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Cosa è il knowledge management?

Il tesoro di ogni azienda, ovvero le persone e le loro conoscenze lavorative.

Rappresenta la gestione del know-how aziendale in un processo consapevole di definizione, condivisione, organizzazione e consolidamento di dati, informazioni, comprensione degli strumenti, dei meccanismi lavorativi e di soft e hard skill.

Queste ultime in quanto risorse preziose per l’azienda, necessitano infatti di essere gestite e curate con attenzione.

Una buona strategia di knowledge management se unita con i mezzi più adeguati permette la sedimentazione di ogni conoscenza acquisita dai dipendenti e la sua diffusione.

Consiste quindi nel garantire l’accesso alle informazioni giuste al dipendente giusto quando ne ha bisogno.

Con un knowledge management organizzato si semplificano i processi di acquisizione, diffusione e utilizzo delle conoscenze. Si permette di favorire lo sviluppo di ogni processo decisionale efficace e coinvolgente incentivando la collaborazione e l’innovazione.

Più i dipendenti hanno la possibilità di accedere facilmente, condividere e aggiornare le loro competenze più  l’impresa diventa di conseguenza produttiva ed efficiente sia in termini di costi poiché i clienti saranno più soddisfatti, che in termini di tempo poiché i dipendenti non lo perdono a imparare e cercare processi/ informazioni.

 

Come implementarlo

Per implementare il knowledge management in azienda bisogna prima considerare alcuni aspetti principali come:

  • Individuare una strategia che sia affine alla visione aziendale. L’obiettivo è intervenire sulla gestione, condivisione e fonti di apprendimento che si allineino e favoriscano le necessità funzionali e competitive.
  • Interiorizzare nella strategia la cultura aziendale poiché le conoscenze e la loro gestione sono influenzate dal mondo in cui i dipendenti interagiscono, l’ambiente, il clima in cui vengono sviluppate e le eventuali resistenze di fronte ai cambiamenti.
  • Monitorare quali processi organizzativi possono essere implementati con una buona strategia di knowledge management
  • Definire le conseguenze per il management e la leadership. Ogni buon sistema di knowledge management deve essere adeguatamente supportato dai manager competenti ed esperti a tutti i livelli. 
  • Identificare quali tecnologie sono adatte alle necessità aziendali.
  • Garantire delle politiche aziendali che supportino a lungo termine le iniziative organizzative del knowledge management.

 

 

I vantaggi del knowledge management

Quali sono i principali vantaggi che l’azienda trae dall’applicazione di un buon knowledge management?

  1. Migliore circolazione di idee e informazioni: con un processo efficace di knowledge management ci si assicura che tutti utilizzano correttamente le procedure adeguate, possedendo le stesse conoscenze. Le persone avranno gli strumenti per risolvere i problemi e saranno in grado di fornire soluzioni in maniera rapida e innovativa capace di essere trasmessa anche agli altri con facilità. La diffusione migliore delle conoscenze ha effetti benefici nelle aziende poiché riduce al minimo gli errori, previene i problemi e permette risparmi sia in termini di tempo che di denaro.

  2. Accesso rapido alle risorse: Un knowledge management ottimale permette a ogni dipendente di avere accesso a quello di cui ha bisogno in qualsiasi circostanza. In maniera facile e veloce si possono trovare i materiali e le procedure rendendo più proficue le azioni aziendali.

  3. Riduzione drastica degli errori: Un knowledge management che funziona permette di condividere sia le conoscenze che gli errori quando vengono commessi. In questo modo ci si assicura che i dipendenti non caschino negli sbagli commessi dagli altri.

  4. Comunicare le informazioni importanti in modo rapido: a volte ad oggi ci ritroviamo sovraccaricati da una marea di fonti che trasmettono informazioni diverse e difficili da gestire. Il knowledge management è volto anche a ottimizzare queste ultime in maniera mirata, utile e tempestiva. 

  5. Creazione di processi e procedure standard: un knowledge management permette di definire i processi standard che i dipendenti devono mettere in atto. Le persone così capiscono cosa fare, come e in che caso garantendo qualità nelle procedure aziendali e servizi con risultati ottimali.

  6. Incentivare l’innovazione: La crescita aziendale ha bisogno di energia e collaborazione. I dipendenti devono essere stimolati per tirare fuori la loro creatività dandogli a diposizione la quantità di informazione adeguata.

  7. Decision making rapido: Con le informazioni giuste al momento giusto, prendere le decisioni migliori per l’organizzazione è molto più semplice. Riutilizzando le conoscenze diffuse negli archivi dei database i dipendenti possono avere maggiori informazioni basate su informazioni ed esperienze concrete.

  8. Processi di onboarding efficaci: un buon processo di onboarding fornisce al neo assunto tutte le informazioni e gli strumenti per intraprendere il suo lavoro. Il knowledge management organizzato permette di facilitare questo passaggio fondamentale garantendo situazioni in cui grazie a un database funzionale sarà in grado di capire da solo come funzionano le cose. L’onboarding sarà automatizzato e reso più ottimale possibile.

