzionamento della tua intranet devi avere strumenti di analisi e monitoraggio avanzati.
Trova i tuoi KPI e monitorali in modo che tutto possa funzionare meglio.
13. Permette un uso corretto della leadership
Un manager dovrebbe essere in grado di applicare meglio la propria leadership tramite la intranet.
La nuova era dei leader aziendali ha bisogno di strumenti IT per costruire il team, supportare i dipendenti nella loro gestione onboard, gestire report e prestazioni e, soprattutto, comunicare con tutti coloro con cui lavorano.
Un leader può comunicare rapidamente e ricevere feedback in tempo reale utilizzando il digital workplace senza dover usare le classiche e-mail o il telefono. Microsoft Teams, la piattaforma di collaborazione di Microsoft 365, può aiutare a organizzare eventi dal vivo o creare riunioni per interagire con i colleghi.
Come puoi abilitare queste attività?
- Con i gruppi di Teams o Yammer (il social network di Microsoft 365)
- Organizzando la formazione di leader e dipendenti per utilizzare meglio gli strumenti intranet
- Creando gruppi dinamici in modo che possano comunicare immediatamente con i nuovi assunti di ogni dipartimento
- Spiegando come utilizzare Microsoft Stream per condividere contenuti video
Un buon leader è di aiuto per l'intera azienda.
14. Pianifica il cambiamento
La tua piattaforma aziendale intelligente avrà un go-live predefinito, con tutte le parti interessate pronte per il cambiamento. È fondamentale prepararsi a questo cambiamento, poiché la rete intranet dovrebbe aumentare la produttività dei dipendenti.
- Includi tutti i principali utenti chiave per ciascun dipartimento
- Rendili partecipi alla creazione dei wireframes
- Fai formazione
Più tempo sfrutti per pianificare la tua prossima soluzione digitale e meno problemi avrai dopo l'avvio.
15. È parte di uno specifico piano di governance
Adesso che hai un digital workplace, cosa fare?
Il piano di governance deve essere aggiunto immediatamente dopo aver completato la progettazione di tutte le funzionalità disponibili sulla piattaforma dell'azienda digitale cloud. In questo modo, avrai un buon piano di emergenza in caso di fallimento.
Cos'è intranet.ai?
intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, e realizzare così un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno:
- Prezzo iniziale di 3.650 €/anno per una intranet completa
- 50+ applicazioni, tra cui la ricerca avanzata, il sistema di gestione documentale, le notizie, le notifiche push via Teams, il profilo personale e le FAQ
- 100% integrata con SharePoint Online e Microsoft 365
Perché la intranet è la soluzione migliore
Sono tantissime le aziende che impiegano la intranet per porre solide basi all'interno dell'impresa potenziando i processi lavorativi e garantendo risultati esterni di livello superiore.
Gli obiettivi della intranet
- Coinvolge i dipendenti
- Migliora la produttività
- Aumenta la produttività
"Una forza lavoro altamente coinvolta è la differenza tra un'azienda che supera i suoi concorrenti e quella che non riesce a crescere". [fonte]
L'87% dei dipendenti di tutto il mondo non è coinvolto sul posto di lavoro. Le aziende con forza lavoro altamente coinvolta superano i loro concorrenti del 147% negli utili.
Una triade di benefici unificata
Ogni punto ha bisogno del precedente per funzionare meglio.
- Se la tua intranet aziendale digitale cloud fosse davvero intelligente, dovrebbe stimolare il coinvolgimento dell'azienda. I dipendenti usano, arricchiscono e se ne prendono cura quotidianamente. Scambiano informazioni, contenuti e idee per aumentarne l'utilità per i colleghi.
Una buona performance dipende molto dalla motivazione del personale. Se ai dipendenti si danno degli strumenti che li rende coinvolti, il loro lavoro aumenta in maniera efficiente. Allo stesso modo, le attività diventano più produttive e l’azienda raggiunge i suoi obiettivi in breve tempo.
