Come creare una intranet con SharePoint

Quali sono le caratteristiche che una intranet deve avere per essere definita “intelligente”? E come si costruisce, passo dopo passo, con SharePoint Online?

Per costruire la giusta intranet aziendale, è importante valutare le funzionalità che è in grado di offrire, così come l’integrazione con i sistemi in uso e l’impatto che può avere sulla produttività. Tutto questo dipende dalla tecnologia di partenza: la scelta dovrebbe ricadere su un sistema che consenta di ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e garantire un accesso sicuro ai dati, con la flessibilità e la scalabilità necessarie per accompagnare la crescita di un’organizzazione.

In questo articolo vedremo quindi perché SharePoint Online è la soluzione migliore per creare una intranet capace di soddisfare questi requisiti, facendo anche un confronto con le principali alternative sul mercato, tra cui Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo e Jive, e come costruirla concretamente passo dopo passo.

Cos’è una intranet intelligente?

La intranet aziendale deve essere creata con cura, concentrandosi su aspetti diversi. Dall’impegno dei dipendenti, alla creazione di contenuti, ai servizi alle persone, al monitoraggio e alla governance. Non si deve sottovalutare nulla se si vuole avere una intranet di successo.

Ecco un elenco di fattori che rendono una intranet intelligente.

1. È un vero strumento di lavoro

La intranet aiuta i lavoratori a svolgere le proprie attività quotidiane, aumentandone la produttività e il benessere in azienda. Grazie alle funzionalità avanzate di piattaforme come SharePoint Online, la intranet può essere progettata per:

• facilitare la ricerca delle informazioni
• migliorare la comunicazione tra colleghi
• diffondere contenuti e notizie sempre aggiornati
• gestire la creazione, la condivisione e l'archiviazione dei documenti

Se gli utenti non riescono a trovare un motivo valido per utilizzare la rete intranet, che sia perché non offre le giuste funzionalità o perché manca una formazione sul suo corretto utilizzo, verrà abbandonata poco dopo il go-live. L’attenzione alla praticità e all’usabilità della intranet è quindi fondamentale per non sprecare le risorse investite dall’azienda per crearla.

2. Viene progettata attorno all’utente

La intranet deve soddisfare le esigenze specifiche di un’azienda e delle persone che ne fanno parte. Riprendendo il focus sulla praticità, non basta che la intranet offra funzionalità per semplificare i processi aziendali, ma deve anche supportare il lavoro degli utenti con contenuti personalizzati e basati sulle loro preferenze.

Utilizzando SharePoint Online, la intranet diventa il punto unico dove trovare i contenuti globali per tutta l’azienda insieme a:

• Le news e le comunicazioni specifiche per reparto, sede o ruolo
• Gli aggiornamenti sulle iniziative di interesse per l'utente
• I contatti interni rilevanti per le proprie necessità
• Le applicazioni, le FAQ e i documenti preferiti

E tanto altro ancora.

3. Raggiunge gli utenti, ovunque si trovino

Le informazioni e le conoscenze sono essenziali per un’azienda di successo e dovrebbero essere disponibili a tutti direttamente dal proprio desktop. Qualunque cosa stiano facendo, ovunque si trovino e su qualsiasi tipo di dispositivo.

La intranet di SharePoint si può integrare con Microsoft Teams per semplificare la condivisione delle notizie e dei contenuti più importanti, tramite l’invio di notifiche push personalizzate. In intranet.ai, abbiamo sviluppato un componente che si occupa proprio di questo processo per permettere alle aziende di:

• informare le persone in tempo reale
• coinvolgere gli utenti con notifiche targhettizzate
• monitorare l'engagement con le comunicazioni interne
• garantire la massima ricezione delle notizie più importanti

4. Permette di conoscere meglio l’azienda

Quante volte capita di aver bisogno di un’informazione, ma di non sapere a chi rivolgersi in azienda per ottenerla?

La intranet di SharePoint Online riunisce in un unico punto del digital workplace aziendale i contatti, i documenti, le comunicazioni, i servizi e le applicazioni che servono agli utenti per svolgere il proprio lavoro, senza interruzioni e senza perdere tempo in ricerche.

La people directory e l’organigramma sono alcune delle funzionalità che aggiungiamo alle intranet dei nostri clienti, per consentire agli utenti di conoscere meglio la propria organizzazione e di trovare subito i colleghi con le risposte alle loro domande.

5. Connette le persone

Ok, sappiamo che l’elenco dei dipendenti disponibile nella intranet aiuta ad avere una conoscenza migliore dell’azienda, ma come possono gli utenti contattare rapidamente un collega? Come possono connettersi per condividere documenti o lavorare insieme su un progetto?

Ancora una volta, l’integrazione della intranet SharePoint con Microsoft Teams è la risposta. Teams può infatti connettere gli utenti, ottimizzando la condivisione di informazioni e di aggiornamenti in tempo reale.

Nella people directory della intranet, gli utenti possono trovare il contatto Teams dei colleghi con cui hanno necessità di parlare e raggiungerli con un click.

Abbiamo già parlato delle notifiche push, ma vale la pena ricordare che grazie a questa funzionalità anche l’azienda può connettersi più rapidamente con le sue persone, mantenendole aggiornate sulle ultime iniziative e sui risultati raggiunti insieme.

6. Facilita la collaborazione

È possibile riunire nella intranet i progetti e le iniziative aziendali, mettendoli in evidenza in base alle necessità dell’azienda o alla rilevanza con il dipartimento, il ruolo e le attività degli utenti.

La intranet di SharePoint Online è anche in grado di fornire un accesso rapido a gruppi di progetto, mettendo a disposizione funzionalità specifiche per la collaborazione in tempo reale e il coordinamento delle attività.

Infine, ogni dipartimento dovrebbe avere il proprio spazio nella intranet: il sito aziendale può essere arricchito con una sezione dedicata alle persone, alle iniziative e alle comunicazioni specifiche per ogni reparto. In questo modo, le informazioni utili alle attività di un dipartimento possono essere raccolte e condivise senza che si perdano nel flusso di comunicazione globale.

7. Ti aiuta a trovare ciò che cerchi

Solo l’1% delle persone con una intranet in azienda è soddisfatto dei risultati di ricerca.

Basandosi su una tecnologia obsoleta, la intranet non può offrire il giusto supporto che serve per aumentare la produttività e soprattutto la soddisfazione degli utenti finali. Un alto tasso di insoddisfazione porta a un rapido abbandono del portale, per cui l’azienda ha investito una quantità importante di risorse.

Affidarsi a una piattaforma all’avanguardia e in costante aggiornamento come SharePoint Online è tuttavia solo il primo passo. Gli amministratori della intranet dovrebbero infatti programmare alcune attività chiave, mirate a individuare le aree di miglioramento e ad aumentare così la soddisfazione degli utenti. Tra queste attività, sottolineiamo:

• Monitoring delle ricerche e delle domande ricorrenti
• Raccolta di feedback, con sondaggi e questionari

Una volta individuate le necessità degli utenti, è possibile arricchire la intranet con nuovi contenuti e funzionalità per supportare il lavoro di tutte le persone in azienda.