 

 

 

Gli strumenti digitali per il knowledge management

Quando si vuole definire una buona strategia di knowledge management come abbiamo detto, bisogna scegliere strumenti digitali che si allineino con le esigenze dell'azienda.

Un knowledge management funzionale, ha bisogno di un sistema che raccolga le informazioni, le protegga e le fornisca ai dipendenti con velocità, in maniera mirata e con precisione.

Più si punta ad un’organizzazione ottimale del knowledge management più bisogna investire su database affidabili per gestire efficacemente e in sicurezza il tuo business.

La intranet nasce apposta come strumento per le aziende per garantire una gestione e promozione proficua delle conoscenze.

Vediamo perchè.

Leggi anche: Cos'è la intranet aziendale e 20 idee per migliorarla nel 2021.

 

Database unico 

Pensa a un unico posto in cui il dipendente può trovare quello di cui ha bisogno. 

Tutti i dati con la intranet, si collocano in un unico database e vengono archiviati una sola volta. 

Questo evita i rallentamenti e le incomprensioni sul lavoro e permette di avere dati continuamente aggiornati. 

Con un'unica fonte, esiste infatti la stessa copia per ogni gruppo di lavoro.  

Uffici o dipartimenti diversi possono vedere qualsiasi cambiamento in tempo reale nei documenti. 

 

Una ricerca intelligente 

Una delle principali opportunità che porta la intranet aziendale è l'archiviazione di tutte le informazioni aziendali e dei dipendenti in un’unica piattaforma. 

Un motore di ricerca ben progettato permette il loro reperimento istantaneo economizzando i tempi e le attività della routine lavorativa. 

Le ricerche risultano rapide e aiutano i dipendenti a trovare le persone di cui hanno bisogno per poter svolgere il proprio lavoro. 

Un motore di ricerca di questo tipo ti permette infatti di: 

- effettuare ricerche tra le categorie che sono state "taggate" nei contenuti, in modo da fornire i risultati desiderati 

- eseguire ricerche in tutta l'area intranet esplorando documenti, file, presentazioni, profili, ecc. 

- compiere ricerche nell'elenco dei dipendenti per trovare le persone associate a parole chiave, categorie o competenze 

- ordinare i risultati elencando per prime le informazioni più rilevanti.

Knowledge management e comunicazione 

Per un'ottima gestione del flusso di conoscenza, è necessario che i processi di comunicazione siano fluidi, completi e istantanei. 

Gli strumenti di comunicazione interna aziendale sono infatti onnipresenti e cercano di rendere più performante la collaborazione in azienda per risultati efficaci.

La intranet garantisce la circolazione di informazioni in maniera trasversale attraverso sezioni specifiche per dipartimenti, team oltre che per l'intera azienda.

In questo modo la diffusione delle idee e dei contenuti coinvolge tutti i dipendenti sedimentando più facilmente le consapevolezze aziendali.

 

Gli strumenti di conoscenza condivisa nella intranet 

La intranet include metodi di comunicazione aggiuntivi al fine di ottimizzare il knowledge management per i flussi di lavoro e la collaborazione aziendale

  • Messagistica in tempo reale 

  • Accesso alle videoconferenze 

  • Chiamate audio 

  • Commenti sui file che possono integrarsi
    anche con altre funzionalità di collaborazione 

  • Reporting  

  • Wiki aziendale 

  • Condivisione facilitata dei file in tempo reale 

 

L'importanza della connessione

A differenza di chi utilizza tools di comunicazione che funzionano ma non sono perfettamente integrati, la intranet garantisce la connessione degli strumenti utilizzati.

Essi sono direttamente legati al cloud storage, così da assicurare una navigazione unica e completa e dei flussi di conoscenza univoci. 

Gestione dei progetti 

La intranet con gli strumenti sopra citati consente una gestione performante dei progetti assicurando la coordinazione dei team. 

La piattaforma aziendale unisce comunicazione, collaborazione e reportistica per facilitare ai manager il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti e per garantire un flusso di conoscenza ottimale a tutte le risorse. 

Per ogni attività si possono infatti creare documenti, sincronizzarli, cercare informazioni e lavorare con altre persone in tempo reale. 

 

Co-authoring 

A proposito di gestione dei progetti, parliamo del Co-authoring che offre il portale aziendale. 

La intranet e i suoi strumenti di comunicazione e collaborazione aiutano i dipendenti a risparmiare tempo. 

Non c’è bisogno di unire modifiche che i colleghi hanno apportato a un documento in un secondo momento, e non serve ricontrollare tutte le e-mail per trovare un file o un allegato. 

Condividi i file nell'archivio cloud condiviso della intranet. 

Una volta che un file è condiviso lì dentro, puoi lavorare con più persone contemporaneamente. 

Se si modifica un documento con qualcun altro nello stesso momento, sarai in grado di vedere tutti gli aggiornamenti e le modifiche in tempo reale. 

Puoi inoltre utilizzare la funzione di creazione condivisa sul dispositivo che preferisci: browser web, desktop o dispositivo mobile. 

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Knowledge management e cultura aziendale 

Le aziende pongono sempre più l'accento sulla cultura aziendale. E come abbiamo detto una gestione delle conoscenze che funzioni deve includerla nella strategia.