- Se le persone sono coinvolte nell'azienda e la tua intranet ha servizi di alta qualità, tutti i dipendenti saranno più produttivi. Risparmieranno tempo nella ricerca di documenti o informazioni, potranno trovare il collega giusto per un lavoro specifico, eviteranno di inviare richieste cartacee.
- Se ogni dipendente spreca meno tempo, maggiore sarà la redditività complessiva dell'azienda.
- Lavorare in un'azienda che ha alte performance, migliora il benessere dei dipendenti e migliora l'impegno quotidiano.
Sembra facile? Lo è!
Alcuni dati
Le ricerche rilevano che l'87% dei dipendenti di tutto il mondo non è coinvolto sul posto di lavoro. Una intranet aziendale non è la risposta a tutto ovviamente, ma è la prova che le aziende con forze di lavoro altamente coinvolte superano i loro pari del 147% in utili per azione.
Risultati quantitativi
Per valutare in che modo la tua intranet ha aumentato la produttività complessiva dell'azienda, puoi impostare diversi KPI quantitativi (diretti o indiretti).
Ecco alcuni esempi di KPI quantitativi:
- Visualizzazioni di pagina, utenti unici, sessioni, durata
- Numero di contenuti creati e file caricati
- Like, commenti e azioni sui social
Tra i KPI indiretti possiamo trovare:
- Numero di richieste alla Help Desk
- Indicatori business
- Adozione di altri strumenti interni
Risultati qualitativi
Potrai comprendere il successo della tua intranet anche dai risultati qualitativi.
Ecco alcuni esempi:
- Numero e tipologia delle chiavi di ricerca
- Link di uscita
- Risposte ai sondaggi
- Numero di e-mail inviate/ricevute
- Colloqui/focus group
- Occupabilità
- Feedback dei clienti
Come creare una intranet a misura della tua azienda
Il nostro metodo prevede 12 step per dare forma a una piattaforma aziendale con le caratteristiche che abbiamo fin qui elencato.
La intranet deve costituire il riflesso digitale dell'azienda, dove ogni dipendente può ritrovarsi in uno spazio di lavoro condiviso e dotato di strumenti all'avanguardia.
1. Analisi
"La fase di analisi rappresenta il 70% del successo di un progetto" - ha commentato uno dei nostri clienti.
La fase di analisi è la fase più delicata, in quanto vengono definiti il modello della intranet e gli obiettivi strategici. Di solito, questa fase della progettazione della intranet aziendale prevede tre attività:
1. Analisi del contesto e della cultura aziendale
2. Analisi degli obiettivi
3. Analisi e identificazione delle "target personas".
Analisi del contesto
Questa analisi riguarda:
- indagine e approfondimento dei piani operativi e strategici utilizzati per organizzare i processi interni di lavoro dell'azienda;
- come la società definisce i concetti dei valori aziendali condivisi;
- delineare le strategie dell'azienda, gli strumenti di comunicazione in uso;
- come esaminare i processi di condivisione delle informazioni e le domande e aspettative future.
L'analisi coinvolge gli attori interni, mettendo in evidenza competenze e risorse, raccogliendo informazioni sull'area del progetto, obiettivi futuri nel campo della comunicazione aziendale, strumenti da utilizzare, ecc.
Se la società dispone già di un portale intranet, è utile analizzare quali sono le aree e i servizi adatti ai dipendenti e quali no.
Questa tipologia di indagine dettagliata ti consente di avere una chiara idea iniziale di come progettare una rete Intranet che soddisfi le esigenze e la cultura della tua azienda digitale, nonché una rete Intranet creata attorno alle esigenze lavorative dei tuoi dipendenti.
Analisi degli obiettivi
L'analisi degli obiettivi si riferisce alla definizione del modello intranet da attuare e degli obiettivi strategici e operativi che l'azienda intende raggiungere.