La intranet non è solo un sito interno per le notizie aziendali. È una rete di persone che le danno vita, la usano, la leggono, la arricchiscono, la fanno crescere e se ne prendono cura, giorno dopo giorno. È la versione digitale del tuo posto di lavoro. [Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Offre servizi di utilità quotidiana

Le funzioni di ricerca sono indispensabili per lavorare in modo ottimale. Per questo, la intranet di SharePoint è il miglior strumento per:

• mettere a disposizione moduli di richiesta
• accedere a servizi e convenzioni

9. Permette di esprimere la propria personalità

Il successo e il fallimento di un’azienda si basano sempre sulla sua cultura e su come si vengono valorizzate le persone.

La intranet dovrebbe consentire a tutti i membri dell’azienda di condividere le proprie competenze e conoscenze, per farsi conoscere dai colleghi. Le risorse umane potrebbero inoltre visualizzare le informazioni condivise per proporre nuove opportunità di carriera o selezionare i candidati per le posizioni aperte direttamente tra le persone già presenti in azienda.

10. Coinvolge gli utenti

Se l’engagement è alto, la produttività e il benessere aumentano. Per questo, la intranet dovrebbe accompagnare l’aspetto della praticità, con funzionalità a supporto delle attività quotidiane, con esperienze finalizzate al coinvolgimento come quelle di gamification.

La gamification consente alle persone di partecipare a competizioni, giochi e attività condivise, che migliorano la relazione con i colleghi, ma non solo.

All’interno della intranet, queste esperienze possono infatti servire per rendere la formazione interna più coinvolgente grazie a quiz e contest a premi.

11. Viene adottata senza problemi

L’adozione di una intranet intelligente è più semplice e veloce.

Gli utenti devono disporre di strumenti per comprendere il valore delle funzionalità messe a loro disposizione. La formazione svolge quindi un ruolo chiave nell’adozione della intranet, e una intranet intelligente come quella di SharePoint Online può ospitare:

• Webinar e contenuti formativi
• Eventi dal vivo con sessioni di Q&A
• Tour guidati per approfondire le singole funzionalità

12. Supporta l’analisi dei dati

Come sapere se la intranet sta funzionando bene oppure no? Sta davvero aiutando l’azienda, o ha ancora molti limiti? Gli utenti sono in grado di trovare ciò di cui hanno bisogno?

I log di SharePoint Online e le funzionalità di controllo di Office 365 ti aiutano a rispondere a queste domande. Ma non sono sufficienti.

Per conoscere tutti i dettagli sul funzionamento e l’efficacia della intranet, è necessario poter contare su strumenti nativi per tracciare le attività degli utenti e capire se il sito sta dando un contributo concreto alla loro produttività.

13. Supporta la leadership

Nell’era della digitalizzazione, i leader aziendali hanno a disposizione una miriade di tecnologie innovative per:

• coordinare i team
• gestire la fase di onboarding
• ottenere insight chiave per la presa di decisione
• comunicare in modo diretto e costruttivo con i colleghi

Con la intranet, i membri del management possono comunicare rapidamente con tutte le persone in azienda e ricevere i loro feedback senza inviare una singola mail o fare una chiamata.

L’integrazione di SharePoint con le piattaforme di collaborazione di Microsoft, come Microsoft Teams, può comunque semplificare l’organizzazione di video chiamate ed eventi in live streaming. Per coinvolgere tutti gli utenti nelle iniziative aziendali, ovunque si trovino.

Intranet intelligente: principali obiettivi

Cosa significa avere una intranet intelligente per la tua azienda? Prima di approfondire la nostra visione e scoprire come creare una intranet davvero intelligente con SharePoint Online, occorre sapere quali sono gli obiettivi che la intranet deve raggiungere così che l’azienda possa monitorarli e valutare l’efficacia del suo investimento.

Gli obiettivi chiave della intranet si possono riassumere come segue:

• Maggiore coinvolgimento degli utenti
• Migliore produttività e benessere in azienda
• Maggiore redditività e competitività dell'azienda

I risultati di una intranet intelligente

• Coinvolge gli utenti
• Migliora la produttività
• Aumenta la competitività

“Una forza lavoro altamente coinvolta è la differenza tra un’azienda che supera i suoi concorrenti e quella che non riesce a crescere”. [fonte]

L’87% dei lavoratori di tutto il mondo non è coinvolto sul posto di lavoro. Un dato significativo se pensiamo che le aziende che riescono a coinvolgere le persone nelle proprie attività e iniziative riescono a superare i concorrenti del 147% in termini di utile generato.

Nuove tecnologie come la intranet di SharePoint Online, integrata con l’ambiente di lavoro digitale di Microsoft 365, offrono alle aziende l’opportunità di differenziarsi dalla concorrenza grazie a un aumento della produttività e del benessere dei lavoratori.

Ecco come funziona:

• Con una intranet intelligente, la comunicazione interna diventa più coinvolgente grazie alle funzionalità di SharePoint per la gestione dei contenuti e l'integrazione con piattaforme per la collaborazione e l'employee experience, come Microsoft Teams, Forms e Viva.
• Se le persone sono coinvolte e la intranet offre servizi di alta qualità, la produttività aumenta. Gli utenti saranno più motivati e potranno risparmiare tempo nella ricerca di contatti, documenti e qualsiasi informazione necessaria per svolgere il proprio lavoro.
• Maggiore è il risparmio di tempo, maggiore sarà la redditività complessiva dell'azienda.

Come valutare i risultati della tua intranet?

Per valutare in che modo la intranet ha aumentato la produttività della tua azienda, puoi impostare diversi KPI quantitativi.

Tra i KPI diretti, si potrebbero monitorare:

• Numero delle visualizzazioni per singola pagina
• Numero di utenti unici che hanno visitato la intranet
• Numero delle sessioni e durata delle singole sessioni
• Numero di contenuti pubblicati, ricercati e visualizzati
• Interazioni con le comunicazioni aziendali, tra like e commenti

Tra i KPI indiretti, possiamo trovare:

• Numero di richieste ricevuto dall'help desk aziendale
• Numero di mail inviate ai colleghi per chiedere informazioni

Creare un sito intranet intelligente: le considerazioni per non sbagliare

Per creare una intranet davvero intelligente e capace di raggiungere gli obiettivi che l’azienda ha stabilito, ci sono alcune considerazioni che devono essere fatte in fase di progettazione. Si tratta di un momento delicato, che viene ignorato dalla maggior parte delle aziende, ma che si rivela di estrema importanza per garantire l’efficacia della intranet e massimizzare così il proprio investimento.

Per aiutarvi a non commettere errori nella creazione della vostra intranet, ecco cosa dovete tenere a mente.