I team di dipendenti guidati da valori e missioni fanno accrescere il contributo che apportano alle imprese. 

Le aziende devono quindi rimanere in stretta comunicazione con i propri dipendenti per imprimere la cultura aziendale e aumentare la conoscenza condivisa e il coinvolgimento dei dipendenti.

Un portale intranet in quanto riflesso digitale dell'azienda permette una continua panoramica dell'andamento aziendale ed è il mezzo perfetto per infondere la vision e la mission perseguita dall'azienda.

Post, blog, commenti, feedback periodici, sono alcuni dei mezzi che il management ha a disposizione per radicare i principi organizzativi.

 

Conoscenza aggiornata e inclusiva

Le intranet forniscono ai dipendenti dashboard o home page che riportano le news, comunicazioni di dirigenti, newsletter e altre informazioni aziendali. 

Il portale garantisce così una conoscenza aggiornata e inclusiva in azienda, in cui ogni dipendente è perfettamente al passo della dinamica evolutiva dell’azienda. 

Non importa il luogo o l'orario delle sedi aziendali, tutti saranno perfettamente allineati e sincronizzati.

 

Interfaccia semplice e intuitiva 

Investire in un'interfaccia utente semplificata per un knowledge management efficace è molto vantaggioso. 

I dipendenti impiegano la metà del tempo a creare o modificare un documento e a completare il lavoro. 

L'interfaccia utente di una intranet aziendale che favorisce il processo di knowledge management ti fa trovare

- una homepage pertinente e coinvolgente, con notizie personalizzate 

- un modo semplice per pubblicare, condividere o creare 

- un design intuitivo, semplice e creativo 

- collegamenti rapidi a tutte le funzioni con un menù o una barra laterale 

- avvisi di notifica per conversazioni o attività imminenti 

- una barra per la ricerca 

- un elenco degli utenti online.

 

 

Caratteristiche social 

La trasformazione ed evoluzione della comunicazione interna è fondamentale per dei corretti flussi di conoscenza e le caratteristiche social fanno parte di quei processi che agevolano tale trasformazione. 

Più i colleghi interagiscono tra loro in modo efficiente, continua e produttiva, migliore sarà il lavoro di tutti in un digital workplace integrato.

Immagina facebook o altri social network. La intranet permette di riservare uno spazio come questi in cui le persone si confrontano, discutono e si informano su ciò che riguarda l'azienda.

Dentro il social network aziendale che si forma l’utente può rimanere sempre aggiornato attraverso commenti, riconoscimenti che valorizzano le competenze richieste dall’organizzazione e forum/chat per discussioni. 

Inoltre, è possibile integrare il social con altre piattaforme di condivisione già in uso, garantendo così in qualsiasi momento la possibilità di condividere facilmente contenuti multimediali. 

 

5 consigli utili per un buon knowledge management

A supporto di quanto abbiamo detto sopra, ecco ora 5 consigli utili per promuovere un knowledge management con la intranet in azienda:

1 - Metti in collegamento le persone

Collega le persone attraverso una piattaforma volta a creare comunicazioni istantanee. La loro connessione permetterà la trasmissione di esperienze, competenze, successi ed errori. 

 

2 - Coinvolgi gli esperti che hai in azienda

Chi è esperto in azienda è più propenso a trasmettere e formalizzare il suo sapere. Attraverso la intranet ogni persona riconosciuta dall'azienda come tale permette di valorizzare le competenze e diffonderle attraverso bacheche, formazione, eventi online ecc.

 

3 - Consenti la diffusione di procedure standard

Una intranet permette di creare un database in cui sono contenute le procedure standard da seguire per ogni funzione organizzativa, gli strumenti e i meccanismi da seguire per la routine lavorativa. Con il tempo infatti si sedimentano le conoscenze che i dipendenti necessitano conoscere.

 

4 - Stimola la conoscenza con strumenti di collaborazione

Chat per team e progetti, note e tools di project management sostengono le conoscenze e i processi lavorativi in azienda.

Sono numerosi i mezzi che la intranet offre per garantire momenti di collaborazione e condivisione proficui.

 

5 - Organizza e "tagga" i materiali

Se i contenuti sono organizzati in maniera mirata e semplice, le persone possono trovare ciò che cercano più rapidamente. In questo modo non si perde tempo inutile (uno dei problemi delle routine lavorative) e lo si investe invece a lavorare con strumenti all'avanguardia. Taggare i contenuti rende ciò possibile e conveniente, grazie a motori di ricerca integrati.

 

 

Conclusione:

Se stai cercando di costruire una buona knowledge management che abbiamo visto risultare essenziale per garantire servizi di qualità e produttività all'interno dell'azienda, il punto di partenza è adottare gli strumenti ideali.

Il digitale con la intranet ha permesso un'evoluzione di cui le organizzazioni non possono fare a meno per ottenere risultati tangibili e a lungo termine.

Per esperienza, abbiamo potuto constatare con la costruzione di numerose intranet per clienti internazionali e nazionali come migliora la gestione dei flussi di conoscenza in azienda e come essa porti vantaggi più proficui.

Parliamone

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.