Una volta analizzati i bisogni e gli obiettivi dell'azienda, è necessario delineare gli obiettivi operativi. In pratica, le domande a cui rispondere sono: "Quali strumenti dovrebbe avere la mia intranet aziendale?", "Come può aiutare i dipendenti a svolgere attività singole o di gruppo?", "Di cosa hanno bisogno i dipendenti per migliorare la comunicazione?".
Analisi del target
La intranet è fatta di persone.
Queste persone sono i dipendenti dell'azienda. Conoscere i dipendenti significa renderli in grado di svolgere meglio il proprio lavoro e in modo più efficace, fornendo loro tutti i contenuti e gli strumenti di cui hanno bisogno per sentirsi parte produttiva dell'azienda. I dipendenti sono il "target", le "personas", per le quali deve essere creata la intranet.
Questa fase di analisi del target è spesso sottovalutata perché riteniamo di "conoscere" già gli utenti della rete Intranet. Ma è in realtà cruciale per vari motivi: se conosci le reali esigenze dei lavoratori, puoi creare soluzioni mirate; eviti di perdere tempo e denaro per soluzioni inutili; aumenta il coinvolgimento dei dipendenti.
Focus group e questionari
Per effettuare un'attenta analisi delle persone, è possibile operare in due modi diversi ma complementari: focus group e questionari.
I focus group, così come le interviste con i dipendenti tramite questionari, sono uno strumento essenziale nella fase di analisi e ricerca con gli utenti della rete Intranet. Si avvalgono dell'intelligenza collettiva che viene attivata tra colleghi di settori e ruoli diversi quando discutono di problemi comuni.
Il principale fattore di successo dei focus group è l'interazione tra i partecipanti, con il lavoro come denominatore comune. I focus group aiutano a esplorare il modo in cui il personale lavora e le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. Svolgono anche un ruolo essenziale nel risolvere questioni controverse che potrebbero derivare dall'uso di altri strumenti di ricerca, così come anche le interviste.
I questionari
Quando si crea un questionario durante la fase di progettazione di una rete intranet, è bene tenere presente che non si devono porre domande sulla rete intranet, ma fare domande sul lavoro delle persone. Attraverso un sondaggio, dovresti ottenere informazioni sui dipendenti in merito alle conoscenze IT, alle impostazioni e ai dispositivi utilizzati, alle attività svolte quotidianamente e alle esigenze generali relative al loro lavoro.
Benefici delle interviste
Le interviste hanno lo scopo di studiare i modelli di lavoro e le esigenze degli utenti in termini di: organizzazione delle informazioni, informazioni necessarie al lavoro, problemi che impediscono di ottenere o condividere informazioni con altri.
Un'attività utile per ricevere feedback funzionali per la creazione di una rete intranet focalizzata sull'utente è la creazione di versioni demo della rete intranet con wireframe navigabili. In pratica, dovrai creare una demo dell'intranet che vorrai adottare per testarla e coinvolgere farla controllare dai dipendenti direttamente coinvolti.
Lo sviluppo di versioni simulate della intranet consente di introdurre ai dipendenti la nuova intranet e iniziare ad abituarli a un nuovo modo di gestire le informazioni e collaborare. Inoltre, dopo un periodo di prova, è possibile ricevere feedback preziosi attraverso sondaggi o focus group che aiuteranno a capire quali funzioni devono essere ulteriormente migliorate, quali devono essere aggiunte o rimosse.
In sintesi, per condurre un'attenta analisi per creare la intranet aziendale dovrai svolgere le 3 attività di analisi (del contesto e degli obiettivi) attraverso 5 attività fondamentali:
- Analisi tecniche e funzionali per definire strategie e obiettivi
- Identificazione delle target personas
- Organizzare focus group
- Creare wireframe e mock-up
- Creare sondaggi per ricevere feedback
Scarica il nostro questionario
per scoprire come i tuoi dipendenti vivono la realtà aziendale.
