Documenti aziendali
SharePoint Document Archive: perché serve alla tua azienda?
Consulta i tuoi documenti nella intranet.
Il nostro componente consente di trovare e visualizzare i documenti aziendali da qualunque pagina della intranet. Usa tag e categorie per indicizzare i contenuti e risparmiare tempo nelle ricerche.
Gli utenti sprecano fino al 30% del tempo nella ricerca dei documenti, secondo la IDC, Gartner & Forrester Research. Il 9% non trova ciò che serve e il 7% deve ricreare i file non reperibili. Il nostro componente semplifica la ricerca delle procedure, aiutando la tua azienda a risparmiare una perdita stimata di circa 3.500$ utente/anno.
Trova subito i documentiutili per il tuo lavoro
Documenti aziendali: quali sono i vantaggi?
Documenti categorizzati con categorie e tag nella intranet SharePoint
Tag e categorie Gli utenti Editor possono personalizzare categorie e tag per classificare i documenti aziendali e recuperare facilmente le procedure che appartengono a uno specifico team, dipartimento, evento o progetto.
Salvare i documenti tra i Preferiti nella intranet SharePoint
Preferiti Ogni utente può creare la propria area Preferiti, per tenere i documenti utili a portata di mano.
Mettere in evidenza i nuovi documenti nella intranet SharePoint
Latest Files Metti in evidenza gli ultimi documenti pubblicati nella intranet per aggiornare i tuoi colleghi.
Indicizza i contenuti in ricerca
Riunisci i documentida diverse fonti
Integrazione con SharePoint
- Versioning, per tracciare e recuperare le modifiche
- Condivisione in tempo reale
- Controllo dell’accesso alle informazioni
- Monitoring dei flussi di approvazione
- Alert, per notificare le modifiche a un file pubblico
- Indexing, per indicizzare i documenti in ricerca
Configurazione semplice
Configura fonti dati e filtri
Gli editor collegano la web part a una o più raccolte documenti di SharePoint inserendo gli URL completi delle raccolte come elenco separato da virgole (gli URL di sottocartelle non sono supportati). Per ogni istanza di Documenti aziendali viene creato un elenco Preferiti nel sito principale. I filtri sono guidati dai metadati gestiti: pre-filtra i contenuti utilizzando colonne owstaxId, specifica gli ID dei set di termini per scenari multi-tenant, mantieni le selezioni di filtro di ogni utente e profila il pubblico tramite gruppi di Active Directory.
Controlla visualizzazione, ordinamento e download
Le impostazioni generali e di visualizzazione consentono di personalizzare la comparsa dei documenti. Scegli se i file si aprono nel browser o vengono scaricati, imposta quanti documenti caricare inizialmente e personalizza il pulsante "Carica altro". Ordina i risultati per data di modifica, data di creazione, nome file o titolo, dal più recente al più vecchio. Attiva o disattiva l'icona di download, l'attribuzione di autore e di chi ha modificato, la data di pubblicazione, le estensioni dei file e i percorsi dei documenti. Le opzioni di layout includono la visibilità dello sfondo, lo stile dell'ombra (Alto contrasto, Chiaro, Scuro), la visualizzazione del titolo e la trasparenza della web part.
Documentazione
Esplora la guida tecnica di questa funzionalità sul nostro sito di documentazione.
Domande frequenti
Da quali raccolte SharePoint può attingere la web part Documenti aziendali?
Aggrega file da più raccolte documenti di SharePoint Online distribuite su siti e reparti diversi. Gli editor inseriscono l'URL completo di ogni raccolta come elenco separato da virgole. Le raccolte devono risiedere in siti secondari di SharePoint ed essere referenziate tramite il loro URL completo; gli URL di sottocartelle non sono supportati. Poiché il componente legge i file come elenco piatto e non legge le cartelle, definisci l'ambito di contenuti specifici utilizzando i filtri sui metadati gestiti anziché i percorsi delle cartelle.
Come vengono etichettati e categorizzati i documenti?
La categorizzazione si basa sulle tassonomie di Microsoft 365. Gli editor creano tag e categorie nell'Archivio termini di SharePoint, aggiungono alle raccolte colonne di metadati con proprietà gestite e assegnano i tag ai documenti. Questo consente agli utenti di classificare e recuperare i file per team, reparto, evento o progetto e di applicare lo stesso set di tag a raccolte di origini diverse, così da far emergere tutti i documenti pertinenti in un'unica ricerca.
Come funziona la ricerca all'interno del componente?
Il componente utilizza l'indicizzazione di SharePoint per rendere ricercabili i contenuti dei documenti. Inserendo un termine nella Ricerca avanzata si recuperano i file che contengono quella parola nel titolo o nel testo del corpo, anche all'interno dei PDF. Puoi inoltre configurare la ricerca per dare priorità alle corrispondenze nel titolo. Filtri a discesa basati sui metadati restringono ulteriormente i risultati.
Gli utenti finali possono salvare i documenti per un accesso rapido?
Sì. Ogni utente può contrassegnare i documenti come preferiti utilizzando l'icona a stella, costruendo una raccolta personalizzata dei file usati di frequente. I preferiti vengono archiviati in un elenco SharePoint dedicato creato nel sito principale per ciascuna istanza di Documenti aziendali, quindi è necessario un elenco Preferiti separato per ogni istanza della web part.
Funzionalità correlate
La intranet SharePoint completa integrata con Microsoft 365, a partire da 3.950 €/anno.
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- Compatibile con Microsoft 365 e Microsoft Viva
- Operativa entro 24 ore dall'acquisto, con 5 giorni di consulenza