Come progettare una intranet aziendale

1. Fase di analisi

La fase di analisi rappresenta il 70% del successo di un progetto intranet. Si tratta della fase più delicata, in quanto vengono definiti il modello di intranet in grado di soddisfare le specifiche esigenze aziendali e gli obiettivi strategici. Di solito, la fase di analisi prevede tre attività:

• Analisi del contesto e della cultura aziendale
• Analisi degli obiettivi da raggiungere (produttività, benessere, etc.)
• Analisi dell'utente finale e identificazione delle sue principali necessità

1.1 Analisi del contesto

Questa prima attività comprende:

• analisi dei piani operativi e strategici alla base dei processi interni;
• analisi della mission e dei valori alla base della cultura aziendale;
• analisi dell'attuale strategia di comunicazione.

Se l’azienda dispone già di un portale intranet, è utile analizzare quali sono le funzionalità che vengono utilizzate con maggior frequenza dagli utenti per capire come migliorare i servizi e i contenuti offerti.

In questo modo, è possibile ottenere un’idea iniziale chiara di come progettare una rete intranet che rispetti la cultura aziendale e che rappresenti un supporto adatto alle attività del personale.

1.2 Analisi degli obiettivi

L’analisi degli obiettivi serve per allineare le funzionalità della intranet con le strategie e gli obiettivi che l’azienda intende realizzare.

Una volta definiti gli obiettivi strategici, è necessario delineare gli obiettivi operativi. In pratica, le domande a cui questa fase di analisi deve rispondere sono:

• Quali strumenti dovrebbe offrire la intranet aziendale?
• In che modo la intranet può supportare le attività singole e di gruppo?
• Di cosa ha bisogno l'azienda per migliorare la comunicazione con i lavoratori?

1.3 Analisi dell’utente finale

La intranet è fatta di persone.

Conoscere l’utente finale significa sapere quali funzionalità, contenuti e servizi offrire nella intranet per consentire a tutte le persone in azienda di svolgere al meglio il proprio lavoro.

L’analisi del target è spesso sottovalutata, perché le aziende danno per scontate le reali esigenze dei lavoratori. Purtroppo però, una mancata analisi dell’utente finale comporta la creazione di una intranet “inutile” o poco efficace, priva di soluzioni personalizzate.

Ma come identificare le esigenze degli utenti? Ecco alcuni strumenti che consigliamo di utilizzare.

Focus group e questionari

Per effettuare un’attenta analisi delle persone in azienda, è possibile operare in due modi diversi ma complementari. Parliamo dei focus group e dei questionari.

I focus group rappresentano una tecnica di ricerca qualitativa che coinvolge un piccolo gruppo di persone, solitamente tra 6 e 12 partecipanti. La discussione viene gestita da un moderatore (in genere, una delle persone che si occupa della progettazione della intranet), che guida la conversazione proponendo una serie di domande preparate in anticipo.

L’obiettivo è raccogliere opinioni, percezioni, idee e feedback dai partecipanti in un contesto interattivo. Questo metodo permette di esplorare in profondità le motivazioni, gli atteggiamenti, le esperienze e i comportamenti delle persone, rivelando insight che potrebbero non emergere con altre tecniche di ricerca, come i sondaggi o le interviste individuali.

Mentre i focus group permettono di conoscere l’utente finale attraverso interazioni dinamiche e discussioni guidate, i questionari forniscono dati quantitativi che possono essere analizzati su una scala più ampia.

Consentono infatti di raccogliere informazioni specifiche e strutturate da un vasto numero di rispondenti, rendendo possibile l’identificazione di tendenze, modelli comportamentali ed esigenze comuni che la intranet può aiutare a soddisfare.

Quando si crea un questionario durante la fase di progettazione di una intranet, è importante sottolineare che non si devono porre domande sulla rete intranet in sé, ma occorre fare domande sul lavoro delle persone. Si possono così ottenere informazioni chiave in merito alle conoscenze IT medie, ai dispositivi preferiti e alle applicazioni utilizzare per svolgere le proprie attività quotidiane.

Interviste

Le interviste sono utili per ricevere feedback più diretti e personali rispetto gli insight ottenuti con focus group e questionari. Potrebbe essere utile organizzare un ciclo di interviste dopo aver messo a disposizione una demo della intranet, campionando gli utenti che hanno testato il prototipo.

Il punto di partenza per la intranet aziendale è un buon questionario: scarica il nostro questionario per scoprire come realizzare o migliorare la tua intranet in base alle esigenze e agli interessi di tutte le persone in azienda.

2. Pianificare il cambiamento

Oggi non è più possibile avviare un progetto digitale senza un piano, ancora di più se un progetto come quello per la creazione della intranet cambierà la routine quotidiana di tutti i lavoratori.

Avere un piano significa scegliere i colleghi da coinvolgere nella fase di progettazione, fissare il budget a disposizione e definire la strategia di comunicazione e formazione per garantire l’adozione della intranet: tutto deve essere deciso prima, per evitare sorprese durante il progetto.

Per questo motivo, consigliamo di:

• Creare il team responsabile della progettazione.
• Valutare le funzionalità e le risorse da inserire nella intranet, per fissare un budget realistico.
• Identificare i mezzi di comunicazione preferiti dalle persone in azienda, i vantaggi che offre loro la nuova intranet e le competenze IT mancanti, per definire una corretta strategia di comunicazione e di formazione interna.
• Monitorare in modo costante la raccolta di feedback da parte degli utenti e l'evoluzione del progetto.

3. Selezionare gli strumenti da mettere a disposizione

Abbiamo già visto perché la fase di analisi è fondamentale nella progettazione della intranet aziendale. Tra le informazioni utili che si possono ottenere, la fase di analisi permette di capire quali sono gli strumenti che non possono mancare nella intranet, in base alle preferenze degli utenti e a cosa serve loro per svolgere al meglio il proprio lavoro.

La definizione delle “Killer App” è quindi un passaggio importante per creare una intranet utile, garantendo l’interesse e l’adozione da parte di tutte le persone in azienda.

Dopo anni di esperienza nello sviluppo di intranet, abbiamo creato alcune funzionalità che servono per raggiungere questo obiettivo. Di seguito, elenchiamo alcuni esempi di nostre web part che svolgono il ruolo di Killer App:

• Web part per pubblicare e candidarsi alle posizioni aperte, sfruttando il profilo personale della intranet SharePoint.
• Web part per la prenotazione rapida di spazi e risorse, dalle scrivanie al posto auto nel parcheggio aziendale.
• Web part per ricondividere i post dei profili LinkedIn, Facebook, Instagram e TikTok dell'azienda.

4. Adottare i giusti strumenti di monitoring

La definizione di obiettivi e KPI non è sufficiente per garantire il successo della intranet. Occorre monitorare continuamente i risultati per valutare con precisione l’efficacia del proprio investimento e capire come migliorare la intranet per aumentare il coinvolgimento degli utenti e la produttività collettiva.

Esistono tantissimi strumenti che permettono di tracciare le performance della intranet, alcuni persino integrati in SharePoint.

Ma non è così facile monitorare correttamente i risultati di un progetto intranet. Di fatto, pochi degli strumenti disponibili forniscono una panoramica dettagliata su ciò che è davvero importante: quanto e in che modo viene utilizzata la intranet in azienda.