2. Pianifica il cambiamento
Oggi non è più possibile avviare un progetto digitale senza un piano, ancora di più il tuo progetto cambierà la routine quotidiana della tua azienda come un progetto intranet.
Avere un piano significa scegliere sin dal punto di partenza del tuo progetto con chi dei tuoi colleghi devi interagire, il budget di cui hai bisogno per ogni attività specifica e come sarà il tuo piano di comunicazione per il go-live della tua azienda digitale cloud. Tutto deve essere deciso prima, per evitare sorprese durante il progetto.
- Crea un team
- Aggiungi membri al tuo team e monitora i progressi
- Cambia la gestione e la formazione in base a previsioni realistiche del budget
- Crea un programma per far conoscere la intranet
- Allinea ogni iniziativa con driver strategici e comunicala usando ciascun canale
- Considera la tua cultura aziendale
3. Raggiungi l'utente
Informare i dipendenti è il primo passo verso il successo negli affari.
I dipendenti che non sanno cosa succede all'interno della loro azienda sono generalmente meno coinvolti e meno produttivi.
Ci sono molte ragioni per costruire un'efficace strategia di comunicazione interna per tenere informati i dipendenti.
Innanzitutto, creare una rete di comunicazione attiva con tutti i dipendenti significa migliorare l'impegno e la condivisione dei valori aziendali.
La condivisione di informazioni aziendali, come piani strategici, obiettivi o problemi, crea un senso di appartenenza che migliora il coinvolgimento dell'organizzazione.
Inoltre, sfruttando i mezzi e gli strumenti che la tecnologia per lo scambio di messaggi e le offerte di chat in tempo reale oggi ti consente di creare piattaforme di collaborazione sempre più efficaci.
A livello aziendale, i dipendenti devono essere informati di:
- la missione aziendale
- i valori aziendali
- gli obiettivi futuri
- le strategie interne
- eventi importanti e scadenze
Genera coinvolgimento
Come comunicare questi valori ai dipendenti in modo coinvolgente? intranet.ai ti aiuta a sviluppare la rete di comunicazione della tua azienda digitale cloud grazie a Microsoft Teams, o utilizzando un social network aziendale come Yammer.
Utilizzando questi strumenti è possibile consentire agli utenti di inviare messaggi e comunicare in tempo reale, condividere file e informazioni di qualsiasi tipo, ricevendo notifiche push.
Sfrutta le notifiche push
Le notifiche push sono messaggi che appaiono sullo schermo del dispositivo mobile anche quando non si utilizza un'applicazione.
Ogni volta che produci contenuti e li pubblichi in una sezione della rete Intranet, i tuoi dipendenti riceveranno una notifica che consentirà loro di essere sempre aggiornati su ciò che sta accadendo nella loro azienda.
È quindi possibile informarli dei contenuti, come ad esempio:
- Notizie aziendali
- Notizie di servizio
- Informazioni specifiche per gruppi specifici di persone
- Eventi aziendali
- Gradimento
- Nuove assunzioni
- Nuovi documenti basati sugli interessi degli utenti
- E molto altro...
Le aziende più grandi, con dipartimenti e sedi in altri paesi, utilizzano questa tecnologia per creare un canale di comunicazione attivo con i dipendenti ovunque si trovino.
Le notifiche push vengono utilizzate per condividere i valori dell'azienda o per informazioni pertinenti.
Inoltre, sono anche uno strumento commerciale essenziale che consente ai dipendenti di non perdere messaggi o chiamate importanti da colleghi e clienti.
Una soluzione da considerare è anche l'uso delle notifiche OOB disponibili attraverso le community Yammer e i gruppi di Teams per la collaborazione.
4. Promuovi la conoscenza dell'azienda
La conoscenza è una delle risorse più importanti di un'azienda.
Le notifiche push non solo creano un canale di comunicazione tra i dipendenti, ma sono anche uno strumento essenziale per far conoscere l'azienda ai leader aziendali.
Come accennato in precedenza, i dipendenti con scarsa conoscenza sono anche dipendenti con meno impegno e minore efficienza lavorativa. Sviluppare la conoscenza dell'azienda attraverso i dipendenti è un'attività fondamentale per farli sentire parte integrante e fondamentale di un'organizzazione.
Per questo motivo, è fondamentale condividere informazioni che possano incoraggiare una conoscenza approfondita dell'azienda. La intranet aziendale è la piattaforma indicata a tale scopo. Gli editor della intranet e gli utenti chiave di ciascun reparto devono essere in grado di caricare informazioni, contenuti e documenti in modo indipendente.
Gli strumenti che consentono a una rete intranet di comunicare ai dipendenti informazioni sull'azienda e di farsi conoscere riguardano:
- Comunicazioni aziendali (storia dell'azienda, notizie aziendali, politiche)
- Portale dei dipendenti (elenco persone, organigramma aziendale navigabile, competenze)
- Dipartimenti, uffici e paesi
- Conoscenze interne di base
5. Libertà di espressione
L'utente intranet è un partecipante.
L'idea che una intranet sia uno strumento gestito solo in modo dall'alto in basso, ovvero solo dai vertici che producono contenuti e lo inviano al resto dei dipendenti, è un'idea obsoleta. Oggi, l'intranet aziendale è una piattaforma di comunità.
Ciò che abbiamo detto finora evidenzia sempre lo stesso concetto: il lavoro aziendale è un lavoro di collaborazione e condivisione.
I dipendenti devono collaborare, sia tra loro sia con la creazione della intranet aziendale. È pertanto essenziale che ogni intranet intelligente disponga di spazi virtuali in cui il singolo dipendente abbia l'opportunità di esprimersi.
Una intranet bottom-up di questo tipo promuove la libera espressione e aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Inoltre, contribuisce alla diffusione dell'intranet attraverso l'intera comunità aziendale e alla condivisione delle informazioni.
Puoi implementare diverse soluzioni per personalizzare la intranet aziendale in modo che la tua azienda possa trovare la soluzione più adatta alle sue esigenze e, nel frattempo, creare uno spazio sociale in cui i dipendenti possano esprimersi.
- My profile - per condividere competenze, esperienze e altro in modo autonomo
- Social network e gruppi di discussioni
- Like e commenti alle pagine
- Foto/video/storytelling
6. Migliora la collaborazione
Per creare esperienze soddisfacenti per gli utenti, è necessario concentrarsi sulle esigenze delle persone, il che significa capire come creare il flusso di lavoro migliore per quelle persone.
Essere in grado di facilitare la gestione del lavoro e delle comunicazioni per ciascun dipendente significa creare un ambiente di lavoro digitale in cui è più facile lavorare, controllare le attività, essere informato, il tutto utilizzando un unico strumento: la rete intranet aziendale.
Se la rete intranet aziendale è dotata degli strumenti e delle applicazioni giusti, utile per i dipendenti e utilizzata per il lavoro quotidiano, l'uso della rete Intranet diventerà un'esperienza gratificante che aumenterà il coinvolgimento e la soddisfazione dei risultati ottenuti.
Per semplificare la gestione del flusso di lavoro, intranet.ai offre My workplace, uno spazio sulla tua azienda digitale cloud dedicato solo al tuo lavoro, alle tue attività, ai tuoi progetti. A colpo d'occhio, avrai tutti i progetti personali a cui stai lavorando o le attività di gruppo a cui stai collaborando.
Un'altra soluzione per consentire alle persone di collaborare in modo efficiente è sfruttare il potenziale di Microsoft Teams. Teams ti permetterà di comunicare in tempo reale, condividere file e disporre di un unico punto in cui puoi trovare tutta la ricchezza di informazioni relative a un progetto, un dipartimento o un gruppo di persone.