Per aiutare i nostri clienti a ottenere insight utili per continuare a migliorare la intranet costruita insieme, abbiamo sviluppato Intranet Analytics. Il nostro componente serve per misurare l’efficacia del digital workplace Microsoft 365 e della intranet SharePoint, con report dettagliati sul comportamento degli utenti.

Permette quindi di arricchire le funzionalità di analisi di SharePoint per ottenere informazioni come:

• visualizzazioni delle singole pagine
• durata delle singole sessioni
• chiavi di ricerca utilizzate
• accesso ai documenti
• etc.

Inoltre, la nostra funzionalità si integra con Google Analytics e altri strumenti di terze parti per un’analisi ancora più approfondita della intranet.

5. Definire la strategia di governance

Il giorno dopo il go-live della intranet inizia il piano di governance.

Per affrontare questa fase con successo, esiste un elenco di azioni che dovrebbero essere incluse nel proprio programma di governance. In linea generale, consigliamo di definire in anticipo:

• Le opzioni di condivisione esterna per ciascun sito.
• Le modalità di tracciamento delle azioni degli utenti esterni.
• Le modalità per il provisioning di nuove aree di contenuto nella intranet.
• Le autorizzazioni da distribuire agli utenti interni all'azienda.

Perché scegliere SharePoint come intranet aziendale?

Sempre più aziende si ritrovano a dover gestire processi sempre più complessi, tanto a livello operativo quanto in termini di comunicazione e collaborazione tra le parti coinvolte.

La intranet aziendale nasce proprio come soluzione a questi problemi, perché è capace di fornire alle persone in azienda un unico spazio dove reperire documenti, condividere idee e gestire le attività condivise con i colleghi.

Oltre a ridurre le inefficienze legate allo scambio di informazioni tramite email, o altri canali tradizionali disconnessi tra loro, una intranet rende più fluida la gestione della conoscenza, consentendo agli utenti di recuperare, accedere e aggiornare i dati di cui hanno bisogno senza perdere tempo in ricerche e senza dover dipendere da altre persone.

Adottare una intranet significa anche permettere all’azienda di creare un ambiente di lavoro dove team e dipartimenti possono allinearsi facilmente su progetti trasversali, senza più dover rincorrere versioni di documenti, spesso duplicate, presenti negli archivi personali.

Un approccio, quindi, più vantaggioso al lavoro, qualunque sia la dimensione della propria azienda e qualunque sia l’obiettivo da raggiungere, dalla necessità di strutturarsi meglio al desiderio di aumentare il coinvolgimento nelle iniziative e nelle strategie interne.

Quando si pensa a come realizzare una intranet moderna, in grado di soddisfare questi e altri requisiti, bisogna sapere che SharePoint Online ricopre da anni un ruolo centrale nel mercato.

La piattaforma, parte integrante di Microsoft 365, mette a disposizione siti di team e siti di comunicazione, operando in maniera sinergica con altri strumenti progettati per la produttività aziendale, come Microsoft Teams, OneDrive e Outlook. Copre così l’esigenza di fornire non un singolo prodotto, ma un ecosistema unificato tramite cui creare la intranet e il digital workplace.

A differenza di altre soluzioni, SharePoint è nato inoltre con una vocazione enterprise, essendo capace di offrire elevate garanzie di scalabilità e sicurezza.

SharePoint ha conquistato una posizione di leadership, in parte grazie alle sue capacità per la gestione documentale, che non si limitano alla semplice archiviazione, ma comprendono feature come versioning, co-authoring e controllo granulare dei permessi utente.

Risulta poi particolarmente apprezzato per la varietà di opzioni offerte con cui personalizzare pagine e siti, oltre che per la relativa semplicità con cui ci si può connettere a tutti i servizi Microsoft 365.

Il collegamento diretto alla Power Platform, ad esempio, permette di automatizzare flussi di lavoro (con Power Automate) e costruire app su misura (con Power Apps), rendendo la intranet una componente attiva nell’ottimizzare i processi interni. Ma non è tutto.

Una intranet basata su SharePoint supporta il lavoro di chi deve organizzare le informazioni e le risorse aziendali. Prima di tutto, la piattaforma consente di modellare siti e raccolte documentali in linea con la struttura dei vari dipartimenti, definendo chiaramente responsabilità e livelli di accesso.

In più, grazie a un motore di ricerca avanzato (ed espandibile attraverso i componenti custom di intranet.ai), riduce la perdita di tempo causata dall’utilizzo di cartelle o archivi poco integrati.

Per le organizzazioni che vogliono rafforzare la cultura interna, SharePoint mette infine a disposizione strumenti come le pagine di notizie, gli eventi live e le community tematiche provenienti da Viva Engage, grazie a cui tutte le persone in azienda hanno la possibilità di interagire come in un comune social network. L’unica differenza è che, ovviamente, l’interazione avviene qui senza pericoli per i dati condivisi.

Come accennato poche righe fa, l’ambiente di sviluppo modulare che caratterizza SharePoint consente di aggiungere componenti pronti all’uso o di creare web part personalizzate. Il che garantisce un’elevata flessibilità.

Una intranet, di fatto, deve potersi adattare alle esigenze di un’azienda, specialmente quando si tratta di alcuni importanti processi.

La già citata gestione avanzata dei documenti, ad esempio, è un punto cardine di ogni intranet che si rispetti. Non si tratta solo di conservare file in un repository, ma di garantire che le persone possano accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno, con la certezza di lavorare sempre sulla versione più aggiornata di un documento. In un sistema come SharePoint, il versioning integrato e il co-authoring permettono ai team di operare in contemporanea sugli stessi file, riducendo errori e duplicazioni.

Inoltre, la collaborazione viene semplificata dalla possibilità di creare automazioni personalizzate, tracciare le attività e notificare in tempo reale i colleghi sulle modifiche apportate ai documenti condivisi.

Riguardo il coinvolgimento, una intranet dovrebbe integrare funzionalità come feed di notizie e aree di discussione, insieme alla possibilità di “seguire” le conversazioni più rilevanti per i propri interessi.

Ecco che l’integrazione nativa di SharePoint con Viva Engage (l’evoluzione del celeberrimo Yammer) fa sì che tutti gli utenti possano pubblicare aggiornamenti e post, commentare le iniziative in corso e condividere successi o difficoltà con la community per trovare il giusto sostegno. Si crea così un canale informale, ma sicuro, per comunicare, portando a un maggiore senso di appartenenza e di vicinanza alla propria organizzazione.

Una intranet moderna dovrebbe dare la possibilità di personalizzare design e contenuti, mantenendo però la coerenza con l’identità visiva e i valori dell’azienda. Grazie alle opzioni di branding, SharePoint consente di impostare temi grafici, loghi e palette colori in modo da valorizzare il brand e rendere più gradevole la navigazione nei suoi siti.

Ma la personalizzazione non si limita all’estetica: può includere la creazione di sezioni e web part dedicate a specifiche aree di interesse, come le risorse umane, gli annunci commerciali o le FAQ dei dipartimenti. Ogni reparto può così gestire la propria “mini home page”, impostando contenuti che rispecchiano le esigenze del loro personale.

Sotto l’aspetto della sicurezza, tema fondamentale e quantomai delicato di questi tempi, SharePoint eredita i controllo dell’ecosistema Microsoft 365, tra cui la gestione dei permessi a livello di sito o di singolo file e le policy di Data Loss Prevention finalizzate a prevenire la diffusione di informazioni sensibili all’esterno dell’organizzazione.

Insomma, SharePoint sembra soddisfare qualunque tipo di esigenza.

Tuttavia, e come possiamo ben immaginare, non è l’unica soluzione esistente sul mercato per la creazione di una intranet. Può quindi essere utile confrontare il prodotto di punta di Microsoft con i suoi principali competitor, per capire insieme se SharePoint riesce a eccellere anche quando non si presenta da solo.

SharePoint vs le alternative per la intranet

SharePoint non è l’unica piattaforma sul mercato per costruire una intranet aziendale: WordPress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo e Jive sono tra le alternative più diffuse, ognuna con un approccio diverso alla comunicazione, alla collaborazione e alla gestione documentale. Vediamo caso per caso come si comportano rispetto a SharePoint, per capire quando quest’ultimo resta la scelta più solida e quando le alternative possono avere senso.

SharePoint vs Wordpress

Una volta compreso cosa deve offrire una intranet per essere considerata moderna, molte aziende si pongono un interrogativo: meglio adottare una soluzione come SharePoint Online, focalizzata sia sulla comunicazione che sui processi aziendali, oppure optare per un CMS come Wordpress, noto per la facilità d’uso e la vasta community di sviluppatori?

Il confronto tra le due piattaforme rivela differenze che vanno oltre l’aspetto puramente tecnico, coinvolgendo la gestione dei contenuti, la collaborazione e l’integrazione con altre applicazioni. Vediamo meglio i dettagli.

Wordpress, nato come sistema di blogging, si è evoluto fino a diventare una delle soluzioni per la gestione dei contenuti più diffuse al mondo.

La sua fortuna risiede nella semplicità di installazione e nella ricca disponibilità di temi e plugin, che consentono di personalizzare l’esperienza utente con un’ampia varietà di feature. Pensando alla intranet, è possibile trasformare Wordpress in un portale aziendale, dove gli utenti possono leggere notizie, scaricare documenti e interagire con alcune aree riservate.

Tuttavia, l’impianto originario di Wordpress, ideato per siti web pubblici, può avere limiti quando si tratta di gestire workflow complessi o permessi granulari per la lettura e la modifica dei file. Anche la gestione della collaborazione tra colleghi potrebbe richiedere l’installazione di plugin, il che comporta un lavoro non insignificante in termini di integrazione e aggiornamento costante.

Inoltre, sebbene esistano estensioni per implementare logiche di gestione documentale, l’architettura di Wordpress non è stata concepita nativamente per integrarsi con un ecosistema di produttività aziendale, come invece accade con Microsoft 365.

SharePoint, al contrario, nasce per rispondere alle diverse esigenze aziendali, dalla collaborazione fluida e sicura alla gestione documentale su larga scala. Con le sue liste e raccolte di file, fornisce a ogni reparto un repository centralizzato, in cui applicare versioning, co-authoring e flussi di approvazione secondo le logiche della propria organizzazione.

Dal punto di vista dell’integrazione, offre naturalmente un vantaggio considerevole, visto che è parte integrante di Microsoft 365. Ciò significa che la intranet SharePoint può dialogare, senza uso di plugin o altri collegamenti esterni, con tutte le risorse aziendali, dal repository documentale fino alle applicazioni su Power Platform, dando vita a uno ambiente in cui la condivisione dei dati e l’esecuzione dei processi sono sincronizzate.

Chi sceglie Wordpress come soluzione intranet deve mettere in conto un impegno costante nella configurazione di plugin dedicati alla sicurezza (per evitare attacchi frequenti ai siti) e alla gestione dei permessi. Questi plugin possono mettere a disposizione funzionalità aggiuntive, ma al prezzo di una maggiore complessità di manutenzione.

Inoltre, l’assenza di una integrazione nativa con un sistema di gestione documentale intelligente costringe a introdurre componenti esterni per il versioning e il co-authoring, provocando una frammentazione delle interfacce.

Se Wordpress appare quindi adatto quando si desidera creare un sito web di rappresentanza o un blog interno piuttosto semplice, SharePoint consente di creare una intranet aziendale solidamente integrata con i sistemi più all’avanguardia di produttività, document management e automazione offerti dall’ecosistema Microsoft.

SharePoint vs Intranet Connections

Passiamo alla seconda alternativa a SharePoint Online: Intranet Connections, una soluzione orientata all’engagement e alla creazione di portali rapidi.

Nella proposta di Intranet Connections, troviamo funzionalità social che puntano a favorire la condivisione di notizie, la pubblicazione di post e la creazione di sondaggi interni. Lo scopo è creare un ambiente user friendly, nel quale i colleghi hanno modo di interagire con i contenuti aziendali in modo intuitivo, senza necessità di competenze tecniche specifiche.

Intranet Connections propone un set di moduli preconfigurati, come il calendario degli eventi, le bacheche di annunci e i repository per le policy interne. Si tratta di componenti che servono per mettere in piedi una intranet in tempi relativamente brevi (in modo simile alla soluzione di intranet.ai), puntando su un layout snello e con un’attenzione particolare alla grafica.

Tuttavia, nell’esaminare le funzionalità di document management, emerge la vera differenza tra Intranet Connections e soluzioni più complete come SharePoint.

Se Intranet Connections supporta la creazione di spazi di archiviazione e la pubblicazione di file in varie sezioni, la piattaforma non è stata progettata per reggere flussi di approvazione articolati o strutture complesse di permessi sui singoli documenti.

Per le aziende che si basano su documenti soggetti a revisioni continue, o in cui più reparti collaborano contemporaneamente su un medesimo file, la mancanza di funzionalità come il versioning e il co-authoring può costituire un forte limite.

Anche l’integrazione con applicazioni esterne per la produttività risulta meno immediata: la piattaforma non è infatti pensata per relazionarsi a un ecosistema più ampio (come nel caso di SharePoint con Microsoft 365) e pertanto non offre funzionalità native di editing in tempo reale (come accade tra SharePoint e Teams) né un’armonizzazione automatica delle caselle di posta con i calendari personali (come accade tra SharePoint e Outlook).

Queste lacune penalizzano le aziende che puntano a trasformare la intranet in un hub operativo, dove comunicazione interna e gestione documentale sono strettamente collegate ai processi.

Confrontando i sistemi, notiamo come SharePoint abbia un ventaglio di funzionalità più generoso, specialmente nell’ambito della collaborazione. Si tratta della possibilità di gestire una gerarchia articolata di siti e raccolte documentali, così come di sfruttare appieno proprio l’integrazione nativa con Microsoft 365.