7. Definisci le app su cui puntare
Abbiamo spiegato perché la fase di analisi, che anticipa la progettazione della intranet aziendale, è fondamentale (vedi sopra). Durante questa fase è essenziale essere in grado di capire quali sono le applicazioni e gli strumenti più utili per lo svolgimento del lavoro quotidiano dei dipendenti e quali potrebbero essere l'interesse continuo.
La definizione delle "app killer" per un'azienda digitale cloud è un passaggio fondamentale per creare una intranet coinvolgente, utile e accessibile per tutti i dipendenti.
Se non hai ancora pensato a quali potrebbero essere le app killer più adatte alla tua attività, puoi farti un'idea scoprendo gli strumenti consigliati da intranet.ai:
- Accesso alle buste paga
- Annunci di lavoro
- Convenzioni aziendali
- Prenotazioni di sale e spazi
- Social per la comunità aziendale
8. Facilita la ricerca
L'1% degli utenti di una rete Intranet è soddisfatto dei risultati della ricerca nel portale.
La frase qui sopra è apparsa in un sondaggio organizzato dal sito Web Intra2, una piattaforma per la condivisione di informazioni e aggiornamenti su intranet.
Solo l'1% degli utenti... forse non è abbastanza.
Intra2 non è la prima organizzazione che evidenzia il fatto sconcertante che le intranet aziendali, nonostante i significativi progressi nella tecnologia e nell'intelligenza artificiale, mancano ancora in termini di strumenti di ricerca all'interno dei portali intranet.
È emerso che la maggior parte dei dipendenti di un'azienda non solo ha problemi a utilizzare le funzioni di ricerca sul portale intranet, ma spesso i risultati riportati dal sistema non sono affatto coerenti con la query di ricerca.
Il detto "il tempo è denaro" non è mai stato più vero che oggi. Sfortunatamente, per molti dipendenti, gli strumenti di ricerca intranet perdono molto tempo a ricercare documenti, file e progetti.
Offrire alle persone una funzionalità intranet che li aiuti a trovare immediatamente ciò che stanno cercando è una delle cose che stanno diventando sempre più fondamentali nelle moderne intranet.
Intelligent Search
Ormai lo strumento di ricerca predefinito in SharePoint non è più sufficiente. Hai bisogno di qualcosa in più: uno strumento di ricerca intelligente che contribuisca al successo aziendale e all'efficienza del lavoro.
intranet.ai è a conoscenza di tutti questi problemi. Per questo motivo, abbiamo migliorato gli strumenti di ricerca delle intranet aziendali utilizzando l'Intelligenza Artificiale e proponendo una soluzione che utilizza l'IA per aiutare gli utenti a trovare le informazioni di cui hanno davvero bisogno.
9. Monitora le performance della intranet
La potenza è nulla senza controllo.
Ogni azienda ha obiettivi specifici per la propria attività. Ma è anche necessario avere obiettivi per la tua azienda digitale cloud. La definizione di obiettivi e KPI non è sufficiente; devi monitorare continuamente i risultati se vuoi essere consapevole dei progressi o delle carenze della tua azienda.
Per questo motivo, il costante monitoraggio dei KPI qualitativi e quantitativi della rete intranet aziendale ci consente di comprendere come gli utenti utilizzano la intranet e come stia sta contribuendo ad aumentare la produttività della vostra azienda.
intranet.ai ha sviluppato lo strumento Intranet analytics per aiutarti a avere una visione chiara dello stato di avanzamento della tua azienda digitale cloud e degli obiettivi che stai raggiungendo. Inoltre, questa soluzione ha un'integrazione nativa con Google Analytics, il servizio Google che ti consente di monitorare il tuo sito o la tua piattaforma, gestire dati e statistiche, esportare tabelle e avere sempre una visione chiara del portale aziendale. Tutto ciò in aggiunta alle funzionalità standard di monitoraggio di SharePoint Online.
Intranet Analytics
Esistono alcune aree di monitoraggio che Intranet Analytics può offrirti:
- Ricerche degli utenti
- Pagine più visualizzate
- Pagine ricercate più di frequente
- Documenti più usati
- Documenti preferiti
- E molto altro.