Se un’azienda desidera garantire workflow di approvazione e co-authoring in tempo reale, SharePoint consente di impostare versionamento automatico, recupero di file precedenti e blocchi di modifica, riducendo drasticamente i conflitti.

Questa impostazione è accompagnata da strumenti di sicurezza come le etichette di riservatezza e l’auditing di azioni critiche, che rafforzano ulteriormente la governabilità della intranet.

Intranet Connections, invece, concentra il proprio valore sulla facilità d’uso in relazione alla comunicazione interna, senza coprire appieno gli scenari più articolati di gestione dei documenti e di automazione delle attività.

Di conseguenza, mentre Intranet Connections può risultare funzionale per creare portali aziendali a scopo informativo, SharePoint permette di scalare l’uso della intranet ben oltre la semplice condivisione di contenuti, trasformandola in un motore di innovazione più collaborativo.

SharePoint vs Drupal

Drupal si colloca fra i sistemi CMS di tipo enterprise più noti e apprezzati, grazie alle ampie possibilità di personalizzazione e alla solidità della community open source che lo sostiene.

La sua reputazione si basa sul fatto di essere un sistema modulare e altamente personalizzabile, in grado di sostenere siti web complessi e applicazioni che richiedono un elevato grado di interattività. Grazie al suo framework flessibile, aziende e istituzioni lo adottano spesso per creare portali di grandi dimensioni, con workflow di pubblicazione ben definiti e un numero considerevole di utenti.

Altro elemento di forza risiede nella capacità di strutturare contenuti basati su tipologie specifiche (content types), a cui si possono associare campi e tassonomie personalizzate.

Queste caratteristiche fanno sì che Drupal sia considerato un CMS “enterprise-ready”, particolarmente adeguato per progetti orientati alla comunicazione con il pubblico esterno o per piattaforme che richiedono sviluppi custom significativi.

Ma se da un lato l’approccio open source offre libertà e controllo sul codice, dall’altro implica responsabilità maggiori nella gestione di sicurezza, patch e aggiornamenti periodici. In molti casi, le aziende devono costituire un team dedicato o affidarsi a partner specializzati per garantire il mantenimento dell’infrastruttura e la corretta integrazione con altri servizi.

Quando si passa al campo delle intranet, Drupal mantiene alcuni vantaggi legati alla sua natura flessibile. Ad esempio, risulta relativamente semplice sviluppare funzionalità custom per le esigenze di un reparto oppure integrare single sign-on con sistemi di autenticazione aziendali.

Inoltre, la vasta disponibilità di moduli consente di aggiungere componenti social o di creare workflow di approvazione, sebbene spesso ciò richieda l’uso combinato di più plugin e un adattamento non banale.

Tuttavia, rimanendo nel contesto di una intranet, la necessità di collaborare in tempo reale con i colleghi e di gestire un volume massiccio di informazioni possono far emergere alcuni limiti.

Drupal non fornisce di default lo stesso livello di controllo e strutturazione offerto nativamente da SharePoint Online. Anche la creazione di un ecosistema strettamente integrato con posta, calendario e strumenti di videoconferenza non è immediata: molte volte occorre sviluppare connettori custom o affidarsi a moduli di terze parti.

Nel momento in cui gli utenti si aspettano esperienze intuitive e integrate, investire tempo e risorse per cucire insieme i moduli di Drupal può rivelarsi meno efficace rispetto a una piattaforma che nasca già con l’obiettivo di coordinare file, calendari e flussi di lavoro in un unico sistema.

In confronto a Drupal, SharePoint si pone come un ambiente già predisposto per la collaborazione, potendo contare sulla stretta correlazione con Microsoft 365. Il cuore di tale differenza è dato dalla gestione documentale e dalla possibilità di orchestrare processi trasversali.

Un’azienda non deve quindi sviluppare da zero le funzionalità di base per la collaborazione, perché esistono già tutti i mattoncini necessari per creare intranet mirate alle esigenze di qualunque progetto, senza dover ricorrere a un elevato numero di integrazioni esterne.

Dal punto di vista della sicurezza e della compliance, poi, SharePoint si avvantaggia delle soluzioni offerte a livello di tenant, tra cui la classificazione dei dati in Microsoft 365, i log di auditing e le etichette di riservatezza che non dipendono da sviluppi custom, ma che fanno parte della piattaforma cloud.

Scegliere SharePoint significa infatti usufruire di un sistema as-a-service nella sua versione online, delegando a Microsoft la responsabilità dell’infrastruttura, dell’aggiornamento del software e del mantenimento della sicurezza a livello di data center. Con Drupal, soprattutto nelle installazioni on-premise, l’azienda deve gestire in prima persona server, patch e backup.

SharePoint vs Confluence

Confluence di Atlassian è un’alternativa piuttosto diffusa, specialmente tra le aziende che utilizzano Jira e altri strumenti della stessa suite: la sua interfaccia wiki-based è pensata per la documentazione collaborativa, ma non offre un sistema di gestione documentale strutturato né un’integrazione nativa con Outlook, Teams o Power Platform come SharePoint. Se l’obiettivo è centralizzare i flussi di lavoro e consolidare la governance dei dati in un’unica intranet, SharePoint resta la soluzione più completa e scalabile. Il confronto approfondito, con tutti i dettagli su funzionalità e casi d’uso, è nel nostro articolo dedicato a SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo si è affermato come una delle principali alternative per la creazione di una intranet, proponendosi come soluzione social-oriented progettata per integrarsi con Google Workspace.

Il confronto con la soluzione di Microsoft 365 presenta comunque un diverso contatto con la comunicazione e la gestione documentale, offrendo spunti interessanti per le aziende che devono scegliere la soluzione più adatta per il proprio digital workplace.

Partendo da Happeo, si tratta di una piattaforma che punta sulla semplicità d’uso e sull’interazione tra colleghi. Il suo design ricorda quello di un social network, con feed di notizie, canali di discussione e strumenti di engagement pensati per migliorare la comunicazione interna.

Grazie alla stretta integrazione con Google Workspace, Happeo permette di accedere rapidamente a Drive, Gmail e Google Calendar, facilitando la condivisione di documenti e la collaborazione in tempo reale.

Se però da un lato questa impostazione rende Happeo un’ottima scelta per le aziende che cercano una intranet focalizzata sulla comunicazione, dall’altro emergono alcune limitazioni per chi ha bisogno di un sistema strutturato di gestione documentale.

A differenza dell’offerta Microsoft, Happeo non presenta un repository intelligente con funzionalità di versioning, permessi granulari e flussi di lavoro personalizzati. La sua architettura si adatta bene a scenari in cui la priorità è la condivisione di informazioni, ma risulta meno efficace per chi deve gestire processi documentali complessi dove è necessario garantire la sicurezza e un controllo rigido dei dati.

SharePoint Online, invece, nasce come piattaforma completa per la creazione della intranet e del digital workplace integrato, combinando collaborazione, gestione documentale e automazione dei processi con forti capacità di personalizzazione e scalabilità.