10. Migliora il coinvolgimento di dipendenti
Come puoi aumentare l'utilizzo della intranet?
Questa è la domanda che si pongono la maggior parte di coloro che gestiscono una rete intranet aziendale. Generare e promuovere il coinvolgimento dei dipendenti e facilitare l'adozione della rete Intranet - specialmente se è una novità per l'azienda - non è certamente una cosa facile.
Tuttavia, alcune strategie possono essere utilizzate per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e facilitare l'adozione della intranet da parte dei dipendenti. Una di queste strategie consiste nell'introdurre i dipendenti nell'intranet aziendale attraverso una visita guidata. Il tour dovrebbe spiegare le funzionalità della rete e come usarle.
Di solito, la formazione dei dipendenti è gestita dal team IT; intranet.ai, d'altra parte, offre la possibilità di risparmiare tempo e denaro per la formazione dei dipendenti sull'intranet aziendale grazie a un tour della intranet. La nostra soluzione è la prima funzione che i dipendenti utilizzeranno quando inizieranno a utilizzare la rete intranet aziendale ed è la funzione che risolverà qualsiasi dubbio sul funzionamento dei diversi strumenti.
Un altro modo per aumentare l'uso dell'intranet è offrire ai lavoratori corsi di formazione in modalità e-learning e corsi video. Se fornisci alla intranet aziendale un canale video, sarà facile produrre contenuti di qualità per informare, coinvolgere e formare i dipendenti su progetti specifici, nuove attività e molto altro.
Un terzo modo, e anche il più performante, per aumentare il coinvolgimento è la gamification. Sul posto di lavoro, gamification significa provare a condividere la conoscenza della intranet usando un modo più leggero e giocoso, usando i giochi! Le tecniche di gamification sono utilizzate da anni nel marketing per stimolare i clienti a completare sondaggi, visitare siti Web o condividere prodotti. Il concetto può essere applicato ed esteso a quasi tutto ciò che vuoi che le persone facciano o alle azioni che vuoi fare come priorità.
Perché la gamification funziona per migliorare la produttività e incoraggiare i dipendenti a svolgere anche le attività più noiose? I giochi contengono al loro interno l'effetto positivo della ricompensa, il cui ciclo è indicativamente il seguente:
- il collaboratore compie l'attività
- riceve una ricompensa per aver completato l'attività
- il premio innesca il rilascio di dopamina, il neurotrasmettitore di benessere, nel cervello del lavoratore
- il collaboratore è incoraggiato ad agire di nuovo e lo fa volontariamente nella speranza di ottenere lo stesso risultato benefico
11. Promuove la leadership
L'intranet deve offrire ai leader l'opportunità di coinvolgere le persone nei loro dipartimenti, condividere il lavoro e le informazioni quotidiane.
«My structure»
In un gruppo di Teams l'appartenenza viene gestita in base ai dati della directory aziendale; grazie alla nostra funzione di gestione di gruppi intelligenti, ogni leader può interagire in tempo reale con i suoi colleghi.
Eventi live
Utilizzando le funzionalità di Microsoft Teams e Microsoft Stream, un leader può organizzare un evento dal vivo e condividerlo all'interno dell'azienda o dei suoi gruppi specifici.
12. Pianifica la governance
Il giorno dopo l'avvio della intranet per un'azienda digitale cloud inizia il tuo piano di governance. Ecco un elenco di azioni che dovresti già avere nel tuo piano.
- Scegli le opzioni di condivisione esterne per ciascun sito
- Scegli il modo di monitorare gli utenti esterni
- Scegli l'approccio per il provisioning di nuove aree intranet
- Chi può creare un gruppo?
- Comprendi ruoli e responsabilità
- Le responsabilità sono legate ai ruoli aziendali? Se non lo sono, come si possono identificare?