Happeo è progettato per offrire un’esperienza semplice e immediata, con un’interfaccia che si ispira ai social network più comuni, la sua capacità di personalizzazione risulta più limitata. Le aziende possono creare spazi per i team e organizzare la comunicazione interna, ma le opzioni per strutturare il document management e automatizzare i flussi di lavoro sono ridotte. Inoltre, l’architettura di Happeo è strettamente legata a Google Workspace, il che la rende meno flessibile per chi si appoggia ad altri ecosistemi (come Microsoft 365).

Mentre SharePoint permette di modellare la intranet in base alle esigenze, sia a livello di contenuti che di automazione. Grazie a web part flessibili, siti dedicati a comunicazione e lavoro in team, e all’integrazione con Power Platform, è possibile creare un ambiente dinamico con funzionalità specifiche per l’intera organizzazione e per i singoli dipartimenti.

Inoltre, il supporto per Microsoft Graph e SharePoint Framework consente di sviluppare estensioni su misura, integrando la intranet con i software CRM, ERP e di altre tipologie, anche di terze parti, già in uso in azienda.

Anche il modello di pricing può influenzare la scelta: Happeo adotta una struttura di licenze basata sul numero di utenti e sulle funzionalità incluse, risultando interessante per le aziende che cercano una soluzione agile.

Per chi già utilizza Microsoft 365, SharePoint è la scelta più vantaggiosa, essendo incluso nelle licenze senza costi aggiuntivi per le funzionalità intranet.

Per riassumere, Happeo rappresenta una valida alternativa per le aziende che danno priorità alla comunicazione interna e all’interazione tra colleghi, ma non è una soluzione pensata per una gestione documentale strutturata o per l’integrazione avanzata con altri processi aziendali.

SharePoint, invece, si distingue per la sua capacità di fornire una intranet completa e scalabile, dove collaborazione, sicurezza e governance sono perfettamente integrate in un unico ecosistema.

SharePoint vs Jive

Jive si è posizionata come soluzione intranet focalizzata sulla social collaboration, puntando su dinamiche di interazione che favoriscono la condivisione di conoscenze e il coinvolgimento delle persone in azienda.

Nel confronto con la soluzione di Microsoft 365, emergono però differenze che vanno oltre il semplice approccio alla comunicazione interna, per toccare aspetti come la gestione documentale, la sicurezza e l’integrazione tra processi e sistemi esterni.

Iniziando da una breve panoramica, possiamo definire Jive come una piattaforma pensata per rendere più fluido lo scambio di informazioni all’interno di un’organizzazione, adottando un’interfaccia simile ai social media.

Attraverso gruppi di discussione, microblogging e un sistema di feed in tempo reale, consente agli utenti di collaborare in un ambiente informale, riducendo la dipendenza da canali di comunicazione interna più tradizionali, come le classiche mail. Un’impostazione che la rende particolarmente adatta per rafforzare la comunicazione orizzontale tra i team aziendali.

Tuttavia, anche in questo caso, quando si entra nel campo della gestione documentale, Jive mostra alcune lacune rispetto a SharePoint Online.

Il suo sistema di archiviazione è basato su post e discussioni, il che facilita la creazione di contenuti condivisi, ma rende più difficile il mantenimento di repository ben organizzati e la gestione di versioni multiple di uno stesso documento.

L’assenza di un sistema gerarchico dei permessi rappresenta poi un limite importante per gestire i dati aziendali, non potendo contare su un controllo granulare degli accessi.

Un altro aspetto distintivo è l’integrazione con l’ecosistema Microsoft 365:

• Jive si presenta come una piattaforma indipendente, che richiede connettori specifici per interagire con strumenti aziendali esterni
• SharePoint è parte di un ecosistema unificato, in cui documenti, chat, riunioni e attività di progetto sono interconnessi

Ciò fa sì che la intranet SharePoint svolga il ruolo di hub operativo, offrendo agli utenti la possibilità di accedere agli strumenti, alle risorse e alle informazioni di cui hanno bisogno senza dover passare continuamente da un’applicazione all’altra.

Anche sul fronte della reportistica, SharePoint si integra con prodotti come Power BI per consentire di monitorare l’utilizzo della intranet, analizzare i flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Jive, pur offrendo funzionalità di engagement tracking, non dispone dello stesso livello di personalizzazione e gestione delle analisi dati.

Chiudiamo ancora una volta questo breve confronto con l’affermare che la scelta tra SharePoint e Jive dipende sempre dalle proprie esigenze. Se l’obiettivo è rendere la comunicazione interna più informale, Jive può rappresentare una soluzione valida.

Per le aziende che necessitano di una intranet completa, in grado di gestire contenuti in modo strutturato, integrare strumenti di produttività e garantire elevati standard di sicurezza, pur offrendo funzionalità specifiche per il coinvolgimento, SharePoint si conferma la scelta più adeguata.

Come ci aiuta Microsoft a costruire una intranet intelligente?

Creare una intranet aziendale intelligente è possibile grazie alle tecnologie di Microsoft 365.

Nella suite di prodotti Microsoft 365 (ex-Office 365), SharePoint Online sta diventando il nucleo di molti servizi con funzionalità avanzate per:

• gestire il ciclo di vita dei documenti
• creare e condividere contenuti
• archiviare i dati in sicurezza
• coordinare i processi interni

Rappresenta quindi la piattaforma migliore per creare la intranet e trasformare la produttività della propria azienda.

Ecco le aree che Microsoft sta sviluppando per arricchire le funzionalità incluse nel suo digital workplace, al cui centro troviamo SharePoint.

1. Engagement e collaborazione tra colleghi

Ci sono continui investimenti nelle piattaforme di collaborazione che si integrano con la intranet di SharePoint Online, offrendo ulteriori funzionalità per migliorare la collaborazione e la comunicazione in azienda.

Tra queste piattaforme, non possiamo non menzionare Microsoft Teams e Viva Engage (la soluzione che ha preso il posto di Yammer nel digital workplace di Microsoft 365).

2. Connessione tra persone, notizie, conoscenze e applicazioni

Il sistema di pubblicazione presente nei siti di SharePoint Online, tra cui spicca la intranet, è in evoluzione. Con l’arrivo degli Home Sites e di nuove funzionalità per la creazione di contenuti in pagina, non è possibile identificare nel mercato strumenti che possono competere con SharePoint per la creazione di una intranet intelligente.

3. Gestione della conoscenza

Presto vedremo un grande cambiamento nella gestione dei contenuti della intranet, e SharePoint Online sta guidando questa trasformazione con il passaggio dalla gestione delle informazioni alla gestione della conoscenza collettiva.

Come creare una intranet intelligente con SharePoint Online

Per creare la vostra intranet aziendale con SharePoint Online, occorre prima di tutto accedere a microsoft365.com per aprire l’applicazione di SharePoint e raggiungere la home page.

Una volta entrati nella home, fate click sulla voce “Create site” in alto a sinistra.

SharePoint vi chiederà se volete creare un sito di team o un sito di comunicazione.