- Monitora la progettazione su ogni sito mediante l'utilizzo dei template
- Utilizza i siti hub per standardizzare marchi, permessi, navigazione e notizie
- Centro risorse per la formazione/adozione/governance.
Come ti aiuta Microsoft a costruire una intranet intelligente
Nella piattaforma Microsoft 365, SharePoint Online è il nucleo della maggior parte di servizi, grazie alle funzionalità di gestione dei documenti, pubblicazione dei contenuti, archiviazione dei dati e gestione del flusso di lavoro, ed è sicuramente lo strumento migliore per la creazione della intranet aziendale.
Entriamo nello specifico e vediamo come può aiutarti.
Come Microsoft aiuta le aziende
Microsoft sta sviluppando le sue funzionalità in base alle seguenti quattro aree principali:
- Coinvolgere i dipendenti e migliorare la collaborazione
L'integrazione di strumenti di comunicazione per la tua azienda digitale cloud come Teams e Yammer.
Le persone sono in grado di continuare una conversazione anche sulla intranet. - Collega persone, notizie, conoscenze e app
Il sistema di pubblicazione su ogni sito di SharePoint Online è un'area in cui Microsoft ha investito molto. Con l'arrivo dei nuovi Home Sites e nuove funzionalità per la creazione di contenuti in una pagina, SharePoint Online è ora lo strumento aziendale perfetto. Non ci sono concorrenti sul mercato con questo tipo di offerta. - Gestione della conoscenza e dei contenuti
Presto vedremo un cambiamento nella gestione del contenuto intranet, e SharePoint Online sta guidando questo cambiamento. Passeremo dal punto di vista della gestione delle informazioni alla gestione della conoscenza.
La parte più preziosa della piattaforma non sarà più l'architettura delle informazioni, ma la conoscenza della società e delle persone.
Il nuovo Project Cortex di Microsoft è l'ultimo strumento all'avanguardia. - Contenuti condivisi e soluzioni per qualsiasi gruppo
Con l'arrivo della funzione Pubblico per le pagine in SharePoint Online, la creazione di contenuti mirati sarà più semplice per tutti i membri dell'azienda.
Ecco alcune delle funzionalità già disponibili e altre che dovrebbero essere implementate, che faciliteranno la creazione di una intranet aziendale in SharePoint Online.
Esperienza sui siti
Crea esperienze per i dipendenti che lo collegano alla sua azienda digitale cloud.
- Home Site per web e mobile.
- Sito moderno come core.
- Targeting per pubblico per notizie, pagine e navigazione.
- Capacità di branding aggiuntive.
- Nuove funzionalità hub.
Page authoring & publishing
Crea facilmente contenuti e racconta storie all'interno della tua organizzazione.
Pianificazione di notizie e pagine.
Molte nuove funzionalità di creazione di pagine.
Aggiunta di migliaia di immagini stock.
Nuove web part e aggiornamenti alle web part correnti.
Siti multilingua.
Pubblicazioni multilingue
Contenuti nella tua lingua.
Chi crea i contenuti può pubblicare pagine e notizie in più lingue.
Consente agli utenti finali di vedere i contenuti nella loro lingua preferita.
Ricevi notifiche automatiche per la traduzione.
Inserisci le traduzioni direttamente nella pagina della lingua di destinazione.
Conosci e indirizza solo le modifiche.
SharePoint lookbook
Lasciati ispirare da questi esempi per creare la tua intranet.
Scopri la intranet intelligente con Microsoft 365.
Vuoi una intranet completa e pronta all'uso?
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- Ti offriamo una intranet brandizzata e già integrata con Microsoft 365 e Viva.
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- Aggiorniamo tutti i componenti secondo gli ultimi standard di Microsoft.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Microsoft 365 dal 2010.
Giuseppe è il fondatore di intranet.ai e uno dei massimi esperti in Italia per tutto ciò che riguarda Microsoft 365. Da anni, aiuta le aziende a creare il proprio ambiente di lavoro digitale sul cloud di Microsoft, curando l'esperienza delle persone.
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