Se non conoscete la differenza tra queste due tipologie di sito, trovate tutte le informazioni di seguito; altrimenti, andate direttamente al paragrafo successivo per scendere nei dettagli di come costruire la base della vostra intranet.

Differenza tra sito di team e sito di comunicazione in SharePoint

Un sito di team o di collaborazione è progettato per migliorare il coordinamento e la comunicazione degli utenti che devono lavorare insieme a un progetto.

Include funzionalità per la gestione delle document library, del calendario condiviso e delle liste SharePoint tramite cui suddividere il carico di lavoro tra i membri di un team.

Un sito di comunicazione serve invece per condividere informazioni con un ampio pubblico di utenti, che non si esaurisce nei membri di un singolo team.

A differenza dei siti di team, che si concentrano sulla gestione dei progetti aziendali, i siti di comunicazione si concentrano quindi sulla condivisione di notizie e informazioni. La intranet ne è un chiaro esempio.

Scegliamo quindi di creare un sito di comunicazione SharePoint.

I passaggi per creare una intranet con SharePoint Online

Una volta scelta l’opzione “sito di comunicazione”, inizia il vero processo di creazione della intranet.

Per iniziare, Microsoft mette a disposizione diversi template per velocizzare la creazione di un sito di comunicazione dedicato a:

• Crisis management
• Contenuti specifici di un dipartimento
• Servizi e notizie delle Risorse umane
• Opportunità e corsi di formazione interna

Purtroppo però, non è ancora disponibile un vero e proprio template pronto all’uso per la intranet aziendale. Il consiglio è di partire da zero, utilizzando il modello “Blank”.

Ora è il momento di scegliere il nome della intranet: si tratta di un passaggio importante, in quanto il nome deve riuscire a valorizzare il brand ed essere allo stesso tempo semplice da ricordare per gli utenti.

Ecco alcune delle nostre best practice per dare alla intranet un nome significativo e memorabile:

• Riprendere il nome dell'azienda. Per esempio, l'azienda Contoso potrebbe chiamare la propria intranet "OneContoso" o "WeContoso (per sottolineare il senso di unità e comunità), oppure optare per la combinazione del brand con il termine "intranet", ottenendo in questo caso "InContoso".
• Fare riferimento allo scopo della intranet. In questo caso, alcuni esempi possono essere "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" o "TheHub". Uno dei nostri clienti ha seguito questo modello e ha nominato la intranet che abbiamo progettato insieme "ThePipeline". Un altro cliente ha fatto una scelta davvero originale, con il nome "Agorà".
• Evitare nomi troppo lunghi o impronunciabili. Non solo sarebbero difficili da ricordare, ma renderebbero complessa anche la condivisione dell'indirizzo della intranet.
• Prendere ispirazione da ciò che fa l'azienda. Un esempio carino è quello di un nostro cliente che lavora nel settore agroalimentare e che ha deciso di chiamare la intranet "Mandarin". Inutile dire come il portale sia stato personalizzato, con tonalità arancioni e silhouette arrotondate.
• Coinvolgere le persone che dovranno utilizzare la intranet. Potete usare sondaggi e questionari per raccogliere le idee dei colleghi oppure chiedere loro di votare il nome che preferiscono tra quelli proposti dall'azienda.

Una volta scelto il nome per la intranet, SharePoint vi chiederà di scrivere una breve descrizione del nuovo sito e di scegliere la lingua di default. La scelta della lingua rappresenta il secondo momento chiave nel processo di creazione della intranet, perché SharePoint non permette di cambiarla successivamente.

Appena entrati nel sito vuoto, consigliamo di scegliere il tema aziendale per applicare la palette colori adeguata ai comandi, alle etichette e agli elementi grafici di SharePoint. Per farlo, basta:

• accedere ai Settings, in alto a destra
• fare click sulla voce "Change the look"
• selezionare il tema che preferite

Potete scegliere tra i template offerti da Microsoft e utilizzarli così come sono per accelerare la creazione della intranet. Oppure potete scegliere un template e personalizzarlo, magari per allineare la palette ai colori del brand aziendale. Per una maggiore personalizzazione, SharePoint permette di creare il vostro tema da zero.

Sempre nella voce “Change the look”, è possibile modificare l’aspetto di:

• Header, con impostazioni specifiche per layout (minimale, compatto, standard ed esteso):
  • colore di sfondo, da attivare o meno con una trasparenza graduata (il colore viene preso in automatico dalla palette scelta come tema del sito)
  • titolo, da abilitare o meno
  • logo, da caricare
• Barra di navigazione, con impostazioni specifiche per aggiunta/rimozione dei link:
  • aggiunta/rimozione delle etichette (gruppi di link)
  • alberatura dei link, inserendo dei sottolink per le voci principali (meglio non superare i 3 livelli, per mantenere una buona usabilità)
• Footer

Occorre poi definire il contenuto della intranet, partendo dalla home: basta selezionare la voce “Edit” in alto a destra per iniziare.

SharePoint Online è un potente strumento di Content Management, permettendo di inserire una miriade di contenuti diversi in ciascuna delle pagine dei suoi siti.

Per prima cosa, gli Editor possono modificare il numero e la formattazione delle sezioni che compongono una pagina, in modo da definire la struttura che ospiterà i singoli contenuti.

Dopo aver impostato la struttura della pagina, è quindi possibile inserire le web part dei contenuti testuali e multimediali supportati da SharePoint. Tra questi, evidenziamo:

• notizie
• calendario
• organigramma
• report di PowerBI
• immagini singole o caroselli
• questionario di Microsoft Forms
• video di YouTube o Microsoft Stream
• etc.

Le web part possono essere estese con funzionalità personalizzate, come quelle offerte nei nostri piani intranet. Basandoci sui progetti realizzati con i nostri clienti, abbiamo sviluppato oltre 80 componenti per arricchire le funzionalità di SharePoint Online in termini di comunicazione, collaborazione, produttività, knowledge sharing e formazione.

Per esempio, nei nostri piani sono disponibili web part che consentono di:

• gestire l'intero ciclo di vita dei documenti
• trovare i contatti interni e conoscere meglio i propri colleghi
• accedere alle app di lavoro preferite o consigliate dall'azienda
• candidarsi alle posizione aperte, accelerando il processo di selezione
• pubblicare notizie e comunicazioni per gruppi di utenti, utilizzando grafiche dinamiche e l'integrazione con Microsoft Teams per garantire la massima ricezione

Che siano standard o custom, ricordate che le web part della vostra intranet devono essere selezionate in base alle reali esigenze dei colleghi e ai processi che caratterizzano la vostra azienda.

Una volta inserite le web part utili, non rimane che creare, pubblicare e aggiornare in modo costante i contenuti della intranet. Così da mantenere alto l’interesse degli utenti nel tempo.

Per concludere, vi proponiamo di seguito una tabella riassuntiva con i passaggi principali da seguire per creare una intranet con SharePoint Online:

Come creare un sito intranet con SharePoint: passaggi chiave